Quản lý Quy trình Làm việc là gì? Cải thiện Hiệu suất và Tối ưu hóa Quy trình làm việc
Quy trình hoạt động được hiện thực hóa qua các dòng chảy công việc. Tuy nhiên, có những quy trình phức tạp hoặc quá rộng lớn khiến việc quản lý không hề đơn giản.
Đôi khi, các quản lý dự án lại thiếu kinh nghiệm để nhìn nhận và sắp xếp hàng loạt nhiệm vụ. Họ cảm thấy lúng túng không biết đội ngũ của mình cần làm gì tiếp theo, từ đó có thể đưa ra quyết định không tốt nhất hoặc vội vàng.
Chính vì vậy, việc quản lý quy trình và dự án trở nên vô cùng quan trọng nhưng cũng không kém phần khó khăn! May mắn là bạn có thể áp dụng quản lý luồng công việc để tránh đi vào tình trạng hỗn độn.
Blog này là phần đóng góp của chúng tôi cho quá trình bạn quản lý luồng công việc. Bạn sẽ được học về quản lý luồng công việc là gì, những công cụ cần thiết, và cách tạo ra các mẫu luồng công việc riêng biệt cho mình.
Hãy cùng bắt đầu nào!
Quản lý Quy Trình Làm Việc là gì?
Quản lý quy trình công việc là việc thiết lập và cải thiện các bước làm việc để giúp mọi người phối hợp với nhau hiệu quả hơn, nhằm tăng năng suất cho nhóm làm việc của bạn.
Một quy trình công việc thường bao gồm một loạt các bước cần thực hiện. Những bước này được các cá nhân hoặc nhóm thực hiện để hoàn thành một sản phẩm hay đạt được mục tiêu nhất định, chẳng hạn như hoàn thành một giai đoạn quan trọng trong dự án.
Về mặt hình ảnh, quản lý quy trình công việc có thể được biểu diễn dưới dạng sơ đồ hoặc biểu đồ luồng, giống như một phương pháp trong quản lý dự án. Dưới đây là một ví dụ ngắn gọn về mô tả quy trình:
Quy trình: Tuyển dụng nhân viên
Mục tiêu: Tìm và thuê những nhân viên phù hợp với yêu cầu công việc
Các bước thực hiện: Viết mô tả công việc, tìm kiếm ứng viên, theo dõi thông tin ứng viên, tiến hành phỏng vấn
Sau khi xác định các quy trình công việc, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng phần mềm quản lý quy trình để triển khai chúng. Có nhiều loại phần mềm quản lý dự án giúp bạn tự động hóa quy trình, từ đó quản lý dễ dàng hơn.
Điều này giúp bạn theo dõi và đánh giá hiệu suất của các quy trình kinh doanh. Tuy nhiên, cần phân biệt rõ ràng: Quản lý quy trình công việc không giống với quản lý quy trình kinh doanh. Đây là điểm khác biệt giữa hai khái niệm:
Quản lý quy trình công việc là một phần của quản lý quy trình kinh doanh. Nó tổ chức và hướng dẫn cách thức mà mọi người thực hiện công việc.
Quản lý quy trình kinh doanh là cách tiếp cận toàn diện hơn, nhằm điều phối các quy trình kinh doanh của công ty để cải thiện hiệu suất hoạt động.
Các Loại Quản Lý Quy Trình Công Việc
Có hai loại quy trình công việc chính:
Quy trình tuần tự
Quy trình tuần tự là loại quy trình mà các bước thực hiện theo một trình tự nhất định. Mỗi bước phải hoàn thành trước khi chuyển sang bước tiếp theo và không có sự quay lại.
VÍ DỤ:
Xem xét quy trình sản xuất trên dây chuyền, nơi sản phẩm không thể quay trở lại các công đoạn trước đó, giống như dòng nước chỉ chảy một chiều.
Khác với quy trình tuần tự, quy trình máy trạng thái có thể chuyển đổi qua lại giữa các bước. Chúng dựa vào khái niệm "trạng thái" hơn là "nhiệm vụ". Có nghĩa là quy trình chuyển từ trạng thái này sang trạng thái khác, không phải từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác. Quy trình này được kích hoạt bởi sự kiện, tức là tiến triển khi có điều gì đó xảy ra, không nhất thiết là hoàn thành nhiệm vụ.
VÍ DỤ VỀ QUY TRÌNH NÀY
Hãy nghĩ về quy trình làm việc trên mạng xã hội. Trong đó có các công việc kiểm duyệt nội dung, và kết quả có thể là yêu cầu tác giả chỉnh sửa lại nội dung. Một ví dụ khác là quy trình agile trong phát triển phần mềm theo mô hình Scrum, nơi sản phẩm cần được người dùng chấp nhận ở một giai đoạn nhất định, điều này có thể làm chậm quy trình tiến lên.
Quy trình dựa trên quy tắc
Giống như quy trình tuần tự, quy trình này kết hợp với một bộ quy tắc để điều chỉnh cách thức thực hiện, và bạn đã tạo ra một hệ thống quản lý quy trình dựa trên quy tắc.
Các quy tắc này là các điều kiện "nếu, thì", có thể tự động hóa quy trình làm việc. Chúng đưa ra các lựa chọn để cấu hình luồng của quy trình. Do đó, quy trình tiến triển không chỉ dựa trên việc hoàn thành nhiệm vụ mà còn dựa trên việc lựa chọn các phương án khác nhau.
VÍ DỤ VỀ QUY TRÌNH NÀY
Hãy tưởng tượng bạn đang chuẩn bị một món ăn tại xe bán đồ ăn nhanh, khách hàng có thể tự chọn loại thịt, sốt và topping mà họ muốn.
Bạn có thể tìm hiểu thêm một số ví dụ về quy trình làm việc trong blog này và xem công cụ quản lý quy trình nào phù hợp với bạn!
Tại sao Quản lý Quy trình Làm Việc lại Quan trọng?
Bạn đã biết rằng quản lý quy trình làm việc giúp tăng hiệu suất cho đội nhóm. Nhưng nếu chúng ta phân tích chi tiết lợi ích của việc quản lý quy trình, danh sách sau đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn:
Quy trình được tối ưu hóa
Khi mô hình hóa quy trình làm việc, bạn có thể nhận ra:
Những nhiệm vụ không cần thiết cần được loại bỏ
Những nhiệm vụ lặp đi lặp lại cần được gộp lại thành một nhiệm vụ
Nếu không, chúng sẽ làm lãng phí thời gian và công sức của nhóm và cuối cùng là giảm năng suất làm việc.
Chính vì vậy, bạn không thể để cho việc đi lại không cần thiết tạo ra các quy trình lặp đi lặp lại. Quản lý quy trình làm việc hiệu quả nhất khi bạn tối ưu hóa quy trình hoặc áp dụng tự động hóa quy trình làm việc.
Giảm bớt công việc thủ công và sai sót do con người
Với các quy trình thủ công, đặc biệt là khi sử dụng bảng tính, mọi thứ liên tục được cập nhật và dễ xảy ra lỗi hoặc nhập liệu trùng lặp. Quản lý quy trình làm việc hiệu quả bằng cách tránh những việc làm mất thời gian!
Quy trình quản lý tốt nhất được giải quyết thông qua tự động hóa. Thay vì dùng bảng tính, bạn có thể tự động theo dõi công việc của nhóm thông qua các cơ chế tự động hóa để phân công nhiệm vụ, thay đổi mức độ ưu tiên, hoặc để lại bình luận - giảm thiểu công việc thủ công của bạn.
Khi một hành động nào đó diễn ra, chẳng hạn như "khi trạng thái công việc thay đổi," ngay lập tức một mẫu chuẩn sẽ được áp dụng cho công việc đó để đảm bảo không có thông tin nào bị sót trong quá trình bàn giao công việc cho khách hàng.
Tăng cường minh bạch và trách nhiệm
Một trong những lợi ích lớn của phần mềm quản lý công việc là việc cung cấp rất nhiều dữ liệu về quy trình làm việc. Điều này giúp bạn luôn cập nhật được tình hình các công việc của nhóm, từ đó biết được ai đang chậm tiến độ, ai đang làm đúng kế hoạch, hoặc ai sẽ tiếp tục làm công việc gì tiếp theo.
Với những dữ liệu về quy trình đã nêu, người quản lý có thể theo dõi tiến độ công việc của nhóm mình một cách chính xác. Và từ đó, người quản lý có thể phát hiện ra những vấn đề có thể cản trở quy trình làm việc.
Hơn nữa, vì mỗi công việc đều được giao cho người cụ thể, hệ thống quản lý công việc giúp người quản lý dự án có thể yêu cầu từng thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm cho phần việc mà họ phải hoàn thành.
Tính năng Xem Khối lượng công việc của ClickUp cung cấp cái nhìn chi tiết về các chỉ số dự án, giúp bạn luôn đi trước một bước
Giao tiếp hiệu quả
Khi có thể theo dõi rõ ràng công việc của từng người trong nhóm, mọi thành viên sẽ dễ dàng hiểu và chia sẻ những khó khăn với nhau. Đây là yếu tố then chốt để giao tiếp được cải thiện và quản lý công việc mượt mà hơn.
Hơn nữa, khi các thành viên nhìn thấy rõ ràng nhiệm vụ tiếp theo của mình qua công cụ quản lý dự án, họ sẽ không còn cảm giác lo lắng hay mơ hồ. Điều này giúp họ không phải tự đoán mò về công việc hoặc vấn đề cần giải quyết tiếp theo. Mọi phân công công việc đều đã được ghi rõ trong hệ thống quản lý công việc, sẵn sàng cho họ kiểm tra và thực hiện.
Kết nối và ghép các đối tượng lại với nhau để xây dựng bản đồ hoặc quy trình công việc từ những ý tưởng của bạn cùng với đội ngũ trong ClickUp Whiteboards
Khả năng mở rộng dễ dàng và tài nguyên có sẵn cao hơn
Hãy hình dung một quá trình tiếp nhận nhân viên mới được tự động hóa thông qua một hệ thống quản lý quy trình công việc. Mỗi khi nhân viên mới hoàn thành một công việc trong quá trình tiếp nhận, hệ thống sẽ tự động chỉ dẫn họ sang công việc tiếp theo.
Giờ đây, hãy nghĩ xem nếu mọi việc này phải làm thủ công thì người quản lý dự án sẽ mất bao nhiêu công sức, nhất là khi công ty có hàng chục nhân viên mới mỗi tháng. Đó chính là lý do quản lý quy trình công việc giúp ích cho việc mở rộng quy mô công ty.
Thêm vào đó, trong quy trình tự động, các công việc không hoàn toàn phụ thuộc vào một cá nhân cụ thể. Chẳng hạn, người quản lý dự án không cần phải chờ đợi người quản lý nhân sự để tiếp nhận từng nhân viên mới. Thay vào đó, phần mềm tự động hóa quy trình phần mềm tự động hóa sẽ lo liệu công việc đó, giúp nhân viên và các nguồn lực khác có thể tập trung vào những nhiệm vụ cần sự đóng góp trực tiếp của họ.
Phần mềm ClickUp giúp việc quản lý dự án trở nên thuận tiện hơn, đặc biệt là khi bạn cần xử lý nhiều công việc lặp lại.
5 Lời Khuyên Quản Lý Quy Trình Công Việc
Dưới đây là những bí quyết quản lý quy trình công việc mà chúng tôi muốn chia sẻ:
1. Sử dụng phần mềm quản lý quy trình công việc
Các hệ thống quản lý quy trình công việc giúp tự động hóa và quản lý nhiều quy trình một cách dễ dàng. Tuy nhiên, có rất nhiều ứng dụng quản lý quy trình trên thị trường, vì vậy bạn cần biết những tính năng quan trọng để tìm kiếm trong một công cụ quản lý quy trình. Chúng tôi đã tổng hợp danh sách các tính năng không thể thiếu này cho bạn:
Tự động hóa quy trình: Để tự động thực hiện các công việc lặp đi lặp lại. Ví dụ: hệ thống có thể tự động nhắc nhở người thực hiện công việc về hạn cuối của nhiệm vụ.
Theo dõi hạn cuối: Để quản lý các sản phẩm cần giao và thực hiện các hành động cần thiết khi đến hạn, như lọc công việc theo ngày giao hoặc di chuyển công việc trên biểu đồ thời gian để điều chỉnh hạn cuối.
Quản lý hiệu suất: Để giám sát năng suất làm việc của đội nhóm và hiệu quả quy trình. Điều này có thể được thực hiện thông qua việc phân tích báo cáo và dữ liệu về quy trình, như số lượng công việc hoàn thành hay tổng số công việc mà mỗi thành viên đã đảm nhận.
Trạng thái công việc tùy chỉnh: Bạn có thể tạo ra và cấu hình các trạng thái công việc phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình. Ví dụ, trạng thái "Đang kiểm thử" có thể không cần thiết trong quy trình tuyển dụng nhưng lại rất quan trọng trong quy trình phát triển phần mềm.
Tích hợp với các nền tảng khác: Để quản lý công việc liên kết với nhiều nền tảng khác nhau, như phần mềm giao tiếp, chia sẻ và lưu trữ tài liệu, quản lý lịch trình, theo dõi thời gian làm việc, và tổ chức họp video. Ví dụ, bạn có thể tổ chức cuộc họp từ công cụ quản lý quy trình để bàn bạc chi tiết dự án với đội ngũ làm việc từ xa.
Sử dụng tính năng Biểu đồ Gantt trong ClickUp để lập kế hoạch cho các công việc, theo sát tiến độ của dự án, quản lý các hạn chót và giải quyết những vấn đề phát sinh.
Khám phá ClickUp, công cụ quản lý dự án hàng đầu giúp tự động hóa quy trình làm việc một cách hiệu quả!
2. Áp dụng mẫu công việc và quy trình làm việc
Hãy tưởng tượng nếu bạn phải tạo đi tạo lại một công việc giống hệt nhau nhiều lần, thật là mất thời gian và không hiệu quả. Thay vào đó, bạn nên chọn một phần mềm quản lý quy trình làm việc có khả năng:
Tạo công việc từ một mẫu có sẵn
Mở một công việc từ mẫu
Thêm các bước vào công việc từ một mẫu
Lưu một công việc thành một mẫu (hoặc tự tạo mẫu công việc của bạn)
Nhưng không chỉ có vậy, bạn còn cần có khả năng tạo ra mẫu quy trình làm việc của riêng mình. Dưới đây là ví dụ về Mẫu Biểu đồ Quy Trình của ClickUp.
Sử dụng Bảng Trắng ClickUp để xây dựng, liên kết, phân công nhiệm vụ hoặc gửi bình luận trong quá trình làm việc của bạn
Đây là một mẫu biểu đồ luồng bao gồm các thành phần đồ họa cần thiết để mô tả bất kỳ quy trình nào. Bạn có thể nhìn thấy một quy trình tuyển dụng ở phía bên phải. Chú ý cách quy trình di chuyển từ một làn bơi này sang làn bơi khác. Mỗi làn bơi đại diện cho một người tham gia và nhiệm vụ của họ trong quy trình.
Tải Mẫu Về
3. Xác định mối quan hệ phụ thuộc trong dự án
Phần mềm quản lý công việc sẽ không hiệu quả nếu thiếu mối quan hệ phụ thuộc giữa các dự án. Có thể các nhiệm vụ sẽ phụ thuộc lẫn nhau và cần đến tài liệu. Hãy chắc chắn rằng công cụ bạn chọn có khả năng liên kết các nhiệm vụ có mối liên hệ với nhau.
Nếu không, bạn sẽ không thể liên kết đơn hàng với khách hàng hay báo cáo lỗi với người dùng. Phần mềm quản lý công việc của bạn cần phải xác định được trật tự đúng đắn giữa các nhiệm vụ. Các loại phụ thuộc trong quản lý công việc bao gồm:
Phụ thuộc chờ đợi: chỉ ra các nhiệm vụ cần hoàn thành trước khi nhiệm vụ hiện tại có thể bắt đầu
Phụ thuộc chặn: dành cho các nhiệm vụ không thể bắt đầu nếu như nhiệm vụ hiện tại chưa hoàn thành
Phụ thuộc liên kết: để kết nối các nhiệm vụ có mối liên hệ với nhau nhưng không phụ thuộc trực tiếp
Điều chỉnh lại lịch trình các công việc phụ thuộc để thấy rõ ảnh hưởng khi thay đổi hạn chót của các nhiệm vụ trong giao diện Gantt của ClickUp
4. Theo dõi tiến độ qua biểu đồ Gantt
Để cập nhật tiến độ một cách chính xác cho hệ thống quản lý công việc, biểu đồ Gantt là công cụ không thể thiếu. Nó giúp bạn thấy được kế hoạch sản phẩm một cách trực quan thông qua một lịch trình dự án. Biểu đồ Gantt còn rất linh hoạt, cho phép bạn thực hiện nhiều thao tác ngay trong phần mềm quản lý công việc như:
Đặt lịch cho các nhiệm vụ và tự động điều chỉnh chúng bằng cách kéo và thả
Tạo liên kết giữa các nhiệm vụ theo mối quan hệ phụ thuộc
Sắp xếp và ưu tiên các nhiệm vụ
Nhận diện các điểm nghẽn có thể xảy ra trong quá trình làm việc
Xác định tỷ lệ hoàn thành công việc
5. Hỗ trợ lập kế hoạch cho sprint
Tạo danh sách công việc chi tiết với mẫu Agile Scrum đơn giản này và áp dụng ngay lập tức
Mẹo cuối cùng này giới thiệu một mẫu quy trình làm việc có thể rất hữu ích cho bạn. Chúng ta đang nói về ClickUp Agile Scrum Management Template, một công cụ trong phần mềm quản lý quy trình làm việc ClickUp. Phần mềm có sẵn mẫu này thực sự nổi bật so với các phần mềm khác.
Bởi khi bạn chuẩn bị cho các cuộc họp lên kế hoạch cho giai đoạn tiếp theo, việc tạo ra các sprint từ một mẫu sẵn có sẽ giảm bớt gánh nặng cho bạn. Hơn nữa, biểu đồ Gantt cung cấp cái nhìn tổng quan về quy trình làm việc, bao gồm cả thông tin về các nhiệm vụ.
Chính vì thế, việc chọn phần mềm quản lý quy trình làm việc tốt nhất, với khả năng tùy chỉnh biểu đồ Gantt sao cho dễ hiểu và chỉnh sửa, là điều cực kỳ quan trọng.
Tải Mẫu Này Về
Các Mẫu Quản Lý Quy Trình Làm Việc Khác
Tối Ưu Hóa Quản Lý Quy Trình Công Việc Của Bạn
Quản lý quy trình công việc giúp nhóm của bạn đạt được hiệu suất làm việc cao. Nhưng nếu không có phần mềm hỗ trợ, việc quản lý dự án, bao gồm các nhiệm vụ, nguồn lực nhóm và khả năng sẵn có, sẽ trở nên phức tạp hơn.
Nếu bạn sử dụng công cụ quản lý quy trình công việc phù hợp, công việc quản lý dự án sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. May mắn là ClickUp cung cấp nhiều tùy chỉnh và mẫu tự động để việc quản lý quy trình công việc của bạn trở nên thuận tiện hơn.
Hãy hình dung các công việc, dự án và quy trình làm việc của bạn theo cách phù hợp nhất với bản thân thông qua hơn 15 giao diện tùy biến từ ClickUp
Bạn có thể lựa chọn trong số hơn 15 giao diện tùy biến của ClickUp để quản lý công việc và sử dụng các tính năng tự động hóa chi tiết nhằm giảm thiểu công việc thủ công!
Bạn muốn tự mình quản lý?
Hãy tạo không gian làm việc của riêng bạn ngay hôm nay với ClickUp hoàn toàn miễn phí! Bạn có thể chuyển các công việc từ các phần mềm quản lý dự án hoặc quản lý công việc khác để xem ClickUp có thể được điều chỉnh như thế nào cho phù hợp với yêu cầu của bạn.
.jpg){kind=small}