Ứng Dụng ClickUp Trong Quản Lý Tổ Chức Phi Lợi Nhuận Hiệu Quả

Nếu chỉ cần một tấm lòng nhân ái là có thể điều hành một tổ chức phi lợi nhuận thành công, thì công việc của những người hoạt động trong lĩnh vực này quả thật sẽ rất nhẹ nhàng!

Thực tế, việc quản lý một tổ chức phi lợi nhuận cũng đòi hỏi sự chăm chỉ, khả năng quản lý tài chính và chiến lược không kém gì việc điều hành một doanh nghiệp thương mại.

Mục tiêu của hai bên có thể không giống nhau, nhưng dù bạn muốn hỗ trợ nguyên nhân nào đi chăng nữa, thì vẫn có những yếu tố quan trọng mà mỗi tổ chức phi lợi nhuận cần phải quan tâm để có thể phát triển thành công.

Rất may, ClickUp là một nền tảng lý tưởng, cung cấp cho những người làm việc trong các tổ chức này những công cụ cần thiết để họ có thể đạt được mục tiêu và mở rộng sứ mệnh của mình!

Những việc làm tốt bất ngờ

Một trong những giá trị cốt lõi mà ClickUp luôn theo đuổi từ khi thành lập là Những Việc Làm Tốt Bất Ngờ.

Dù là việc cấp vốn cho các doanh nghiệp nhỏ, chuẩn bị bộ kit chăm sóc sức khỏe cho người vô gia cư, hay ủng hộ tài chính một cách kín đáo, chúng tôi không cảm thấy cần thiết phải làm lớn chuyện mỗi khi ClickUp thực hiện một việc tốt. Bởi lẽ, bản chất của lòng nhân ái, đúng không?

Chúng tôi luôn muốn mọi người biết rằng chúng tôi rất quan tâm và hỗ trợ các đội ngũ và tổ chức không ngừng nỗ lực thực hiện những việc làm từ thiện. Mọi tổ chức phi lợi nhuận khi tham gia vào ClickUp đều có cơ hội được hưởng một ưu đãi đặc biệt cho các gói dịch vụ có phí của chúng tôi, và có rất nhiều lợi ích khi bạn đăng ký sử dụng!

Dưới đây là một số tính năng chính của ClickUp giúp tổ chức của bạn có thể đối phó với những thách thức lớn mà các tổ chức phi lợi nhuận thường gặp phải, giúp xây dựng một đội ngũ vững mạnh.

7 tính năng hàng đầu của ClickUp dành cho tổ chức phi lợi nhuận của bạn

1. Tùy chỉnh Trạng thái trong các Giao diện khác nhau

Tạo Trạng thái Tùy chỉnh cho Không gian làm việc trong ClickUp

👉 Đây là gì: Trạng thái Tùy chỉnh của ClickUp có thể được sử dụng trong mọi kiểu hiển thị, từ danh sách đến lịch, giúp mọi người trong nhóm biết được công việc đã hoàn thành những gì và cần phải làm những gì tiếp theo. Bạn có thể tạo ra các trạng thái riêng biệt phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình, hoặc chọn sử dụng các trạng thái có sẵn từ một bộ mẫu!

👉 Vấn đề mà nó giải quyết: Sự hiểu lầm và thiếu thông tin liên lạc giữa các thành viên trong nhóm

Dù bạn đang làm việc trong lĩnh vực nào, từ việc tìm kiếm nguồn tài trợ cho đến việc đặt áo thun cho các tình nguyện viên, việc duy trì sự rõ ràng và minh bạch trong từng bước tiến độ của công việc sẽ giúp tiết kiệm hàng giờ đồng hồ có thể đã mất vào việc tìm kiếm thông tin hoặc quản lý các ưu tiên hàng ngày.

2. Phân công Nhiều Người Thực Hiện

Tính năng Phân công nhiều người trong ClickUp

👉 Đây là gì: Tính năng Phân công nhiều người của ClickUp cho phép bạn giao một nhiệm vụ cho nhiều người cùng lúc, giúp tất cả có thể tham gia bình luận, hợp tác và cùng nhau hoàn thành công việc.

👉 Vấn đề được giải quyết: Những khó khăn khi làm việc từ xa

Trong trường hợp có nhiều tình nguyện viên và nhân viên cần xử lý các công việc liên quan đến con người, việc biết được ai khác cũng đang làm việc trong cùng một dự án giúp mọi thứ trở nên rõ ràng và có tổ chức hơn. Khi mỗi người được phân công biết rõ đồng nghiệp của mình, điều này sẽ nâng cao trách nhiệm, cải thiện giao tiếp và tăng cường sự hợp tác.

3. Theo dõi thời gian

Công cụ theo dõi thời gian trong ClickUp

👉 Đây là gì: Tính năng Theo dõi Thời gian của ClickUp là một công cụ giúp bạn có thể theo dõi và ghi chép lại thời gian bạn bỏ ra cho từng công việc hoặc dự án, có thể làm điều này một cách thủ công hoặc tự động.

👉 Vấn đề mà công cụ này giải quyết: Kế hoạch không hiệu quả và tình trạng kiệt sức

Rất tiếc, tình trạng kiệt sức là điều mà nhiều nhân viên làm việc tại các tổ chức phi lợi nhuận phải đối mặt khắp nơi trên thế giới. Sự quan tâm quá mức đến mục tiêu của họ cùng với việc làm việc ngoài giờ có thể gây áp lực lớn, do đó việc theo dõi thời gian làm việc, đặc biệt là thời gian làm thêm giờ, cùng với việc xác định những ngày nghỉ để tái tạo năng lượng là rất cần thiết.

Bên cạnh đó, để nâng cao năng suất làm việc, việc biết được một cách chính xác thời gian cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ là rất quan trọng. Trong môi trường phi lợi nhuận, thời gian còn có thể coi như tiền bạc.

4. Các Trường Công Thức

Tạo công thức nâng cao trong ClickUp

👉 Khái niệm: Trường Công thức giúp bạn tính toán các thông số cụ thể trong một nhiệm vụ, sử dụng từ công thức đơn giản đến phức tạp. Bạn có thể lập ngân sách và báo cáo, tính toán số tiền quyên góp, thời gian làm việc và nhiều hơn nữa!

👉 Vấn đề được giải quyết: Thiếu minh bạch trong việc theo dõi chi phí duy trì và cách phân bổ quỹ

Dù là tổ chức phi lợi nhuận nhưng không có nghĩa là không cần quan tâm đến kế hoạch tài chính. Thực tế, việc biết rõ chi phí duy trì và lượng tiền thu vào là rất quan trọng. Sự minh bạch này cũng chính là yếu tố giúp mọi người tin tưởng vào tổ chức phi lợi nhuận của bạn.

5. Tích hợp các ứng dụng khác

Thêm file từ Box vào công việc trên ClickUp bằng cách sử dụng tính năng tích hợp Box với ClickUp

👉 Đây là gì: Tích hợp là các công cụ giúp kết nối các ứng dụng bạn thường xuyên sử dụng với không gian làm việc ClickUp của bạn, giúp bạn quản lý mọi thứ chỉ trong một nơi trực tuyến.

👉 Vấn đề mà nó giải quyết: Cập nhật công cụ và giải pháp công nghệ hiện đại

Các hoạt động như tổ chức sự kiện, gây quỹ, và tiếp nhận nhân sự mới hiện nay đều được thực hiện trực tuyến, điều này đã là một thay đổi lớn đối với ngành phi lợi nhuận vào năm 2020. Khi tích hợp các ứng dụng có chức năng đặc biệt vào công việc, bạn sẽ chuẩn bị sẵn sàng cho đội ngũ của mình để kết nối với đối tượng mục tiêu của bạn thông qua kênh số.

Xem các mẫu gây quỹ tại đây!

6. Chế Độ Xem Biểu Mẫu

Tạo Biểu Mẫu ClickUp Mới Với Các Trường Tùy Chỉnh

👉 Đây là gì: Biểu mẫu trong ClickUp là công cụ có thể tùy biến đầy đủ, giúp bạn tạo ra các biểu mẫu. Khi những biểu mẫu này được điền thông tin và nộp lại, chúng sẽ chuyển thành các công việc có tổ chức và được liên kết trực tiếp với dự án mà chúng được thiết lập.

👉 Vấn đề mà công cụ này giải quyết: Các phương pháp thu thập thông tin và tiếp xúc không hiệu quả, thiếu tổ chức

Các biểu mẫu có thể ứng dụng cho nhiều yêu cầu quan trọng của các tổ chức phi lợi nhuận: đơn đăng ký tình nguyện viên, xác nhận tham gia sự kiện, liên hệ với nhà tài trợ, khảo sát ý kiến nhân viên, và nhiều hơn thế nữa! Điểm đặc biệt là không quan trọng biểu mẫu của bạn được tạo ra cho mục đích gì, mỗi phản hồi đều trở thành một công việc mới và được liên kết với dự án mà nó thuộc về—điều này đảm bảo rằng bạn không bao giờ bỏ lỡ bất kỳ phản hồi hay mất thông tin ngữ cảnh nào!

7. Chia Sẻ Rộng Rãi

Chia sẻ Mind Map qua đường link công cộng

👉 Đây là gì: ClickUp Help Center giúp bạn có thể chia sẻ phiên bản chỉ xem của các công việc, tài liệu hoặc toàn bộ giao diện với mọi người, dù họ có thuộc tổ chức của bạn hay không, nhằm đảm bảo mọi người đều hiểu và theo dõi được tiến trình công việc.

👉 Vấn đề nó giải quyết: Thiếu hướng dẫn và giao tiếp không hiệu quả với các đối tác bên ngoài

Tình nguyện viên rất quan trọng đối với hoạt động của các tổ chức phi lợi nhuận, nhưng không phải ai cũng sẵn lòng hoặc có thể tham gia ClickUp chỉ để cộng tác với tổ chức. Một trong những khó khăn lớn là giữ chân được những tình nguyện viên này, và một cách để làm được điều đó là tạo điều kiện thuận lợi nhất cho họ từ khi ứng tuyển cho đến khi thực sự trở thành một phần của đội ngũ.

Với ClickUp, bạn có thể dễ dàng chia sẻ lịch trình làm việc của tình nguyện viên, quy tắc ứng xử, và mục tiêu với mọi người, kể cả những người không thuộc Không gian Làm việc của bạn!

Những bước đi nhỏ tạo nên sự thay đổi lớn

Các tổ chức phi lợi nhuận đóng vai trò thiết yếu trong việc làm cho thế giới này tốt đẹp hơn, và chúng tôi luôn nhận thức được công sức mà bạn đã bỏ ra, từ việc xây dựng, điều hành cho đến phát triển tổ chức.

Từ những nhà lãnh đạo tìm kiếm nguồn tài trợ quan trọng đến những tình nguyện viên dành hàng giờ để gọi điện thoại không biết mệt mỏi, chúng tôi thấy được và trân trọng từng đóng góp của bạn.

Khi bạn có thể bắt đầu mà không phải đối mặt với thách thức sử dụng công nghệ và công cụ lỗi thời, bạn giúp tổ chức của mình trở thành một máy móc hoạt động trơn tru có thể không chỉ theo kịp xu hướng trong quản lý phi lợi nhuận hiệu quả mà còn phát triển nguyên nhân của bạn.

Tất cả bắt đầu từ một bước, và bước đó có thể đơn giản như tạo một ClickUp Workspace...và đừng quên tận dụng chiết khấu phi lợi nhuận! ❤️