Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Xây Dựng và Sử Dụng Sprint Backlog
Bạn muốn tạo và sử dụng sprint backlog?
Dù sprint backlog có vẻ giống như một danh sách công việc thông thường, nó lại đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong bất kỳ chu kỳ Scrum nào diễn ra thành công.
Lý do là gì?
Nó chỉ dẫn cho các thành viên trong đội ngũ Scrum biết họ cần hoàn thành những công việc gì trong chu kỳ sprint đó! Điều này cực kỳ quan trọng không chỉ đối với việc làm hài lòng khách hàng mà còn ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của cả nhóm.
Giả sử các đầu bếp tại nhà hàng bạn yêu thích áp dụng phương pháp làm việc linh hoạt Agile và Scrum, mọi thứ sẽ được so sánh như sau:
Món Ăn: Sản phẩm cần giao
Công Thức Nấu: Sprint
Phương Pháp Làm Việc: Agile
Nguyên Liệu: Các mục trong Backlog
Vậy những gì cần có trong các mục của backlog?
Và điều quan trọng hơn, bạn sẽ sử dụng sprint backlog như thế nào?
Trong hướng dẫn Scrum này, chúng ta sẽ đi qua từng bước để xây dựng và sử dụng sprint backlog, giúp bạn chuẩn bị nó một cách chuyên nghiệp như đầu bếp Gordon Ramsay chuẩn bị món ăn của mình!
Hãy bắt đầu nấu ăn!
Nhưng giống như bất kỳ bữa ăn nhiều món tiêu chuẩn nào, chúng ta nên bắt đầu với món khai vị trước khi đến món chính!
Đó là lý do tại sao chúng ta sẽ trước tiên tìm hiểu về Scrum và sau đó xử lý sprint backlogs.
Nhưng nếu bạn thực sự đói cho món chính là sprint backlog, chúng tôi cũng hiểu
Scrum là gì?
Scrum là một phương pháp quản lý dự án theo Agile giúp các đội nhóm hoàn thành công việc một cách nhanh chóng.
Nhóm này áp dụng phương pháp chia nhỏ dự án thành các chu kỳ phát triển ngắn gọi là "sprint". Mỗi sprint là một giai đoạn mà trong đó, nhóm sẽ tập trung phát triển một phần của dự án.
Dù Scrum thường được các nhóm phát triển phần mềm Agile sử dụng, nhưng bất kỳ nhóm nào cần sự linh hoạt trong dự án, như nhóm bán hàng và marketing, cũng có thể áp dụng phương pháp này.
Đừng quên xem hướng dẫn chi tiết của chúng tôi: Phát triển Phần mềm Agile là gì?
Scrum hoạt động ra sao?
Chúng ta hãy xem xét một ví dụ:
Giả sử bạn đang tạo một ứng dụng công thức nấu ăn cho Gordon Ramsay.
Bạn có thể mất vài tháng để lên kế hoạch và xây dựng nó, nhưng cuối cùng lại thấy rằng Đầu Bếp Ramsay không thích sản phẩm của bạn. Dù bạn đã tích hợp nhiều tính năng, nhưng vẫn không đáp ứng được yêu cầu.
Lý do là gì?
Anh ấy muốn các món đặc trưng của mình, như Spaghetti Bolognese, được hiển thị nổi bật trên trang chủ của ứng dụng - điều mà bạn đã bỏ sót trong quá trình lên kế hoạch.
Và giờ đây, bạn phải giải quyết vấn đề với một Gordon Ramsay không hài lòng (chúc bạn may mắn!).
Nếu bạn áp dụng phương pháp Agile trong việc phát triển phần mềm, bạn có thể đã khiến Đầu Bếp Gordon cảm thấy hài lòng.
Bạn làm như thế nào?
Bạn xây dựng ứng dụng từng bước một, sau mỗi giai đoạn lại xin ý kiến của đầu bếp và tiến hành chỉnh sửa cần thiết trước khi bắt đầu phát triển bước tiếp theo.
Kết quả ra sao?
Một Đầu Bếp Gordon vô cùng phấn khích, có thể anh ấy sẽ nấu cho bạn một đĩa pasta ngon lành!
Những điều cần biết thêm về Agile Scrum
Scrum giúp bạn chia nhỏ dự án thành các phần nhỏ gọi là sprint, giống như việc bạn cắt nhỏ củ hành!
Thật tốt đúng không?
Tuy nhiên, sprint chỉ là một phần nhỏ của hệ thống lớn hơn trong Scrum.
Bạn còn phải biết đến các cuộc họp khác nhau, vai trò trong nhóm và các công cụ Scrum!
Dưới đây là cái nhìn tổng quan nhanh về những thành phần này.
Lưu ý: Chúng tôi có những hướng dẫn chi tiết về Scrum cho từng yếu tố, sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các khái niệm này. Hãy xem qua nếu bạn muốn tìm hiểu thêm.
1. Cuộc họp Scrum
Scrum định ra một loạt cuộc họp để nhóm Scrum có thể kiểm tra và cải thiện quy trình làm việc của mình. Bao gồm:
Lập kế hoạch Sprint: cuộc họp lập kế hoạch diễn ra trước khi bắt đầu mỗi sprint trong Scrum.
Cuộc họp Scrum hàng ngày: cuộc họp thường xuyên để bàn về công việc sẽ làm vào ngày hôm sau.
Đánh giá Sprint: cuộc họp sau mỗi sprint để trình bày sản phẩm đã hoàn thành cho các bên liên quan.
Tổng kết Sprint: cuộc họp sau sprint để xác định những điều cần thay đổi trong sprint tiếp theo.
2. Công cụ Scrum
Công cụ Scrum là những phần tử giúp truyền đạt thông tin quan trọng của dự án đến nhóm và các bên liên quan.
Chủ yếu bao gồm:
Danh sách công việc sản phẩm (Product Backlog): liệt kê các tính năng cần được phát triển trong sản phẩm.
Phiên bản hoàn chỉnh: phiên bản sản phẩm đang hoạt động mà nhóm giao cho các bên liên quan.
Danh sách công việc sprint (Sprint Backlog) cũng là một công cụ vì nó giúp cung cấp thông tin quan trọng về sprint.
(Chúng ta sẽ tìm hiểu thêm về điều này ngay sau.)
3. Vai trò trong Scrum
Mỗi nhóm Scrum gồm có ba vai trò chính:
Người chủ sản phẩm (Product Owner): hiểu rõ nhu cầu của các bên liên quan, truyền đạt phản hồi của họ cho nhóm và quản lý danh sách công việc sản phẩm.
Scrum Master: hỗ trợ nhóm Agile và các bên liên quan tuân thủ quy trình Scrum.
Nhóm Phát triển: làm việc để phát triển sản phẩm trong mỗi sprint của Scrum.
4. Câu chuyện người dùng
Nhóm sử dụng câu chuyện người dùng để mô tả cách một khách hàng sẽ sử dụng một tính năng của sản phẩm.
Điều này giúp họ xác định:
Ai là người dùng
Họ cần những tính năng gì
Tại sao họ lại cần những tính năng đó
Bạn có thể tham khảo hướng dẫn quản lý dự án Agile của chúng tôi để biết thêm về câu chuyện người dùng. Và nhớ ghé thăm Blog Quản lý Dự án Agile của ClickUp, nơi cung cấp thông tin liên tục! 🌱
5. Biểu đồ Burndown của Sprint Burndown Charts
Biểu đồ Burndown của Sprint cho thấy lượng công việc còn lại cần hoàn thành trong sprint hiện tại. Nhóm Scrum sử dụng biểu đồ này để đánh giá khả năng hoàn thành công việc đúng hạn.
Vậy là xong rồi đấy!
Món khai vị đã qua.
Bây giờ chúng ta sẽ bắt đầu vào phần chính!
Hãy cùng nhau tìm hiểu về danh sách công việc của sprint.
Chắc hẳn bạn đã đọc đến đây vì muốn biết điều này, đúng không?
Danh Sách Công Việc Của Sprint Là Gì?
Danh sách công việc của sprint mô tả những gì đội ngũ cần thực hiện trong một kỳ sprint. Một số đội ngũ Scrum còn gọi nó là danh sách công việc của lần lặp hay danh sách công việc của phiên bản.
Cơ bản, đây là danh sách những việc cần làm từ danh sách công việc sản phẩm sẽ được triển khai trong kỳ sprint tiếp theo. Nó cũng bao gồm kế hoạch để thực hiện những việc này - y như một công thức nấu ăn vậy.
Ai Quản Lý Danh Sách Công Việc Của Sprint?
Nếu Gordon là người đánh giá món ăn của bạn, vậy ai là người chuẩn bị món ăn đó?
Theo Hướng dẫn Scrum, đội ngũ phát triển chịu trách nhiệm quản lý danh sách công việc của sprint trong suốt quá trình sprint.
Sự Khác Biệt Giữa Danh Sách Công Việc Sản Phẩm và Danh Sách Công Việc Của Sprint
Vì có quá nhiều thuật ngữ Scrum, nhiều hơn cả số công thức trong sách nấu ăn của Gordon, nên rất dễ bị nhầm lẫn.
Một số người thường nhầm lẫn giữa buổi tổng kết sprint và buổi tổng kết sau sprint, cũng có người nhầm lẫn giữa danh sách công việc sản phẩm và danh sách công việc của sprint.
Nhưng tại sao lại như vậy?
Có phải vì cả hai đều là danh sách công việc không?
Hay vì danh sách công việc của sprint bao gồm các mục từ danh sách công việc sản phẩm?
Nhưng giống như việc luộc và hầm thức ăn, hai loại danh sách này rất khác biệt - dù chúng có vẻ tương tự!
Dưới đây là cách phân biệt:
Danh sách công việc sản phẩm | Danh sách công việc của sprint |
|
|
|
|
|
|
|
|
Hướng Dẫn Xây Dựng và Sử Dụng Danh Sách Công Việc Trong Scrum Sprint
Dù chỉ là một danh sách các nhiệm vụ, việc lập ra danh sách công việc cho sprint không hề giản đơn như khi bạn viết một công thức nấu ăn.
Tuy nhiên, bạn cũng không cần quá lo lắng, bởi vì nó không quá phức tạp như việc làm chủ các công thức nấu ăn của đầu bếp Gordon Ramsay đâu.
A. Xây Dựng Danh Sách Công Việc Sprint
Cứ như khi bạn tham gia một cuộc thi MasterChef, việc đầu tiên là phải lên kế hoạch nấu những món gì, đúng không?
Tương tự như vậy, việc xây dựng danh sách công việc sprint cũng bắt đầu từ buổi lập kế hoạch sprint.
Bạn xây dựng danh sách công việc sprint như thế nào? Trong cuộc họp lập kế hoạch sprint, người chủ sản phẩm sẽ trình bày mục tiêu cần đạt được trong sprint tới. Người này cũng gợi ý những công việc từ danh sách công việc sản phẩm có thể giúp đạt được mục tiêu ấy.
Cách chọn công việc như thế nào
Đội ngũ kỹ thuật sẽ chọn lựa các công việc từ danh sách công việc sản phẩm dựa vào mức độ ưu tiên của chúng.
Chẳng hạn, trong sprint đầu tiên, những công việc có ưu tiên cao nhất sẽ được giải quyết trước và chuyển vào danh sách công việc sprint. Tương tự, trong sprint tiếp theo, nhóm sẽ tiếp tục với những công việc có ưu tiên kế tiếp.
Chính vì lý do này mà danh sách công việc sprint còn được gọi là danh sách công việc sản phẩm đã được ưu tiên.
Nếu có công việc nào từ sprint trước chưa hoàn thành, bạn có thể tiếp tục hoàn thiện chúng trong sprint hiện tại.
Mặc dù toàn bộ nhóm Scrum cùng nhau thảo luận về những công việc này trong buổi lập kế hoạch sprint, nhưng cuối cùng, đội ngũ phát triển sẽ quyết định những công việc nào sẽ được thực hiện trong sprint.
Tuy nhiên, nhóm cần phải bao gồm ít nhất một cải tiến đã được chỉ ra trong buổi đánh giá sprint trước để không ngừng cải thiện quy trình làm việc.
Sau khi đã chọn lựa các công việc, chúng sẽ được chia nhỏ thành các nhiệm vụ cụ thể (dưới dạng câu chuyện người dùng) và được thêm vào danh sách công việc sprint. Mục tiêu của sprint cũng sẽ được xác định rõ ràng ở giai đoạn này.
Nhưng không chỉ có vậy.
Trong quá trình lập kế hoạch sprint theo phương pháp Agile, nhóm cũng sẽ lên một "kế hoạch dự kiến" cho việc bắt đầu công việc trong một hoặc hai ngày đầu. Kế hoạch này không cần quá chi tiết nhưng cần nêu bật các bước chính và khung thời gian để phát triển mỗi công việc trong danh sách.
Và đó là tất cả! Danh sách công việc sprint của bạn đã sẵn sàng.
👉 Hãy sử dụng phần mềm lập kế hoạch sprint!
B. Sử Dụng Danh Sách Công Việc Sprint
Giờ đây, khi công thức đã chuẩn bị xong, bạn sẽ sử dụng nó như thế nào?
Danh sách công việc sprint không chỉ là một danh sách các nhiệm vụ để bạn kiểm tra tiến độ.
Đây là một danh sách linh hoạt, thay đổi theo sự tiến triển của sprint.
Điều này có nghĩa là gì?
Hãy nhớ lại rằng, chúng ta chỉ mới lập ra một kế hoạch cơ bản trong buổi họp lập kế hoạch sprint.
Khi sprint tiến triển, nhóm sẽ hiểu rõ hơn về công việc cần làm để đạt được mục tiêu của sprint và kế hoạch sẽ ngày càng được làm rõ. Để phản ánh điều này trong danh sách công việc sprint, bạn cần cập nhật nó. Quá trình cập nhật này được gọi là tinh chỉnh danh sách công việc.
Lưu ý: Danh sách công việc sản phẩm cũng cần được tinh chỉnh để phản ánh sự thay đổi trong nhu cầu của các bên liên quan.
Bạn có bao giờ bắt đầu nấu một món ăn và nhận ra giữa chừng rằng mọi thứ không như bạn mong đợi?
Đó là điều tương tự.
Cách cập nhật danh sách công việc cần làm (backlog)?
Dưới đây là cách các đội ngũ thường xuyên cập nhật và chỉnh sửa danh sách công việc:
Nếu có thể thêm công việc mới, hãy thêm vào danh sách công việc của kỳ làm việc (sprint backlog).
Trong cuộc họp lên kế hoạch cho kỳ làm việc (sprint planning meeting), đội ngũ có thể chọn một số việc để tiến hành.
Sau khi hoàn thành những việc đã chọn, nếu vẫn còn thời gian, đội ngũ có thể bàn bạc với người quản lý sản phẩm (product owner) và người hướng dẫn Scrum (Scrum master) để chọn thêm công việc khác và bổ sung vào danh sách công việc của kỳ làm việc hiện tại.
Nếu có công việc nào không cần thiết nữa, hãy loại bỏ nó khỏi danh sách.
Trong buổi lập kế hoạch, đôi khi đội ngũ chọn quá nhiều công việc và không thể hoàn thành hết trong kỳ làm việc này.
Lúc đó, họ cần phải loại bỏ những công việc ít quan trọng nhất ra khỏi danh sách sau khi thảo luận với người quản lý sản phẩm và người hướng dẫn Scrum.
Nếu một công việc nào đó đã hoàn thành, hãy cập nhật lại số lượng công việc còn lại trong danh sách.
Việc này thường được thực hiện trong cuộc họp Scrum hàng ngày với sự hỗ trợ của biểu đồ giảm dần công việc (burndown chart). Dựa vào thời gian đội ngũ mất để hoàn thành một công việc, người hướng dẫn Scrum sẽ ước lượng thời gian cần thiết cho những công việc còn lại.
Một biểu đồ giảm dần công việc của kỳ làm việc sẽ được tạo ra để theo dõi tiến độ.
Thông thường, danh sách công việc của kỳ làm việc không nên được cập nhật nhiều hơn một lần mỗi ngày và việc cập nhật nên được thực hiện trong cuộc họp Scrum hàng ngày.
Dù bạn cần hoàn thành phần lớn công việc trong danh sách để có thể giao sản phẩm gia tăng, bạn không nên vội vàng chỉ để hoàn thành danh sách. Điều này có thể ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm cuối cùng.
Điều này giống như việc bạn vội vàng nấu gà mà không để nó chín tới vì thiếu thời gian!
Và bạn biết đấy, nếu phục vụ gà chưa chín cho ban giám khảo thì sao?
Bạn sẽ bị loại!
Hãy nhớ, những việc chưa hoàn thành có thể tiếp tục được giải quyết trong kỳ làm việc (sprint) kế tiếp.
Cách Quản Lý Danh Sách Công Việc Kỳ Làm Việc (Sprint Backlogs) Một Cách Dễ Dàng
Giờ đây bạn đã biết cách tạo và sử dụng danh sách công việc cho một kỳ làm việc (sprint backlog).
Nhưng chờ đã... bạn quản lý nó như thế nào?
Hãy nhớ rằng, danh sách công việc kỳ làm việc không phải là một công thức nấu ăn đơn giản.
Bạn không thể chỉ dùng một bảng tính hay ứng dụng ghi chú để quản lý danh sách công việc này. Làm như vậy chỉ khiến mọi thứ trở nên rắc rối hơn và Gordon chắc chắn sẽ không thấy thoải mái với điều đó.
Bạn có thể yên tâm vì đã có những công cụ quản lý dự án hiệu quả như ClickUp hỗ trợ bạn.
Dù bạn cần một bảng Scrum trực tuyến để theo dõi các công việc chưa hoàn thành hay một nền tảng để thông báo cập nhật cho các thành viên trong đội ngũ Scrum, ClickUp chính là công cụ duy nhất bạn cần sử dụng!
Nó không thể giúp bạn chuẩn bị một món ăn đẳng cấp Michelin, nhưng nó chắc chắn sẽ giúp bạn quản lý công việc chưa hoàn thành một cách hiệu quả.
Dưới đây là một số tính năng chính của ClickUp:
1. Danh Sách Sprint
Sprint backlog giúp bạn theo dõi các công việc cần làm.
Bạn sẽ theo dõi chúng như thế nào?
Chắc chắn rồi, bằng cách sử dụng Danh Sách Sprint của ClickUp!
Đây là những danh sách kiểm tra đơn giản, giúp bạn phân chia công việc cần làm thành các nhiệm vụ sprint nhỏ lẻ.
Cứ như khi bạn kiểm tra từng nguyên liệu trong danh sách làm bánh, bạn cũng có thể đánh dấu hoàn thành từng nhiệm vụ một cách nhanh chóng. Bạn thậm chí còn có thể gắn điểm Scrum vào mỗi nhiệm vụ trong danh sách sprint để ước lượng tốt hơn thời gian hoàn thành công việc.
Còn gì nữa không?
Bạn cũng có thể dùng những danh sách này trong cuộc họp lập kế hoạch hoặc trong buổi Scrum hàng ngày để bàn bạc và sắp xếp các sprint.
2. Biểu Đồ Giảm Dần
Bạn còn nhớ chúng ta đã bàn về việc dùng biểu đồ giảm dần để cập nhật danh sách công việc cần làm (backlogs) không?
ClickUp cho phép bạn tạo các Biểu Đồ Giảm Dần hiệu quả, giúp bạn theo dõi những gì còn lại cần hoàn thành trong dự án.
Để dễ theo dõi hơn, biểu đồ còn được phân loại bằng màu sắc:
Đường nét đỏ biểu thị mục tiêu bạn muốn đạt được
Đường màu xanh cho thấy tiến độ thực tế của bạn
Đường nét vàng ước tính tiến độ cuối cùng của dự án nếu bạn tiếp tục với tốc độ hiện tại
Chỉ cần liếc mắt qua, bạn đã có thể biết được tình hình sẽ như thế nào nếu bạn tiếp tục hoàn thành công việc với tốc độ hiện tại.
Hãy hình dung đó giống như chiếc nhiệt kế dùng trong bếp — bạn có thể thường xuyên kiểm tra để biết lúc nào món gà của mình chín.
Tuy nhiên, biểu đồ burndown không phải là công cụ duy nhất mà ClickUp cung cấp. Bạn còn có thể sử dụng:
Biểu đồ Burnup: cho thấy bạn đã hoàn thành bao nhiêu phần của dự án.
Biểu đồ Velocity: làm nổi bật tốc độ hoàn thành các nhiệm vụ của bạn.
Biểu đồ Cumulative Flow: thể hiện quá trình tiến triển của các nhiệm vụ theo thời gian.
3. Xem Dạng Bảng
Bạn muốn quản lý tất cả các nhiệm vụ Scrum của mình trên một bảng duy nhất?
Hãy thử tính năng Xem Dạng Bảng của ClickUp!
Nó cho phép bạn theo dõi tất cả các dự án và công việc sprint của mình thông qua một bảng Scrum đầy tương tác.
Để giúp bạn sử dụng thuận tiện hơn, chúng tôi cung cấp nhiều tính năng như:
Kéo và thả để di chuyển công việc
Phân loại và sắp xếp công việc theo nhiều tiêu chí
Tổ chức công việc với các nhãn và trạng thái do bạn tùy chỉnh
Còn có nhiều giao diện xem công việc khác như xem theo danh sách, hộp, lịch và cá nhân hóa.
4. Báo Cáo Chi Tiết
Phương pháp làm việc Scrum nhấn mạnh vào việc cải tiến qua từng chu kỳ Scrum.
Bạn cần biết đội của mình làm việc ra sao trong mỗi lần Sprint theo phương pháp linh hoạt Agile, đúng không?
ClickUp mang lại cho bạn nhiều loại báo cáo tức thì về đội ngũ để bạn có cái nhìn sâu sắc về các nhiệm vụ và hiệu suất làm việc của đội.
Dù Gordon có thể không cần đến những báo cáo này, nhưng bạn thì chắc chắn sẽ cần!
Bạn sẽ nhận được các loại báo cáo như sau:
Báo cáo Công Việc Đã Hoàn Thành: tổng kết công việc mà từng thành viên trong nhóm đã hoàn tất.
Báo cáo Công Việc Đang Tiến Hành: thể hiện công việc mà mỗi người đang thực hiện trong một khoảng thời gian cụ thể.
Báo cáo Điểm Công Việc: chuyển đổi hiệu suất làm việc thành điểm số để khích lệ tinh thần làm việc của nhóm.
Báo cáo Tình Trạng Công Việc: chỉ ra những thành viên nào trong nhóm Scrum chưa hoàn thành công việc trong chu kỳ sprint hiện tại.
Báo cáo Thời Gian Làm Việc: nổi bật số giờ mà mỗi thành viên đã dành cho từng công việc.
Nhưng ClickUp còn nhiều tính năng hơn thế!
Phần mềm quản lý dự án này cung cấp cho bạn những tính năng như:
Độ Ưu Tiên: giúp bạn xác định công việc nào cần được ưu tiên xử lý trước.
Sự Phụ Thuộc: tạo ra trình tự công việc cho Sprint Agile của bạn.
Trạng Thái Tùy Chỉnh: tạo ra các giai đoạn công việc phù hợp với nhu cầu cụ thể của dự án. Ví dụ, bạn có thể thiết lập một giai đoạn "đang kiểm thử" cho dự án phát triển phần mềm Agile.
Hồ Sơ Cá Nhân: giúp bạn nhanh chóng biết được nhiệm vụ và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm.
Bình Luận Được Gán Nhiệm Vụ: chuyển đổi bình luận thành công việc để không bỏ sót bất kỳ phản hồi nào.
Kết Luận
Việc lập danh sách công việc cho Sprint (Backlog Sprint) là điều cực kỳ quan trọng để xác định nhóm bạn có thể hoàn thành những gì trong mỗi Sprint Agile.
Tuy nhiên, đây không phải là một công thức cứng nhắc mà bạn phải theo sát từng chữ.
Ngược lại, nó linh hoạt và phát triển theo thời gian, mang lại cơ hội cải thiện liên tục cho nhóm Agile.
Dẫu vậy, chỉ có danh sách công việc Sprint thôi chưa đủ, bạn cần phải có những công cụ đúng đắn để quản lý tất cả các nhiệm vụ đó.
Chính vì thế, bạn cần đến ClickUp - nền tảng quản lý dự án mạnh mẽ nhất từ trước tới nay!
Với nhiều loại hình xem dự án trực quan và biểu đồ theo dõi tiến độ, ClickUp có đầy đủ mọi thứ bạn cần để quản lý Backlog một cách hiệu quả.
.jpg){kind=small}