5 Cách ClickUp Có Thể Giúp Bạn Trong Việc Đối Phó Với Sự Mất Trí Nhớ
Não bộ của chúng ta giống như một cuốn sổ tay luôn làm việc không ngừng nghỉ - ghi chép, xử lý và lưu trữ thông tin để giúp chúng ta tập trung vào công việc đang phải giải quyết.
Ghi nhớ tên và chức vụ của những đồng nghiệp mới.
Phản hồi các email và tin nhắn Slack.
Lắng nghe và nhớ lệnh cho một nhiệm vụ cụ thể.
Từng phút, từng giờ, bộ nhớ làm việc của chúng ta sử dụng những thông tin đã học được để hoàn thành công việc hàng ngày. ✔️
Sự bùng nổ của công nghệ tiết kiệm thời gian đã trở thành trợ thủ đắc lực cho "cuốn sổ tay" trong não bộ của chúng ta trong kỷ nguyên thông tin này.
Thay vì viết bằng bút và giấy truyền thống, các nền tảng sản xuất trực tuyến đã giúp cải thiện cách mọi người xử lý và ưu tiên thông tin.
Đó chính là điều Alina Joseph, một Kỹ sư Học máy bị mất trí nhớ, đã trải qua khi sử dụng ClickUp - một nền tảng năng suất có thể tùy chỉnh, được cá nhân và nhóm sử dụng để lập kế hoạch, tổ chức và cộng tác.
Vào tháng Sáu năm 2020, Alina gặp phải một biến cố y tế lớn khiến trí nhớ ngắn hạn của cô bị ảnh hưởng. Cô gặp khó khăn trong việc theo dõi bất kỳ thông tin nào sau hơn mười lăm phút. Mặc dù tình hình có vẻ căng thẳng, Alina đã nhận được sự hỗ trợ từ cộng đồng và tìm cách hồi phục để quay lại công việc. Gần một năm sau, cô đã trở lại làm việc toàn thời gian nhờ sự giúp đỡ của cộng đồng, đội ngũ tại Rabot, và ClickUp bằng cách xây dựng một hệ thống giúp cô tập trung và phát triển. 🌱
Việc quản lý công việc của mình trong một nơi duy nhất đã mang lại hiệu quả. "Mất khoảng một tuần để làm quen với cách sử dụng ClickUp. Chỉ sau hai tuần, tôi đã tìm ra cách tổ chức công việc của mình, điều này giúp tôi theo dõi công việc hàng ngày một cách tốt hơn," Alina chia sẻ. "Tôi thực sự bất ngờ khi thấy mình có thể áp dụng nó một cách hiệu quả như thế nào."
Alina Joseph, Kỹ Sư Máy Học
Cùng Alina tìm hiểu năm phương pháp ClickUp hỗ trợ quản lý vấn đề quên lãng.
1️⃣ Tất cả công việc được tổ chức tại một địa điểm duy nhất
“Cấu trúc của nó thật sự rất đơn giản đến mức bạn sẽ ngạc nhiên vì không ngờ nó lại dễ hiểu như vậy. Mọi thứ chỉ gồm có: Không gian, Thư mục, Công việc và Công việc phụ. Độ linh hoạt mà công cụ này mang lại cực kỳ đơn giản, giúp tôi tổ chức các hoạt động của mình một cách dễ dàng và theo dõi chúng một cách thuận tiện."
Alina nói thêm, "Khi bạn sử dụng một công cụ hiệu quả như ClickUp, nó thực sự giúp làm sáng tỏ mục tiêu chung cho toàn bộ công việc mà nhóm của bạn cần thực hiện. Tôi là người thích nhìn nhận vấn đề một cách toàn diện; tôi yêu thích việc được biết rõ quy trình tổng thể, và ClickUp giúp tôi xây dựng cấu trúc cho điều đó."
Cấu trúc này chính là ClickUp’s Hierarchy, nơi người dùng có thể phân loại và tổ chức công việc thành các nhiệm vụ cụ thể để thực hiện.
Hãy nắm bắt toàn cảnh hoặc tập trung vào từng chi tiết nhỏ với Cấu trúc ClickUp
Cấu trúc này đa dạng tính năng và có thể linh hoạt thay đổi, được chia thành:
Create a new Workspace: là tầng cao nhất trong Cấu trúc, đại diện cho toàn bộ mọi người trong một tổ chức.
Spaces: dùng để phân loại các phòng ban. Bạn có thể thiết lập các cài đặt và quyền riêng biệt cho từng Space, và cũng có thể chia sẻ thông tin giữa các Space một cách dễ dàng.
Folders: giúp bạn tổ chức các Danh sách công việc. (Nhưng nếu bạn muốn, bạn có thể không sử dụng Folders và chỉ dùng các Danh sách đơn lẻ!)
Lists: là nơi chứa các công việc, có thể được sử dụng theo nhiều cách khác nhau như theo khung thời gian (sprints), theo địa điểm (địa lý), theo giai đoạn của dự án phức tạp, hoặc bất kỳ cách nào giúp bạn tổ chức công việc hiệu quả.
tasks: là các mục công việc cụ thể, nơi bạn có thể thêm các yếu tố phụ thuộc, tạo công việc con, gán bình luận, đặt lịch tái diễn, và nhiều hơn nữa.
Bạn có thể tùy chỉnh Cấu trúc này từ cơ bản đến nâng cao, không cần phải tuân theo bất kỳ quy chuẩn nào để xây dựng cấu trúc phù hợp nhất cho nhóm của bạn. 🛠
“Chẳng hạn, nhóm Kỹ thuật của chúng tôi sử dụng sprints và áp dụng chúng để theo dõi và lên kế hoạch cho công việc sắp tới,” Alina chia sẻ. “Nhóm Sản phẩm lại có cách riêng để tổ chức và theo dõi các yêu cầu về tính năng mới. Việc liên kết các tasks giúp chúng tôi biết được công việc nào đang chờ đợi và có vướng mắc gì không. Nếu giữa các nhóm có sự phụ thuộc lẫn nhau, chúng tôi cũng dễ dàng theo dõi được điều đó.”
Link các nhiệm vụ, mối quan hệ phụ thuộc, liên kết ngược và nhiều thông tin khác để xây dựng một cơ sở dữ liệu toàn diện
2️⃣ Tiếp nhận thông tin qua nhiều góc nhìn khác nhau
Khi thông tin được biểu đạt qua hình ảnh, chúng ta có thể nắm bắt nhanh chóng và đưa ra quyết định mau lẹ.
"Nếu bạn là người thích sự tự do, không theo một trật tự cố định, hãy áp dụng điều đó vào cách bạn sắp xếp công việc trong ClickUp. Còn nếu bạn giống tôi, luôn muốn có một kế hoạch rõ ràng trước khi bắt tay vào làm việc, hãy tổ chức công việc của bạn sao cho có được sự cấu trúc đó. Điểm mạnh của ClickUp là bạn không bị bắt buộc phải theo một quy trình nào cả; bạn có thể dễ dàng tích hợp cách làm việc hiệu quả của mình vào nền tảng mà ClickUp cung cấp."
Các chế độ xem trong ClickUp giúp bạn trình bày dự án một cách có ý nghĩa nhất để hoàn thành công việc hiệu quả. Chế độ xem được ưa chuộng nhất (và cũng là chế độ yêu thích của Alina!) để quản lý và sắp xếp ưu tiên công việc là Chế độ xem Danh sách (List view). Chế độ này được cung cấp cho mọi Không gian, Thư mục và Danh sách trong cấu trúc của bạn, mang lại sự linh hoạt tối đa để:
Sắp xếp các nhiệm vụ theo các tiêu chí như trạng thái, ước lượng thời gian, Mã công việc, và nhiều tiêu chí khác
Lọc các nhiệm vụ để tìm chính xác những gì bạn cần
Nhóm các nhiệm vụ theo người phụ trách, hạn nộp, mức độ ưu tiên, và nhiều tiêu chí khác
Chọn giao diện phản ánh đúng nhất với loại công việc và sở thích của bạn
Mỗi dự án đều có những đặc thù riêng. Chúng ta biết rằng, từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc, luôn có những thay đổi và rủi ro không thể đoán trước. Do đó, nhóm của chúng ta cần được tiếp cận với thông tin chung để tiếp tục đẩy nhanh tiến độ công việc.
Bạn cũng có thể chọn lựa nhiều giao diện khác nhau và ghim những cái bạn thích để truy cập nhanh chóng. 🤩
Để tìm hiểu thêm, hãy xem qua các giao diện khác nhau giúp bạn quản lý dự án một cách hiệu quả!
3️⃣ Phát triển mối quan hệ tốt nhất
Trong thời đại năng động ngày nay, các nhóm cần phải làm việc cùng nhau một cách chăm chỉ để mang lại giá trị ổn định cho khách hàng.
Danh sách các tính năng miễn phí và đa dạng của ClickUp giúp bạn giảm bớt những khó khăn trong việc sắp xếp hàng loạt thông tin cùng một lúc.
"ClickUp thực sự là công cụ tuyệt vời cho việc lên kế hoạch và tổ chức công việc cho nhóm. Nó giúp chúng tôi hợp tác một cách hiệu quả. Tôi cũng rất trân trọng việc có thể tùy chỉnh quyền truy cập cho các nhóm ngoài tổ chức cần theo dõi tiến độ dự án," Alina đã chia sẻ.
Thiết lập quyền riêng biệt cho Khách, Thành viên và Quản trị viên
Chúng tôi đã tham khảo ý kiến của Alina về những tính năng của ClickUp mà đội ngũ của cô ấy coi trọng nhất trong công việc phối hợp, và dưới đây là ba tính năng được cô ấy đánh giá cao nhất:
👥 Phân công nhiều người
Cung cấp cái nhìn tổng quan rõ ràng về một nhiệm vụ khi có ClickUp Help Center. Giảm thiểu sự nhầm lẫn và câu hỏi "Bạn đang chờ tôi à?" bằng cách cập nhật tiến độ, thông tin mới nhất và các thảo luận ngay trong một giao diện công việc.
Nhấn vào hình đại diện của người dùng để giao hoặc bỏ giao nhiệm vụ cho họ khi cần
Giao nhiệm vụ cho một nhóm người dùng để tiết kiệm thời gian hơn là chỉ định từng cá nhân
Đưa ra ước lượng thời gian cho mỗi người được giao để lên kế hoạch sử dụng nguồn lực một cách chính xác
Sắp xếp và lọc các nhiệm vụ theo người được giao trong các chế độ xem Danh sách, Bảng và Lịch
👩🎨 Trường thông tin tùy chỉnh
Chọn loại thông tin bạn muốn hiển thị trong các chế độ xem để tập trung vào những điểm quan trọng. Sau đó, tùy thuộc vào yêu cầu của dự án, bạn có thể mở rộng hơn nữa so với việc chỉ hiển thị thông tin về người được giao, ngày tháng và độ ưu tiên.
Thêm các liên kết website có liên quan đến nhiệm vụ
Ghi lại thông tin quan trọng qua văn bản dài hoặc ngắn
Tạo liên kết đến các nhiệm vụ khác trong ClickUp
Đính kèm file ngay trong chế độ xem, và nhiều hơn nữa
📄 Tài liệu
Quản lý tất cả các loại tài liệu số (quy trình chuẩn, ghi chú cuộc họp, bản nháp, v.v.) một cách hiệu quả với ClickUp Docs:
Bật cài đặt tác giả để hiển thị người tạo và những người đóng góp cho tài liệu
Chọn một hình ảnh bìa tùy chỉnh từ thư viện, máy tính cá nhân, một liên kết hoặc thư viện Unsplash
Điều chỉnh kích cỡ chữ (nhỏ, bình thường, lớn) để dễ đọc hơn
Kích hoạt widget trang phụ ở đầu trang để nhanh chóng truy cập vào tất cả các trang phụ
Hiển thị thống kê để xem số lượng từ, ký tự và thời gian đọc
Thêm phụ đề để cung cấp bối cảnh cho người đọc, và nhiều hơn nữa!
Giao nhiệm vụ bình luận cho một thành viên trong tài liệu ClickUp
4️⃣ Quản lý công việc hàng ngày của bạn
Alina nói, “Tôi rất thích sử dụng chức năng Thông báo để cập nhật liên tục với các hoạt động của nhóm trong những công việc mà tôi theo dõi. Tôi cũng hay xem qua Bảng điều khiển Dashboard hàng tuần để kiểm tra tiến độ chung của nhóm. Tôi luôn chia sẻ giao diện này với các thành viên khác trong nhóm để mọi người đều hiểu và đồng lòng.”
ClickUp còn giúp bạn giảm bớt thông tin không cần thiết với cài đặt thông báo cá nhân hóa! 🛎
“Tôi dành nhiều thời gian trước máy tính để ghi chép,” cô ấy bắt đầu. “Điều tôi rất thích là có thể mở ClickUp ngay trên trình duyệt thông qua tiện ích mở rộng ClickUp via the extension. Việc này giúp tôi tiếp cận nhanh chóng mà không cần phải mở nhiều trang web, tab mới hay tìm kiếm cửa sổ trình duyệt phù hợp. Tôi nghĩ rằng thanh công cụ này là một cải tiến tuyệt vời từ nhóm phát triển. Tôi sử dụng nó khá thường xuyên và thích cách nó kết nối với các hoạt động của tôi trên ClickUp.”
Tiện ích mở rộng Chrome của ClickUp là công cụ không thể thiếu nếu bạn muốn quản lý công việc một cách hiệu quả. Chỉ với một cú click, bạn có thể mở tiện ích mở rộng Chrome của ClickUp mà không làm gián đoạn suy nghĩ của mình. Khi bạn đang di chuyển, bạn có thể:
Truy cập vào Notepad để ghi chú nhanh và đánh dấu các trang web
Tìm các công việc của mình trong tiện ích và chọn một công việc để bắt đầu theo dõi thời gian làm việc
Chụp ảnh màn hình, chỉnh sửa và đính kèm chúng
Tạo công việc từ email thông qua tích hợp Gmail, và nhiều tính năng khác
Kích hoạt nút bấm nổi để thực hiện các thao tác nhanh khi bạn lướt web
👉 Nếu bạn cảm thấy tính năng này thật sự hữu ích, hãy thử ngay Tiện ích mở rộng ClickUp cho Chrome!
5️⃣ Phát triển cùng với ClickUp
Alina cũng áp dụng ClickUp vào đời sống cá nhân của mình! Cô chia sẻ: “Tôi đã giới thiệu ClickUp cho bạn đời của mình là Hima, và chúng tôi đã tìm ra cách để đưa ClickUp vào quản lý những công việc hàng ngày trong gia đình, cũng như các dự án cá nhân với các lời nhắc và kế hoạch thời gian để theo dõi tất cả các hoạt động mà chúng tôi tham gia.”
Cô tiếp tục: “Với khả năng ghi nhớ có hạn của mình, việc kết hợp các công cụ hỗ trợ với cộng đồng xung quanh tôi là điều cần thiết. Sự hỗ trợ mà tôi nhận được từ cộng đồng là rất lớn, và việc họ cùng tôi sử dụng những công cụ giúp tôi hoạt động hiệu quả thực sự là một phước lành.”
Đúng vậy! Sự kết nối và hỗ trợ trong cộng đồng là vô cùng quý giá. Chúng tôi rất tự hào khi được đồng hành cùng bạn, Alina!
Chúng tôi luôn coi trọng việc cải thiện 1% mỗi ngày tại ClickUp. Và khi chúng tôi phát triển, nền tảng ClickUp cũng không ngừng được nâng cấp. Chúng tôi cam kết liên tục cập nhật các tính năng mới để hỗ trợ người dùng của mình tạo ra sự thay đổi trên thế giới! 🌎
Các nguồn tài nguyên của chúng tôi (blog, hướng dẫn, demo theo yêu cầu) luôn sẵn sàng phục vụ bạn 24/7 và được cập nhật định kỳ!
Cùng nhau tiến lên phía trước
Mỗi ngày chúng ta đưa ra hàng loạt quyết định và tương tác, đôi khi khó để nhớ hết. Khi những tình huống bất ngờ buộc chúng ta phải thay đổi cách thức thực hiện các nhiệm vụ hàng ngày, chúng ta mong muốn có một công cụ nào đó giúp chúng ta vượt qua và làm mọi việc trở nên dễ dàng hơn.
Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ hỗ trợ tuyệt vời như sổ ghi chú của bộ não, hãy xem cách bắt đầu với ClickUp!
Chúng tôi cảm thấy thế giới này như bé lại khi kết nối với Alina. Hy vọng câu chuyện của cô ấy sẽ truyền cảm hứng cho bạn như cô ấy đã truyền cảm hứng cho chúng tôi.
.png){kind=small}