Shaina Nacion Sử Dụng ClickUp Home Lập Kế Hoạch cho Thành Công

Nếu bạn là chủ một doanh nghiệp nhỏ, chắc hẳn bạn biết rằng việc lún sâu vào từng chi tiết khi xây dựng hoặc cải thiện thương hiệu của mình là điều không tránh khỏi.

Thiết kế một thương hiệu độc đáo thường chỉ giống như việc đánh dấu trong một danh sách công việc thay vì thể hiện niềm đam mê của bạn. Bạn phải lo lắng đến việc tạo website, quản lý trang mạng xã hội, sản xuất các ấn phẩm marketing và giữ cho hình ảnh thương hiệu luôn nhất quán, đồng thời vẫn phải phục vụ khách hàng hiện tại và tìm kiếm khách hàng mới!

Dù không ai hiểu rõ thương hiệu doanh nghiệp của bạn bằng chính bạn, nhưng việc lên kế hoạch, thiết kế và triển khai thực tế thì thường hiệu quả hơn khi có sự hỗ trợ của các chuyên gia.

Giới thiệu Shaina Nacion, CEO của Shaina Nacion Design Studio. Shaina nhận ra rằng một thương hiệu không chỉ là tổng hợp của các thành phần mà còn là một chiến lược thương hiệu sâu sắc hơn là một danh sách công việc cần hoàn thành.

Shaina đã dành nhiều năm để giúp các doanh nghiệp nhỏ xây dựng thương hiệu một cách tự tin, rõ ràng và chân thực.

Chúng tôi đã có dịp trò chuyện (qua mạng) với Shaina để tìm hiểu thêm về studio của cô ấy, tầm nhìn và cách cô ấy sử dụng ClickUp để hỗ trợ các chủ doanh nghiệp phát triển các chiến lược thương hiệu bền vững.

Hãy kể về Shaina Nacion Design!

Shaina Nacion Design là một studio chuyên về thiết kế thương hiệu và web cho các doanh nghiệp nhỏ dựa trên dịch vụ.

Mục tiêu của chúng tôi là ca ngợi niềm đam mê và mục đích thông qua việc chuyển đổi các doanh nghiệp nhỏ và trao quyền cho các nhà thiết kế khác. Chúng tôi tin rằng càng giúp mọi người nhận ra bản sắc và tạo ra sự thay đổi, chúng ta càng có thể phục vụ và truyền cảm hứng cho cộng đồng xung quanh. Đơn giản, chúng tôi muốn giúp bạn chia sẻ niềm đam mê của mình.

Với tư cách là một doanh nghiệp trực tuyến do một CEO nữ, lai chủng, hướng nội, demisexual điều hành, Shaina Nacion Design chú trọng vào việc khuyến khích mọi người chấp nhận con người thật của mình và kể câu chuyện của họ một cách chân thực.

Tính năng yêu thích của bạn trên ClickUp là gì?

Cứ mỗi lần ClickUp cập nhật tính năng mới, tôi lại cảm thấy thích thú! Nhưng tính năng yêu thích của tôi hiện tại là khả năng sắp xếp thời gian làm việc trong ngày thông qua phần Home mới với lịch được tích hợp sẵn.

Tôi dùng phần Home này hàng ngày để phân chia thời gian và theo dõi công việc. Mặc dù tôi đã thử nhiều phương pháp sắp xếp thời gian trước đây, nhưng đây là cách duy nhất tôi thấy phù hợp nhất với cách làm việc của mình.

Mỗi buổi sáng, tôi kiểm tra những công việc cần hoàn thành trong ngày và kéo chúng vào lịch của mình. Sau đó, tôi có thể điều chỉnh, giao việc, lên lịch lại hoặc dành thêm thời gian cho các công việc trong ngày. Giờ đây, thay vì cảm thấy lạc lõng hay mất trật tự, tôi chỉ cần nhìn vào một nơi để biết mình cần ưu tiên công việc nào trong ngày.

Bạn đã sử dụng những công cụ nào kết hợp với ClickUp?

Tôi đã liên kết nhiều ứng dụng từ Google Workspace vào ClickUp. Việc đồng bộ hai chiều giữa ClickUp và Lịch Google quả là một phương tiện đắc lực. Nó giúp tôi sắp xếp công việc hàng ngày một cách hiệu quả, bởi tất cả các nhiệm vụ trên ClickUp đều được hiển thị ngay cạnh lịch hẹn với khách hàng và các cuộc họp nội bộ của tôi.

Tính năng Gmail Integration của ClickUp thực sự rất hữu ích! Nó giúp tôi tạo ra các quy trình làm việc và tự động hóa phù hợp với quy trình của studio. Chúng tôi đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi xây dựng quy trình bán hàng ngay trên ClickUp.

Giờ đây, trợ lý của tôi có thể gửi email trực tiếp cho khách hàng từ ClickUp tùy thuộc vào giai đoạn họ đang trong quá trình tiếp nhận! Không cần phải chuyển đổi qua lại giữa các đề xuất, phần mềm CRM, phần mềm quản lý dự án và email nữa.

Việc có thể tích hợp Google Sheets, Docs và Drives vào ClickUp cũng làm cho việc tổng hợp công việc của tôi vào một nơi trở nên dễ dàng hơn. Tôi mất ít thời gian hơn để tìm kiếm thông tin.

Bạn sử dụng ClickUp như thế nào để phát triển công ty?

Từ mùa đông năm ngoái, chúng tôi bận rộn hơn bao giờ hết. Doanh thu của chúng tôi đã tăng gấp ba và đội ngũ của chúng tôi đã mở rộng từ một người thành năm người.

Trước kia, chúng tôi dùng Asana để sắp xếp công việc. Nhưng khi trợ lý giới thiệu ClickUp cho tôi vào dịp Lễ Tạ ơn, tôi nhận ra đây sẽ là bước ngoặt. Tôi đã thiết lập toàn bộ hệ thống vào cuối tuần đó và không hề hối tiếc.

Bây giờ, chúng tôi dùng ClickUp để quản lý mọi thứ trong studio, từ dự án của khách hàng đến hoạt động nội bộ, đào tạo nhóm và lên kế hoạch sản xuất nội dung. Chúng tôi tùy chỉnh các Custom Fields để phù hợp với nhu cầu và thiết kế quy trình làm việc cho mọi mặt của doanh nghiệp.

Mỗi tuần bạn tiết kiệm được bao nhiêu giờ khi sử dụng ClickUp?

Thật khó để nói chính xác chúng tôi tiết kiệm được bao nhiêu thời gian vì chúng tôi không theo dõi một cách chi tiết, nhưng nếu phải ước lượng, tôi nghĩ đội ngũ của tôi và tôi tiết kiệm ít nhất 7 giờ mỗi tuần!

Bạn làm gì với thời gian tiết kiệm được?

Chúng tôi đã có thể mở rộng quy mô hiệu quả hơn và cải thiện khả năng hợp tác.

Thay vì chỉ có thể đảm nhận 3 hoặc 4 dự án, giờ đây chúng tôi có thể xử lý đến 10 dự án cùng một lúc.

ClickUp đã cải thiện công việc và cuộc sống của bạn như thế nào?

Sự cải thiện lớn nhất là sự yên tâm của tôi trong vai trò CEO. Tôi biết rõ mục tiêu và ưu tiên của chúng tôi, công việc mà đội ngũ đang thực hiện và chúng tôi tiến gần đến việc đạt được các mục tiêu quan trọng, cả với khách hàng và trong việc phát triển doanh nghiệp.

Tôi tin rằng ClickUp đã giúp tôi tiết kiệm được rất nhiều thời gian, dù không thể nói rõ con số, nhưng quan trọng hơn, ClickUp giúp tôi phân loại công việc và không phải lo lắng về việc bỏ sót nhiệm vụ quan trọng nào.

Bạn có lời khuyên nào cho những người muốn cải thiện năng suất làm việc?

Trước khi bắt đầu với hệ thống quản lý dự án như ClickUp, hãy chắc chắn bạn đã liệt kê được tất cả các quy trình công việc.

Khi bạn biết những công việc cần thực hiện để doanh nghiệp hoạt động trơn tru, việc thiết lập ClickUp sẽ chuyển từ việc "học một phần mềm mới" sang việc "trang bị sức mạnh thực sự". ClickUp là công cụ; bạn có thể sử dụng chúng để nâng cao hiệu quả hoặc để chúng làm bạn cảm thấy quá tải.

Nếu bạn gặp khó khăn, hãy tìm kiếm sự giúp đỡ từ những người đã thành công trong lĩnh vực bạn đang theo đuổi. Học hỏi từ kinh nghiệm của họ để bạn không phải tự mình vượt qua những thách thức đó.

Muốn theo dõi câu chuyện của Shaina? Cập nhật thông tin mới nhất từ Shaina Nacion Design tại đây và đăng ký ClickUp ngày hôm nay để khám phá cách bạn có thể tối ưu hóa quy trình làm việc nội bộ và với khách hàng!