Theo Dõi Thời Gian Dự Án Bằng Time Doctor Tăng Hiệu Suất Công Việc

Giả sử bạn là người quản lý dự án và đang muốn theo dõi tiến độ công việc của nhân viên trong các dự án họ đang thực hiện.

Đầu tiên, bạn không nên để nhân viên cảm thấy mình bị giám sát quá mức. Hơn nữa, điều này có thể gây ra phản ứng không tốt. Cần nhớ rằng, ngày nay ai cũng dùng smartphone, và chỉ cần một chút không hài lòng, nhân viên có thể phàn nàn về bạn trên mạng xã hội vì cho rằng bạn vi phạm quy định của công ty.

Cách tốt nhất là nói rõ ràng ngay từ đầu! Hãy thông báo cho nhân viên biết bạn sử dụng hệ thống theo dõi thời gian với mục đích gì.

Hãy làm cho họ hiểu rằng việc này không phải để giám sát họ mà là để quản lý hiệu suất công việc của dự án, điều này cuối cùng mang lại lợi ích cho cả họ và công ty.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét những lợi ích khi sử dụng công cụ theo dõi thời gian cho doanh nghiệp của bạn.

3 Lợi Ích Chính Khi Sử Dụng Công Cụ Theo Dõi Thời Gian Cho Doanh Nghiệp

1. Giảm Chi Phí

Sử dụng hệ thống theo dõi thời gian giúp bạn quản lý thời gian mà nhân viên bỏ ra cho các dự án được giao. Tự nhiên, phần mềm này cũng giúp phát hiện những chậm trễ trong dự án và những điểm cần cải thiện, từ đó giảm thiểu sai sót tốn kém.

Thêm vào đó, nếu không có phần mềm phù hợp, doanh nghiệp của bạn có thể mất doanh thu chỉ vì tính không chính xác. Rất có thể những sai lầm thủ công sẽ khiến bạn mất một khoản lớn. Việc cài đặt phần mềm theo dõi thời gian sẽ giúp tối ưu hóa thời gian làm việc và dữ liệu tham gia, làm cho đội ngũ lao động của bạn hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn.

Thực tế, bạn có thể tiết kiệm được một ngày làm việc đầy đủ - khoảng 8 giờ - bằng cách áp dụng phần mềm theo dõi thời gian, giúp nhân viên tập trung vào những phần công việc đòi hỏi nhiều sự chú ý hơn.

2. Cải Thiện Hoạt Động Hàng Ngày

Hoạt động hàng ngày của công ty bạn sẽ được cải thiện đáng kể nhờ phần mềm theo dõi thời gian. Bạn sẽ có khả năng lập kế hoạch tốt hơn cho các dự án, thời gian dành cho chúng và các biện pháp cần thiết cho hoạt động trong tương lai.

Nhớ rằng, nhân viên của bạn không thể luôn tập trung mỗi phút làm việc trong ngày. Điều này là bình thường. Một chút linh hoạt và thái độ bình tĩnh là cần thiết. Nếu một nhân viên không thể tự do đi vệ sinh mà không cần xin phép, có lẽ đã đến lúc cần phải xem xét lại mối quan hệ giữa công ty và nhân viên!

Tuy nhiên, việc sử dụng công cụ và biểu mẫu theo dõi thời gian có thể tạo ra không khí làm việc tích cực và xây dựng niềm tin trong nhân viên của bạn. Bạn cần phải giải thích rõ ràng rằng mục đích của việc theo dõi không phải để phạt ai cả, mà là để cải thiện hiệu suất công việc và đảm bảo công ty hoạt động minh bạch.

Những nhân viên làm việc từ xa sẽ cảm thấy được khích lệ hơn và làm việc hiệu quả hơn. Điều này còn liên quan đến việc họ cảm thấy mình vẫn là một phần của đội ngũ, dù cho họ không làm việc trực tiếp tại văn phòng, và họ cũng sẽ được cập nhật thông tin tốt hơn. Phần mềm theo dõi thời gian giúp nhân viên tự chủ hơn và tự tin hơn khi họ có thể tập trung và nâng cao năng lực của mình.

Gợi ý thêm: Công cụ giám sát nhân viên cho người dùng Mac!

3. Hỗ Trợ Đánh Giá Giá Trị Khách Hàng Một Cách Nhanh Chóng

Ứng dụng theo dõi thời gian cũng giúp bạn đánh giá giá trị của khách hàng một cách nhanh chóng. Sự thật là sự phát triển của công ty bạn phụ thuộc vào sự đóng góp kinh tế của khách hàng. Chúng ta không thể để cảm xúc chi phối, vì vậy không nên mất cảnh giác trước vấn đề doanh thu của công ty.

Điều này không có nghĩa là bạn cần phải loại bỏ các khách hàng ít lợi nhuận để chuyển sang những khách hàng mang lại lợi nhuận cao hơn... không hẳn là như vậy. Mọi chuyện đều liên quan đến việc ưu tiên. Nếu bạn có một khách hàng mang lại lợi nhuận lớn cho công ty, và một khách hàng khác chỉ liên hệ với bạn thỉnh thoảng, bạn sẽ cần phải xem xét và đưa ra quyết định ưu tiên cẩn thận. Nếu không, bạn có thể rủi ro mất đi toàn bộ doanh nghiệp của mình.

Mẹo: Bạn có thể tạo ấn tượng mạnh với khách hàng bằng cách cho họ theo dõi quá trình tiến độ của dự án qua từng bước một. Nhờ công nghệ, điều này giờ đây đã trở nên khả thi. Bạn có thể tùy chỉnh các tính năng để không hiển thị quá nhiều thông tin nhạy cảm, nhưng vẫn đủ để khách hàng yên tâm về năng lực chuyên môn của bạn.

Sự Kết Hợp Giữa Time Doctor và ClickUp

Hai phần mềm dựa trên nền tảng đám mây được đánh giá cao là Time Doctor và ClickUp. Khi kết hợp lại, chúng tạo thành một giải pháp toàn diện cho việc theo dõi thời gian làm việc một cách chính xác.

Việc tích hợp tiện ích mở rộng của Time Doctor trên Chrome vào ClickUp giúp bạn dễ dàng truy cập vào dữ liệu thời gian liên quan đến các dự án mà nhân viên của bạn đã hoàn thành.

Time Doctor đóng vai trò như một trung tâm điều khiển, thu thập thông tin từ ClickUp và tổng hợp lại để bạn có cái nhìn tổng quan về công việc mà nhân viên đang thực hiện trong các dự án.

Dưới đây là một số tính năng nổi bật của ClickUp và Time Doctor:

ClickUp

• Là một chương trình quản lý dự án dựa trên đám mây, phục vụ cho nhiều nhóm và công ty khác nhau

• Phiên bản miễn phí có nhiều tính năng quan trọng không kém gì phiên bản trả phí, như khả năng hợp tác trực tiếp, bảng điều khiển, kiểm duyệt và hỗ trợ 24/7

• Phù hợp với cả freelancer, các nhóm làm việc và doanh nghiệp mọi quy mô

• Giao diện bảng điều khiển chuyên nghiệp, cung cấp hình ảnh và dữ liệu trực quan ngay từ trung tâm điều khiển

• Có thể phân công nhiệm vụ cho thành viên trong dự án, quản lý dự án cho khách hàng, và làm việc cùng đồng nghiệp trên các tài liệu

ClickUp cung cấp nhiều công cụ và tính năng giúp đạt được mục tiêu công việc một cách hiệu quả và thuận tiện. Công ty luôn cập nhật tính năng mới mỗi tuần dựa trên phản hồi từ người dùng để mang lại lợi ích tốt nhất.

Người dùng có thể theo dõi dự án và dữ liệu thông qua nhiều kiểu xem khác nhau, giúp tăng cường khả năng nhận biết và theo dõi nhanh chóng. Ví dụ, bạn có thể chọn xem dưới dạng Hoạt động, Bảng, Dòng thời gian, Hộp (đối với bảng điều khiển), Bản đồ, và nhiều hơn nữa!

Không gian làm việc của nhân viên có thể dễ dàng thay đổi, thông tin về tình trạng công việc được hiển thị rõ ràng, có sẵn các màu sắc và chủ đề để tạo tính thẩm mỹ cho giao diện, v.v. Là một đối thủ nặng ký trong số các công cụ quản lý dự án, ClickUp rất hữu ích cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các nhóm làm việc, và những người làm việc tự do quan tâm đến quản lý dự án trực tuyến cá nhân, giải pháp làm việc nhóm, và mở rộng năng suất.

Time Doctor

• Cung cấp tính năng theo dõi thời gian chính xác và sáng tạo

• Đánh giá và ghi chép năng suất làm việc của nhân viên

• Chụp ảnh màn hình và ghi lại hoạt động

• Theo dõi thời gian, tính toán thời gian làm thêm, và lập lịch làm việc cho nhân viên

• Phần mềm theo dõi thời gian đa chiều tích hợp với CRM và hiệu quả nhãn trắng

• Quản lý lịch, theo dõi nghỉ phép y tế gia đình (FMLA), theo dõi múi giờ, và nhiều hơn nữa

Time Doctor Là Gì và Cách Thức Hoạt Động

Time Doctor là một công cụ theo dõi thời gian dưới hình thức dịch vụ (SaaS) và quản lý hiệu suất có khả năng kết hợp với hơn 60 ứng dụng quản lý dự án và tăng cường năng suất khác nhau.

Đặc biệt, Time Doctor không chỉ đơn thuần là phần mềm theo dõi thời gian mà còn cung cấp các báo cáo phân tích chi tiết về cách quản lý thời gian thông qua phân tích quản lý thời gian. Các thông số quan trọng bao gồm việc bắt đầu và kết thúc đếm giờ, giám sát trang web và ứng dụng, hoạt động của bàn phím và chuột, thời gian dành cho từng dự án và nhiệm vụ, và nhiều hơn nữa.

Nền tảng chính của sự hợp tác giữa ClickUp và tiện ích mở rộng Chrome của Time Doctor là khả năng tổng hợp dữ liệu thời gian một cách chính xác, liên quan đến các công việc đã được nhóm ClickUp hoàn thành. Những thông tin chi tiết về dự án sẽ được cung cấp, giúp bạn có cái nhìn tổng quan về công việc mà nhân viên của bạn đang thực hiện.

Nhờ đó, công ty bạn sẽ luôn được cập nhật thông tin và hiểu rõ về mức độ tham gia công việc của nhân viên, phân bổ nguồn lực cho các dự án một cách hợp lý hơn, quá trình thanh toán trở nên đơn giản và hiệu quả công việc được cải thiện.

Tóm Lược

Dù công ty bạn cần công cụ quản lý dự án, giám sát nhân viên, cải thiện giao tiếp hay chia sẻ công việc theo thời gian, phần mềm theo dõi thời gian sẽ giúp làm mượt mà các quy trình, từ đó nâng cao hiệu quả và lợi nhuận cho công ty.

Với những giải pháp được thiết kế để theo dõi tự nhiên các hoạt động số trong quá trình làm việc, công ty bạn có thể dễ dàng theo dõi hoạt động của nhân viên, nâng cao nhận thức về hiệu quả công việc, đánh giá và phát triển các mô hình làm việc hiệu quả, qua đó mang lại những thay đổi tích cực.

Hãy thực hiện một quyết định đúng đắn cho doanh nghiệp của bạn. Bắt đầu dùng thử miễn phí ngay hôm nay với công cụ quản lý dự án ClickUp, được bổ sung thêm chức năng bởi tiện ích mở rộng Time Doctor!