Hướng Dẫn Lập Kế Hoạch Sprint Cho Quản Lý Dự Án Agile

Với xu hướng chuyển đổi sang phương pháp agile ngày càng tăng sự biến đổi theo hướng agile đang tăng lên, việc lập kế hoạch sprint trở nên phổ biến và mang lại hiệu quả cao. Các công ty nhờ đó mà trở nên linh hoạt hơn, giải quyết được những vấn đề lớn và có khoảng thời gian nghỉ giữa các đợt phát triển để kiểm tra tiến độ và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.

Nếu bạn mới làm quen với lập kế hoạch sprint, đây là tất cả những thông tin bạn cần biết. Còn nếu bạn đã quen thuộc và chỉ cần một công cụ phần mềm quản lý dự án để bắt đầu? ClickUp cung cấp miễn phí cho bạn với các tính năng Sprint và agile.

Sprint Planning Là Gì?

Lập kế hoạch sprint là quá trình xác định điều gì bạn muốn đạt được trong một sprint (các mục tiêu) và làm thế nào để đạt được (kế hoạch) trong sprint sắp tới—dựa vào mục tiêu kinh doanh, danh sách công việc cần làm của sản phẩm, cùng với khả năng và tốc độ làm việc của nhóm. Cuộc họp lập kế hoạch sprint cần thiết lập kỳ vọng, định hướng cho nhóm, và đảm bảo mọi người đều hiểu rõ mục tiêu trước khi bắt đầu mỗi sprint.

ĐỢI MỘT CHÚT… SPRINT LÀ GÌ?

Nếu bạn hoàn toàn mới mẻ với agile, đây là một giới thiệu ngắn gọn: sprint là một khoảng thời gian ngắn (thường là hai tuần, nhưng cũng có sprint một tuần hoặc bốn tuần) mà trong đó nhóm của bạn dự kiến sẽ hoàn thành và giao một phần công việc.

Ý nghĩa của việc sprinting là thay vì lên kế hoạch cho cả năm làm việc của nhóm phát triển mà không có chỗ cho sự sáng tạo, đổi mới, thay đổi thị trường, hay các tình huống bất ngờ, bạn lại lập kế hoạch cho việc hoàn thành các công việc ưu tiên trong một khoảng thời gian ngắn. Điều này mở ra cơ hội cho sự phát triển và thay đổi ưu tiên. Nó cũng có nghĩa là nhóm liên tục hoàn thành và giao các tính năng hoặc sản phẩm quan trọng, và khi ưu tiên thay đổi, công việc của nhóm cũng có thể thay đổi theo.

Những Lợi Ích Của Việc Lập Kế Hoạch Sprint

Vậy, tại sao nhiều công ty lại áp dụng phương pháp sprint? Thực hành này mang lại lợi ích gì cho nhóm làm việc, khách hàng và lợi nhuận của công ty? Các lợi ích sau đây rất đáng chú ý:

Quy Trình Làm Việc Linh Hoạt Hơn

Tinh thần cốt lõi của việc sprinting là: các giai đoạn làm việc ngắn và rõ ràng giúp việc giao hàng diễn ra nhanh chóng và linh hoạt hơn. Chúng giúp nhóm chia nhỏ dự án lớn thành các mốc dễ quản lý và cung cấp cho ban lãnh đạo những điểm kiểm tra cố định để có thể thay đổi hướng, ưu tiên lại hoặc thậm chí hủy bỏ dự án dựa trên những thông tin mới như sự thay đổi mục tiêu kinh doanh hoặc biến động lớn trên thị trường.

Biểu đồ Gantt trong ClickUp: Cách thể hiện mối liên kết giữa các nhiệm vụ và các nhiệm vụ quan trọng (Milestone)

Cải thiện khả năng hợp tác

Kế hoạch càng rõ ràng và linh động, việc phối hợp giữa các nhóm càng trở nên dễ dàng và hiệu quả để hoàn thành công việc. Những khoảng nghỉ tự nhiên khi kết thúc một sprint và bắt đầu sprint mới cũng là cơ hội để các nhóm tự kiểm tra tiến độ.

MẸO TĂNG NĂNG SUẤT

Psst…25% khách hàng của ClickUp cho biết họ chuyển sang sử dụng nền tảng này vì muốn cải thiện công cụ hợp tác - và 91% khẳng định khả năng hợp tác đã được cải thiện sau khi chuyển sang.

Bỏ qua việc đoán mò

Việc lập kế hoạch sprint cung cấp hướng dẫn rõ ràng về mục tiêu, cột mốc, trách nhiệm của từng nhóm và kết quả mong đợi, giúp loại bỏ việc đoán mò trong quy trình làm việc. Điều này giúp giảm thời gian dành cho việc đặt câu hỏi về bức tranh lớn trong quá trình dự án (giảm trễ nãi) và giảm thiểu việc hiểu sai ý đồ của ban lãnh đạo (giảm công việc làm lại).

Nhân viên hạnh phúc hơn

Không ai muốn dành thời gian làm việc trong tình trạng không chắc chắn về những gì cần hoàn thành, thời hạn nào, hoặc tiêu chí đánh giá thành công của họ. Điều này gây ra căng thẳng và làm mất đi năng lượng sáng tạo cần thiết cho việc giải quyết các vấn đề công việc.

Với danh sách rõ ràng, dễ quản lý về các mục tiêu cần giao và một khung thời gian hợp lý (theo tuần chứ không phải tháng), các nhóm không cần phải mất thời gian suy nghĩ về những ưu tiên hay kết quả mong đợi, hoặc công việc họ nên làm. Điều này giúp giảm bớt căng thẳng và áp lực tinh thần, từ đó cũng góp phần vào việc tăng năng suất làm việc.

Những chiến lược có thể học hỏi

Chúng ta càng ghi chép kỹ lưỡng kế hoạch của mình, chúng ta càng có thể rút ra bài học từ chúng. Điều gì đã diễn ra tốt đẹp? Điều gì không hiệu quả? Chúng ta đã gặp phải những vấn đề gì mà có thể tránh được trong tương lai?

Với tính năng liên kết trong ClickUp, bạn có thể dễ dàng kết nối các nhiệm vụ và Tài liệu trong không gian làm việc của mình.

Các sprint ngắn giúp chúng ta thường xuyên đặt ra câu hỏi (và từ đó học hỏi nhiều hơn). Kế hoạch được xác định rõ ràng và các sprint được ghi chép cẩn thận giúp chúng ta có câu trả lời rõ ràng hơn khi đặt ra những câu hỏi. Và việc cải tiến theo chiến lược giúp chúng ta không ngừng nâng cao hiệu suất (và tránh lặp lại những thói quen cũ).

Khi Nào Cần Lập Kế Hoạch Sprint?

Bạn nên lập kế hoạch cho sprint trước khi bắt đầu sprint và sau khi đã hoàn thành việc xem xét lại danh sách công việc còn tồn đọng (backlog), đánh giá sprint, và tổng kết sprint của sprint trước (ở đây bạn sẽ biết được những phương pháp nào nên áp dụng lại hoặc loại bỏ từ sprint trước).

Thời lượng của một buổi họp lập kế hoạch sprint là bao lâu?

Thông thường, một buổi họp lập kế hoạch sprint sẽ kéo dài khoảng một giờ cho mỗi tuần của sprint. (Ví dụ: nếu bạn tổ chức sprint kéo dài hai tuần, buổi họp của bạn nên kéo dài khoảng hai giờ. Nếu bạn tổ chức sprint ba tuần, hãy chuẩn bị cho một buổi họp kéo dài ba giờ.)

Tuy nhiên, có cách để rút ngắn thời gian lập kế hoạch sprint. Các công ty cần phải liên tục cập nhật và sàng lọc danh sách công việc cần làm (backlog) và yêu cầu ban lãnh đạo chuẩn bị một kế hoạch chi tiết trước khi vào cuộc họp.

Nhờ vậy, ban lãnh đạo có thể ưu tiên công việc, giúp cuộc họp chỉ tập trung vào việc đánh dấu tính năng cho những công việc không thể hoàn thành hoặc chưa hoàn thành trong sprint hiện tại, giảm thời gian họp xuống còn 30 phút. Sau đó, nhóm có thể xem xét và thống nhất về các ưu tiên từ danh sách công việc đã được sàng lọc.

Mọi cuộc họp đều nên ngắn gọn càng tốt. Nghiên cứu chỉ ra rằng khả năng tập trung trung bình của con người chỉ từ 10 đến 18 phút (lý do các bài nói chuyện TED chỉ dưới 18 phút). Mặc dù khó có thể giảm thời gian lập kế hoạch xuống mức thấp như vậy, nhưng bạn nên tìm cách loại bỏ những phần không cần thiết.

CÁCH LÀM CHO CUỘC HỌP NGẮN GỌN HƠN

Đặt hẹn giờ, ghi chép bằng tay thay vì máy tính xách tay, để điện thoại di động ngoài cửa và dành thời gian im lặng trong cuộc họp (vâng, thực sự!) là một số biện pháp mà các nhóm làm việc hiệu quả áp dụng để tránh kéo dài cuộc họp, theo FastCompany.

Nếu bạn muốn áp dụng những biện pháp không thông thường như cấm điện thoại di động hay không sử dụng ghế ngồi, hãy chắc chắn rằng bạn đã có kế hoạch phù hợp cho nhân viên khuyết tật. Một số người cần phải ngồi và người khác có thể cần điện thoại của họ cho các thông báo y tế.

Ai tham gia vào buổi họp lập kế hoạch sprint?

Mặc dù toàn bộ nhóm phát triển cần tham gia vào buổi họp lập kế hoạch, nhưng những người chủ chốt bao gồm Scrum master, chủ sản phẩm và quản lý kỹ thuật.

Scrum master là người dẫn dắt nhóm Scrum và đảm bảo họ có đủ nguồn lực cần thiết để bắt đầu sprint mới (giúp họ thành công). Chủ sản phẩm giữ vai trò quản lý tầm nhìn sản phẩm và danh sách công việc cần làm.

Họ cần phải liên lạc chặt chẽ với khách hàng và chịu trách nhiệm phát triển cũng như cập nhật danh sách công việc cần làm. Quản lý kỹ thuật cần tham gia vào việc định hình hoặc điều chỉnh trước buổi họp.

Cũng cần lưu ý rằng sprint không chỉ dành riêng cho nhóm phát triển. McKinsey khuyến nghị thực hiện biến đổi linh hoạt qua các sprint. Và Harvard Business Review cho rằng sprint giúp giải quyết các vấn đề lớn. Sự hữu ích của việc suy nghĩ và lập kế hoạch trong những khoảng thời gian ngắn - không chỉ áp dụng cho một loại nhóm - đã được chứng minh bởi các nhà lãnh đạo ngành và các tổ chức nghiên cứu kinh doanh hàng đầu.

Buổi họp lập kế hoạch sprint bao gồm những gì?

Mục tiêu ClickUp: Sau khi chủ sản phẩm đặt ra mục tiêu, buổi họp lập kế hoạch sprint là lúc để đảm bảo rằng nhóm được thông tin đầy đủ. Khi hiểu rõ mục tiêu hơn, mỗi sprint sẽ càng được thực hiện thành công hơn.

Tạo ra các mục tiêu cá nhân trong ClickUp và đặt ra các chỉ tiêu để theo dõi sự tiến triển của bạn

Chọn lọc Backlog: Trước khi cuộc họp lập kế hoạch sprint diễn ra, người quản lý sản phẩm nên ưu tiên xếp loại các công việc chưa hoàn thành. Trong cuộc họp, họ sẽ thông báo những ưu tiên này cho các nhóm.

KHÓ KHĂN TRONG VIỆC QUẢN LÝ BACKLOG?

Hãy thử danh sách trong ClickUp! Bạn không chỉ có thể tổ chức các công việc chưa hoàn thành vào một nơi và sắp xếp các nhiệm vụ liên quan, mà còn có thể phân loại từng công việc vào thư mục dự án cụ thể, gắn thông tin cần thiết cho từng công việc (người phụ trách, tài liệu đính kèm, v.v.), sắp xếp công việc theo trạng thái và dễ dàng kéo thả để thay đổi trạng thái của chúng. Việc cập nhật nhanh chóng và theo thời gian thực làm cho danh sách này rất hữu ích trong cuộc họp lập kế hoạch của bạn.

Tốc độ làm việc (Velocity): Nhóm của bạn làm việc nhanh như thế nào? Càng hiểu rõ điều này (đối với từng nhóm), bạn càng lập kế hoạch tốt hơn. Dùng kinh nghiệm từ các sprint trước để tính toán tốc độ làm việc cho các sprint tương lai và trong cuộc họp, hãy kiểm tra lại. Các nhóm có suy nghĩ rằng dự án này cần thời gian dài hơn hay ngắn hơn không? Hãy lấy ý kiến của họ trong cuộc họp để tránh lên lịch quá sít hay quá lỏng lẻo.

Khả năng làm việc (Capacity): Nói về việc lập kế hoạch quá chặt chẽ hoặc quá lỏng lẻo, khả năng làm việc là chỉ số khác bạn cần lên kế hoạch. Để xác định điều này, bạn cần biết nhóm (hoặc từng thành viên) hiện đang có bao nhiêu công việc, công việc nào có thể hoãn và không thể hoãn, và mức độ ưu tiên của bạn phù hợp như thế nào với ưu tiên hiện tại của họ. (Psst… Chế độ xem Khối lượng công việc trong ClickUp có thể giúp bạn trong việc này.)

Sử dụng tính năng Xem Khối lượng công việc của ClickUp để kiểm tra xem thành viên nào đang tiến triển tốt hoặc cần hỗ trợ, và có thể dễ dàng kéo và thả các công việc để phân chia lại công việc cho hợp lý

Khi tính toán khả năng làm việc, nhiều đội ngũ sử dụng hệ thống như điểm sprint, cho phép bạn giao một số điểm mà đội có thể hoàn thành trong một khoảng thời gian cố định, sau đó gán giá trị điểm cho từng công việc để xem nó chiếm bao nhiêu trong tổng khả năng làm việc.

Cần lưu ý rằng lập kế hoạch khả năng làm việc không chỉ là việc xác định hạn chót. Đó là việc đồng bộ hóa các nhóm về phạm vi công việc và nỗ lực cần thiết để hoàn thành công việc đó. Hệ thống điểm giúp nhận diện những sự chênh lệch lớn trong hiểu biết.

Nếu một kỹ sư ước lượng công việc cần 2 điểm nỗ lực, trong khi người khác nói cần 7 điểm, bạn biết là có sự hiểu lầm nào đó. Điều này giúp bạn phát hiện ra các yếu tố phụ thuộc và làm rõ các giả định trước khi bắt đầu sprint.

Phụ thuộc: Các yếu tố phụ thuộc giữa các nhóm cần được xem xét trong quá trình lên kế hoạch trước sprint và nên được thảo luận trong cuộc họp để đảm bảo bạn đã liệt kê hết (điều bạn không muốn là phát hiện ra một yếu tố phụ thuộc lớn vào phút chót làm đảo lộn kế hoạch).

Cách thêm điều kiện phụ thuộc vào mối quan hệ trong ClickUp

Công việc: Chúng ta sẽ thực hiện như thế nào để đạt được mục tiêu đã đề ra? Cần phải hoàn thành những công việc, cột mốc và trình tự nào? Ai sẽ đảm nhận công việc nào và họ sẽ hoàn thành nó ra sao? Người quản lý dự án của bạn cần có một lịch trình quản lý dự án đã sẵn sàng trả lời những câu hỏi này. Hãy tận dụng thời gian cuộc họp để chỉnh sửa lại nếu cần thiết, khi có thông tin mới từ nhóm, ước tính thời gian, v.v.

Chỉ số đánh giá: Cuối cùng, hãy chắc chắn rằng cuộc họp của bạn cần giải quyết một vấn đề quan trọng: làm cách nào để biết bạn đã thành công? Bạn sẽ dùng những chỉ số nào để đánh giá hiệu quả của sprint? Mục tiêu cụ thể mà các nhóm và cá nhân cần hướng tới là gì?

Tính năng Xem Khối Lượng Công Việc trên ClickUp giúp bạn nắm bắt thông tin chi tiết về dự án, từ đó có thể chủ động hơn trong công việc

Những Kinh Nghiệm Hay Khi Lập Kế Hoạch Sprint

Bạn đã biết cuộc họp lập kế hoạch sprint là gì, khi nào cần tổ chức, ai sẽ điều hành và nội dung của nó. Giờ đây, hãy cải thiện cuộc họp này với một số lời khuyên từ các chuyên gia:

1. Hãy giữ cuộc họp ngắn gọn, xúc tích

Không ai thích những cuộc họp dài dòng, kể cả những cuộc họp quan trọng. Điều này có nghĩa là nếu bạn muốn cuộc họp của mình hiệu quả tối đa và ít gặp phản đối, các quản lý dự án và lãnh đạo cần chuẩn bị kỹ lưỡng trước để cuộc họp diễn ra thật ngắn gọn và đơn giản.

2. Chuẩn bị một chương trình nghị sự rõ ràng

Nói về việc giữ mọi thứ ngắn gọn và rõ ràng, một chương trình nghị sự sáng suốt sẽ giúp cuộc họp diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn. Biết trước bạn cần thảo luận những vấn đề gì, theo thứ tự nào và ưu tiên ra sao. Và hãy bắt đầu với những vấn đề cần sự tập trung nhiều nhất.

3. Bắt đầu bằng "tại sao"

Như Simon Sinek (người nổi tiếng với bài TED Talk) đã nói: "Mọi người không mua sản phẩm bạn làm; họ mua sản phẩm vì lý do bạn làm nó." Ông ta chủ yếu nói về khách hàng, nhưng điều này cũng đúng với các đội nhóm nội bộ. Nếu bạn muốn họ cam kết vào dự án và cống hiến hết mình, họ cần biết tại sao dự án lại quan trọng. Họ đang hướng đến mục tiêu gì và những mục tiêu đó làm thế nào để cải thiện cuộc sống của khách hàng hoặc nhân viên?

4. Giảm bớt gánh nặng cho đội nhóm

Các quản lý dự án và trưởng nhóm nên tạo điều kiện thuận lợi nhất để đội nhóm dễ dàng đồng ý với kế hoạch. Đừng biến cuộc họp thành phiên não storm hoặc làm đội nhóm quá tải trong việc tự mình xác định lộ trình. Hãy đưa ra những đề xuất cụ thể và để đội nhóm đóng góp ý kiến hữu ích thay vì. Đây là cách sử dụng thời gian hiệu quả nhất và không làm mất đi sự tập trung hay năng lượng sáng tạo của đội nhóm.

5. Định nghĩa thành công

Một phiên lập kế hoạch thành công sẽ như thế nào? Bạn muốn đội nhóm rời khỏi cuộc họp với những hiểu biết gì? Những câu hỏi nào cần được làm rõ? Đội nhóm có phát hành sản phẩm vào cuối sprint này không và điều đó ảnh hưởng như thế nào đến kế hoạch của bạn? Bạn nên bước vào cuộc họp với sự hiểu biết không chỉ về một sprint thành công sẽ như thế nào, mà còn về một cuộc họp lập kế hoạch thành công sẽ kết thúc ra sao.

6. Đặt mục tiêu thực tế

Với tình trạng kiệt sức và thay đổi công việc ngày càng cao, việc đặt mục tiêu thực tế cho những gì đội nhóm và cá nhân có thể đạt được là vô cùng quan trọng. Dựa vào hiệu suất công việc trước đây để lập kế hoạch, nhưng cũng lắng nghe khi đội nhóm nói rằng họ cần thêm thời gian hoặc đang gặp khó khăn để đạt được mục tiêu của bạn.

Đối với nhiều đội nhóm, việc đặt một mục tiêu có thể đạt được và một mục tiêu mở rộng với những động lực bổ sung có thể giúp đảm bảo rằng họ không làm việc quá sức nhưng vẫn phấn đấu vì những điều lớn lao.

7. Thực hiện đánh giá sau mỗi sprint

Mỗi sprint nên cung cấp thông tin cho các sprint tiếp theo. Đội nhóm đã làm tốt những gì và có thể tái tạo lại được không? Cần cải thiện những gì? Bạn học được gì từ các sprint trước? Làm thế nào bạn có thể áp dụng những bài học đó vào tương lai? Việc đánh giá định kỳ có thể giúp bạn tìm ra câu trả lời và tích hợp chúng vào phiên lập kế hoạch tiếp theo.

Hãy thử sử dụng những công cụ đánh giá này!

LỜI KHUYÊN

Muốn biết thêm lời khuyên? Xem qua bộ sưu tập các mẹo quản lý dự án linh hoạt từ hơn 20 chuyên gia tại đây.

Công Cụ Lập Kế Hoạch Sprint

Lập kế hoạch sprint là công việc chiến lược quan trọng - và việc sở hữu những công cụ phù hợp là điều cần thiết. (Chúng tôi biết mình có phần thiên vị, nhưng với 96% khách hàng của chúng tôi cho biết họ làm việc hiệu quả hơn sau khi sử dụng công cụ của chúng tôi, chúng tôi tin rằng đó là sự thống nhất chung).

Dưới đây là ba mẫu ClickUp agile có thể hữu ích cho cuộc họp lập kế hoạch sprint của bạn:

1. Mẫu Quản Lý Dự Án Agile của ClickUp

Sử dụng mẫu linh hoạt này để theo sát các bước kiểm tra và áp dụng cho những dự án trọng điểm của bạn

Mẫu Quản lý Dự án Agile ClickUp giúp bạn dễ dàng quan sát được tiến độ công việc, theo dõi các kỳ sprint, và thiết lập các trạng thái công việc phù hợp với đặc thù riêng của nhóm bạn.

2. Mẫu Quản lý Scrum Agile ClickUp

Tạo ngay một danh sách công việc chi tiết với mẫu Agile Scrum dễ sử dụng này

Từ danh sách công việc, các đợt làm việc (sprint) cho đến việc tổng kết sau mỗi đợt, mẫu Quản lý Agile Scrum của ClickUp sẽ giúp bạn sắp xếp tất cả những phần quan trọng cho việc lập kế hoạch sprint một cách gọn gàng và dễ dàng chỉnh sửa.

3. ClickUp Sprint Retrospective Brainstorm Template

Hãy áp dụng mẫu bảng trắng này để lập kế hoạch chi tiết và minh bạch hơn cho buổi họp tổng kết sau mỗi sprint của bạn

Bạn đang chuẩn bị tổ chức buổi tổng kết sau một sprint và trước khi khởi động sprint mới? Mẫu ClickUp Sprint Retrospective Brainstorm Template cung cấp đầy đủ những gì bạn cần.

Quà tặng thêm: Mẫu Tổng Kết Sprint

Bạn Đã Sẵn Sàng Bắt Đầu Chưa?

Công cụ Sprint miễn phí của ClickUp và công cụ agile được thiết kế để hỗ trợ người quản lý sản phẩm và người dẫn dắt Scrum trong việc lên kế hoạch từ trước, tổ chức các cuộc họp lập kế hoạch sprint, và theo sát sự biến đổi không ngừng của từng dự án. Với ClickUp, nhóm của bạn có thể thực hiện mọi việc một cách hiệu quả.

Thử nghiệm miễn phí để hiểu vì sao nhiều đội ngũ phát triển đang chuyển sang sử dụng ClickUp để quản lý việc lập kế hoạch và tổng kết sprint.