ClickUp Giúp Doanh Nghiệp Tăng Cường Hiệu Quả Quản Lý và Tiếp Thị
Một hệ thống tiếp thị hoạt động trơn tru là ước mơ của mọi doanh nghiệp!
Nếu không có nó, sẽ không thể phát triển doanh nghiệp lên tầm cao mới vì mọi sự tăng trưởng kinh doanh bắt đầu từ tiếp thị. Đó chính là dòng máu sống còn của mọi doanh nghiệp. 😮
Là nhà cung cấp dịch vụ coaching và đào tạo hàng đầu Australia cho các doanh nhân và chủ doanh nghiệp tại The Entourage, chúng tôi hiểu rõ những thách thức phổ biến mà các doanh nghiệp gặp phải khi xây dựng một hệ thống tiếp thị hiệu quả, bao gồm cả những khó khăn mà chúng tôi đã trải qua trong quá trình phát triển.
Nếu bạn là một phần của doanh nghiệp đang phát triển, có thể bạn sẽ nhận ra một số thách thức tiếp thị sau:
Khó khăn trong việc tạo ra nội dung đều đặn cho các kênh truyền thông xã hội
Thiếu thời gian và nguồn lực để quản lý mọi thứ
Gặp khó khăn trong việc đặt và tuân thủ hạn chót cho toàn bộ đội ngũ
Không thể theo dõi và quản lý mục tiêu một cách hiệu quả
Tất cả những điều trên chỉ là một số trong vô số thách thức mà các doanh nghiệp thường gặp phải khi quản lý chức năng tiếp thị của mình. Tuy nhiên, khi chúng tôi bắt đầu sử dụng ClickUp, chúng tôi đã có thể tổ chức tất cả những điều này và hơn thế nữa một cách hợp lý, phù hợp với cách hoạt động kinh doanh của chúng tôi.
Chúng tôi không có nhiều hệ thống và cấu trúc cụ thể cho các hoạt động trong nhóm tiếp thị của mình, vì vậy ClickUp giúp chúng tôi có thể bắt đầu, theo dõi và hoàn thành nhiều dự án cùng một lúc, giúp chúng tôi tiết kiệm thêm thời gian để tập trung vào việc cải thiện và tối ưu hóa các dự án đó, đồng thời bắt đầu thử nghiệm các phương pháp mới để tăng số lượng khách hàng tiềm năng hàng tháng nhằm phát triển doanh nghiệp.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu một số cách tiết kiệm thời gian, hiệu quả về nguồn lực và tăng năng suất mà chúng tôi tổ chức các chiến dịch tiếp thị, dự án và chiến lược trong ClickUp - những phương pháp không chỉ chúng tôi sử dụng mà còn bắt đầu giới thiệu cho các doanh nhân sở hữu doanh nghiệp sáu, bảy và tám con số để hỗ trợ họ phát triển.
Điều này sẽ giúp bạn tận dụng thời gian một cách tốt hơn trong bộ phận tiếp thị để không chỉ tập trung vào bức tranh lớn hơn mà còn quản lý các chiến dịch và dự án thúc đẩy sự tăng trưởng một cách tốt hơn!
Quản Lý Nội Dung
Nội dung là vua. 👑
Bạn cần nó để tiếp cận và kết nối với đối tượng mục tiêu của mình, và khiến họ biết đến, yêu mến và tin tưởng bạn.
Dù khán giả của bạn thích tương tác với nội dung nào, cách bạn lên kế hoạch và tổ chức tất cả sẽ quyết định thành công của chiến lược nội dung.
Dưới đây là cách chúng tôi sử dụng ClickUp để quản lý tốt hơn mọi khía cạnh nội dung trong nhóm The Entourage.
Mạng Xã Hội
Như đối với nhiều doanh nghiệp khác, tiếp thị mạng xã hội là trọng tâm và ưu tiên hàng đầu của chúng tôi tại The Entourage. Đó là cách tốt nhất để bất kỳ doanh nghiệp nào tiếp cận khán giả mới, cũng như nuôi dưỡng cộng đồng hiện tại với nội dung giá trị.
Với hơn 350,000 người theo dõi trên tất cả các kênh mạng xã hội của chúng tôi, chúng tôi sản xuất RẤT NHIỀU nội dung hấp dẫn và thông tin. Dù là quảng bá sự kiện sắp tới, trình bày thành công của các thành viên, hay thông báo cho khán giả về blog hay podcast mới, chúng tôi cần một cách dễ dàng để quản lý tất cả các brief mà đội ngũ sáng tạo của chúng tôi nhận được.
Lịch Trình Nội Dung
Đó là lúc ClickUp trở nên hữu ích! Chắc hẳn bạn cũng có thể liên quan đến việc lịch trình nội dung trở nên hỗn loạn và khó hiểu nếu không có công cụ phù hợp, phải không? ⁉️
Chúng tôi đã sử dụng Lists trong ClickUp để tạo ra một nơi dễ nhìn để chứa tất cả các brief nội dung mạng xã hội của chúng tôi, một cho The Entourage và một khác cho kênh của người sáng lập, Jack Delosa, với giao diện chính là lịch.
Điều này cho phép chúng tôi không chỉ nhanh chóng nhìn thấy tiến độ và số lượng nội dung sắp tới trên các kênh, mà còn bao gồm mô tả của brief, thêm người được giao nhiệm vụ, đặt hạn chót, và đưa ra phản hồi tất cả trong một nơi.
Trình bày cập nhật và thay đổi trong nhiệm vụ ClickUp
Với chế độ xem Lịch, việc lọc theo từng nền tảng mạng xã hội, tiến độ của nội dung, người được giao nhiệm vụ cụ thể, và nội dung nào được phát hành cho chiến dịch nào trở nên vô cùng thuận tiện nhờ cách chúng tôi thiết lập mỗi nhiệm vụ.
Mẫu Brief Nhanh
Để giúp đội Người tạo Nội dung của chúng tôi có thể tạo brief nhanh chóng, chúng tôi đã tận dụng tính năng mẫu của ClickUp, cho phép chúng tôi dễ dàng nhấn và thêm loại nội dung muốn soạn brief, sau đó mới điền thông tin chi tiết. Điều này đã tạo ra sự nhất quán trong tất cả các brief, làm cho việc hợp tác với đội Sáng tạo của chúng tôi cũng trở nên dễ dàng hơn.
Tạo và lưu mẫu tùy chỉnh trong ClickUp
Bạn đã bắt đầu nhận ra được rằng nhóm marketing của bạn có thể tiết kiệm được bao nhiêu thời gian và nguồn lực thông qua các chức năng của ClickUp chưa? 😍
Email, Blog và Các Tài Nguyên Khác
Trong khi chúng tôi có thể tạo mọi phần của quy trình brief cho mạng xã hội trên ClickUp Lists, chúng tôi không làm điều đó cho mọi loại nội dung.
Đối với nội dung email, ví dụ, chúng tôi sẽ có một lịch email, giống như lịch nội dung. Tuy nhiên, Lists sẽ được sử dụng để phân biệt các loại email khác nhau mà chúng tôi có.
Chẳng hạn, chúng tôi có một danh sách cho các sự kiện và một danh sách khác cho các tài nguyên, và thư mục email chính sẽ hiển thị tất cả các email được gửi đi và nhóm nào trong cơ sở dữ liệu của chúng tôi.
Chúng tôi có thể dễ dàng lên kế hoạch cho các email chiến dịch xung quanh các email thông thường cũng như lên kế hoạch trước nội dung bên trong chúng, tương tự như các bản brief nội dung mà chúng tôi có trong lịch trình mạng xã hội.
Lịch blog của chúng tôi cũng khá tương tự, nơi chúng tôi có một List riêng chỉ cho blog để dễ dàng theo dõi các blog sắp tới. Đối với cả email và blog, chúng tôi cũng có các trạng thái List tùy chỉnh để dễ dàng theo dõi tiến độ của từng nội dung cụ thể.
Đối với tất cả các nội dung khác, chúng tôi sử dụng cái mà chúng tôi gọi là Bảng Sản Xuất. Phân chia thành từng phần từ video đến thiết kế, thiết kế web, bài thuyết trình, in ấn, hướng dẫn và hơn thế nữa, chúng tôi sử dụng bảng này thay vì lịch vì những brief này nói chung không có ngày cố định mà chúng tôi có thể mong đợi chúng được hoàn thành hàng tuần.
Cho dù đó là cho một dự án, một chiến dịch cụ thể, hay chỉ là một bản brief nội dung đơn lẻ, điều này cho phép toàn bộ Đội Entourage dễ dàng brief nội dung mà không cần chuẩn bị trước từ xa, được thực hiện thông qua một Form ClickUp.
Biểu Mẫu Tùy Chỉnh trong ClickUp
Tại đây, chúng tôi sẽ nhập vào tất cả thông tin cần thiết từ một bản brief và sau đó, Trưởng nhóm Sáng tạo của chúng tôi sẽ phân công công việc ngay khi chúng được gửi đến.
Bạn sẽ nhập loại nội dung nào qua biểu mẫu thay vì đặt trên lịch marketing cá nhân của đội nhóm bạn? 🤔
Podcast
Trong quản lý podcast của chúng tôi, The Make It Happen Show, mặc dù chúng tôi có hệ thống quản lý nội dung và lịch biểu giúp chúng tôi không chỉ biết được các tập sắp tới mà còn theo dõi tiến độ của chúng, chúng tôi cần một cách để quản lý toàn bộ quy trình đặt lịch cho podcast.
Điều này bao gồm việc có một bảng liệt kê tất cả các hoạt động tiếp cận với các trạng thái từ ‘Đang Nghiên Cứu’ đến ‘Đã Liên Hệ’ đến ‘Đang Thương Lượng’ đến ‘Đã Đặt Lịch’ và cuối cùng là ‘Đã Phát Hành’ dưới dạng một tập. Những ‘nhiệm vụ’ này sẽ chứa đựng thông tin liên lạc của từng khách mời, thông tin doanh nghiệp và ghi chú cập nhật về quá trình tiếp cận với từng vị khách.
Từ thông tin trên bảng này, chúng tôi có thể tạo ra một lịch phát hành dựa trên bất kỳ khách mời nào được đánh dấu là ‘Đã Đặt Lịch’, ‘Đã Ghi Âm’, ‘Đang Sản Xuất’, ‘Chờ Phê Duyệt’, ‘Đã Lên Lịch’, hoặc ‘Đã Hoàn Tất’.
Trạng thái tùy chỉnh trong ClickUp
Bằng cách sử dụng bảng, đội ngũ podcast của chúng tôi cũng có thể đánh dấu hoàn thành các ghi chú sản xuất trước ngày ghi âm với khách mời cũng như theo dõi việc duy trì mối quan hệ sau khi phát hành tập podcast.
Danh sách bao gồm:
Trạng thái tiến độ
Ngày ghi âm
Hạn chót (ngày phát hành tập)
Lời mời lịch đã gửi
Bản tóm tắt đã hoàn thiện, xem xét và trình bày với MC
Bản tóm tắt đã gửi cho khách mời
Xác nhận một tuần trước
Phần giới thiệu được ghi âm sau khi ghi âm tập
Tài liệu được gửi sau khi phát hành tập
Duy trì và giới thiệu cơ hội khác với khách mời sau khi phát hành tập
Từ quản lý nội dung đến quản lý mối quan hệ và sản xuất, tất cả chỉ là bề nổi của những điều có thể làm được với ClickUp. 🤯
Điều này dẫn chúng ta đến lĩnh vực tiếp theo mà mọi doanh nghiệp đều cần đến—quản lý chiến dịch.
Bonus: Khám phá hướng dẫn podcast về năng suất của chúng tôi! tại đây! 💜
Quản lý Sự kiện & Chiến dịch
Chắc hẳn bạn mong đợi tổ chức ít nhất một chiến dịch marketing lớn mỗi năm trong kinh doanh của mình, phải không?
Cho dù bạn muốn tăng doanh số, thu hút thêm khách hàng tiềm năng, tiếp cận khán giả mới, tái kích hoạt khán giả hiện tại, thanh lý hàng tồn kho, hay quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ mới, các chiến dịch thường tiêu tốn rất nhiều nguồn lực và thời gian, đòi hỏi phải quản lý tốt tất cả các yếu tố.
Một số chiến dịch lớn tại The Entourage xoay quanh việc tổ chức sự kiện cho các doanh nhân và nhà sáng lập để kết nối họ với các doanh nhân hàng đầu và chuyên gia ngành nghề. Với tới 10,000 lượt đăng ký mỗi sự kiện, đây là những dự án lớn liên quan đến nhiều bên liên quan trong doanh nghiệp, không chỉ riêng bộ phận marketing—từ bán hàng đến tổ chức sự kiện, vận hành, tất cả mọi người đều tham gia vào những dự án này. ✍️
Chúng tôi tạo ra các dự án cụ thể trong ClickUp cho mỗi sự kiện và tổ chức các công việc riêng lẻ trong Lists, được phân loại theo từng bộ phận. Điều này cung cấp cái nhìn tổng quan về ai cần làm gì, khi nào và liệu công việc đã hoàn thành hay chưa.
Quản lý sự kiện và chiến dịch trong nhiệm vụ ClickUp
Dù bạn sử dụng Lịch, Bảng, chỉ là Danh sách, hay bất kỳ định dạng xem nhiệm vụ nào khác, ClickUp đều có chức năng hỗ trợ bạn quản lý chiến dịch marketing một cách tốt hơn, giống như chúng tôi đã làm!
Theo dõi Mục tiêu & Dự án
Ngoài các hoạt động marketing bên ngoài, có rất nhiều việc khác có thể thực hiện để cải thiện nỗ lực marketing của doanh nghiệp. Điều này bao gồm:
Theo dõi sự phát triển của cộng đồng
Tối ưu hóa website của bạn
Đánh giá và phân tích nội dung evergreen
Hoặc phát triển các chương trình đối tác
Dù dự án mà đội nhóm của bạn đang thực hiện là gì, nó đều có thể được theo dõi qua ClickUp. Tương tự như việc thiết lập một chiến dịch với tất cả những việc cần làm, khi bạn đánh dấu chúng là đã hoàn thành, bạn cũng có thể thấy được phần trăm hoàn thành nếu bạn thiết lập nó như một mục tiêu nữa.
Theo dõi tiến độ mục tiêu với ClickUp Goals
Như vậy, bạn có thể dễ dàng xem tổng quan tiến độ của các dự án hoặc mục tiêu đã đặt ra trong nhóm của bạn.
Sử dụng cá nhân
Đến nay, bạn đã thấy rất nhiều cách để quản lý các khía cạnh khác nhau trong lĩnh vực marketing, giúp tăng hiệu quả làm việc, xây dựng hệ thống và quy trình làm việc rõ ràng, đồng thời tăng cường sự minh bạch trong công việc.
ClickUp còn có thể hỗ trợ bạn trong việc cá nhân hóa công việc hàng ngày. Bạn có thể tạo danh sách việc cần làm, soạn thảo email và blog qua tính năng Docs, ghi chép cuộc họp, tổng hợp thông tin cho các chiến dịch và dự án, và nhiều công việc khác để giúp bạn hoàn thành mọi nhiệm vụ hàng ngày.
Kết luận
Marketing là bước đầu tiên không thể thiếu của mọi doanh nghiệp—không có nó, doanh nghiệp của bạn sẽ khó được biết đến.
ClickUp đã trở thành công cụ đắc lực giúp chúng tôi theo dõi, tổ chức và phối hợp mọi hoạt động trong Nhóm Marketing của mình—và nó cũng có thể mang lại lợi ích tương tự cho bạn.
Sử dụng ClickUp, bạn sẽ có thể:
Áp dụng một quy trình làm việc thống nhất để quản lý và phân công nội dung
Dễ dàng theo dõi và sắp xếp nội dung sắp tới như email, bài đăng trên mạng xã hội và podcast
Nắm bắt được ai đang làm gì, vào thời gian nào, cùng với những cập nhật liên quan khi công việc tiến triển
Hợp tác với các bộ phận khác trong nhóm để thực hiện các chiến dịch quan trọng
Theo dõi tiến độ của mục tiêu và dự án một cách thuận tiện
Và thực hiện tất cả những điều trên trong một nền tảng duy nhất
Việc quản lý mọi thông tin trong một nơi giúp bạn không bỏ sót công việc, người thực hiện, hay hạn chót nào.
Bằng cách tận dụng các tính năng quản lý dự án của ClickUp cho doanh nghiệp, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian, xây dựng được nền tảng vững chắc cho đội ngũ marketing, và từ đó, thử nghiệm những ý tưởng mới giúp doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ hơn! 📈
