Toyin Olasehinde Sử Dụng Bình Luận Trên ClickUp để Tối Ưu Hóa Giao Tiếp

Chuyển đổi hệ thống quản lý dự án trong tổ chức là một việc không hề đơn giản. Chúng ta phải đối diện với nhiều câu hỏi:

Làm cách nào để chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới?

Mất bao lâu để mọi người có thể sử dụng thành thạo hệ thống mới?

Nếu hệ thống mới không hoạt động như mong đợi thì sao?

Tôi có đủ thời gian để quản lý việc chuyển đổi này không?

Tuy nhiên, việc chọn đúng nền tảng phù hợp với quy trình làm việc đặc thù của tổ chức bạn có thể mang lại rất nhiều lợi ích.

Toyin Olasenhinde, một Quản lý Sản phẩm, đã trải qua điều này. Anh ấy biết rằng để quản lý hiệu quả cần có công cụ đúng đắn. Với suy nghĩ đó, anh đã dẫn dắt công ty mình, WoodCore, chuyển từ Trello sang ClickUp.

Chúng tôi đã có dịp trò chuyện trực tuyến với anh về kinh nghiệm triển khai và sử dụng ClickUp trong vai trò quản lý dự án cho một startup ngân hàng đám mây.

Hãy giới thiệu một chút về WoodCore!

WoodCore là một Ứng dụng Ngân hàng Đám Mây, hiện đang trong giai đoạn thử nghiệm riêng tư. Nó chủ yếu được các công ty công nghệ tài chính (FinTech), các Ngân hàng Tài chính Vi mô và các nhà cung cấp dịch vụ tài chính khác sử dụng.

Cơ bản là, chúng tôi cung cấp Ứng dụng Ngân hàng Đám Mây linh hoạt, có thể mở rộng, giá cả phải chăng và dễ dàng tiếp cận cho các đối tượng khách hàng nêu trên.

Vậy nên, nếu bạn muốn sản phẩm của mình nhanh chóng ra mắt thị trường và có thêm tính năng ngân hàng, WoodCore là lựa chọn lý tưởng.

Khi bạn tham gia WoodCore, họ đã sử dụng ClickUp chưa?

Không, khi tôi tham gia vào WoodCore, họ đang sử dụng Trello. Cách quản lý dự án lúc đó khá là lộn xộn.

Ngay sau khi gia nhập công ty, tôi đã đề xuất sử dụng ClickUp với cấp trên của mình. Tôi đã được đồng ý và bắt đầu thiết lập không gian làm việc trên ClickUp.

Tính năng bạn yêu thích nhất trong ClickUp là gì?

Thật khó để chỉ chọn một tính năng!

Tính năng gán comment rất hay. Nó cho phép tôi biến các bình luận thành công việc cần theo dõi, rất hữu ích vì không phải lúc nào cũng cần tạo ra một nhiệm vụ mới. Nhưng nếu bạn muốn ai đó chịu trách nhiệm và hành động theo nhận xét, việc gán nó là một giải pháp hoàn hảo.

Mình cực kỳ ấn tượng với tính năng thêm Trường Tùy Chỉnh vào phần Xem Dạng Danh Sách. Do công việc của chúng ta rất đa dạng, nên khả năng tùy biến thông tin cho từng nhiệm vụ là điều hết sức quan trọng.

Thêm vào đó, thông tin tùy chỉnh hiển thị rất rõ ràng trong chế độ xem dạng danh sách, giúp việc sắp xếp và lọc các nhiệm vụ theo tiêu chí cụ thể trở nên thuận tiện. Điều này rất có ích cho việc phân tích dữ liệu, và khả năng lọc giúp việc quản lý trở nên đơn giản hơn, đặc biệt là khi làm việc với khách hàng.

Bạn đã tích hợp những công cụ nào với ClickUp?

Tôi đã từng tích hợp Microsoft Teams để hỗ trợ một khách hàng. Việc này đã giúp cải thiện đáng kể việc giao tiếp với họ và làm cho việc ghi nhận các nhiệm vụ trở nên dễ dàng hơn.

Tôi cũng đang chuẩn bị tích hợp Slack. Tôi mong chờ việc có thể gửi thông báo về các nhiệm vụ trong ClickUp đến các kênh Slack để tăng cường sự minh bạch. Ngoài ra, khả năng tạo nhiệm vụ trong ClickUp từ các tin nhắn trên Slack cũng là một điểm cộng thêm!

ClickUp giúp bạn đẩy nhanh tiến độ dự án như thế nào?

ClickUp rất hữu ích trong việc theo dõi hoạt động. Chẳng hạn, chúng tôi dùng chức năng bình luận để cập nhật thông tin về các nhiệm vụ, đảm bảo không có thông tin nào bị lãng quên. Điều này giúp tôi tiết kiệm rất nhiều thời gian vì không cần phải tìm lại các tin nhắn hay tệp đính kèm cũ - mọi thứ đều được lưu trữ ngay trong nhiệm vụ.

Còn nhiều tính năng khác như theo dõi tiến độ công việc qua các trạng thái, sử dụng bình luận để ghi chép biên bản cuộc họp... Và điều này mang lại lợi ích lớn là tăng cường sự minh bạch trong toàn bộ tổ chức.

ClickUp đã cải thiện công việc và cuộc sống của bạn như thế nào?

Chắc chắn là thông qua việc tăng cường sự minh bạch. Mọi người luôn biết được công việc đang diễn ra như thế nào. Lợi ích của việc minh bạch hóa là không giới hạn: giao tiếp trở nên suôn sẻ hơn, giảm thiểu công việc trùng lặp, khách hàng được cập nhật thông tin thường xuyên, và việc theo dõi mọi thứ trở nên dễ dàng hơn nhiều!

Mỗi tuần bạn tiết kiệm được bao nhiêu giờ khi sử dụng ClickUp?

Tôi ước tính mình tiết kiệm được khoảng 18 giờ mỗi tuần nhờ sử dụng ClickUp.

Một trong những lĩnh vực tôi tiết kiệm thời gian đáng kể là trong việc liên lạc với khách hàng. Tôi chỉ cần thêm họ vào dự án với tư cách khách mời, và họ có thể theo dõi tiến độ dự án một cách thời gian thực. Điều này giúp loại bỏ nhu cầu phải cập nhật dự án liên tục qua email.

Một khách hàng rất hài lòng với cách làm việc này đến nỗi tôi đã giúp họ thiết lập một Không gian làm việc riêng!

Với thời gian tiết kiệm được, bạn làm gì?

Tôi muốn nói rằng tôi dành toàn bộ thời gian tiết kiệm được để làm việc. Có thể tôi dùng một phần thời gian đó cho công việc, nhưng thực sự, tôi dùng phần lớn thời gian đó để nghỉ ngơi, lấy lại sức 🤭 😊

Bạn có lời khuyên nào cho những người muốn cải thiện năng suất làm việc của mình không?

Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian cho bản thân, bạn nên thử sử dụng ClickUp.

Khả năng ứng dụng của ClickUp là rất lớn. Bạn có thể sử dụng ClickUp cho rất nhiều mục đích khác nhau!

Nếu bạn muốn theo dõi hành trình của Toyin, hãy theo dõi anh ấy trên Twitter tại đây và đăng ký ClickUp ngay hôm nay để khám phá cách bạn có thể làm việc hiệu quả hơn! 🕺