10 Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả
"Sao thời gian trôi qua nhanh vậy nhỉ?"
Câu nói quen thuộc của Tiến sĩ Seuss đã rất đúng lúc ấy và giờ đây càng trở nên sâu sắc hơn.
Mạng xã hội đang chờ đợi quan điểm của bạn.
Bài viết mới lại xuất hiện ngay lập tức trên mạng.
Mỗi âm thanh thông báo từ điện thoại kéo sự chú ý của bạn.
Chỉ trong chốc lát, hai giờ làm việc không gián đoạn tại văn phòng đã teo tóp còn hai phút.
"Không thể nào," bạn tự nhủ. Nhưng rồi điều đó lại tiếp diễn. Mọi con đường cuối cùng đều dẫn đến việc trì hoãn và mất tập trung.
Liệu chúng ta có còn hy vọng gì không?
Có những giai đoạn trong cuộc đời của tôi mà thời gian trôi đi nhanh chóng vì tôi tập trung hoặc tham gia vào những hoạt động sản xuất tuyệt vời. Những ngày khác hoàn toàn trôi qua mà không để lại dấu vết.
Quản lý thời gian là việc sử dụng thời gian của chúng ta một cách khôn ngoan để hoàn thành các nhiệm vụ và hoạt động mà chúng ta cần phải hoàn thành.
Và thời gian luôn tiếp tục trôi đi bất kể chúng ta làm gì với nó. Điều đó phụ thuộc vào chúng ta để sử dụng nó một cách hiệu quả hơn.
Hãy xem các bài blog của chúng tôi về các kỹ thuật quản lý thời gian và mẹo quản lý thời gian.
Những chiến lược quản lý thời gian cần thiết chúng ta có thể thực hiện để lấy lại thời gian của mình là gì?
1. Đặt mục tiêu hàng ngày
Nếu bạn không biết bạn sẽ làm gì hôm nay, thì làm sao bạn có thể tức giận với bản thân khi bạn không quản lý thời gian của mình tốt? Một phần của vấn đề là kỳ vọng sai lầm. Nếu bạn không đặt ra bất kỳ mục tiêu cho bản thân hoặc thậm chí một danh sách công việc cần làm, thì đừng tức giận với bản thân khi bạn không làm "bất cứ điều gì".
Việc có ý tưởng mơ hồ về những gì cần hoàn thành so với việc kiểm tra và tạo danh sách công việc chỉ là một hố đen của sự không hiệu quả và quản lý thời gian kém cỏi.
Tại ClickUp, chúng tôi liệt kê mục tiêu và công việc mà chúng tôi đang làm mỗi ngày như một phần của buổi standup hàng ngày. Chúng tôi cũng liệt kê những gì chúng tôi đã làm vào ngày trước đó. Chúng không khớp hoàn hảo mỗi lần (và thực sự chúng tôi thường làm nhiều hơn so với những gì chúng tôi nghĩ).
2. Làm trước những công việc quan trọng nhất
Một cách để quản lý thời gian của bạn hiệu quả là ưu tiên giải quyết những công việc khó khăn trước. Có người lại khuyên nên "nuốt con ếch" tức là hoàn thành công việc bạn ít muốn làm nhất đầu tiên. Tôi thấy cả hai cách này đều có lợi ích riêng, nhưng bắt tay vào việc quan trọng nhất trước sẽ giúp bạn cảm thấy nhẹ nhàng hơn cho phần còn lại của ngày.
Thực ra, tùy theo lịch trình và diễn biến trong ngày, tôi thường xuyên thay đổi giữa hai cách tiếp cận này. Đây là một nguyên tắc đáng để nhớ.
3. Theo dõi thời gian bạn cần để hoàn thành một công việc
Biết được một công việc cụ thể cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành là một phần quan trọng của việc quản lý thời gian. Để sử dụng thời gian của bạn một cách hiệu quả nhất, bạn cần giảm thiểu những phân tâm và đồng thời theo dõi xem bạn mất bao lâu để làm xong một việc. Làm sao để cân bằng điều này?
Hai phương pháp để thực hiện:
Phương pháp Pomodoro: Dựa trên ý tưởng sử dụng chiếc hẹn giờ hình cà chua, bạn làm việc trong các khoảng thời gian 25 phút, sau đó nghỉ ngơi một chút và tiếp tục với một khoảng thời gian 25 phút khác. Sau vài chu kỳ như vậy, bạn sẽ nghỉ một thời gian dài hơn. Áp dụng phương pháp Pomodoro giúp bạn tập trung cao độ.
Theo dõi Thời Gian: Nếu bạn áp dụng phương pháp Pomodoro, bạn cũng có thể ghi chép lại thời gian để biết một công việc cụ thể mất bao lâu. Nhờ vậy, khi bạn cần làm một công việc tương tự lần sau, bạn sẽ biết cần chuẩn bị bao nhiêu thời gian.
Bạn có thể tham khảo các mẫu biểu đồ theo dõi thời gian tại đây!
4. Sắp xếp thời gian trong ngày cho công việc của bạn, không chỉ cho các cuộc họp
Ngày làm việc của bạn có thể trở nên bận rộn với hàng loạt cuộc họp, nhất là khi công ty bạn chưa đạt được hiệu suất làm việc cao nhất. Việc tham gia cuộc họp thường dễ dàng hơn là sắp xếp công việc cá nhân xung quanh chúng. Đôi khi, bạn cần phải dành riêng thời gian cho công việc của mình, và có thể, bạn cần từ chối một số cuộc họp để có thể tập trung hoàn thành nhiệm vụ.
Chức năng Xem Thời gian của ClickUp rất hữu ích, vì bạn có thể lên lịch cho các công việc theo từng giờ mà không nhất thiết phải hiển thị chúng trên lịch cá nhân của bạn.
5. Ưu tiên công việc và danh sách việc cần làm
Khi lập danh sách việc cần làm hoặc kiểm tra công việc tiếp theo trong hệ thống quản lý dự án của bạn, điều quan trọng là phải biết ưu tiên. Điều này không chỉ có nghĩa là xác định công việc nào cần làm trước vì nó quan trọng nhất, mà còn cần sắp xếp thứ tự cho các công việc khác.
Có một quy trình toàn diện để quyết định làm thế nào để ưu tiên công việc của bạn, nhưng điều cần nhớ là phải phân biệt giữa việc gì quan trọng và việc gì cấp bách. Hai khái niệm này không phải lúc nào cũng giống nhau. Việc phân biệt này sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian.
6. Lên kế hoạch để làm việc hiệu quả nhất vào thời điểm thích hợp nhất.
Tôi nghĩ rằng điểm này thường không được chú ý đến. Mỗi người chúng ta có những nhịp độ riêng trong ngày làm việc. Có người hoạt động tốt vào buổi sáng; số khác lại làm việc hiệu quả vào ban đêm, và buổi chiều thì thường không phải là thời điểm tốt (đùa thôi). Dưới đây là một số lời khuyên để bạn thực hiện: Hãy tuân theo một lịch trình cố định.
Nếu bạn biết được nhịp độ của mình, hãy lên kế hoạch để thực hiện những công việc khó khăn nhất vào khoảng thời gian bạn cảm thấy mình hoạt động hiệu quả nhất. Đó có thể là lúc để "nuốt con ếch".
7. Tập trung làm việc sâu, tránh làm việc nửa vời.
Làm việc sâu là việc dành ra thời gian trong lịch trình của bạn cho những công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ. Thời gian này không nhất thiết dành cho những công việc cấp bách nhất, mà cho việc lập kế hoạch chiến lược.
Ví dụ có thể là việc xây dựng một kế hoạch kinh doanh mới hoặc lịch trình marketing hoặc lên kế hoạch cho những tính năng quan trọng sẽ ra mắt trong quý sắp tới.
Nhà nghiên cứu về năng suất James Clear mô tả công việc bị gián đoạn bởi tin nhắn, kiểm tra email và mạng xã hội là "làm việc nửa vời". Loại bỏ những công việc nửa vời khỏi thói quen hàng ngày của bạn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian vì bạn chỉ tập trung vào những việc cần thiết.
8. Sắp xếp không gian làm việc để có sẵn những gì bạn cần
Một bàn làm việc ngăn nắp và không gian làm việc được sắp xếp sẽ giúp bạn dễ dàng tiếp cận các công cụ cần thiết. Việc phải tìm kiếm vật dụng phụ, ổ USB hay giấy ghi chú là những yếu tố gây phân tâm và làm gián đoạn sự tập trung của bạn.
Bên cạnh đó, việc tổ chức không gian làm việc số cũng rất quan trọng. Sử dụng các công cụ quản lý thời gian hiệu quả là một phương pháp tốt để quản lý thời gian, giúp bạn tự động hóa việc nhắc nhở, thông báo và sắp xếp công việc.
9. Rà soát hiệu suất làm việc của bạn so với mục tiêu đã đặt
Cuối ngày, hãy tự hỏi bạn đã sử dụng thời gian của mình như thế nào? Nếu bạn đã lập danh sách việc cần làm, tập trung vào công việc và sử dụng công cụ theo dõi thời gian, bạn sẽ biết mình đã quản lý thời gian của mình như thế nào.
Và bạn biết không? Không sao cả nếu bạn không thực hiện mọi thứ một cách hoàn hảo. Bạn sẽ xây dựng được những thói quen tốt hơn theo thời gian để học cách làm việc hiệu quả hơn.
10. Xây dựng một đội ngũ tuyệt vời
Đồng nghiệp vừa có thể là niềm may mắn nhưng cũng có thể gây phiền toái.
Nếu bạn thuộc một nhóm làm việc giúp bạn giữ trách nhiệm và khích lệ bạn làm việc xuất sắc, bạn sẽ phát triển theo hướng đó.
Những người cùng làm việc tốt có thể giúp bạn tiến xa hơn, và điều này còn có thể giúp bạn cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của mình nữa.
Kết luận
Bạn không thể có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả một cách ngẫu nhiên.
Đó là kết quả của sự cố gắng và lòng kiên nhẫn. Đó thực sự là một kỹ năng cần được rèn luyện.
Quản lý thời gian giống như trồng cây. Bạn bắt đầu từ một hạt giống, chăm sóc cho nó mọc rễ và cuối cùng là nở hoa thành một thói quen và phong cách sống.
Đó là điều bạn đang hướng tới. Với mục tiêu này, bạn có thể nâng cao năng suất làm việc và tận dụng thời gian của mình tốt hơn so với trước đây.
Khi bạn đã hình thành những thói quen này, bạn sẽ đặt ra những mục tiêu dài hạn một cách tốt hơn. Thời gian bạn bỏ ra để xây dựng những thói quen này sẽ mang lại giá trị lớn.
Bạn sẽ hiểu rõ hơn về khả năng của bản thân và không còn cảm thấy thất vọng vì những mục tiêu không tưởng. Các chiến lược quản lý thời gian không chỉ giúp bạn tối ưu hóa thời gian hiện tại mà còn cả thời gian trong tương lai.
.jpg){kind=small}