Spekit: Sử Dụng ClickUp Để Theo Dõi OKR Hàng Quý Hiệu Quả

Việc đặt và theo dõi các mục tiêu cá nhân đã là một thách thức. Bạn cần phải xác định mục tiêu, thiết lập khung thời gian và các cột mốc, đồng thời theo dõi tiến độ, tất cả trong khi bạn vẫn phải làm việc để đạt được các mục tiêu đó.

Bây giờ, hãy tưởng tượng việc theo dõi nhiều mục tiêu kinh doanh quan trọng cho tổ chức của bạn. Bạn không chỉ phải hợp tác với các đội nhóm để tạo ra các mục tiêu chiến lược, mà còn phải phối hợp với các bên liên quan, quản lý ngân sách, phối hợp với các đội nhóm để cập nhật thông tin, ghi chép tiến độ, và rất nhiều việc khác. Chắc chắn, bạn có thể làm tất cả những điều này, nhưng nó sẽ yêu cầu thời gian và sự chú ý liên tục—khiến bạn mất thời gian quý báu cho những phần quan trọng hơn của doanh nghiệp đang phát triển.

Andrea Park,Diều Phối Viên Hoạt Động Kinh Doanh tại Spekit

Dù bạn đang điều hành một doanh nghiệp đã phát triển hay mới khởi nghiệp, việc duy trì đà tăng trưởng tích cực sẽ cần có sự đồng lòng của đội ngũ, những công cụ quản lý dự án linh hoạt, và hệ thống theo dõi mục tiêu hiệu quả.

Vậy nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp để đạt được tất cả các mục tiêu trên, hãy chuẩn bị sẵn sàng vì Andrea sẽ chia sẻ cách cô ấy và đội ngũ Spekit đã làm điều đó thành công với ClickUp!

Xin chào, Andrea! Hãy kể cho chúng tôi biết một chút về bản thân bạn và Spekit

Chào, tôi là Andrea Park! Tôi là Diều Phối Viên Hoạt Động Kinh Doanh tại Spekit. 👋

Spekit là một nền tảng học tập tức thời được xây dựng để đáp ứng nhu cầu của các đội ngũ thu nhập hiện đại, đặc biệt là trong giai đoạn thay đổi. Nó tích hợp trên bất kỳ công cụ dựa trên web nào mà tổ chức thu nhập của bạn đang sử dụng để đảm bảo mọi người đều nhận được sự đào tạo cần thiết để điều hướng qua các quy trình, công nghệ và phương pháp mới mà không làm gián đoạn năng suất.

Với vai trò Diều Phối Viên Hoạt Động Kinh Doanh, tôi tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình liên bộ phận. Và bởi vì kinh nghiệm của tôi bao gồm việc làm việc với các startup và giúp họ củng cố quy trình ở nhiều bộ phận bằng cách sử dụng các công cụ khác nhau để giao tiếp với nhau, nhiệm vụ đầu tiên của tôi tại Spekit là thiết lập ClickUp để theo dõi OKRs của chúng tôi và triển khai nền tảng này cho toàn bộ tổ chức.

TL;DR—Vấn đề là gì?

Là một startup đang phát triển, chúng tôi có vô số nền tảng khác nhau cho mỗi bộ phận. Chúng tôi không có một cách thức có cấu trúc để theo dõi OKRs của startup. Chúng tôi sử dụng bảng tính và slide mà cần phải cập nhật thủ công hàng tháng bởi các trưởng bộ phận. Mỗi phút đều quan trọng đối với một công ty tập trung vào tăng trưởng, và quy trình thủ công là một rào cản trong cuộc sống làm việc hàng ngày.

TL;DR—Nhóm của bạn đã giải quyết vấn đề như thế nào?

ClickUp là giải pháp tốt nhất cho chúng tôi vì nó kết hợp nhiều công cụ quản lý dự án vào một. Từ Mind-Mapping đến Documents đến Sprints, ClickUp là một công cụ đa năng để tổ chức mọi nhu cầu quản lý nhiệm vụ của bất kỳ bộ phận nào và cung cấp tính nhìn thấy xuyên suốt toàn công ty.

Điều này cho phép chúng tôi nhìn thấy điểm chung của các dự án để phá vỡ các rào cản, tập trung nỗ lực và duy trì sự tập trung như một đội ngũ vào những ưu tiên có tác động nhất.

Hãy bắt đầu công việc: Bạn sử dụng ClickUp như thế nào để tổ chức OKRs của mình?

Mỗi cấp độ của ClickUp mang lại cho bạn nhiều tính linh hoạt và quyền kiểm soát hơn để tổ chức mọi thứ bạn cần, bao gồm cả các OKRs của bạn.

Cấu trúc ClickUp cung cấp cho chúng ta kết cấu cần thiết để tổ chức và theo dõi các OKRs hàng quý của chúng ta. Dưới đây là cách chúng tôi sử dụng Cấu trúc trong ClickUp, và các bước liên quan trong hệ thống theo dõi ORK của chúng tôi trong ClickUp, cùng với các tính năng chính khác:

1. Chúng tôi tạo một Thư mục cho mỗi quý, bao gồm Tài liệu Sáng kiến Hàng Quý, Mục tiêu, Kết quả Chủ chốt và Hành động; các Mục tiêu, Kết quả Chủ chốt và Hành động được đặt trong các danh sách riêng biệt nhưng có liên kết với nhau. Việc phân chia này thành các Danh sách khác nhau tạo ra cái nhìn dễ tiếp thu hơn về mục tiêu hàng quý của tổ chức.

Thư Mục ClickUp qua Spekit

2. Ban lãnh đạo sử dụng các  ClickUp Help Center này để chứa các mục tiêu hàng quý và đặt ra từ bốn đến sáu mục tiêu chính cần hoàn thành trong quý. Mỗi mục tiêu được liên kết với các kết quả khóa định lượng để giúp đo lường thành công.

Dưới đây là hình ảnh minh họa về OKRs và các hành động của Q2 để bạn có thể hình dung về loại sáng kiến mà chúng tôi nhập vào ClickUp:

Ví dụ về OKR qua Spekit

3. Sau khi nhóm lãnh đạo thiết lập các mục tiêu hàng quý, các trưởng phòng sẽ xem xét chúng và lên kế hoạch cách thức đội của họ có thể hỗ trợ đạt được những mục tiêu đó bằng cách tạo các sáng kiến hàng quý.

4. Chúng tôi cũng sử dụng ClickUp Docs để lên kế hoạch cho mục tiêu và ghi lại các cập nhật, phát hiện và thông tin quan trọng khác. Ví dụ, Tài liệu Sáng kiến Hàng Quý cho phép các phòng ban suy ngẫm về quý trước và lập kế hoạch cho quý tiếp theo. Trong mỗi tài liệu, mỗi chức năng của phòng ban đều có một trang riêng biệt.

Ví dụ về Sáng kiến Hàng Quý của Phòng Nhân Sự qua Spekit

Những tài liệu này rất hữu ích cho các bộ phận lớn, chịu trách nhiệm cho nhiều chức năng khác nhau. Chẳng hạn, một trong những chức năng của Marketing có thể là Sự kiện & Hội nghị, nơi có thể có các sáng kiến khác nhau cho quý sắp tới. Các tài liệu chức năng giúp làm rõ mục tiêu của bộ phận cho quý đó.

5. Để hoàn thành việc thiết lập hệ thống theo dõi OKR, mỗi người lãnh đạo tạo những sáng kiến này như là nhiệm vụ trong Không gian của họ, sau đó kết nối các nhiệm vụ với các hành động phù hợp, và hệ thống theo dõi OKR đã sẵn sàng!

Chúng tôi đã tạo một mẫu công khai trong ClickUp—chúng tôi rất muốn chia sẻ nó với bạn để đội của bạn cũng có thể nhanh chóng bắt đầu theo dõi OKR của mình trong ClickUp!

Mẫu Theo Dõi OKR của Spekit trong ClickUp qua Spekit

Tải xuống Mẫu Theo Dõi OKR của Spekit

Có tính năng nào đáng chú ý khác trong ClickUp giúp việc theo dõi OKR trở nên dễ dàng hơn cho đội nhóm của bạn không?

Có! Một trong những tính năng yêu thích của chúng tôi trong ClickUp để theo dõi OKR là tính năng  ClickUp Help Center tùy chỉnh. Nó cho phép tổ chức của chúng tôi dễ dàng liên kết các OKR của đội nhóm và kết nối chúng với phần còn lại của Workspace.

Tính năng Relationships của ClickUp cho phép bạn liên kết các công việc với nhau. Với Custom Relationships, bạn có thêm sự linh hoạt để kết nối các công việc lại với nhau.

Mỗi bộ phận có không gian riêng của mình, vì vậy khả năng liên kết các công việc trong một không gian chung là điều tuyệt vời. Bất kỳ ai cũng có thể nhảy vào một công việc và xem nó ảnh hưởng như thế nào đến phần còn lại của nhóm, bộ phận, hoặc công ty.

Bằng cách làm rõ ràng ở cấp độ công việc, các thành viên trong nhóm có thể thấy được tác động và ưu tiên. 👌

Kết quả tốt nhất khi sử dụng ClickUp để theo dõi OKR của công ty bạn là gì?

Sự minh bạch tổ chức là một trong những lợi ích ảnh hưởng nhất từ khi triển khai ClickUp cho nhóm.

Bây giờ, trong ClickUp, bất kỳ ai trong tổ chức cũng có thể xem OKRs của nhóm chúng tôi, người chịu trách nhiệm và tiến độ của chúng. Nhìn lại trước khi có ClickUp, chúng tôi không có mức độ minh bạch này, vì vậy tất cả các bộ phận của chúng tôi đều không liên kết với nhau.

Thông qua ClickUp, nhóm của chúng tôi đã được đồng bộ hóa hơn bao giờ hết và có thể thấy rằng một công việc của họ ảnh hưởng đáng kể đến tổ chức. ClickUp không chỉ cung cấp cho chúng tôi một nền tảng quản lý dự án mà còn là cách để hiển thị mỗi công việc ảnh hưởng đến sự phát triển của Spekit.

Hiện tại, tôi đang hợp tác với các bộ phận khác nhau để xem quy trình nào có thể được tự động hóa sử dụng ClickUp. Tôi đang làm việc với nhóm People Operations của chúng tôi để tạo điều kiện cho quy trình đào tạo nhân viên mới. Quy trình này ban đầu rất thủ công, nhưng sau khi sử dụng tự động hóa Clickbot, việc đào tạo nhân viên mới trở nên dễ dàng.

Có mẹo nhanh nào cho các công ty khác và người dùng mới của ClickUp không?

1. Với bất kỳ công cụ mới nào, việc áp dụng nhanh chóng là quan trọng ☝️

Tại Spekit, chúng tôi sử dụng nền tảng của mình để giúp đào tạo nhân viên mới, triển khai ứng dụng mới, tiếp tục giáo dục về các cập nhật nền tảng, và nhiều hơn nữa. ClickUp cũng không ngoại lệ!

Để đảm bảo nhân viên nhận thấy giá trị ngay lập tức, chúng tôi đã triển khai ClickUp async với Spekit. Chúng tôi đã tạo ra các luồng & hai chủ đề khác nhau: Best Practices của ClickUp và FAQs của ClickUp với tất cả thông tin mà bất kỳ nhân viên mới hay lâu năm nào cũng có thể tự học cách nắm bắt công cụ. Best Practices của ClickUp giúp một thành viên mới của ClickUp đi qua các bước để tạo một không gian mới và FAQs của ClickUp có sẵn trong quy trình làm việc nếu nhân viên gặp khó khăn với một yêu cầu cụ thể.

Trong suốt quá trình hướng dẫn, có nhiều liên kết đến FAQs của ClickUp để người xem có thể tìm hiểu sâu hơn về các yếu tố khác nhau của ClickUp, như Hierarchy của ClickUp hoặc Cách Tạo Mind Map. Thông tin này có sẵn trong ClickUp thông qua Dock của chúng tôi, vì vậy nhóm của chúng tôi không cần phải đến một địa điểm khác để hiểu cách sử dụng ClickUp. Việc có nội dung giáo dục trong quy trình làm việc đã tạo ra sự khác biệt lớn trong việc áp dụng và đào tạo ClickUp.

2. Tận dụng tính năng Email trong ClickUp để gửi và nhận email trong một công việc 📧

Một tính năng mà nhóm của chúng tôi bắt đầu tận dụng nhiều hơn là gửi hoặc chuyển tiếp email đến ClickUp để tạo công việc. Bây giờ, nhóm của chúng tôi đi đến danh sách mà chúng tôi muốn tạo công việc, tìm địa chỉ email duy nhất của ClickUp và có thông báo email được gửi đến ClickUp.

Điều này đã tiết kiệm rất nhiều thời gian cho nhóm của tôi và là một tích hợp trực tiếp tuyệt vời cho bất kỳ nền tảng nào với thông báo email. 🙌

Thử tính năng Email trong ClickUp