Lập Kế Hoạch Tổng Hợp: Chiến Lược Quản Lý Tài Nguyên Hiệu Quả

Tại sao doanh nghiệp tồn tại? Để đáp ứng nhu cầu thị trường bằng cách sản xuất và bán sản phẩm/dịch vụ để đổi lấy giá trị.

Nếu nhu cầu vượt quá sản xuất, bạn sẽ bỏ lỡ cơ hội doanh thu. Nếu sản xuất vượt quá nhu cầu, bạn sẽ không thể bán hàng hóa của mình, dẫn đến lãng phí và tổn thất.

Về cơ bản, thành công nằm ở khả năng dự báo nhu cầu chính xác và quản lý năng lực sản xuất một cách phù hợp của doanh nghiệp. Chiến lược hoạt động và quản lý tài nguyên dựa vào một công cụ quan trọng để đạt được điều này: Lập kế hoạch tổng hợp.

Lập Kế Hoạch Tổng Hợp Là Gì?

Lập kế hoạch tổng hợp là quá trình thiết kế một công thức để đảm bảo sản xuất không bị gián đoạn tại một nhà máy sản xuất nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng đối với sản phẩm.

Các đội ngũ hoạt động dự báo nhu cầu tương lai, thường là từ 3-18 tháng, và sau đó thực hiện lập kế hoạch tổng hợp để quản lý năng lực đáp ứng nhu cầu đó.

Hãy lấy ví dụ về một nhà sản xuất ô tô với dự báo nhu cầu tổng hợp là 150,000 chiếc của ba loại xe trong 18 tháng tới. Kế hoạch tổng hợp thiết kế kế hoạch sản xuất phù hợp—bao gồm lao động, máy móc, hậu cần và nguồn lực tài chính—để đáp ứng nhu cầu đó.

Thông thường, lập kế hoạch sản xuất tổng hợp được thực hiện cho tất cả các hoạt động tại một cơ sở sản xuất, không chỉ cho từng đợt hoặc sản phẩm riêng lẻ. Trong ví dụ trên, lập kế hoạch tổng hợp không được thực hiện cho từng loại xe riêng lẻ. Nó luôn được thực hiện như một tổng hợp của tất cả các sản phẩm và cơ sở của công ty.

Dữ liệu khối lượng công việc của nhóm cho một dự án phát triển phần mềm được sử dụng để thực hiện lập kế hoạch tổng hợp

Mặc dù chủ yếu được sử dụng trong sản xuất và quản lý chuỗi cung ứng, lập kế hoạch tổng hợp cũng có thể được áp dụng cho các doanh nghiệp dịch vụ.

Ví dụ, nếu đội ngũ bán hàng của bạn đang theo đuổi một dự án phát triển phần mềm cần 20 nhà phát triển trong năm tới, kế hoạch tổng hợp của bạn sẽ phác thảo việc thu nhận, đào tạo và sử dụng các nguồn lực này.

Mục tiêu của lập kế hoạch tổng hợp là gì?

• Lập kế hoạch năng lực để đáp ứng nhu cầu sản xuất: Lập kế hoạch tổng hợp đảm bảo rằng năng lực của tổ chức được chuẩn bị để đáp ứng nhu cầu thị trường dài hạn.

• Quản lý nguồn lực tối ưu: Lập kế hoạch tổng hợp giúp sử dụng tối ưu các nguồn lực hiện có, dù là lao động, nguyên liệu thô, máy móc hay tốc độ sản xuất.

• Ổn định lực lượng lao động: Lập kế hoạch tổng hợp hỗ trợ tuyển dụng chiến lược và theo từng giai đoạn, đảm bảo năng suất tối đa và sự hài lòng của nhân viên.

• Loại bỏ chi phí không cần thiết: Mua và lưu trữ nguyên liệu thô không sử dụng hoặc duy trì máy móc không sử dụng làm tăng chi phí không cần thiết mà lập kế hoạch tổng hợp tốt có thể ngăn chặn.

Lợi ích của Lập Kế Hoạch Tổng Hợp

Lập kế hoạch tổng hợp là một công cụ vận hành quan trọng và phổ biến trong ngành sản xuất và chuỗi cung ứng, mang lại nhiều lợi ích.

Tiết kiệm chi phí

Với một kế hoạch tổng hợp tốt, bạn có thể ngăn chặn hai kịch bản không mong muốn: Năng lực không sử dụng và nhu cầu không được đáp ứng. Lập kế hoạch tổng hợp giúp dự báo chính xác các nguồn lực cần thiết, ngăn chặn lãng phí hoặc chi phí liên quan đến lưu trữ. Nó ngăn chặn mức tồn kho dư thừa có thể không được bán hoặc bán với mức chiết khấu lớn.

Quản lý tồn kho tốt hơn

Lợi ích lớn nhất của lập kế hoạch tổng hợp là nó làm cho quản lý tồn kho hiệu quả trên nhiều cấp độ.

• Ngăn chặn việc mua nguyên liệu thô dư thừa

• Lên lịch mua/giao nguyên liệu thô đúng lúc cho sản xuất

• Đảm bảo dây chuyền lắp ráp được sử dụng tối ưu

• Loại bỏ nhu cầu lưu trữ tồn kho không cần thiết

Nâng cao năng suất nhân viên

Nhân viên có thể lập kế hoạch và tổ chức cuộc sống của họ tốt hơn với cái nhìn rõ ràng về những gì nằm phía trước. Quản lý có thể tuyển dụng các nguồn lực họ cần và đào tạo họ đầy đủ. Các thành viên trong nhóm có thể tái đào tạo/nâng cao kỹ năng cho nhu cầu tương lai. Các đội/ban khác nhau có thể hợp tác hiệu quả hơn. Quan trọng nhất, các tổ chức có thể tránh sa thải/giảm biên chế với lập kế hoạch tổng hợp hiệu quả.

Ra quyết định tốt hơn

Các kế hoạch tổng hợp cung cấp cái nhìn tổng quan về năng lực sản xuất của tổ chức, hỗ trợ nhiều quyết định kinh doanh.

Ví dụ, lập kế hoạch tổng hợp cân bằng nhu cầu thị trường với khả năng cung cấp của tổ chức. Với các chỉ số này, bạn có thể dễ dàng đưa ra quyết định về giá cả. Nếu kế hoạch tổng hợp cho thấy bạn có khả năng có nhiều hàng tồn kho hơn so với nhu cầu dự báo, bạn có thể tăng cường khuyến mãi để tác động đến phía khách hàng.

Quan trọng nhất, lập kế hoạch tổng hợp làm rõ các quyết định đầu tư của bạn. Nó giúp trả lời câu hỏi, “Chúng ta có cần đầu tư vào thiết bị hoặc nhân sự bổ sung không?”

Phù hợp với nhu cầu, lập kế hoạch tổng hợp cho thấy cách tối ưu hóa kế hoạch sản xuất mà không cần đầu tư vốn bổ sung.

Cải thiện lợi nhuận

Lập kế hoạch tổng hợp giúp kiểm soát chi phí biến đổi trong khi tăng hiệu quả của dây chuyền lắp ráp. Điều này đóng góp trực tiếp vào lợi nhuận của tổ chức.

Hơn nữa, nó củng cố khả năng của tổ chức trong việc thực hiện giao hàng đúng hạn và đầy đủ (OTIF)—một chỉ số quan trọng trong chuỗi cung ứng bán lẻ.

Mặc dù có những lợi ích đáng kể, lập kế hoạch tổng hợp không dễ dàng. Nó mang lại nhiều thách thức, mà chúng ta sẽ khám phá tiếp theo.

Những Thách Thức Thường Gặp Trong Lập Kế Hoạch Tổng Hợp

Ở dạng đơn giản nhất, lập kế hoạch tổng hợp dự báo nhu cầu trong tương lai và xây dựng năng lực để đáp ứng nó. Để một kế hoạch tổng hợp có hiệu quả, nó cần dữ liệu chính xác về nhu cầu và cung cấp từ các đội ngũ bán hàng, quản lý vận hành, mua sắm, nhân sự và tài chính.

Đối với hầu hết các tổ chức, việc thu thập dữ liệu này là thách thức lớn nhất trong lập kế hoạch tổng hợp. Nhưng đó chưa phải là tất cả.

Biến động nhu cầu: Nhu cầu không dễ dự đoán. Nhu cầu thay đổi tùy thuộc vào nền kinh tế, thị trường, giá cả, cạnh tranh và tiến bộ công nghệ, ảnh hưởng đến lập kế hoạch tổng hợp.

Thời gian lập kế hoạch: Các tổ chức thường lập kế hoạch từ ba đến 18 tháng. Nhiều điều có thể xảy ra trong thời gian này. Một đại dịch toàn cầu hoặc một cuộc bầu cử có thể thay đổi nhiều thứ nhanh chóng.

Gián đoạn chuỗi cung ứng: Chuỗi cung ứng là một mạng lưới phức tạp mà sản phẩm di chuyển qua. Một cuộc chiến tranh hoặc thảm họa tự nhiên ở bất kỳ nơi nào trên thế giới có thể ảnh hưởng đến ngay cả những kế hoạch tốt nhất.

Nút thắt cổ chai: Lập kế hoạch chặt chẽ có thể tạo ra nút thắt cổ chai trong dây chuyền lắp ráp, gây ra những sự không hiệu quả mà lập kế hoạch tổng hợp nhằm ngăn chặn.

Làm mượt: Thay đổi sản xuất, tài nguyên thường xuyên đi kèm với chi phí làm mượt mà thường không được xem xét.

Mặc dù những thách thức này có thể làm trệch hướng các sáng kiến lập kế hoạch tổng hợp, một công cụ quản lý dự án tốt và các quy trình suy nghĩ kỹ lưỡng có thể giúp đỡ. Đây là cách thực hiện.

Cách Thực Hiện Lập Kế Hoạch Tổng Hợp Hiệu Quả

Thu thập dữ liệu

Để lập kế hoạch tổng hợp hiệu quả, bạn cần dữ liệu về nhu cầu và năng lực, mà bất kỳ công cụ quản lý tài nguyên nào cũng có thể giúp hợp nhất.

Ví dụ, về phía nhu cầu, thu thập dữ liệu về:

• Bạn đã bán bao nhiêu sản phẩm trong năm năm qua

• Tốc độ tăng trưởng doanh số là bao nhiêu

• Những yếu tố nội bộ/ngoại vi nào ảnh hưởng đến doanh số

Về phía năng lực, tìm hiểu:

• Cần bao nhiêu nguyên liệu thô, máy móc và tài nguyên để sản xuất sản phẩm

• Chi phí tăng thêm của việc sản xuất mỗi sản phẩm là bao nhiêu

• Năng lực hiện tại của bạn là gì

• Mức tồn kho hiện tại của bạn là bao nhiêu

Khi bạn sử dụng một phần mềm quản lý dự án như ClickUp, nhiều dữ liệu này có thể được truy cập ngay lập tức. Một số khách hàng của ClickUp sử dụng công cụ này như một giải pháp quản lý quan hệ khách hàng (CRM) để theo dõi doanh số.

ClickUp Workload view Các tổ chức dịch vụ sử dụng chế độ xem khối lượng công việc để quản lý năng lực nhân sự. ClickUp Reports cung cấp cái nhìn sâu sắc về ai đang làm gì, mất bao lâu, và hiệu suất của đội nhóm, v.v.

Lập bản đồ nhu cầu của bạn với năng lực dự kiến

Bây giờ bạn đã có dữ liệu từ cả hai phía, đã đến lúc hình dung cách chúng khớp với nhau. Bước này rất quan trọng để phân bổ năng lực phù hợp cho các giai đoạn khác nhau trong quy trình. Ví dụ, một nhà sản xuất ô tô sẽ không cần bọc ghế hoặc người lắp đặt chúng cho đến cuối quy trình. Một sơ đồ tư duy hợp lý của quy trình giúp xác định luồng này. ClickUp Mind Maps là một cách tuyệt vời để vẽ đường cong nhu cầu và các yêu cầu năng lực tương ứng. Nó đóng vai trò như một công cụ lập kế hoạch năng lực để điều chỉnh tài nguyên với nhu cầu.

ClickUp Mind Map cho sản xuất và hậu cần

Nếu quy trình hiện tại của bạn quá phân tán, hãy sử dụng các mẫu lập kế hoạch gia tăng dự án (PI) của ClickUp. Chúng giúp bạn tinh giản giao tiếp dự án, cải thiện sự hợp tác và thiết lập tầm nhìn chung.

Ước tính chi phí

Lập kế hoạch tổng hợp tốt xem xét tất cả các chi phí liên quan trong toàn bộ vòng đời sản phẩm. Điều này giúp phân bổ năng lực hiện có và lập ngân sách cho các yêu cầu trong tương lai.

Mẫu quản lý chi phí dự án của ClickUp

Không biết bắt đầu từ đâu? Không vấn đề gì. Các mẫu ước tính của ClickUp cung cấp cho bạn một điểm khởi đầu tuyệt vời. Tải xuống bất kỳ mẫu nào và tùy chỉnh chúng theo nhu cầu của bạn.

Chọn phương pháp lập kế hoạch tổng hợp của bạn

Khi bạn đã có tất cả thông tin cần thiết, đã đến lúc chọn cách bạn sẽ xây dựng kế hoạch tổng hợp của mình. Có ba chiến lược lập kế hoạch tổng hợp thường được sử dụng.

Chiến lược cấp độ: Phương pháp này nhằm giữ cho sản xuất và lao động ổn định mà không cần đầu tư đột ngột vào năng lực sản xuất. Mặc dù điều này giữ cho khối lượng công việc ổn định, nhưng có nguy cơ luôn hoạt động ở công suất tối đa hoặc tạo ra tồn kho không cần thiết dù nhu cầu thấp.

Chiến lược đuổi theo: Trong phương pháp này, năng lực theo đuổi nhu cầu. Kết quả là, bạn có thể thuê ngoài sản xuất cho một cơ sở khác, mua/thuê thiết bị, hoặc thuê/sa thải nguồn lực. Cách tiếp cận này có thể gây gián đoạn cho các đội nhóm và có nguy cơ gặp vấn đề về chất lượng.

Chiến lược lai: Phương pháp này kết hợp những điều tốt nhất của cả hai thế giới. Nó giữ cho năng lực ổn định với không gian cho sản xuất bổ sung có sẵn trong thời gian ngắn.

Mặt khác, bạn cũng có thể quản lý phía nhu cầu của phương trình này bằng cách:

• Nhận đơn hàng tồn đọng: Chấp nhận đơn hàng nhưng thực hiện sau dựa trên năng lực

• Trì hoãn giao hàng: Kéo dài thời gian giao hàng hoặc chọn giao hàng trong các giai đoạn nhu cầu thấp

• Tạo nhu cầu bổ sung: Bán chéo/nâng cấp sản phẩm bổ sung cho khách hàng để bù đắp nhu cầu cao

Lập kế hoạch và lên lịch cho dự án

Các nhiệm vụ trong ClickUp có khả năng gán người dùng và phụ thuộc

Dựa trên cách bạn hình dung quy trình sản xuất, hãy chia nhỏ nó thành các nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ. ClickUp tasks cho phép bạn đặt thời hạn, chỉ định dependencies, và thậm chí thêm danh sách kiểm tra để kiểm soát chất lượng tốt hơn.

Phân bổ tài nguyên

Sử dụng phương pháp lập kế hoạch tổng hợp mà bạn đã chọn để phân bổ tài nguyên cho từng dự án hoặc đợt sản xuất. ClickUp’s resource management là một giải pháp tuyệt vời cho resource scheduling. Sử dụng chế độ xem Workload cho capacity planning. Sử dụng chế độ xem Calendar để hình dung các cột mốc quan trọng. Tạo lộ trình trực quan với chế độ xem timeline và hợp tác về các ưu tiên.

Xác định rủi ro tiềm ẩn

Dù kế hoạch của bạn có chi tiết đến đâu, các mối đe dọa và rủi ro vẫn sẽ xuất hiện từ các yếu tố bên ngoài. Một kế hoạch tổng hợp tốt bao gồm project forecasting để xác định rủi ro và thiết kế cách thức giảm thiểu chúng.

Quản lý dự án và điều chỉnh kế hoạch tổng hợp

Một cách hiệu quả để vượt qua các thách thức của lập kế hoạch tổng hợp là trở nên linh hoạt. Các tính năng của ClickUp cho phép quản lý tài nguyên hiệu quả trong suốt vòng đời của dự án. Nó cung cấp khả năng điều chỉnh resource allocation trong suốt dự án trong trường hợp có sự chậm trễ hoặc gián đoạn bất ngờ.

Tận dụng tối đa tài nguyên của bạn với ClickUp

Dù bạn là doanh nghiệp sản phẩm hay dịch vụ, lợi nhuận phụ thuộc vào việc đáp ứng nhu cầu, tối đa hóa sử dụng tài nguyên và giảm thiểu lãng phí. Lập kế hoạch tổng hợp là một công cụ đã được thử nghiệm và kiểm chứng giúp các tổ chức tối ưu hóa hoạt động của họ một cách nhất quán.

Để lập kế hoạch tổng hợp hiệu quả, cần có nhiều business tools để thu thập dữ liệu, quản lý nhiệm vụ, phân bổ tài nguyên, theo dõi thời gian, quản lý bán hàng/mua hàng, hợp tác giữa các thành viên trong nhóm, tài liệu hóa quy trình, v.v.

Các tổ chức thường sử dụng một công cụ khác nhau cho mỗi hoạt động này, lãng phí thời gian và tài nguyên quý báu trong việc tổng hợp thông tin. Điều họ mất trong quá trình này là ngữ cảnh.

Phần mềm quản lý dự án tất cả trong một của ClickUp được thiết kế để trở thành công cụ mạnh mẽ nhất của bạn để thực hiện tất cả các hoạt động này và hơn thế nữa. Nó kết hợp tất cả trí tuệ kinh doanh của bạn vào một nơi, thúc đẩy kế hoạch của bạn đến thành công. Hãy thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay!