Các công thức đơn giản để xây dựng đội ngũ bán hàng hiệu quả

Nếu là một founder chưa biết xây dựng đội ngũ kinh doanh bắt đầu từ đâu thì hãy đọc bài viết này. Doanh nghiệp nên xây dựng cấu trúc khoán, lương, thưởng cho những nhân viên kinh doanh và trưởng nhóm kinh doanh ra sao? Để xây dựng được một đội ngũ kinh doanh thành công gồm rất nhiều yếu tố nhưng ở bài viết này, chúng ta sẽ tập trung giải quyết vấn đề khó khăn nhất (cơ chế tạo động lực đi bán hàng) bằng các công thức đơn giản nhất. Thực ra để làm mọi thứ một cách đơn giản, dễ dàng và có tổ chức lại hoàn toàn là dựa trên công thức toán học và logic. Có nhiều yếu tố tâm lý, văn hóa cũng như hoàn cảnh đặc thù sẽ không được nêu ở đây nhưng đã bao gồm tính toán ở trong các công thức này. Những nội dung về quản trị khách hàng, kỹ năng bán hàng và cách phương pháp quản trị bán hàng sẽ được viết trong bài viết khác.

Cơ chế cho cá nhân

Bắt đầu bằng việc xây dựng cơ chế cho một nhân viên kinh doanh ở đây được gọi là account executive - AE

Cơ chế cho từng cá nhân, nhân viên bán hàng bao gồm:

• Lương cứng

• Quota công khai - định mức doanh số phải đạt - con số được sử dụng để công khai, giao tiếp.

• Quota ẩn - lãi gộp thực tế cho mỗi sản phẩm = Doanh thu - chi phí tạo sản phẩm. (không chia sẻ ra ngoài) - con số được sử dụng để tính toán và lập kế hoạch.

• Tỉ lệ hoa hồng (commission %)

• Lương thưởng (Quota x Tỉ lệ hoa hồng)

• OTE (Thu nhập mục tiêu) = tổng lương cứng + lương thưởng theo doanh số.

  
  

Nghe thì có vẻ nhiều biến số nhưng thực ra luôn chỉ ghi nhớ vài điều sau:

1. Tỉ lệ hoa hồng bằng 10% giá trị giá vốn bán hàng. Giả sử 1 sản phẩm bán 100 triệu, nhưng chi phí để tạo ra sản phẩm đó là 40 triệu, thì hoa hồng sẽ là 10% (100 - 40) triệu = 6 triệu = 6% giá trị nhận được.

2. Để tính OTE cho một nhân viên bán hàng, luôn chia 50 - 50 giữa lương cứng và lương thưởng. Cụ thể, nếu một nhân viên đạt doanh số theo quota, thì lương cứng sẽ = thưởng.

3. Định mức doanh số phải đạt thực tế (quota ẩn) sẽ = 10 x lương cứng.

4. Quota trong bài viết này ám chỉ quota ẩn.

   
   

Những điều luật 1-3 được ghi nhớ đơn giản là quy tắc cấp số 10.

Có thể sử dụng phần mềm hiệu quả như ClickUp để theo dõi hiệu quả tất trên cùng 1 màn hình thay vì sử dụng các nhiều file excel khác nhau.

Khi một AE đạt doanh số trong quý, hoa hồng cần tăng lên 15% cho phần doanh số vượt định mức quota. Sự gia tăng này thúc đẩy các AE nỗ lực vượt mục tiêu thay vì chỉ cố gắng đạt doanh số vừa đủ.

Một nhân viên bán hàng mới thường mất 3 tháng - 6 tháng để có hiệu suất bán hàng tốt. Khoảng thời gian này dài ngắn phụ thuộc vào việc: mất bao lâu để học về sản phẩm, thời gian để phát triển kênh bán hàng và các kỹ năng cơ bản như cách quản trị khách hàng, giao tiếp, đặt câu hỏi, quan sát.... Hầu hết với nhân viên bán hàng mới sẽ có một giai đoạn gọi là học việc. Giai đoạn này thường kéo dài 4-6 tháng, các AE sẽ có định mức lương thấp hơn, quota thấp hơn, nhưng lại có tỉ lệ hoa hồng cao hơn nếu bán được hàng. Doanh nghiệp quản trị chi phí hiệu quả hơn cũng như nếu nhân viên bán hàng giỏi thì họ sẽ còn có thu nhập cao hơn hẳn.

Ngoài ra khi lập kế hoạch cho nhân viên bán hàng, các nhân viên có năng lực tương tự nhau nên được xếp chung là một bậc. Có thể kết hợp xây dựng bậc với phân khúc khách hàng tùy theo loại hình và sản phẩm kinh doanh.

Các nhân viên kinh doanh có bậc khác nhau thì có lương cứng, thưởng khác nhau nhưng vẫn duy trì quy tắc cấp số 10.

Khi một nhân viên bán hàng luôn vượt quota thì lúc này chúng ta cũng áp dụng quy tắc bậc số 10. Cụ thể, nếu một nhân viên liên tục và ổn định đem về doanh thu 600 triệu 1 quý trong khi quota ban đầu là 500 triệu trong 2 - 3 quý liên tục thì lúc này tăng lương cứng của AE này lên 20 triệu 1 tháng là phù hợp. Luôn luôn thận trọng trong việc tăng bậc nhân viên kinh doanh vì có thể biến một nhân viên giỏi ở bậc thấp thành một nhân viên kém ở bậc cao hơn và không đạt doanh số đề ra.

Cơ chế nhóm bán hàng

Quota nhóm hay còn gọi là QC trong tiếng Anh. Giả sử một nhóm gồm 10 AE với quota cần đạt mỗi người là 100 triệu, thì quota của cả nhóm là 1 tỷ. Nếu dự kiến mục tiêu doanh nghiệp cần đạt doanh thu 5 tỷ mà tổng quota nhóm có 1 tỷ thì khả năng cao là doanh nghiệp không đạt doanh thu đề ra. Đó là lý do vì sao phải tính toán quota của nhóm.

Một nhóm bán hàng trung bình thường chỉ đạt 70% quota nhóm đặt ra (ở ví dụ trên là 700 triệu). Vậy nên để một doanh nghiệp đảm bảo đạt doanh thu mục tiêu đề ra, thì khi xây dựng quota nhóm là đã phải tính vượt lên rồi. Sau Covid và đại dịch, việc điều chỉnh kế hoạch vượt lên 50 - 60% cũng là chuyện dễ hiểu để đảm bảo thu nhập mục tiêu.

Trong quá trình lập kế hoạch bán hàng, cũng cần đảm bảo có đủ thời gian để các nhân viên bán hàng mới học việc.

Quota cho trưởng nhóm kinh doanh cần đặt là 80% quota cho toàn nhóm bán hàng. Giám đốc kinh doanh hay trưởng nhóm kinh doanh chỉ là các cách gọi khác nhau cho nhân sự phụ trách nhóm bán hàng này. Nhiệm vụ của nhóm vị trí này là lập kế hoạch, tuyển dụng, đào tạo, xây dựng các chiến lược, các cách tiếp cận cụ thể, ứng dụng các công cụ và phương pháp phù hợp, hài hòa các thành viên trong nhóm và đảm bảo cả nhóm đạt quota. Tương tự như nhân viên bán hàng, cơ chế cho trưởng nhóm bán hàng cũng tuân thủ theo quy tắc số 10. Tuy nhiên trình tự tính hoa hồng sẽ hơi khác 1 chút. Cụ thể

• Giả sử 1 nhóm bán hàng gồm 10 nhân viên bán hàng (có tổng quota là 5 tỷ) và thu nhập mục tiêu OTE là 200 triệu

• 200 triệu OTE có nghĩa là 100 triệu lương cứng và 100 triệu lương thưởng.

• 80% của tổng quota - quota của trưởng nhóm là 4 tỷ

• Vậy hoa hồng của 4 tỷ quota này phải tương đương với 100 triệu lương thưởng

• Nói cách khác hoa hồng cho trưởng nhóm bán hàng là 100 triệu / 4 tỷ = 2.5%

  
  

Trường hợp trưởng nhóm cũng tham gia hoạt động bán hàng, thì về cơ bản nhân sự này được coi làm 2 vị trí và 2 hệ thống thu nhập/chức danh riêng. Khi ở một doanh nghiệp nhỏ, một nhân sự có thể kiêm cả 2 chức năng, khi > 7 - 8 người trong nhóm bán hàng, vị trí này cần tách bạch vì công việc quản lý sẽ rất nhiều.

Nếu một nhóm thường xuyên đạt > 80% quota nhóm, đó là dấu hiệu nên tuyển dụng thêm AE. Về cơ bản cứ đạt > 70% là có thể bắt đầu tuyển thêm được miễn là có nhiều khách hàng tiềm năng. Không bao giờ tuyển thêm AE trừ khi đủ lead để cho họ làm việc.

Một doanh nghiệp bền vững và ổn định thường có khách hàng tiềm năng đến chủ yếu từ hoạt động marketing - nói cách khác là khách hàng tự tìm đến doanh nghiệp. Ở chiều hướng ngược lại, khi tự tiếp cận khác hàng thì thường sẽ rất khó. Đừng vội vàng bỏ nhiều nguồn lực cho các kênh tiếp cận khách hàng chủ động khi chưa thực sự chứng minh được hiệu quả (quảng cáo, gọi điện thoại cho số điện thoại không quen biết từ trước). Không phải doanh nghiệp nào cũng có quan hệ sẵn ngay từ đầu, và kể cả có thì nếu chỉ dựa vào kênh này cũng không đủ để doanh nghiệp lớn và phát triển.

Các phương pháp marketing và mô hình kinh doanh sẽ là điều chủ đạo cho việc phát triển doanh nghiệp. Các công ty phần mềm cung cấp dịch vụ có khách hàng chủ yếu từ các mô hình dùng thử miễn phí (freemium hoặc free trials); các công ty tư vấn thường kiếm khách hàng từ những quyển ebook, hướng dẫn thực tế hoặc nghiên cứu thị trường. Đó là lý do vì sao các công ty thành công thường tập trung nhiều vào làm thương hiệu, tạo nhận diện nhiều người biết đến trước và thu thập thông tin người dùng qua quá trình trải nghiệm thực tế. Dựa vào dữ liệu này, họ tìm ra những người dùng thường xuyên truy cập nhất, quan tâm nhất đến sản phẩm hoặc sử dụng hiệu quả nhất và từ đó tiếp cận những khách hàng và đối tượng này để xây dựng mối quan hệ chặt chẽ hơn trước khi nói về chuyện bán hàng.

Phân chia khu vực kinh doanh

Phần cuối trong việc xây dựng kế hoạch và cơ chế bán hàng cho các nhân viên kinh doanh là phân chia thị trường. Việc quy định phạm vi, quyền hạn, giới hạn mà một nhân viên kinh doanh được phép bán hàng. Một nguyên tắc hiệu quả được đề cập là M.E.C.E sẽ giải quyết được việc này. M.E.C.E viết tắt của việc không trùng lặp - không bỏ sót. Và là một nguyên tắc quan trọng trong việc tránh xung đột lợi ích giữa các nhân viên bán hàng lẫn quản trị đối tác phân phối. Thị trường luôn đủ lớn cho tất cả.

Dưới đây là một số cách phân chia cụ thể:

Theo vùng địa lý. Cách thức đơn giản và phổ biến nhất. Việc phân chia cần đảm bảo cân bằng về quy mô và tiềm năng thị trường - chứ không phải diện tích bằng nhau. Nói cách khác số lượng khách hàng tiềm năng khi chia miếng bánh cần đều nhau. Nếu chia một cách công bằng, sẽ không có xung đột.

Khi mà đội ngũ kinh doanh lớn dần theo thời gian, việc phân chia này sẽ liên tục cần thay đổi, chia lại để đảm bảo sự công bằng. Thường thì phạm vi của các nhân viên kinh doanh sẽ thu hẹp dần. Tuy nhiên việc này cũng bù trừ lại việc công ty đang lớn dần lên và thương hiệu tốt hơn. Việc bán hàng và chốt hợp đồng thường sẽ dễ hơn nhiều. Bán hàng dễ hay khó phụ thuộc ở thương hiệu doanh nghiệp và định vị thị trường. Nếu vẫn đang trầy chật để giữ từng hợp đồng 1 thì đọc bài viết về cách xây dựng thương hiệu này. Nếu làm thương hiệu và marketing tốt thì đội ngũ bán hàng có thể khai thác được nhiều khách hàng hơn từ phạm vi nhỏ hơn.

Các doanh nghiệp có lượng cửa hàng, đại lý phân phối lớn hoặc liên quan đến bất động sản có thể sử dụng tính năng Map trên ClickUp - đồng bộ sẵn với Google Map để quản trị và điều hành việc kinh doanh nhanh chóng

Chia theo chiều dọc hoặc theo chiều ngang của thị trường. Nếu doanh nghiệp có nhiều dòng sản phẩm, có thể phân chia và tổ chức các nhân sự kinh doanh theo một dòng sản phẩm cụ thể (chiều dọc). Ngược lại một cách chia khác cũng khá phổ biến khi chỉ có một dòng sản phẩm duy nhất nhưng lại phân cấp phân khúc khách hàng (chiều ngang). Có thể bạn không biết, có rất nhiều dòng sản phẩm thời trang, mỹ phẩm hoặc thực phẩm hoặc các công ty phần mềm thực ra đều có 1 điểm chung. Đó là sản phẩm giống hệt nhau, nhưng lại bán cho nhiều đối tượng khách hàng khác nhau với giá khác nhau dù cùng chung 1 sản phẩm duy nhất. Tất cả chỉ khác ở thương hiệu hoặc cách tiếp cận. Việc phân chia theo chiều dọc giúp các AE hiểu sâu và rõ ràng về sản phẩm hơn trong khi phân chia theo chiều ngang giúp các AE hiểu sâu hơn về ứng dụng, bài toán kinh doanh, định vị giá trị của sản phẩm dịch vụ đó đến khách hàng.

Xoay vòng. Nếu công ty của bạn còn nhỏ và mới bắt đầu, đơn giản hãy phân chia kiểu xoay vòng. Lần lượt ai cũng sẽ có khách hàng để chăm sóc mà không cần tốn quá nhiều thời gian để tính toán phân chia phức tạp.

Phân chia địa bàn, định mức bán hàng, kế hoạch và mục tiêu bán hàng cần được thông báo định kỳ tháng quý vào 1 buổi khởi động bán hàng (Sale kick-off). Đây cũng là lúc tự nhìn nhận, đánh giá lại năng lực của đội ngũ bán hàng, cập nhật những thay đổi về sản phẩm nếu có, chia sẻ kinh nghiệm... Lắng nghe và quan sát những nhân viên bán hàng giỏi và tìm cách hệ thống hóa hành vi khi bán hàng của họ.

Mở rộng hợp đồng và kéo dài thời gian sử dụng dịch vụ

Một câu hỏi thường được đặt ra là ai nên được hoa hồng khi khách hàng mở rộng hoặc kéo dài thời gian sử dụng dịch vụ. Câu hỏi này phổ biến với các công ty cung cấp phần mềm hoặc dịch vụ theo lần hay theo thời gian.

Thường thì nhân viên bán hàng được giữ khách hàng của mình trong vòng 12 tháng kể từ khi chốt hợp đồng đầu tiên. Tất cả việc mở rộng, phát sinh hay kéo dài thời gian sử dụng trong vòng 12 tháng đầu tiên sẽ tính vào quota doanh số của AE. Điều này cũng thường được áp dụng với người giới thiệu - reference.

Có nhiều cách để phân chia lợi ích ở đây, mỗi cách đều có lợi thế và điểm yếu bao gồm:

1. 1 khách hàng - một nhân viên kinh doanh. Mọi doanh thu phát sinh sẽ tính vào nhân viên kinh doanh ban đầu - người hiểu khách hàng và thân thiết nhất. Lơi ích thì rõ ràng, nhưng lúc này thường phát sinh các vấn đề như nhân viên này sẽ dần dành ít thời gian để mở rộng tệp khách hàng mới mà cứ cố gắng giữ khách hàng hiện tại. Biến thợ săn thành nông dân không tốt cho doanh nghiệp. Mà cuối cùng mô hình này vẫn buộc phải có sự phân chia lại. Một điều tương đối nguy hiểm và phổ biến khác là nhân viên kinh doanh này nếu nghỉ việc thì thường đem tệp khách hàng mà mình chăm sóc rời đi. Khách hàng là tài sản của doanh nghiệp không phải của nhân viên bán hàng.

   
   

2. Phân chia theo vùng lãnh thổ. Việc mở rộng hợp đồng của một khách hàng sẽ được tính đều cho cả nhóm bán hàng của khu vực đó. Cách tiếp cận này thì thường dân chủ, công bằng và tạo động lực cho tất cả nhân viên bán hàng hợp tác với nhau để đem doanh thu về doanh nghiệp. Tuy nhiên nếu các hợp đồng quan trọng, khách hàng chiến lược mà lại chăm sóc bởi những nhân sự thiếu kinh nghiệm thì sẽ phản tác dụng.

   
   

3. Phân chia theo năng lực chăm sóc khách hàng. Với những doanh nghiệp trẻ và khách hàng tiềm năng không có nhiều. Việc khai thác tối đa những gì mình có trong tay sẽ quan trọng hơn. Sau khi khách hàng ký hợp đồng, tùy vào mức độ tiềm năng, sẽ được phân cho các chuyên gia chăm sóc khách hàng. Kỹ năng bán hàng không đồng nghĩa với kỹ năng chăm sóc khách hàng. Hầu hết các công ty mà tăng trưởng nhanh nhất trên thị trường đều sử dụng cách này.

   
   

4. Đội ngũ chăm sóc khách hàng. Cách làm này hay được sử dụng ở các công ty phần mềm lớn trên thế giới, nhưng nếu cố gắng học và làm theo ở các quốc gia đang phát triển hoặc trong bối cảnh kinh tế đi xuống thì sẽ không khai thác được tối đa tiềm năng từ khách hàng. Nếu sử dụng phương pháp này, cần có một hệ thống quản trị ứng dụng công nghệ tốt và sự phối hợp hiệu quả giữa đội ngũ chăm sóc khách hàng và AE và cùng chia nhau thưởng doanh số.

   
   

Một trong những nỗi đau lớn nhất của mọi doanh nghiệp là mất tập khách hàng khi nhân viên kinh doanh nghỉ và mất khả năng tương tác và khai thác thêm từ khách hàng. Đó là lý vì sao ZenGlobal luôn khuyên các doanh nghiệp sử dụng hệ thống CRM để lưu lại mọi lịch sử tương tác với khách hàng.

Mọi thông tin, trao đổi, tương tác với khách hàng (đặc biệt là email) sẽ tự động được lưu lại vào lịch sử tương tác. Bằng cách yêu cầu các nhân sự cập nhật tương tác với khách hàng vào ClickUp khi sử dụng Zalo, gọi điện thoại, đặt lịch họp sẽ giúp doanh nghiệp luôn đảm bảo không bị mất mát hoặc lộ lọt thông tin ra ngoài. Nhân viên nghỉ việc, không bàn giao công việc và khách hàng? không sao cả vì mọi thứ được lưu lại trên ClickUp và doanh nghiệp vẫn có thể đọc lại lịch sử tương tác và tiếp tục làm việc không gián đoạn.

ZenGlobal | Dịch vụ | Xem thêm Blog

Về năng suất bán hàng

Quy tắc số 10 này cũng đem đến những góc nhìn khác về năng lực bán hàng của một daonh nghiệp.

Thu nhập bình quân ở Việt Nam tạm tính là 10 triệu 1 tháng (phổ biến ở các tỉnh thành phố). Nếu một nhân viên bán hàng không thể kiếm được về cho doanh nghiệp trên 1 tỷ một năm (tạm coi OTE của nhân viên đó là 15-20 triệu 1 tháng) thì chiến lược bán hàng bằng nhân viên kinh doanh không thành công. Nếu sản phẩm của doanh nghiệp yêu cầu nhân sự phải rất có kinh nghiệm, lương cao (các sản phẩm công nghệ, máy móc thiết bị...) thì doanh nghiệp cũng cần phải phải xác định và đem về các hợp đồng có quy mô tương ứng để đảm bảo quota. Nếu sản phẩm có giá trị nhỏ hơn, vài chục triệu mà nhân viên mới mới cũng có

thể học việc và bán được thì tốc độ bán hàng sẽ quan trọng hơn.

Chúng tôi đã gặp rất nhiều doanh nghiệp cố gắng tự xây dựng hệ thống kinh doanh của mình, học ở đây một chút học ở kia một chút rồi chắp vá lại. Tất nhiên nếu đã thử và sai nhiều lần, cuối cùng bạn cũng sẽ hiểu những gì chúng tôi cố gắng chia sẻ ở trên sau rất nhiều nỗi đau và mất mát. Nếu tuân thủ vào các công thức ở trên, mọi sự sẽ dễ dàng hơn và chức năng bán hàng của doanh nghiệp sẽ thực sự hiệu quả. Hãy kìm nén ham muốn chứng minh bản thân và doanh nghiệp bằng số lượng nhân sự của mình. Xây được đội ngũ kinh doanh cũng khó như mọi việc đáng làm khác.