Tính năng Form Mới của ClickUp và Bí quyết Tạo Form

Bạn cần một phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả để tạo Form đẹp mắt?

Việc thực hiện khảo sát là một trong những cách thuận tiện nhất để thu thập thông tin từ người dùng. Dù là khách hàng, nhân viên hay bất kỳ ai, việc dùng biểu mẫu là phương pháp đã được chứng minh hiệu quả để bạn có được những thông tin cần thiết.

Giờ đây, bạn muốn làm gì với số liệu đó thì tùy ý bạn.

Bạn có thể dùng chúng để cải tiến quy trình làm việc, nảy sinh ý tưởng mới, hoặc thậm chí là hướng tới mục tiêu lớn lao như chiếm lĩnh thị trường – khả năng là vô hạn!

Tìm một công cụ tạo biểu mẫu lý tưởng quả là không dễ dàng!

Bạn muốn có những biểu mẫu đẹp, thu hút người dùng khi điền thông tin! Đừng bỏ qua các yếu tố như độ tin cậy, an ninh, và tính thân thiện với người dùng.

May mắn là, ClickUp đã giới thiệu tính năng mới Xem Biểu Mẫu đáp ứng trọn vẹn nhu cầu của bạn!

Xem Biểu Mẫu là gì?

Xem Biểu Mẫu trong ClickUp là giải pháp tuyệt vời để bạn nhanh chóng tạo ra các biểu mẫu chi tiết, giúp thu thập dữ liệu mà bạn mong muốn. Hơn nữa, từ những phản hồi của biểu mẫu, bạn có thể tạo ra các nhiệm vụ và bắt đầu xử lý chúng ngay tức khắc.!

Bằng cách này, bạn không cần phải dùng thêm ứng dụng khác nữa, mà có thể quản lý tất cả các công việc liên quan đến biểu mẫu ngay trong công cụ quản lý dự án mà bạn yêu thích.

Điều gì khiến nó trở nên tuyệt vời?

Vậy tại sao lại chọn Chế độ Form của ClickUp thay vì Google Forms chẳng hạn?

Mọi người đều thích Google.

Nhưng Google Forms lại có những điểm chưa đáp ứng đủ!

Thiết kế không phải lúc nào cũng đẹp mắt và còn giới hạn về tính năng.

Nếu chỉ là làm một biểu mẫu đơn giản cho bài tiểu luận đại học thì Google Forms vẫn ổn, nhưng khi bạn cần thu thập thông tin quan trọng cho doanh nghiệp của mình, bạn sẽ cần đến một công cụ chuyên nghiệp hơn.

Bạn cần đến một cái gì đó như Chế độ Biểu mẫu của ClickUp.

Dưới đây là lý do:

1. Đa dạng các loại trường nhập liệu để thu thập nhiều loại thông tin

Các trường là những ô mà người trả lời sẽ điền thông tin vào.

ClickUp cho phép bạn thêm nhiều loại trường nhập liệu như:

• Văn bản

• Văn bản dài

• Website

• Danh sách lựa chọn

• Email

• Số điện thoại

• Ngày tháng

• Ô kiểm

• Số

• Tiền tệ

• Nhãn

• Xếp hạng

  
  

Bạn có thể chọn một loại trường nhập liệu giống nhau cho tất cả câu hỏi, nhưng điều này không phải lúc nào cũng hiệu quả.

Tại sao lại như vậy?

Có ba lý do chính:

1. Các trường nhập liệu tùy chỉnh giúp bạn thu thập được thông tin theo nhiều dạng câu hỏi khác nhau. Chẳng hạn, nếu bạn muốn hỏi một câu hỏi trắc nghiệm, bạn cần sử dụng nút chọn hoặc danh sách thả xuống chứ không phải là một ô nhập văn bản thông thường.

2. Các loại trường nhập liệu khác nhau giúp người dùng dễ dàng điền thông tin hơn. Ví dụ, một trường nhập liệu ngày tháng với lịch để chọn sẽ thuận tiện hơn so với việc tự gõ ngày tháng.

3. Cuối cùng, việc sử dụng các loại trường nhập liệu khác nhau giúp việc phân tích và phân loại dữ liệu sau khi thu thập trở nên dễ dàng hơn. Bạn có thể sắp xếp các phản hồi từ biểu mẫu theo tuổi hoặc giá trị tiền tệ, có thể làm điều này ngay trong ClickUp hoặc khi xuất ra bảng tính.

Như vậy, dù câu hỏi của bạn ra sao, mẫu Form này cũng có thể giải quyết được câu trả lời!

2. Bổ sung thêm tùy chọn trường để tùy chỉnh chi tiết hơn

Chắc hẳn bạn không nghĩ rằng chúng tôi đã làm xong mọi thứ rồi đúng không?

Dưới đây là hai tùy chọn trường mới giúp bạn có thể tùy chỉnh một cách linh hoạt hơn:

A. Các trường ẩn giúp tối ưu hóa trải nghiệm người dùng

Bạn có biết điều gì thực sự khó chịu khi điền các biểu mẫu không?

Đó là việc phải nhập lại thông tin mà bạn đã cung cấp từ trước.

Nhưng bạn không cần phải lo lắng.

Người trả lời của bạn sẽ không phải đối mặt với vấn đề này khi sử dụng ClickUp.

Nếu như bạn đã có sẵn thông tin về người trả lời, như tên và địa chỉ email của họ, bạn có thể thiết lập những trường thông tin này thành trường ẩn trong biểu mẫu của mình.

Điều này thật tốt cho họ, nhưng rõ ràng dữ liệu đó vẫn rất quan trọng đối với biểu mẫu của bạn, đúng không?

Đừng lo – tất cả dữ liệu này vẫn sẽ được thu thập, nhưng qua URL đặc biệt hoặc mã nhúng mà bạn sử dụng. Dữ liệu vẫn sẽ có đầy đủ – chỉ là người dùng không cần phải tự mình nhập vào nữa!

Cần một ví dụ cụ thể không?

Cứ việc hỏi! Hãy tưởng tượng bạn đang chạy một chiến dịch quảng cáo chỉ dành riêng cho San Francisco. Thành phố này có thể được thiết lập là một trường ẩn, do đó người dùng của bạn không cần phải nhập thêm thông tin này nữa! Càng ít trường cần điền, tỷ lệ chuyển đổi càng cao.

B. Tự Động Tạo Nhiệm Vụ Từ Các Phản Hồi Của Biểu Mẫu

Đây là tính năng cực kỳ thú vị của biểu mẫu ClickUp!

Hãy chuẩn bị tinh thần...

ClickUp có khả năng tự động chuyển các phản hồi bạn nhận được thành nhiệm vụ.

Nhờ vậy, bạn có thể nhanh chóng xử lý thông tin mà mình thu thập được.

Chẳng hạn, bạn cũng biết rằng người làm trong ngành bán hàng thường không thích nhập dữ liệu vào hệ thống CRM, đúng không? Giả sử có một khách hàng tiềm năng điền vào biểu mẫu thu thập thông tin khách hàng (leadgen), ClickUp sẽ lập tức tạo ra một nhiệm vụ mới.

Một lời khuyên nhỏ: Hãy xem cách sử dụng ClickUp như một hệ thống CRM.

Tuy nhiên, có một trở ngại.

Nếu bạn nhận được quá nhiều phản hồi - và theo đó là quá nhiều nhiệm vụ mới, bạn sẽ quản lý chúng như thế nào?

Điều này chắc chắn sẽ khiến bạn cảm thấy quá tải!

Vì lý do đó, ClickUp cho phép bạn gắn nhãn và đưa các phản hồi vào ngay trong phần mô tả của nhiệm vụ.

Không chỉ hiển thị nhãn và phản hồi dưới dạng các trường dữ liệu tùy chỉnh trong nhiệm vụ, bạn còn có thể thêm thông tin từ biểu mẫu vào phần mô tả nhiệm vụ! Điều này giúp bạn dễ dàng tìm kiếm nhiệm vụ cần thiết và kết hợp các yêu cầu giống nhau lại với nhau.

3. Rất nhiều lựa chọn cài đặt để tạo Form theo ý bạn

Chúng tôi hiểu rằng.

Đây là Form của riêng bạn.

Và bạn muốn nó phải thể hiện đúng nhu cầu của bạn.

Chính vì thế, ClickUp cho phép bạn tùy chỉnh form của mình qua nhiều cách khác nhau, ví dụ:

• Danh sách lưu công việc: Chọn danh sách bạn muốn các phản hồi được gửi đến

• Mẫu công việc: Lựa chọn một mẫu sẵn có để áp dụng cho mỗi lần nộp form. Nhờ vậy, bất kỳ thông tin nào được điền vào form sẽ được chuyển từ mẫu bạn đã chọn

• Người nhận việc: Chọn người mặc định nhận công việc từ mỗi lần nộp form. Như vậy, mỗi khi có phản hồi, họ sẽ biết để xử lý

• Mô tả Form: Tạo thông điệp mô tả form của bạn ngay từ đầu

• Thông điệp sau khi phản hồi: Tùy chỉnh thông điệp mà người dùng sẽ nhận được sau khi hoàn thành form

• URL chuyển hướng: Cung cấp lựa chọn chuyển hướng người dùng đến một trang web khác thay vì hiển thị thông điệp phản hồi

• Hình đại diện: Đăng tải hình ảnh để hiển thị ở đầu form của bạn

• Giao diện: Tùy chỉnh để phù hợp với thương hiệu của bạn!

• Màu sắc chủ đạo: Chọn màu sắc cho các nút bấm

• Branding ClickUp: Hiển thị thương hiệu ClickUp trên các form công cộng

• Thêm tất cả câu trả lời vào mô tả công việc: Đưa tất cả phản hồi vào phần mô tả công việc

  
  

4. Chia sẻ cực kỳ đơn giản

Nói cho cùng:

Nếu bạn không thể chia sẻ biểu mẫu của mình, nó sẽ trở nên vô dụng.

Và không chia sẻ được tức là bạn sẽ không nhận được phản hồi nào cả!

Nhưng may mắn là việc chia sẻ biểu mẫu ClickUp lại rất dễ dàng.

Bạn chỉ cần sao chép đường link trực tiếp của biểu mẫu và gửi cho bất kỳ ai mà bạn muốn. Bạn cũng có thể tích hợp biểu mẫu vào một trang web bằng cách sử dụng mã HTML qua phần Embed code.

Nếu bạn muốn tích hợp biểu mẫu vào trang đích của mình (điều mà phần lớn mọi người thường làm) – bạn có thể thực hiện điều này một cách dễ dàng!

5. Biểu Mẫu Cực Kỳ An Toàn

Chúng tôi rất coi trọng an ninh và quyền riêng tư cho biểu mẫu của bạn. Bạn sẽ được cung cấp:

• Mã hóa SSL 256 bit với Chứng chỉ SHA256 (cùng loại bảo mật mà các nền tảng ngân hàng trực tuyến áp dụng)

• Dữ liệu biểu mẫu gửi đi được mã hóa ngay trên máy tính của người dùng với mã RSA 2048 bit

• Tuân thủ tiêu chuẩn PCI DSS Cấp độ 1 cho Nhà cung cấp Dịch vụ (tương đương với các nền tảng giao dịch tài chính trực tuyến)

• Tuân thủ quy định GDPR (Quy định Bảo vệ Dữ liệu Chung của Liên minh Châu Âu)

• Tuân thủ Đạo luật Quyền riêng tư Người tiêu dùng California (CCPA)

  
  

Làm cách nào để thiết lập những Biểu Mẫu này?

Đây là một điểm nổi bật khác của Biểu Mẫu ClickUp.

Chúng thực sự rất dễ dàng để thiết lập!

Hãy nói lời tạm biệt với Jotform, Typeform và Google Forms! Bạn cũng không cần phải tự tạo biểu mẫu trong Excel nữa!

Dưới đây là các bước để thêm chức năng Xem Biểu Mẫu:

1. Mở Không gian, Thư mục hoặc Danh sách bạn muốn

2. Nhấn vào nút + để thêm một chế độ xem mới

3. Chọn Biểu Mẫu

Lưu ý: Khi bạn tạo chế độ xem Biểu Mẫu trong một Danh sách, Danh sách đó sẽ được chọn làm nơi nhận dữ liệu. Nếu bạn tạo Biểu Mẫu trong một Thư mục hoặc Không gian, hệ thống sẽ yêu cầu bạn chọn một Danh sách làm điểm đến.

Cách để xây dựng Biểu Mẫu của bạn:

1. Đặt tên và viết mô tả cho Biểu Mẫu

2. Kéo và thả bất kỳ trường nào từ bảng điều khiển bên trái vào Biểu Mẫu

3. Đổi tên bất kỳ trường nào bằng cách nhấp vào tiêu đề của nó (việc này chỉ thay đổi cách hiển thị cho người dùng và không ảnh hưởng đến tên trường tùy chỉnh thực tế)

4. Đối với các đội ngũ sử dụng Gói Doanh nghiệp, bạn có thể tùy chỉnh văn bản hiển thị sau khi người dùng hoàn thành biểu mẫu

   
   

Vậy là xong rồi đấy!

Mình không đang nói đùa đâu.

Chỉ cần vậy thôi là bạn đã có thể tạo một biểu mẫu trong ClickUp rồi!

2 bí kíp đơn giản để tạo Biểu mẫu cực kỳ hiệu quả

Có thể ClickUp sẽ giúp bạn hoàn thành phần lớn công việc.

Nhưng điều đó không có nghĩa là chỉ cần nó là bạn đã có thể tạo ra những biểu mẫu hiệu quả.

Việc tạo ra một biểu mẫu web chất lượng không hề đơn giản.

Nhưng may mắn là bạn không cần phải mất nhiều năm để học về nghệ thuật xây dựng biểu mẫu đã trở nên lãng quên!

Dưới đây là ba lời khuyên ngắn gọn giúp biểu mẫu của bạn đạt được hiệu quả tối ưu:

1. Chỉ đặt những câu hỏi thực sự cần thiết

Hãy nhớ rằng:

Khi có thể thêm bất cứ điều gì vào biểu mẫu, người ta thường muốn thêm mọi thứ.

Nó giống như việc bạn đến một bữa tiệc buffet.

Mọi món ăn đều sẵn sàng, tại sao lại không thử hết chúng?

Tuy nhiên, cách tiếp cận này không chỉ khiến bạn đau bụng sau khi thức dậy.

Hãy nhớ, không ai thích phải điền biểu mẫu.

Mỗi câu hỏi bạn thêm vào biểu mẫu càng làm cho nó dài hơn và ảnh hưởng đến tỷ lệ chuyển đổi. Vậy nên, hãy chắc chắn rằng mỗi câu hỏi đều CẦN THIẾT.

Tự vấn:

Tôi có thực sự cần biết họ học ở đâu không?

Hoặc thông tin về thành phố cư trú của họ có thực sự quan trọng với tôi không?

Nếu không, hãy loại bỏ những câu hỏi đó.

Việc này không chỉ làm biểu mẫu ngắn gọn, dễ điền hơn cho người dùng, mà còn giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn.

Tại sao?

Bạn sẽ không phải mất công lọc qua hàng đống dữ liệu không liên quan để tìm kiếm thông tin bạn cần.

2. Đừng bao giờ bỏ qua việc kiểm tra tính khả dụng

Dù bạn có thể tạo ra một biểu mẫu tuyệt vời nhưng đó mới chỉ là quan điểm cá nhân của bạn.

Bạn sẽ không biết nó tốt như thế nào và cần cải thiện điểm gì cho đến khi người dùng thực sự điền vào nó.

Vậy làm thế nào để biết?

Hãy tiến hành kiểm tra tính khả dụng!

Gửi biểu mẫu của bạn cho một nhóm người thử nghiệm và hỏi họ những điều họ thích và không thích về biểu mẫu của bạn.

Điều này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin quý giá từ góc nhìn của người dùng – giúp bạn điều chỉnh để tạo ra một biểu mẫu hoàn hảo!

Lưu ý:

Nhóm thử nghiệm không nên chỉ gồm các thành viên trong nhóm làm việc hoặc gia đình của bạn!

Bạn cần chọn một nhóm người đại diện cho đối tượng mục tiêu của bạn và yêu cầu họ điền vào biểu mẫu. Như vậy, nhóm thử nghiệm sẽ gồm những người giống như đối tượng bạn sẽ gửi biểu mẫu khi nó hoàn thiện.