Slack: Ưu điểm, Nhược điểm và Các lựa chọn thay thế (Cập nhật năm 2024)

Bạn đang suy nghĩ về việc sử dụng Slack cho quản lý dự án?

Bạn không phải là người duy nhất.

Quản lý dự án hay tổ chức công việc trên Slack quả thật khá hiệu quả.

Ứng dụng tin nhắn này có một số tính năng giúp nó trở thành một công cụ quản lý dự án hiệu quả. Và nhiều doanh nghiệp trên thế giới thậm chí dùng nó làm công cụ làm việc nội bộ

Trong bài viết này, chúng ta sẽ đề cập đến hai điều:

Cách Slack có thể hỗ trợ quản lý dự án hiệu quả
Cách tích hợp với ClickUp để làm Slack mạnh mẽ hơn.

Giờ bắt đầu!

1. Quản lý công việc

Một ứng dụng quản lý công việc cho phép bạn giao nhiệm vụ và mục tiêu cho nhóm của bạn để có sự rõ ràng về những gì cần làm để dự án tiến triển.

Slack được dùng như một công cụ độc lập

Khi sử dụng như một ứng dụng quản lý công việc, Slack cho phép bạn:

Tạo các kênh giao tiếp riêng biệt cho các dự án riêng biệt.
Quyết định ai được truy cập vào mỗi kênh Slack.

Bạn sẽ có một kênh giao tiếp dành riêng cho một dự án cụ thể với tất cả các thành viên nhóm liên quan.

Bây giờ bạn có thể:

Chia sẻ tệp tin
Giao tiếp nhiệm vụ quan trọng
Chia sẻ và cập nhật trạng thái

Nhóm của bạn bây giờ sẽ có một luồng bình luận với tất cả thông tin cần thiết để tiến hành dự án!

Giới hạn của Slack

Vấn đề với Slack là bạn chỉ có thể chia sẻ cập nhật và nhiệm vụ dưới dạng bình luận.

Không có cách nào để tổ chức và chia sẻ danh sách công việc của một dự án trên Slack mà bạn đã phát triển như một nhà quản lý chuyên nghiệp càng chưa nói đến việc có thể sử dụng để quản trị doanh nghiệp tốt.

Các thành viên nhóm buộc phải tạo danh sách công việc và lịch làm việc riêng trên các công cụ danh sách công việc bên thứ ba hoặc giấy - để ghi nhớ cá nhân.

Kết quả là, người quản lý dự án hay quản trị doanh nghiệp sẽ thấy khó theo kịp những gì họ đang làm vì không có một không gian làm việc chung nơi có thể xem tất cả danh sách công việc và trạng thái tiến độ.

Hơn nữa, các thành viên sẽ gặp khó khăn khi phải chuyển chuyển hóa bình luận trên Slack và danh sách công việc trên một công cụ khác. Điều này thậm chí còn tồi tệ hơn Zalo. Rất nhiều doanh nghiệp đang sử dụng Zalo đang làm việc. Nhưng Zalo cực kỳ hỗn loạn, thiếu nhiều tính năng quan trọng và một tin nhắn (thiếu thông tin) của người quản lý có thể là dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng cho cả một doanh nghiệp.

Cuối cùng, công việc được giao không chỉ là bình luận, không có cách nào đưa chi tiết bằng vài tin nhắn được. Bạn chỉ có thể tóm tắt ngắn gọn những gì cần làm.

Tích hợp ClickUp + Slack

ClickUp là một công cụ quản lý dự án miễn phí thông minh và đầy tính năng được sử dụng bởi các nhóm tại Google, Uber, Webflow, AirBnB, Samsung và nhiều hơn nữa và mới đây là Cartoon Network cũng như một loạt các công ty lớn ở Việt Nam đang sử dụng.

Bằng cách tích hợp ClickUp với Slack, bạn có thể khắc phục các vấn đề mà Slack gặp phải khi sử dụng như một ứng dụng quản lý công việc độc lập. Ngoài ra, Slack tích hợp với nhiều ứng dụng khác để mang đến nhiều tính năng và chức năng hơn cho bạn.

Bạn có thể:

Tạo các dự án riêng biệt trong ClickUp - mỗi dự án có danh sách công việc và mục tiêu riêng của nó.
Sau đó, bạn có thể chia sẻ những nhiệm vụ này vào kênh Slack của bạn, nơi nhóm của bạn có thể xem chi tiết hơn về từng dự án và những gì cần làm.

Như vậy, mọi người không cần phải nhắn tin dài dòng để trò chuyện cũng như gửi tin nhắn liên tục trong khi giải quyết các công việc - nhân sự tập trung xem xét một dự án hoàn chỉnh và những gì cần làm một cách cụ thể và rõ ràng!

ClickUp hiệu quả hơn như thế nào?

ClickUp có thể giúp quản lý công việc trở nên dễ dàng. Dưới đây là cách cụ thể

Tạo các sub-task (công việc con)

Không chỉ khả năng thêm vào một công việc trong dự án, người dùng cũng có thể thêm các công việc con cho mỗi công việc được giao!

Kết quả là, người quản lý dự án, chủ doanh nghiệp hay chính người dùng có thể chi tiết hóa mục tiêu và công việc của mình và khiến môi trường làm việc trở nên rõ ràng và minh bạch.

Giao việc linh hoạt

Với ClickUp, các công việc có thể được giao cho cụ thể một cá nhân hoặc một nhóm nhân sự cụ thể.

Mọi người sẽ được thông báo và nhắc về việc cần phải làm và có thể đánh dấu công việc đã giải quyết sau khi hoàn thành. Điều này cũng áp dụng cho cả sub-task.

Điều này có hai lợi ích:

Người dùng không còn phải tự tạo một danh sách riêng các nhiệm vụ phải xử lý - ClickUp sẽ thông báo cho họ khi một nhiệm vụ được giao.
Vì họ có thể đánh dấu một nhiệm vụ là đã giải quyết, bạn có thể kiểm tra trạng thái và hạn chót dự án của từng nhiệm vụ.

2. Trạng thái dự án

Trạng thái cho phép bạn biết một người đang làm gì và dự án đã tiến triển đến đâu - mà không cần liên lạc trực tiếp với những người liên quan.

Slack như một công cụ độc lập

Slack cho phép thêm trạng thái vào profile người dùng khiến cả nhóm Slack biết họ đang làm gì vào thời điểm hiện tại -

Bạn có một loạt các trạng thái được thiết lập trước như "Đang ăn trưa", "họp" hoặc thậm chí "đi ngủ!"
Bằng cách này, nhóm Slack sẽ biết nếu người dùng đang bận với cuộc họp hoặc một công việc vào thời điểm hiện tại và sẽ không làm phiền bằng bất kỳ tin nhắn nào.
Bạn cũng có khả năng thêm trạng thái tùy chỉnh. Kết quả là, bạn có thể đặt các trạng thái cụ thể như "đang làm việc X" để giúp người giám sát của bạn biết rằng bạn đang tham gia vào một nhiệm vụ cụ thể.

Tất cả điều này tăng tính minh bạch nơi làm việc vì cả nhóm Slack biết những người đồng nghiệp của họ đang làm gì.

Giới hạn

Trạng thái của Slack chỉ giới hạn cho cho con người cụ thể - không có tùy chọn để thêm trạng thái cho một dự án hay công việc trong Slack.

Thử nghĩ xem, trạng thái công việc cần được cập nhật liên tục. Tất cả mọi người và cả quản lý đều cần biết

Công việc đã được tiến hành chưa?
Chúng ta đã có cuộc họp nhóm về điều này chưa?
Đã gửi thông tin cho khách hàng chưa?
Đã quá hạn dự án chưa?

Đây là những nơi mà trạng thái có thể rất hữu ích.

Rất tiếc, đó cũng là lý do tại sao Slack không đáp ứng được.

Còn nếu bạn vẫn đang dùng Zalo, Watsapp hay Telegram để làm việc nhóm thì thực sự là khá tệ đó.

Tích hợp ClickUp + Slack

Khi tích hợp ClickUp với Slack, bạn có thêm chức năng thêm trạng thái cho dự án.

Mỗi khi bạn đã thêm một dự án ClickUp vào Slack, các thành viên trong nhóm của bạn sẽ có thể xem và chỉnh sửa trạng thái của nó ngay từ trong Slack.

Như vậy, mọi người có thể luôn nắm bắt tình hình của dự án của bạn!

Cách ClickUp làm cho nó tốt hơn

Với ClickUp, trạng thái công việc, dự án có thể là bất kỳ điều gì có.

Muốn thêm trạng thái bất kỳ cho dự án/công việc - Chỉ cần tưởng tượng được là làm được! Người dùng có thể đánh dấu là "Đánh giá nội bộ", "Đánh giá khách hàng", "Đang trong quá trình biên tập" vv. Điều này cho phép kiểm soát thời hạn và trạng thái dễ dàng và không gò bó ở bất kỳ điều gì - điều mà những phần mềm "lạc hậu và cũ kỹ" không thể làm được.
Mọi thành viên có thể dễ dàng cập nhật trạng thái của một dự án hoặc công việc trong ClickUp - minh bạch và đồng bộ thông tin liên tục và khiến việc phối hợp trở nên đơn giản.

Ngoài ra, ClickUp cũng có thể tạo biểu mẫu theo nhu cầu riêng giúp tiết kiệm thời gian thay vì phải làm những việc lặp đi lặp lại.

3. Hợp tác Thời gian thực

Muốn dự án thành công, tất cả các thành viên trong nhóm cần làm việc với cùng một tầm nhìn và mục tiêu. Các công nghệ số có thể giúp làm điều đó.

Slack như một Công cụ Độc lập

Slack vượt trội là một trong những phần mềm làm việc nhóm tốt nhất hiện vì nó là ứng dụng nhắn tin rất xịn xò.

Mỗi cuộc trò chuyện Slack cho phép gửi và nhận tin nhắn chỉ trong vài giây để giao và nhận nhiệm vụ và mục tiêu
Có thể tạo một kênh Slack riêng cho mỗi khách hàng / dự án để đảm bảo cuộc trò chuyện không gian là được tổ chức chặt chẽ
Có thể chia sẻ file như tài liệu, ảnh, video và liên kết từ Google Drive và Dropbox vào tin nhắn để làm cho công cụ giao tiếp nhóm này hiệu quả hơn
Với hệ thống Native Post của Slack, có thể tạo và chia sẻ tệp từ trong Slack. Cả tổ chức sau đó có thể xem và chỉnh sửa khi trong ứng dụng quản lý dự án.
Slack còn có khả năng họp trực tuyến vì nó cho phép bạn thực hiện cuộc gọi điện thoại và video trong ứng dụng.

Những hạn chế

Mặc dù Slack có là một công cụ giao tiếp tuyệt vời cho các công việc đơn giản và chia sẻ file, nhưng khi dùng để quản trị dự án, hay tổ chức Slack hoàn hoàn bị lép vế và có nhiều hạn chế

Khoảng cách giao tiếp

Trạng thái chỉ có thể để cập nhật với nhau, nhưng không thể giúp phối hợp làm việc.

Có khoảng cách rất lớn giữa việc nhắn một tin nhắn và gửi đi, và việc chính xác là có ai đã nhận được thông tin và cho tay làm việc. Rất nhiều trường hợp chỉ coi "nhắn tin xong" là xong rồi và không có sự phối hợp để triển khai công việc.

Không có không gian dự án riêng

Một kênh Slack không phải là một không gian dự án - nó chỉ là một luồng trò chuyện, giao tiếp.

Không có cách nào hiệu quả để lập kế hoạch, dòng thời gian, giao việc, giám sát, đánh giá và nghiệm thu kết quả trên Slack cả .

Tích hợp ClickUp + Slack

Khi tích hợp Slack với ClickUp, bạn có thể nâng cấp Slack để trở thành một trong những công cụ làm làm việc nhóm mạnh mẽ nhất.

Dưới đây là hai cách để làm điều đó:

1) Tạo công việc trong ClickUp từ chat trong Slack

Mỗi bình luận hay tin nhắn có thể trở thành một đầu việc cụ thể được giao trong ClickUp WorkSpace

2) Cập nhật công việc trên ClickUp thông qua Slack

Bạn cũng có khả năng xem và truy cập các nhiệm vụ ClickUp từ bên trong Slack.

Với tính năng "Unfurl", có thể đẩy rất nhiều thông tin chi tiết về dự án vào một tin nhắn Slack - và cho phép toàn bộ nhân sự xem chi tiết dự án của một nhiệm vụ quan trọng.

3) Thêm yêu cầu nhận xét từ Slack vào ClickUp

Cách này cho phép yêu cầu nhận xét, bình luận hay đánh giá từ nhân sự khác ngay trong Slack vào các task trong ClickUp.

Làm như vậy thì khi một nhân sự đánh dấu là đã bình luận, phản hồi thì người giao việc sẽ được nhắc và cập nhật tiến độ trạng thái công việc

Hi vọng bạn cũng không quá cuồng công nghệ, vì với cách này bạn có thể quản lý vài chục dự án và đầu việc 1 lúc. Nhưng đôi lúc cũng có thể khiến bạn căng thẳng nếu không biết xử lý đúng cách. Xem hướng dẫn cách làm hạ nhiệt thông báo nhé

Cách ClickUp làm cho Slack tốt hơn

Yêu cầu nhận xét

ClickUp cho phép yêu cầu bình luận từ các thành viên cụ thể để họ biết những mục tiêu cần hoàn thành.

Họ có thể đánh dấu một yêu cầu bình luận đã được trả lời khi hoàn thành để bạn cập nhật tình trạng của họ.

Theo dõi việc hợp tác

Khi sử dụng ClickUp như một công cụ giao tiếp nhóm, bạn sẽ biết khi ai đó đang chỉnh sửa một tài liệu hoặc làm việc trên một cái gì đó, tất cả đều lưu lại lịch sử làm việc.

Với khả năng làm việc nhóm mạnh mẽ của ClickUp, mọi người có thể cùng làm việc trên cùng một tài liệu giống như trong Google Docs! Với tính năng cộng tác, có thể xem ai đang xem hoặc làm việc trên cùng công việc với mình.

Mọi người cũng sẽ nhận được thông báo cập nhật tự động gửi về khi chia sẻ tệp hoặc thay đổi trạng thái công việc. Luôn luôn giao tiếp và đồng bộ thông tin hiệu quả

4. Tìm kiếm trong các cuộc trò chuyện

Trong quản lý dự án, không thể để mất dấu một tin nhắn quan trọng đã gửi ở một luồng tin nhắn nào đó vài tuần trước. Đó là lý do tại sao mọi công cụ quản lý dự án đều cần khả năng tìm kiếm các tin nhắn và tệp thông tin cũ.

Slack dùng như một công cụ độc lập

Bạn có thể tìm thấy hầu hết mọi thứ được gửi trong Slack với một số chỉnh sửa và lệnh gạch chéo. (" / ")

Ví dụ, sử dụng câu lệnh "from:" sẽ đưa ra kết quả tìm kiếm ở tất cả các tin nhắn được gửi bởi một người cụ thể.
Tương tự, sử dụng câu lệnh "in:" khiến Slack tìm kiếm qua một kênh cụ thể cho tin nhắn của bạn.

Những hạn chế

Tài khoản Slack miễn phí của bạn bị giới hạn 10.000 tin nhắn.

Kết quả là, bạn chỉ có thể xem và tìm kiếm các tin nhắn trong số 10.000 tin gần nhất.

Điều này là một vấn đề vì bạn cần sử dụng tính năng tìm kiếm với cả thông tin cũ và không có cách nào tìm bằng cách thủ công.

Do đó, với giới hạn tin nhắn trên tài khoản Slack miễn phí của bạn, không thể tìm kiếm các tệp mà bạn cần nhất khi có thể dẫn đến hỏng việc 😟

Cách ClickUp làm cho Slack tốt hơn

ClickUp có thể cung cấp tất cả thông tin bạn cần trong vài giây:

Người dùng có thể tìm kiếm file, danh sách công việc, cá nhân hay dự án dễ dàng
Không có giới hạn về số lượng tin nhắn mà ứng dụng có thể tìm kiếm qua, khác với tài khoản Slack miễn phí
Có thể bắt đầu lọc tìm kiếm của mình với nhiều tiêu chí khác nhau như người gửi hoặc tên dự án

Với tính năng mới nhất của ClickUp 3.0 là Universal search, người dùng còn có thể tìm được cả các tài liệu qua github, google drive, dropbox của mình nữa. Hiện tại thì chưa có công nghệ nào làm được như vậy theo mình biết. Tuy nhiên tính năng Universal này cũng ở tài khoản trả phí của ClickUp. Nhưng với anh em nào làm việc liên quan đến phát triển phần mềm, thiết kế, agency thì tính năng này đáng đồng tiền bát gạo luôn 😮

5. Thông báo

Với thông báo, không phải lọ mọ đi hỏi người này người kia để kiểm tra và cập nhật tiến độ công việc. Mọi thông báo sẽ được tự động gửi mỗi khi có điều gì đó xảy ra.

Slack như một công cụ độc lập

Vì Slack là một ứng dụng nhắn tin, thông báo là điều mà họ làm tốt. Giống như Zalo vậy

Tất cả thành viên trong một kênh sẽ được thông báo nếu có ai đó bình luận hoặc chia sẻ một cái gì đó trong kênh đó
Có thể bắt đầu cuộc trò chuyện chỉ với những người liên quan và nhận thông báo về bất kỳ cập nhật nào. Điều này đảm bảo rằng những người không liên quan đến cuộc trò chuyện đó không bị quấy rầy bằng thông báo cho một nhiệm vụ không quan trọng đối với họ

Những hạn chế

Mặc dù tính năng cuộc trò chuyện có giới hạn số lượng thông báo không cần thiết, người dùng lại có ít quyền kiểm soát thông báo mà họ nhận được.

Người dùng có thể lựa chọn tắt thông báo từ một kênh hoặc cuộc trò chuyện cụ thể, nhưng không thể làm như vậy cho các dự án riêng lẻ và công việc trong những cuộc trò chuyện này.

Và tương tự Zalo, khi tương tác với nhiều đối tượng và nhóm khác nhau, sẽ tạo ra tình trạng quá tải và loạn nhóm Zalo. Hỗn loạn sẽ bắt đầu đầu.

Tích hợp ClickUp + Slack

Khi bạn tích hợp Slack với ClickUp, bạn sẽ có thể nhận thông báo ClickUp trong chính Slack.

Các thông báo này có thể bao gồm:

Nhiệm vụ hay công việc mới
File đính kèm được thêm
Bình luận
Người được giao mới

Kết quả là, có thể nắm bắt mọi thứ đang diễn ra trong không gian ClickUp ở ngay Slack!

Cách ClickUp làm cho Slack tốt hơn

Khi nói đến thông báo, người dùng có thể tùy chỉnh và lựa chọn nhận thông báo nào và như thế nào hoàn toàn trong ClickUp - làm cho ClickUp thay thế Slack một cách hoàn hảo

Có thể chọn những nhiệm vụ/công việc chi tiết gửi thông báo cho cá nhân và tập thể
Có thể quyết định nhận thông báo qua đâu - có thể là qua email, ứng dụng di động hoặc máy tính
Hằng ngày, khi bắt đầu làm việc, mọi người sẽ nhận được một email hàng với tất cả các công việc cần hoàn thành hôm nay, ngày mai và bất kỳ công việc nào đã quá hạn
Ngoài ra có lên lịch thông báo trong ClickUp - ví dụ như lên lịch thông báo cho một dự án hai ngày trước ngày đến hạn

6. Ghi chú và lập biên bản họp

Mọi quản lý và nhân sư bất kỳ luôn cần xử lý rất nhiều công việc liên tục và cần một công cụ ghi lại những suy nghĩ, ý tưởng hoặc kế hoạch này để xử lý sau.

Slack như một công cụ độc lập

Ứng dụng Slack có tính năng ghi chú khá hiệu quả. Giống như Zalo nhưng mà Slack có thể lưu trữ nôi dung đa phương tiện

Dưới đây là cách làm

Bạn có quyền truy cập vào một kênh cá nhân và riêng tư nơi bạn có thể ghi lại bất cứ điều gì bạn thích
Bạn có thể sử dụng kênh riêng tư này để lập kế hoạch cho các dự án, ghi lại thông tin liên lạc hoặc viết những thông tin quan trọng
Vì tất cả các tin nhắn này được đánh dấu thời gian, bạn có thể sử dụng luồng này như một cuốn nhật ký cho những gì bạn đã làm và có thể thúc đẩy bạn để cố gắng hơn trong tương lai

Những hạn chế

Mặc dù tính năng ghi chú của Slack khá đáng nể so với hầu hết các ứng dụng nhắn tin trên thị trường, nhưng nó cũng có điểm yếu chung của mọi ứng dụng nhắn tin khi quản trị

Không có không gian riêng cho Ghi chú

Trang ghi chú của Slack thực ra là một kênh tin nhắn có tiêu đề "you" mà bạn có quyền truy cập. Không na ná như telegram hay Zalo vậy.

Vì đây chỉ là một kênh tin nhắn, tất cả các ghi chú của bạn sẽ được liệt kê theo thứ tự - giống như một luồng bình luận thông thường

Điều này làm cho việc phân biệt ghi chú cuộc họp với các thông tin khác đơn giản như địa chỉ nhà hàng bữa trưa sẽ rất lộn xộn và không thể truy cứu hiệu quả.

Nhiều chức năng bị giới hạn

Vì đây chỉ là một kênh riêng tư cho những tin nhắn cá nhân, người dùng bị giới hạn với những gì có thể thêm vào những ghi chú này.

Bạn không thể thêm các mục như danh sách công việc hoặc một nhiệm vụ - giới hạn ở file và link

Cách ClickUp làm cho Slack tốt hơn

Notepad là lý do vì sao ClickUp là một giải pháp thay thế hoàn hảo cho Slack ở những mặt này.

Khác với Slack, mỗi một ghi chú ở trong ClickUp được lưu trữ riêng biệt. Điều này giúp dễ dàng chỉnh sửa, truy cập và tìm kiếm khi cần.

Notepad là một tính năng trong Chrome Extension của ClickUp trên máy tính

ClickUp có tiện ích Notepad cho Google Chrome cho phép ghi chú trên bất kỳ trang web nào mà không cần chuyển sang tab khác.

Chỉ cần nhấp vào nút trong thanh tìm kiếm của bạn, và notepad sẽ hiện lên và người dùng có thể ghi chú bất cứ điều gì.

Tìm hiểu thêm thông tin về notepad ClickUp!

Checklists công việc như một Ghi Chú

ClickUp cho phép thêm danh sách task và các sub-task như là ghi chú. Điều này giúp các ghi chú có thể đóng vai trò như một danh sách công việc hữu ích cho bạn.

Kết luận

Bây giờ bạn đã hiểu rõ hơn về cách Slack có thể tốt đến đâu khi dùng như một ứng dụng quản lý dự án.

Với sự ổn định cùng các tính năng mạnh mẽ của ClickUp, sự dễ sử dụng của Slack và cách chúng dễ dàng tích hợp với nhau và các ứng dụng khác, mọi luồng công việc của sẽ trở nên "nuột" hơn rất nhiều. Như bạn có thể thấy, ClickUp và Slack là hai ứng dụng hoàn hảo bổ sung cho nhau.

Mặc dù nó có tiềm năng trong một số lĩnh vực, Slack vẫn không phải là lựa chọn tốt nhất cho các hoạt động quản trị và tổ chức công việc.

May mắn thay, bạn có thể tích hợp ClickUp với Slack để khắc phục tất cả những khuyết điểm này và tránh mọi phiền toái tìm kiếm một lựa chọn thay thế Slack khác như Asana, Wrike hoặc Trello hay Lark (những ứng dụng tốn kém ít hiệu quả và giá thì chua lè).

Với ClickUp, bạn sẽ có tất cả các chức năng mà bạn đã có với Slack - chỉ khác là ClickUp sẽ phù hợp hơn với những gì cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp cần để quản trị, vận hành và thực thi các công việc cụ thể.

Trong trường hợp bạn vẫn chưa quyết định - tại sao không thử dùng ClickUp miễn phí và thử nó ngay bây giờ!

Bạn có thể thử phần mềm quản lý dự án đã được đánh giải nhất ở 18 hạng mục ở mùa đông 2023 ở G2.com miễn phí tại đây.

Bấm vào đây để làm cho Slack nâng cao hiệu suất hơn 300%! Và xem tài liệu trợ giúp của chúng tôi để biết thêm về tích hợp Slack của ClickUp.

Công nghệ