Vì sao minh bạch khiến doanh nghiệp vận hành hiệu quả
Trước khi bắt đầu công việc ở ZenGlobal, tôi từng có cơ hội được tham gia một dự án giúp một công ty trong lĩnh vực kinh doanh truyền thống cải tổ vì họ đang gặp khó khăn do Internet phát triển quá nhanh. Công việc của tôi là cùng với một nhóm nhỏ khác tìm cách tiết kiệm tiền cho công ty.
Trưởng dự án này từng làm việc ở công ty McKinsey và nhiều công ty công nghệ khác và ổng rất giỏi. Tôi phải báo cáo công việc cho ông ấy.
Chúng tôi dùng phương pháp của McKinsey ông ý đã dùng nhiều lần trước đây. Cách làm này là đi hỏi/đánh giá và thu thập dữ liệu về từng người trong công ty xem họ làm những gì và cố gắng cụ thể hóa thành không quá 10 công việc chính cho một người.
Sau đó, chúng tôi hỏi và bấm thời gian họ dành bao nhiêu thời gian cho mỗi công việc và tính toán xem mỗi công việc đó tốn bao nhiêu tiền của công ty, kể cả lương và các chi phí khác.
Khi làm xong, chúng tôi có danh sách các công việc và biết chính xác chúng tốn kém thế nào. Chúng tôi sẽ quyết định:
Công việc này có cần thiết không, hay có nên bỏ nó đi?
Hay là chỉ nên chi ít tiền hơn cho công việc này?
Qua đó, chúng tôi có thể cắt giảm số người làm những công việc không cần thiết. Tôi nhớ chúng tôi đã đề xuất giảm khoảng 20% nhân viên của công ty vào thời điểm đó.
McKinsey đã dùng cách này với rất nhiều khách hàng trên thế giới.
Vai trò của tôi trong dự án lúc đó
Tôi là một trong hai người phải đi "hỏi" những người trong công ty xem họ làm gì và họ dành thời gian ra sao. Đôi khi tôi thấy mình như đang chơi trò chơi đấu trí và xem ai là người nói thật. Các nhân sự đó đều biết rằng câu trả lời có thể ảnh hưởng đến việc họ có giữ được việc làm hay không.
Chúng tôi phải sự dụng rất nhiều phương pháp, thủ thuật thậm chí phải đánh lừa cảm xúc của họ bằng các nghiệp vụ khác nhau để có thể biết chính xác họ đang làm những công việc gì và phải làm việc đó trong bao lâu. Khi mọi thứ đã rõ ràng, mọi chuyện như những gì chúng tôi dự đoán. Hầu hết mọi người đang làm việc không đem lại giá trị nhiều nhưng lại rất tốn kém.
Hãy hình dung mục tiêu của chúng tôi đó là phải 100% quỹ thời gian làm việc của họ, không có gì đc giấu diếm.
Bài học từ việc này dạy tôi điều gì?
Sau khi công ty cắt giảm nhân sự, chúng tôi nhận được kết quả báo cáo rằng doanh thu của họ không giảm nhiều và cũng không thực sự ảnh hưởng vì việc cắt giảm vì những công việc quan trọng vẫn còn đó.
Hầu hết mọi người sẽ rất bất ngờ về số lượng công việc không cần thiết, không có giá trị nhưng vẫn được làm hằng ngày, hàng giờ chỉ vì, không ai biết đến chúng. Xóa bỏ những dư thừa này không khiến công ty bị ảnh hưởng tiêu cực mà ngược lại.
Tôi học được rằng việc biết rõ mọi thứ đang diễn ra trong công ty là rất quan trọng. Và nó có thể đóng vai trò sống còn của công ty, đặc biệt trong những giai đoạn kinh tế đi xuống.
Sử dụng ClickUp như một công cụ để minh bạch tất cả trong tổ chức
Bài học này ảnh hưởng thế nào đến phương pháp của ZenGlobal
Tại ZenGlobal cũng như với bất kỳ khách hàng, đối tác nào của chúng tôi, chúng tôi luôn đặt ra những nguyên tắc được thể chế hóa và hiện thực hóa một cách cụ thể như sau:
Quy tắc thứ nhất: Mọi công việc đều phải ghi vào ClickUp là một đầu việc cụ thể.
Nếu không có trong Clickup, công việc đó coi như không tồn tại. Không ghi nhận. Với các công ty ở Việt Nam có môi trường nặng nề, thì việc ra văn bản hóa xác nhận luật chơi này cũng quan trọng không kém.
Quy tắc thứ hai: Mọi công việc phải được cập nhật trong Clickup.
Có thể là viết bình luận hoặc thay đổi trạng thái công việc.
Tôi thường xuyên kiểm tra ClickUp để biết mọi người đang làm gì hằng ngày.
Nhờ vậy, tôi biết mọi người đang làm bao nhiêu việc và họ làm được gì trong ngày. Bình thường thì một người chỉ có thể kiểm tra và giám sát trung bình 7 người. Nhưng với ClickUp thì 1 người quản lý trung bình có thể quản lý, giám sát và theo dõi đôn đốc trực tiếp từ 50-100 người tùy và thay đổi cung cách làm việc của cả một tập thể.
Áp dụng điều này cho một khách hàng của ZenGlobal
Tôi đã giúp một công ty nhỏ sử dụng Clickup và mọi người phải cập nhật công việc của họ lên đó. Ban đầu có người không thích, nhưng sau cùng, mọi người đều làm theo và chúng tôi thấy rõ ai làm ít việc.
Rõ ràng là có người không làm nhiều nhưng vẫn nhận lương đầy đủ. Có lẽ công ty đang trả lương gấp đôi so với công việc thực sự cần.
Doanh nghiệp sẽ làm việc hiệu quả hơn từ 50-200% nếu làm theo cách này
Một người đã hỏi tôi rằng liệu tôi có giúp họ sử dụng Clickup không. Tôi chỉ sử dụng những chức năng cơ bản của Clickup, nhưng tôi trả lời rằng tôi giúp đội của họ làm việc hiệu quả hơn.
Tôi nghĩ rằng tôi có thể giúp họ làm việc hiệu quả hơn ít nhất 50%, và đôi khi là 200%.
Nếu là một nhà quản trị và một lãnh đạo của một công ty, hãy dừng lại một chút và hình dung những gì tôi đang cố chia sẻ. Việc này sẽ đem lại sức mạnh như thế nào cho một nhà lãnh đạo:
Biết tất cả mọi người, từng người một đang làm việc gì?
Khối lượng công việc của từng người thực tế trong một ngày dựa trên cách họ cập nhật công việc trong ClickUp.
Nó khá giống với dự án tôi đã đề cập ở trên, nhưng ở mức độ chi tiết hơn, minh bạch hơn và hơn hết, tôi biết chính xác thu nhập của từng người và việc họ làm có tương xứng với thu nhập của họ không.
Kinh nghiệm của tôi khi áp dụng ClickUp cho các công ty ở Việt Nam
ZenGlobal khi cố gắng triển khai Clickup với mục tiêu là làm sao tất cả mọi công việc của mọi người đều được ghi lại trên đó.
Sự phản kháng ở Việt Nam cao khủng khiếp. Rất rất nhiều người, ở nhiều vị trí khác nhau, kể cả cấp quản lý phản kháng rất mạnh. Chúng tôi gặp nhiều sự phản kháng ở nhiều công ty ở nhiều nơi trên thế giới, nhưng thực sự là nhóm công ty tầm trung, các công ty có văn hóa quan liêu ở Việt Nam là thuộc đẳng cấp khác.
Ban đầu họ sẽ đưa ra vô số lý do để không sử dụng, so sánh ClickUp với các phần mềm hay công cụ nội địa (chỉ là một cớ để họ lảng tránh vấn đề) dù sự thật hiển nhiên là ClickUp là phần mềm toàn diện nhất trên thế giới được đánh giá bởi G2, Trust Radius với hơn 10 triệu khách hàng và chi phí rất kinh tế. Nếu không thành công, họ sẽ bắt đầu cản trở mọi công việc của chúng tôi như cố tình làm chậm tiến độ dự án, gửi thông tin muộn và sát giờ nghỉ, đẩy đi đẩy lại những thủ tục giấy tờ để gây khó dễ và liên tục đưa các thông tin không chính xác để làm rối người ra quyết định.
"Phúc chủ, may thầy" là câu nói chúng tôi thường hay nói với nội bộ cũng như ban lãnh đạo của đối tác. Nếu thực sự ban lãnh đạo không quyết tâm làm thì chắc chắn công ty của họ sẽ sớm tụt hậu và dự án cũng sẽ không thành công.
Có một doanh nghiệp tầm trung chúng tôi làm, có được sự ủng hộ và hậu thuẫn cao của chủ doanh nghiệp nên mọi chuyện cũng suôn sẻ. Khi tất cả mọi người trong công ty cập nhật công việc (khoảng hơn 600 nhân sự), chúng tôi phát hiện ra rằng có quá nhiều người làm việc quá ít và thậm chí không hề làm việc gì trong cả một tháng.
Bạn đã hiểu vì sao họ lại phản kháng chúng tôi rồi chứ... vì họ không làm gì cả. Chúng tôi không đề xuất cụ thể điều gì cho người chủ doanh nghiệp ngoài việc gửi cho họ báo cáo công việc thực tế của từng người trong vòng 3 tháng.
Rất nhiều nhân sự làm việc tích cực, hăng hái cho công ty lại nghỉ việc chỉ sau vài tuần vì thấy không được tôn trọng sức lao động, và để lại một tập thể không có văn hóa làm việc ở lại. Mọi chủ doanh nghiệp có thể nói với chúng tôi rằng họ là doanh nghiệp có bề dày lịch sử, truyền thống, hay văn hóa công ty là abc..., nhưng chúng tôi chỉ có thể đưa cho họ những con số thực tế nhất.
Chủ doanh nghiệp đó đã cho 1 nửa nhân sự nghỉ việc. Tổng giám đốc (người thực sự cũng không làm gì) cũng được cho nghỉ việc sau đó cùng với hầu hết quản lý tầm trung.
Khi mọi thứ minh bạch, hầu hết mọi vị trí đều có thể cắt giảm ít nhất 50%, nhiều công việc toàn thời gian khi chuẩn hóa có thể chỉ cần thuê bán thời gian hoặc thực tập sinh, và nhiều vị trí nhân sự sẽ nên bị cắt bỏ.
Một doanh nghiệp sẽ gia tăng 50-200% hiệu suất lao động từ nhân sự của mình.
Gần đây có mọi người hay hỏi tôi "Minh... tôi thấy công ty cậu triển khai Clickup như một dịch vụ phải không?"
Và tôi nhận được câu hỏi này khá nhiều lần... vì mọi người sẽ dễ dàng nghĩ rằng đây chỉ là việc triển khai cài đặt phần mềm, cung cấp tài khoản ClickUp. Nhưng sự thực là có cả trăm phần mềm ngoài kia (tất nhiên cũng không phải là phần mềm tốt cho lắm và cũng tốn kém) nhưng đó không phải công việc của chúng tôi. Đúng là chúng tôi cung cấp công nghệ và các giải pháp công nghệ, nhưng mục đích ZenGlobal làm là để tăng năng suất nhân sự, giúp công ty tăng doanh thu, giảm chi phí.
Với hầu hết các công ty trong lĩnh vực công nghệ hay năng động như trong lĩnh vực Marketing, Agency marketing hay agency quảng cáo, tôi nghĩ chúng tôi có thể giúp họ tăng ít nhát 50% - 100% hiệu suất làm việc nếu họ làm việc cùng chúng tôi. Nhưng hầu hết các doanh nghiệp ở Việt Nam sẽ cao hơn thế nhiều, 200 300 thậm chí 400 500% năng suất.
Khi tôi trả lời như vậy, thường sẽ mang lại một phản ứng bất ngờ, đôi khi là tiêu cực, nhất là những chủ doanh nghiệp ở Việt Nam. Vì vậy, tôi cần phải giải thích... vì nếu không họ sẽ nghĩ chúng tôi "chém gió".
Năng suất lao động của Việt Nam thực sự rất rất thấp so với khu vực. Thực tế, một người Việt Nam thừa sức khỏe, khả năng thông minh và hoàn toàn được đào tạo bài bản với lực lượng lao động học đại học, cao học và du học trong 30 năm trở lại đây. Bạn nghĩ thực sự 1 người Singapore hay Hàn Quốc có thể làm được bằng 4 hay 7 lần người Việt Nam không? Tôi nghĩ hoàn toàn có thể.
Làm thế nào để tăng năng suất làm việc mạnh mẽ như vậy?
Xuất phát điểm năng suất lao động của hầu hết doanh nghiệp Việt Nam đều rất thấp.
Mọi người thường nghĩ tôi sẽ bắt họ làm việc nhiều hơn, nhưng không phải vậy. Tôi thấy được những cải thiện ngay trong ngắn hạn nếu họ làm những điều sau:
Thứ nhất: Nhanh chóng nhận ra ai làm ít việc.
Và tôi sẽ tăng công việc cho họ cho phù hợp với quỹ thời gian của họ và thu nhập.
Thứ hai: Nhận ra ai làm việc tốt không tốt.
Vì giờ đây mọi thứ đều minh bạch hơn nên điều này trở nên dễ dàng để nhìn nhận
Thứ ba: Mọi người làm việc hiệu quả hơn vì phối hợp tốt hơn.
Việc nhận sự giúp đỡ từ đồng nghiệp dễ dàng hơn khi mọi người làm việc có tổ chức và thông tin thông suốt.
Cấp quản lý có thể ngay lập tức phát hiện những công việc đang bị chậm hoặc không cần thiết để xử lý nhanh chóng.
Thứ tư: Tôi có thể nhanh chóng nhận ra khi ai đó làm việc không đúng thứ tự ưu tiên.
Yêu cầu họ dừng lại và làm việc khác quan trọng hơn.
Điều này khá bất ngờ nhưng thực sự chỉ riêng hoạt động này đã khiến doanh nghiệp cải thiện hoạt động vận hành đáng kể
Thứ năm: Bạn có thể thay thế một số vị trí toàn thời gian bằng bán thời gian hay thực tập sinh
Thấy rõ ai không làm việc hết công suất nhưng vẫn là nhân viên toàn thời gian.
Thứ sáu: Thông thường mọi người sẽ tự nguyện làm thêm việc.
Vì họ biết rằng họ sẽ được đánh giá dựa trên những gì họ làm được và ghi lại trong Clickup.
Nhân sự cũng biết chính xác mình đang làm để hướng tới mục tiêu nào của doanh nghiệp và thấy bản thân là một phần của tổ chức chứ không chỉ là cái máy cố làm việc theo chỉ đạo chung chung của quản lý.
Một chút suy ngẫm
Minh bạch rất quan trọng trong vận hành nội bộ. Tôi chưa bao giờ gặp doanh nghiệp nào mà coi là hiệu quả khi công việc của họ chưa từng minh bạch.
Minh bạch mới chỉ là một trong những điều chúng tôi, ZenGlobal có thể đem đến cho khách hàng. Chúng tôi có những phương pháp để giúp một doanh nghiệp thực sự phát triển nhanh chóng và hiệu quả nhưng vẫn đảm bảo rằng tổ chức đang vận hành một cách thực tế hiệu quả nhất.
Mọi việc đáng làm thì đều khó. Và tất cả chúng tôi ở ZenGlobal đều đã trưởng thành từ những việc khó đó. Đừng ngại liên lạc với chúng tôi và đặt lịch. Chỉ với 15 phút, chúng tôi sẽ trao đổi cởi mở và minh bạch về việc có thể giúp gì cho doanh nghiệp và tổ chức của bạn.
Đặt lịch tại đây: https://calendly.com/zenglobalceo/intro-demo-zenglobal
Similar Articles