Vận hành như một bộ máy mới là văn hóa của doanh nghiệp

Từng có cơ hội làm việc với nhiều doanh nghiệp và tổ chức tại Việt Nam và quốc tế, tôi thường xuyên chứng kiến các công ty nhấn mạnh về văn hóa tổ chức và cách họ nuôi dưỡng nó. Tuy nhiên, hầu hết những lần như vậy lại khiến tôi cảm thấy không thoải mái. Nhưng tại sao lại như vậy?

Công ty thực sự đang làm gì khi họ nói rằng 'đầu tư vào văn hóa' của họ?

Khi xem xét kỹ lưỡng những công ty tự hào về văn hóa của họ, thực tế về nỗ lực của họ trong việc tạo dựng một 'văn hóa tốt đẹp' trở nên rõ ràng:

• Văn phòng sang trọng được trang bị các hoạt động giải trí, nhưng các cá nhân thường hình thành những 'bè phái' riêng biệt và không giao tiếp với người khác.

• Nhiều sự kiện xã hội thu hút một số nhân viên trong khi những người khác lại tích cực tránh xa.

• Biển hiệu trang trí và khẩu hiệu được treo khắp văn phòng.

  
  

Trải qua cơ hội làm việc hoặc hỗ trợ cho một số tổ chức như vậy trong suốt một phần sự nghiệp của mình, tôi nhận thấy văn hóa của họ thiếu sót. Tại sao?

Càng nhiều nhóm người đa dạng cùng tụ tập, họ càng chia thành các nhóm riêng biệt. Đó chỉ là một sự thật.

Trong suốt thời gian đi học ở Việt Nam và sau này học tập và làm việc ở nước khác, tôi luôn quan sát và nhận thấy mọi người sẽ từ từ lựa chọn những đối tượng, tập thể và nhóm họ giống mình hoặc liên quan hoặc muốn trở thành thay vì kết nối và hòa nhập với nhiều người khác ở các góc nhìn khác.

Các hội sinh viên là minh chứng cho điều này, các tổ chức xã hội, nghề nghiệp, hiệp hội. Đó là một truyền thống có thể đã kéo dài hơn 200 năm và phản ánh sự thực về bản chất con người. Chúng ta muốn chia thành các nhóm nhỏ.

Bạn đã từng thử làm việc tại một nơi mà hầu hết mọi người đã làm việc cùng nhau trong 10-20 năm (điều hiếm gặp ngày nay)?

Tôi đã từng thấy một nơi như vậy khi làm tư vấn... và ôi, đó thực sự là một môi trường rất kín đáo!!

Tôi có đang nói không nên tụ tập với người khác và không kết bạn?

Không, tất nhiên không phải. Đó cũng là một phần lành mạnh của bản năng con người. Nhưng tôi muốn nói... đừng sử dụng điều đó làm nền tảng cho văn hóa công ty của bạn.

Nói vui: Những công ty khi tôi gặp mà hay lên mạng, báo chí nói về văn hóa doanh nghiệp cũng như hay chia sẻ rất nhiều các ảnh team building thì thường sẽ là những doanh nghiệp có tỉ lệ chia bè kết phái sẽ rất cao.

Các công ty tổ chức sự kiện hay những nhà tư vấn xây dựng văn hóa nửa vời thường cố gắng tiêm nhiễm vào đầu những người quản lý những điều như trên và cùng chia sẻ lợi ích giải ngân là chính hơn là thực sự xây dựng văn hóa công ty.

Bây giờ... những gì tôi đề xuất là một cách tiếp cận tốt hơn

Với trải nghiệm của mình, tôi thường là người rất chú trọng đến cấu trúc và tổ chức. Tức là tôi tạo ra quy trình cho mọi thứ và thường không ngại làm phiền người khác cho đến khi họ tuân thủ.. haha. Nhưng về cơ bản nó cũng chỉ là 5 cấu phần cơ bản nhất của quản trị

• Planning: Lập kế hoạch

• Organizing: Cấu trúc các đơn vị & Tổ chức sắp xếp nhân sự

• Staffs: Điều phối thúc đẩy mọi người làm

• Directing: Đưa ra ý kiến chỉ đạo, hướng dẫn, đặt ưu tiên, giao thêm việc hay xóa bỏ việc dư thừa

• Controlling: Theo dõi, giám sát, kiểm tra.

  
  

Nhưng dù sao, bên cạnh việc mọi người sẽ thấy tôi kỳ lạ hay bất thường...

Tại sao và điều này có ý nghĩa gì? Làm việc như máy móc trong một cái đồng hồ

1. Mọi người cần phải có tổ chức

Không có ngoại lệ. Tức là bất kỳ ai có nhiều Email chưa đọc, tin nhắn slack, thông báo ClickUp, v.v. cần phải học cách sửa chúng, cập nhật. Hoặc họ sẽ bị loại bỏ. Không có ngoại lệ.

Luật chơi đặt ra cho tất cả mọi người bao gồm cả chủ doanh nghiệp, C-Level đến những nhân viên thực địa.

Có một lần tôi khá nhớ một chị kế toán trả lời tôi khi tổng giám đốc luôn đi làm muộn và không trả lời email đó là "Luật hay quy định công ty không áp dụng cho Tổng giám đốc" dù thực tế TGĐ này cũng chỉ đơn giản là một người đi làm thuê, ký hợp đồng lao động ở chức vụ to. Theo bạn hình dung công ty này có tổ chức và kỷ luật không?

2. Bất kỳ ai áp dụng chiến lược chỉ trả lời/làm việc với những người cụ thể (thường là lãnh đạo/sếp) sẽ phải bị loại khỏi tổ chức.

Đây là căn bệnh ung thư trong một tổ chức và phá hủy tổ chức và văn hóa vì nhiều lý do.

3. Thời gian phản hồi nhanh chóng là chìa khóa

Khi người gửi tin nhắn, email hoặc giao việc/nhận việc.. nhấn sự cần phải phản hồi trong một thời gian quy định ít hơn một ngày. Nếu bạn không thể phản hồi trong một ngày.. cần yêu cầu nhân sự đó để lại một lời nhắn và cung cấp thời gian dự kiến và lý do vì sao bạn cần thời gian lâu hơn để hoàn thành.

4. Để đội ngũ làm việc như một bộ máy một cách chính xác quan trọng hơn bất kỳ yếu tố nào khác.

Tại sao? Bởi vì nó xác định hiệu suất/đầu vào/đầu ra/khả năng giao tiếp của đội ngũ. Và do đó, nó xác định tốc độ họ lặp lại công việc, giúp đỡ lẫn nhau và cùng hướng tới một mục tiêu duy nhất.

5. Nhóm lãnh đạo cần phải làm mẫu cho điều đó

Những nhà lãnh đạo xuất sắc mà tôi đã có cơ hội làm việc cùng trong sự nghiệp của mình sẽ phản hồi cho một thực tập sinh trong vòng 24 giờ dù bận rộn đến đâu. Bởi vì thực tế là thường chỉ mất 20-30 giây để làm điều đó.

Và một CEO nói về văn hóa trong cuộc họp toàn thể nhân viên nhưng sau đó phớt lờ tin nhắn được gửi bởi các thành viên mới của đội ngũ của mình là một kẻ hai mặt. Rõ ràng và đơn giản. Sống thật một tí đi nào.

6. Tổ chức 'bộ máy hoạt động chính xác' định hình văn hóa theo nhiều cách

Và trong kinh nghiệm của tôi, điều này quan trọng hơn nhiều so với việc bạn tổ chức các hoạt động xây dựng đội nhóm như cùng nhau đi vào quán bar, liên hoan ăn uống...

Tại sao phải đầu độc sức khỏe của những nhân sự ưu tú bằng bia rượu?

Vì nó vượt qua phạm vi địa lý và bao gồm tất cả mọi người.. bao gồm cả những người có lẽ không muốn đến quán bar, bia rượu hay ăn uống.

Tất cả những người đã làm việc cùng tôi, từ những năm 2014 cho tới nay, dù ở bất kỳ quốc gia nào, dân tộc nào sẽ luôn liên lạc lại với tôi để làm việc hoặc chia sẻ cơ hội hợp tác và dược đánh giá cao với những người bạn ở bên kia thế giới. Điều này tôi có được không phải vì tôi "uống rượu giỏi" hay "khôn ngoan hay tinh ranh" là đơn giản là:

• Nhanh: mọi thứ luôn được phản hồi ở tốc độ cao

• Chi tiết và cụ thể: Không có gì chung chung cả, mọi thứ phải rất rõ ràng. Miệng nói tay làm và viết xuống.

• Minh bạch: Tất cả mọi người hiểu rõ vấn đề và công việc đang diễn ra. Kỳ vọng đúng, giao tiếp đúng...

• Thật: Nhiều người lớn tuổi hơn tôi ở VN làm kinh doanh khi nghe điều này sẽ phì cười. Họ nghĩ phải tinh ranh, khôn lọc lõi, là cáo cộ. Không phải thật đến mức ngờ nghệch, nhưng hãy nói đúng, và đủ.

• Đoàn kết: Không phe cánh, luôn gắn két mọi người và không chơi game tạo drama công sở. Khi mọi thứ minh bạch và rõ ràng trên ClickUp, tất cả đều chỉ có một mục tiêu chung. Làm sao để hoàn thành công việc theo mục tiêu đặt ra thay vì công kích lẫn nhau.

Hoạt động nhóm và tổ chức đồng nhất có đối lập không?

Và đây là một số quan sát của tôi trong giai đoạn hậu COVID. Tôi đã làm việc tại một vài công ty nơi các nhân sự hoàn toàn làm việc với nhau online qua các phần mềm như Zoom, Google Meet và ClickUp.

Khá khó để xây dựng mối quan hệ cá nhân khi không có văn phòng và tất cả cuộc gọi đều liên quan đến công việc... tất cả hầu như chỉ tập trung vào công việc của họ.

Trong thời gian đó, gần như không thể phát hiện ra bất kỳ sự chia bè kéo phái gì cả. Và lưu ý rằng tôi là một 'người ngoài' của công ty (vì tôi đang làm việc ở dạng hợp đồng) nên tôi coi mình là khách quan hơn. Tức là tôi thực sự không có bất kỳ lợi ích nào trong trong việc chia nhóm hay kết phái cả.

Khi dịch bệnh COVID dần giảm, mọi người bắt đầu gặp nhau trực tiếp tại văn phòng nhiều hơn. Và một số điều đã xảy ra:

• Sau khi gặp gỡ trực tiếp, mọi người sẽ bắt đầu đánh giá nhau và có thêm nhiều định kiến với người khác. Bản thân tôi cũng nhận thấy mình cũng vậy !!

• Giờ đây, thay vì chỉ đánh giá nhau dựa trên cách làm việc và giao tiếp trong môi trường công việc.. tất cả đang đánh giá nhau dựa trên những điều thấy ngoài bối cảnh công việc.

• Tất cả điều này sau đó ảnh hưởng đến cách mọi người tương tác với nhau.. và hình thành các nhóm, tổ chức và chia rẽ.

  
  

Một phần nào đó, tôi thực sự nghĩ rằng tổ chức đã hiệu quả hơn và làm việc tốt hơn như một thể gắn kết trước khi họ bắt đầu gặp gỡ trực tiếp và tổ chức các sự kiện nhóm. Nhưng tất nhiên để làm được điều này cần:

• Công nghệ: Như ClickUp, Zoom/Google Meet...

• Quy trình và mô tả công việc rõ ràng.

• Thói quen làm việc chuyên nghiệp của các nhân sự.

  
  

Nếu không có 3 điều trên thì dù là làm việc online hay offline thì cũng thảm họa như nhau.

Vậy có lẽ văn hóa lý tưởng... là tập trung cả tổ chức vào việc làm việc như 'bộ máy đồng hồ'.

Và không phải những điều mà các công ty hiện nay làm để 'cải thiện văn hóa của họ'. Vì hầu hết những điều đó cuối cùng lại chia rẽ hoặc ít nhất là làm xa lánh một số người, trong khi đưa các nhóm nhỏ người lại gần nhau hơn (tức là càng gây chia rẽ nội bộ hơn)

Bởi vì cuối cùng... đó là bản chất con người.

Đọc tới đây, và nếu bạn tinh ý quan sát các tập đoàn lớn quốc tế, các công ty cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp họ có thể tăng trưởng nhanh và hùng mạnh đơn giản đều là họ không nói về văn hóa doanh nghiệp như một khẩu hiệu, là slogan hay một cá nhân nào đó định hình ra văn hóa của một công ty. Điều này khác với Việt Nam, luôn phải là ông ABC, là ông lãnh đạo này nọ khiến văn hóa công ty trở nên XYZ.

Coi trọng văn hóa "cá nhân", hình ảnh phù phiếm ở bên ngoài, không thực sự đầu tư vào con người và hệ thống (công nghệ, quy trình, thói quen làm việc), hay chia bè phái, thiếu đoàn kết là lý do chính khiến cho các doanh nghiệp Việt Nam chậm lớn, bỏ lỡ nhiều cơ hội và thậm chí thua ngay trên sân nhà.

Hãy tự hỏi bản thân mình và những người xung quanh. Vẫn là bạn, nhưng nếu bạn làm trong 1 công ty nước ngoài chuyên nghiệp và khi làm cho 1 công ty "thuần Việt Nam", cách làm việc của bản thân có khác không dù công việc như nhau? Chắc chắn hầu hết sẽ có vì đơn giản đó là văn hóa công ty khác biệt.

Nếu muốn thay đổi tổ chức của mình một cách nghiêm túc và làm tiền đề để phát triển, nếu thực sự muốn doanh nghiệp của mình trở nên:

• Minh bạch trong công việc

• Sự đoàn kết và hợp tác trong công việc

• Đồng bộ để đạt mục tiêu chung

• Mọi người thích làm việc

  
  

Hãy liên lạc với ZenGlobal nhé. Chỉ cần đặt lịch hẹn trao đổi xem liệu chúng mình có thể giúp doanh nghiệp của mình phát triển ra sao bằng cách ấn vào đây: https://calendly.com/zenglobalceo/intro-demo-zenglobal