Hướng Dẫn Tối Ưu Quản Lý Dự Án Qua Email
Bạn muốn hiểu rõ hơn về quản lý dự án qua email không?
Quản lý dự án qua email là phương pháp giúp các nhà quản lý và đội ngũ có thể làm việc một cách hiệu quả hơn ngay trong hộp thư điện tử của họ.
Tuy nhiên, việc lọc ra hàng trăm email liên quan đến quản lý dự án có thể khiến bạn cảm thấy căng thẳng. 🤯
Giá mà có một công cụ nào đó có thể giải thoát bạn khỏi tình trạng này...
Nó có phải là chim? Hay là máy bay? Không, đó chính là công cụ quản lý dự án qua email!
Công cụ quản lý dự án qua email biến hộp thư của bạn thành một không gian làm việc nhóm, giúp tiết kiệm thời gian quý giá và nâng cao hiệu suất công việc.
Nhưng làm sao để chọn được công cụ quản lý dự án qua email phù hợp nhất cho bạn?
Đừng lo lắng, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn. 🦸
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu quản lý dự án qua email là gì, công cụ tốt nhất cho quản lý dự án trên Gmail và Outlook, cùng với những lợi ích mà quản lý dự án qua email mang lại.
Hãy bắt đầu nào.
Quản Lý Dự Án Qua Email Là Gì?
Quản lý dự án qua email là việc bạn sử dụng hộp thư điện tử để quản lý các dự án, từ việc tạo và phân công nhiệm vụ, quản lý thời hạn, đến việc trao đổi thông tin cụ thể liên quan đến từng nhiệm vụ.
Nhưng mà các dịch vụ email như Gmail và Outlook không được thiết kế để quản lý dự án, đúng không?
Đúng vậy, chúng không phải để dành cho việc quản lý dự án. Đó là lý do tại sao bạn cần đến công cụ quản lý dự án dựa trên email!
Với phần mềm quản lý dự án qua email, bạn có thể theo dõi các nhiệm vụ, liên lạc với các thành viên trong nhóm và đối tác bên ngoài, thậm chí là tạo danh sách việc cần làm ngay trong email của mình.
Cuối cùng, thư truyền thống có thể giúp bạn đạt được mục tiêu đến mức nào?
Mặc dù Gmail và Outlook không phải là công cụ chính để quản lý dự án, nhưng phần mềm quản lý dự án qua email có thể giúp bạn sử dụng chúng hiệu quả hơn trong công việc này.
Cùng xem cách thức hoạt động...
A. Quản lý dự án với Gmail
Gmail cho phép bạn biến email thành nhiệm vụ, nhưng điều này chỉ có thể thực hiện khi kết hợp với một công cụ quản lý dự án được tích hợp với Google Apps.
Bạn còn có thể làm gì nữa với quản lý dự án Gmail:
Thêm các thành viên vào danh sách email Nhóm để tất cả mọi người đều nhận được thông tin cập nhật qua một địa chỉ email duy nhất
Dùng lịch chung để theo dõi tiến độ dự án và lên lịch họp (xem mẫu cập nhật dự án)
Lưu trữ tài liệu trên ổ đĩa chia sẻ an toàn
Tự động phân loại email quan trọng bằng hộp thư ưu tiên của Google
Sử dụng tính năng chia sẻ màn hình trong Google Meet
Cộng tác trực tiếp và trao đổi thông tin ngay trong Google Docs và Google Sheets
Tạo và chia sẻ khảo sát cũng như biểu mẫu trực tuyến qua Google Forms
Quản lý phiên bản tài liệu để có thể quay lại các bản trước mà không mất dữ liệu
Theo dõi và phối hợp công việc bằng cách sử dụng biểu đồ Gantt trong Google Sheets
Bạn còn có thể kết nối Alexa & Google Assistant để quản lý danh sách công việc bằng giọng nói!
B. Quản lý dự án với Outlook
Với các công cụ quản lý dự án đã tích hợp sẵn, Outlook giúp nhóm của bạn quản lý công việc một cách rõ ràng hơn. Microsoft Outlook cho phép bạn tạo nhiệm vụ với nhắc nhở, hạn chót và danh sách việc cần làm mà không cần thêm phần mềm nào khác.
Tuy nhiên, nếu sử dụng một công cụ quản lý dự án dành riêng cho Outlook, bạn còn có thể:
Thêm các nhiệm vụ dự án vào lịch chung để dễ dàng theo dõi
Tổng hợp email, thông tin liên lạc và cuộc hẹn một cách thuận tiện
Tự động nhóm các email theo dự án mà chúng liên quan
Sử dụng nhật ký để lập kế hoạch dự án
Phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm dự án
Theo dõi thời gian làm việc có thể tính phí và tổng thời gian dành cho dự án
Xuất dữ liệu ra nhiều định dạng tệp khác nhau
Tổ chức các cuộc họp dự án thông qua Microsoft Teams
Nói chung, nếu chỉ dùng Outlook làm công cụ quản lý dự án, nó chỉ đáp ứng được mức cơ bản.
Như là bạn cố gắng nướng bánh bằng lò nướng bánh mì vậy. Bạn có thể thử, nhưng rõ ràng không phải cách tốt nhất, đúng không?
Tốt nhất bạn nên chọn một công cụ quản lý dự án hỗ trợ Outlook để có thêm nhiều tính năng hữu ích hơn.
Gợi ý: Những lựa chọn thay thế cho Email!
Cần Tìm Gì Ở Một Công Cụ Quản Lý Dự Án Qua Email?
Trên thị trường có rất nhiều công cụ quản lý dự án qua email để bạn lựa chọn, nhưng để tìm ra công cụ phù hợp nhất với đội ngũ của mình, bạn cần xem xét các tính năng mà bạn cần và các chỉ số KPIs trong email marketing mà bạn muốn theo dõi.
Một số tính năng quan trọng của một ứng dụng quản lý dự án qua email bao gồm:
Hãy cùng xem qua các tính năng này:
1. Tích Hợp Email
Một công cụ quản lý dự án qua email là không đủ nếu thiếu tích hợp email, đúng không?
Công cụ bạn chọn nên có khả năng kết nối với các dịch vụ email thông dụng như Gmail hay Outlook.
Tích hợp hai chiều còn giúp cho việc cập nhật từ công cụ quản lý dự án của bạn được đồng bộ hóa với tài khoản email cá nhân.
Điều này sẽ giúp đội ngũ của bạn làm việc cùng nhau một cách "đồng điệu" (in sync, hiểu ý nhau, đấy).
2. Lập kế hoạch và xếp lịch trình
Quản lý dự án qua email chủ yếu tập trung vào việc lập kế hoạch. Do đó, công cụ bạn chọn cần phải có khả năng lập kế hoạch và xếp lịch trình.
Công cụ này cần cho phép bạn phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm, đặt thời hạn và sắp xếp các công việc của dự án thông qua email.
Xem thêm các công cụ nâng cao năng suất làm việc với email tại đây!
3. Hợp tác nhóm
Phần mềm quản lý dự án qua email lý tưởng cần cho phép bạn thêm bình luận trực tiếp qua email vào một công việc cụ thể. Mọi thứ bạn nhập hoặc đính kèm trong email sẽ tự động được thêm vào như một bình luận cho công việc đó.
Thêm vào đó, tính năng phòng chat tích hợp giúp nhóm của bạn có không gian riêng để thảo luận chi tiết về từng công việc. Tính năng @đề cập đến ai đó cũng rất quan trọng trong bất kỳ công cụ quản lý dự án qua email nào, vì nó giúp bạn nhanh chóng thông báo cho thành viên cụ thể trong nhóm cần phải hành động.
Đừng lo, bạn sẽ nhận được thông báo qua email cho mọi cập nhật này và nhiều hơn nữa!
Để biết thêm mẹo hữu ích về cách hợp tác nhóm, hãy đọc bài viết này nhé!
4. Tạo công việc
Ứng dụng quản lý dự án qua email cần phải cho phép bạn tạo công việc mới ngay trong email của mình. Bạn cần có thể thêm file đính kèm, đặt hạn cuối và mô tả công việc ngay lập tức.
Vâng, bạn có thể nói lời tạm biệt với những câu như "Tôi không nhận được email của bạn" hay "Tôi đã quên mất email của bạn".
Công Cụ Quản Lý Dự Án Qua Email Tốt Nhất: ClickUp
Hầu hết các đội ngũ thường bắt đầu và kết thúc ngày làm việc của họ với email, nên việc các quản lý dự án cần một giải pháp quản lý dự án dựa trên email hiệu quả là điều dễ hiểu.
Chính vì thế, bạn nên sử dụng ClickUp, phần mềm quản lý dự án qua email tuyệt vời dành cho mọi đội ngũ.
ClickUp là công cụ quản lý dự án nổi tiếng nhất thế giới.
Từ việc tạo ra không giới hạn các dự án đến việc theo dõi hiệu suất làm việc của đội nhóm tại văn phòng hoặc đội ngũ làm việc từ xa, ClickUp trang bị đầy đủ mọi công cụ cần thiết để quản lý dễ dàng dù cho dự án có phức tạp đến đâu.
Đây là lý do tại sao ClickUp lại là phần mềm quản lý dự án qua email tốt nhất
Hãy hình dung ClickUp giống như Robin và các email của bạn chính là Batman.
Robin, hay còn gọi là ClickUp, sẽ giúp email của bạn không lạc vào vùng tối:
(tiếng nói của Batman)
“nơi mà email bị thất lạc và gây ra sự hiểu lầm trong nhóm.”
Và đây là cách thực hiện:
1. Gửi và nhận email ngay trong các công việc
Bạn sẽ tiết kiệm được bao nhiêu thời gian nếu có thể gửi hoặc trả lời email ngay lập tức, ngay tại nơi bạn đang xử lý công việc liên quan, mà không cần phải chuyển qua lại giữa các tab khác nhau?
Với tính năng Email trong ClickUp, bạn có thể thực hiện điều này một cách dễ dàng!
Gửi và nhận tin nhắn email ngay từ trong các công việc của ClickUp
Đính kèm tài liệu, sử dụng Biểu mẫu, áp dụng các câu trả lời mẫu, và nhiều tính năng khác
Sắp xếp các cuộc trò chuyện qua email dưới dạng Bình luận hoặc Bình luận theo chuỗi
Cài đặt các quy trình Tự động hóa email cho các chiến dịch thả giọt thông tin (drip campaigns) và bản tin, dựa trên các hoạt động diễn ra trong ClickUp
Ví dụ như bạn có thể phân công email cho các thành viên trong nhóm, cùng nhau làm việc trên việc gửi và trả lời email, và thiết lập các quy trình tự động hóa dựa trên các Trường Tùy chỉnh, sự kiện của khách hàng, hoặc theo dõi lỗi. Có rất nhiều khả năng có thể thực hiện!
Khi tích hợp email của bạn với ClickUp, bạn sẽ:
Tiết kiệm thời gian (không cần chuyển qua lại giữa các tab)
Giữ cho thông tin liên lạc được ngăn nắp
Dễ dàng theo dõi được toàn bộ cuộc trò chuyện qua email
Hiện tại, ClickUp hỗ trợ Outlook, IMAP, Office 365, và Gmail. Mọi email bạn gửi từ ClickUp đều trông như thể chúng được gửi trực tiếp từ địa chỉ email của bạn — không có địa chỉ chuyển tiếp kỳ lạ nào cả!
2. Chuyển email thành công việc
Tính năng quản lý dự án qua email của ClickUp cho phép bạn tạo công việc mới bằng cách gửi hoặc chuyển tiếp email vào Danh sách trong ClickUp.
Công việc sẽ được tạo ra với các thông tin chi tiết như sau:
Tên công việc sẽ được đặt theo tiêu đề email của bạn
Nội dung email sẽ trở thành mô tả công việc
Gán công việc cho người khác bằng cách sử dụng các thẻ như <gán cho tôi>, <gánví dụ@email.com>, <thẻ tên_thẻ> trong tiêu đề email. Bạn có thể thêm nhiều người được gán hoặc thẻ tuỳ ý!
Các file đính kèm trong email (kể cả hình ảnh) sẽ tự động được thêm vào như là file đính kèm của công việc
Sử dụng thẻ <hạn chót công việc> trong tiêu đề để đặt hạn chót cho công việc
3. Bình luận và đính kèm tệp tin
Bạn muốn bổ sung thêm thông tin hoặc tệp tin vào một nhiệm vụ đã có sẵn?
Chỉ cần gửi hoặc chuyển tiếp email đến nhiệm vụ đó và bình luận của bạn sẽ hiển thị ngay trong nhiệm vụ, kèm theo tệp tin đính kèm nếu có.
Nếu bạn lo lắng về việc gửi hình ảnh và thiết kế, ClickUp sẽ lưu lại toàn bộ nội dung email dạng HTML, nên mọi thứ bạn gửi sẽ được giữ nguyên vẹn.
Các nhà thiết kế đồ họa yên tâm, chúng tôi đã chuẩn bị sẵn sàng để hỗ trợ bạn!
4. Trả lời thông báo
Với phần mềm quản lý dự án qua email của ClickUp, bạn có thể trả lời trực tiếp các thông báo liên quan đến nhiệm vụ trên ClickUp.
Bạn chỉ cần phản hồi lại email thông báo từ địa chỉ email đã liên kết với tài khoản ClickUp của mình, và câu trả lời của bạn sẽ tự động được thêm vào dưới dạng bình luận, cùng với bất kỳ tệp tin đính kèm nào đi kèm.
Tiện ích như vậy, thật là tuyệt vời phải không nào? 😉
5. Tự động hóa việc chuyển tiếp email
Nếu bạn là người nổi tiếng, thường xuyên nhận được rất nhiều email, bạn có thể quản lý nhiều dự án cùng một lúc bằng cách thiết lập một quy tắc tự động chuyển tiếp email thông qua tính năng tự động hóa.
Tính năng này sẽ tự động tạo ra các nhiệm vụ cho bạn mỗi khi có email mới đến hộp thư của bạn.
Cuối cùng, Batman cũng cần có thời gian cho những việc quan trọng khác thay vì chỉ giải quyết vô số email, đúng không?
6. Tích hợp Gmail và Outlook
Hãy nhớ, nếu không có tích hợp với Gmail và Outlook, một ứng dụng quản lý dự án qua email sẽ không thể phát huy hiệu quả.
Cũng giống như Batman và Robin không thể đánh bại tội phạm nếu thiếu đi các thiết bị hỗ trợ và bộ đồ đặc trưng của họ.
Chính vì thế, ClickUp cung cấp tính năng tích hợp mạnh mẽ với Gmail và Outlook, làm cho việc quản lý dự án qua email trở nên thuận tiện hơn bao giờ hết.
Bạn có thể làm được những việc sau:
Tạo nhiệm vụ ngay trong Gmail hoặc Outlook của bạn
Biến email thành nhiệm vụ chỉ trong chốc lát
Gắn kết email vào nhiệm vụ
Tải các file đính kèm trong email lên nhiệm vụ một cách tự động
7. Thêm nhiệm vụ mọi lúc
ClickUp giúp bạn dễ dàng lưu các nhiệm vụ và thông tin liên hệ vào sổ địa chỉ. Bạn có thể nhanh chóng thêm nhiệm vụ và ghi chú từ email vào danh sách nhiệm vụ của mình chỉ bằng một cú click chuột trong lúc tận hưởng ly cà phê. 🍵
8. Tiện ích mở rộng Chrome mạnh mẽ
Bạn muốn quản lý hộp thư đến của mình?
Hãy sử dụng tiện ích mở rộng Chrome của ClickUp tại đây!
Tiện ích này cho phép bạn tạo nhiệm vụ trực tiếp từ email và còn có thể đính kèm cả email vào nhiệm vụ.
Bạn có thể xem, quay lại hoặc tải xuống email một cách thuận tiện!
Để quản lý dự án và nhiệm vụ một cách hiệu quả, tiện ích mở rộng ClickUp cho Chrome cũng giúp bạn:
Theo dõi thời gian làm các nhiệm vụ
Chụp ảnh màn hình, chỉnh sửa và đính kèm vào công việc
Lưu trang web và thêm vào nhiệm vụ hoặc tài liệu trong ClickUp
Nhưng không chỉ có vậy, ClickUp còn có nhiều tính năng khác chờ bạn khám phá!
Bên cạnh gói miễn phí tuyệt vời, phần mềm quản lý dự án qua email này còn cung cấp nhiều tính năng như:
Hơn 50 Tự Động Hóa Nhiệm Vụ: tự động hóa các nhiệm vụ lặp lại và tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn
Dashboard: thiết kế bảng điều khiển dự án cá nhân hóa với các biểu đồ như Tốc độ, Biểu đồ Burnup, Biểu đồ Burndown, và Biểu đồ Luồng Tích lũy để chia sẻ với cả nhóm
Sơ Đồ Tư Duy: hình dung và lập kế hoạch cho dự án và ý tưởng một cách dễ dàng
Trường Tùy Chỉnh: tạo ra các trường dữ liệu riêng biệt cho từng mục đích như sản xuất nội dung, tuyển dụng, bán hàng, v.v.
Mẫu Sẵn Có: sử dụng các mẫu có sẵn để nhanh chóng bắt đầu với dự án cụ thể
Nhiều Giao Diện Xem: lựa chọn cách bạn muốn xem dự án thông qua các giao diện như Dòng Thời Gian, Khối Lượng Công Việc, Bảng Kanban, và nhiều hơn nữa
Trạng Thái Nhiệm Vụ Tùy Chỉnh: tạo ra các trạng thái dự án theo yêu cầu của bạn
Ưu Tiên Nhiệm Vụ: đặt mức độ ưu tiên cho nhiệm vụ dựa trên tính cấp bách
Phụ Thuộc Nhiệm Vụ: giúp nhóm của bạn hoàn thành công việc theo đúng trình tự
Quyền Truy Cập Tùy Chỉnh: chia sẻ không gian làm việc ClickUp với người liên quan mà không lo về vấn đề bảo mật
Cảm giác như được vào cửa hàng kẹo, có quá nhiều tính năng hấp dẫn để thử nghiệm!
Lợi Ích Của Quản Lý Dự Án Qua Email Là Gì?
Ngoài việc giúp các nhóm liên lạc và làm việc trong một không gian tập trung, quản lý dự án qua email còn mang lại những lợi ích khác như:
1. Trung tâm thông tin tập trung
Công cụ quản lý dự án qua email cung cấp cho các nhóm một không gian nơi họ có thể dễ dàng truy cập và lưu trữ thông tin dự án. Mọi thông tin về thành viên nhóm, nhiệm vụ dự án, và tiến độ... đều được lưu trữ trong một nơi duy nhất.
Bạn hiểu ý nghĩa của điều này chứ?
Bạn không cần phải chuyển qua lại giữa hàng tá tab chỉ để tìm kiếm thông tin bạn cần! 😍
2. Dễ học hỏi
Công cụ quản lý dự án dựa trên email dễ sử dụng vì chúng chỉ là một lớp bổ sung cho hộp thư đến ban đầu của bạn.
Thành viên nhóm có thể thích nghi nhanh chóng và không mất nhiều thời gian để hòa nhập công cụ vào quy trình làm việc hàng ngày của bạn.
Muốn biết cách quản lý quy trình làm việc hiệu quả hơn không? Đọc hướng dẫn chi tiết của chúng tôi tại đây.
3. Giao tiếp mượt mà
Với phần mềm quản lý dự án qua email, mọi thành viên nhóm và quản lý dự án đều có phương thức giao tiếp mượt mà với nhau.
Thêm vào đó, hầu hết các công cụ quản lý dự án đều có phòng chat, tạo không gian cá nhân hơn cho giao tiếp hiệu quả.
Thành viên nhóm sẽ tham gia và phản hồi nhiệt tình hơn trong môi trường này và ai lại không thích sử dụng biểu tượng cảm xúc để làm cho cuộc trò chuyện thêm sinh động? 😁
4. Phân công nhiệm vụ hiệu quả
Mỗi người một việc, mọi người đều có nhiệm vụ!
Khi tạo và phân công nhiệm vụ qua email, mọi người trong nhóm sẽ ít bị rối hơn vì công việc của từng người đã được sắp xếp rõ ràng.
Không cần thiết phải gửi email cho một thành viên trong nhóm và đồng thời CC cho nửa công ty chỉ để cập nhật thông tin về một nhiệm vụ nào đó.
Chỉ việc mở ứng dụng quản lý dự án là bạn có thể theo dõi tiến độ công việc!
5. Tiết kiệm thời gian
Với phần mềm quản lý dự án qua email, bạn không cần phải loay hoay tìm cách "xóa sổ" những chuỗi email dài nữa!
Làm sao được?
Các công cụ quản lý dự án giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách loại bỏ đi những chuỗi email dài, việc theo dõi giấy tờ, và sắp xếp tài liệu.
Tất cả tài liệu liên quan đến công ty và dự án đều được lưu trữ ở một nơi duy nhất, do đó nhóm dự án của bạn sẽ không cần phải mất hàng giờ để làm các công việc hành chính nữa; thật là tuyệt! 🥳
Kết luận
Dù bạn có thể tiếp tục sử dụng hòm thư điện tử truyền thống, nhưng nó không cung cấp cho bạn một trung tâm dữ liệu tập trung hay khả năng theo dõi nhiệm vụ, tiến độ và hạn cuối.
Tuy nhiên, nếu bạn chọn được công cụ quản lý dự án qua email phù hợp, bạn sẽ có thể làm được những điều này và nhiều hơn thế nữa.
Nếu bạn đang tìm kiếm công cụ quản lý dự án qua email tối ưu để nâng cao hiệu quả quản lý nhiệm vụ của mình, thì ClickUp chính là lựa chọn không thể bỏ qua.
Với đầy đủ tính năng từ tích hợp email đến tự động tạo nhiệm vụ, ClickUp giúp các nhóm dễ dàng quản lý các dự án phức tạp.
Hãy dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay để tận dụng lợi ích của quản lý dự án qua email!
.jpg){kind=small}