Quản lý Tích hợp Dự án là gì? (Hướng dẫn Chi tiết)
Bạn tò mò về quản lý tích hợp dự án không?
Dù có vẻ phức tạp, nhưng thực chất quản lý tích hợp dự án chỉ là việc kết nối các bộ phận khác nhau trong công việc của dự án bạn đang thực hiện.
Nó giống như việc bạn lắp ghép đồ đạc của Ikea.
Chỉ là quản lý tích hợp dự án thực sự dễ dàng hơn nhiều so với bạn nghĩ, không phải ngược lại.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi qua khái niệm quản lý tích hợp dự án là gì, lí do tại sao bạn cần đến nó, các bước thực hiện, và những lợi ích chủ yếu của nó.
Chúng ta cũng sẽ xem xét cách mà một công cụ quản lý dự án có thể giúp việc quản lý dự án tích hợp trở nên thuận tiện hơn.
Hãy bắt đầu nào.
Quản lý Tích hợp Dự án là gì?
Quản lý tích hợp dự án là việc thực hiện các quy trình và hoạt động để phối hợp tất cả các thành phần của dự án. Điều này rất cần thiết khi dự án của bạn bao gồm các đội ngũ làm việc đa chức năng và cần một cách tiếp cận đồng bộ hơn trong quản lý dự án.
Nói một cách khác, quản lý dự án tích hợp (IPM) bao gồm tất cả những gì bạn làm để đảm bảo các phần của dự án hoạt động ăn ý với nhau.
Có thể ví như những gì Nick Fury đã làm cho nhóm Avengers!
Trong IPM, bạn sẽ xác định, đặt ra, kết hợp và điều phối các quy trình riêng lẻ trong tổ chức như phân chia công việc, mua sắm, sản phẩm cuối cùng, v.v.
Và đôi khi, bạn cần phải cân nhắc và lựa chọn giữa các mục tiêu và nhóm quy trình cạnh tranh trong tổ chức của mình.
Mục đích của Quản lý Dự án Tích hợp là gì?
Trong các dự án thông thường, việc các đội ngũ từ nhiều phòng ban khác nhau cùng làm việc với nhau là điều bình thường. Bạn có thể mong đợi một phương pháp quản lý dự án được tích hợp và thống nhất giữa các đội ngũ này khi họ cùng hướng đến một mục tiêu chung.
Nhưng không phải lúc nào cũng như vậy!
Phần lớn các đội ngũ thường hoạt động trong những "bức tường" riêng biệt của họ.
Giống như họ đang sống trên những hòn đảo tách biệt, không liên lạc được với nhau.
Đúng, đây là tin không tốt cho dự án và tổ chức của bạn.
Quản lý tích hợp dự án là giải pháp giúp loại bỏ tình trạng làm việc riêng lẻ, không liên kết. Áp dụng cách tiếp cận này, bạn có thể cải thiện sự ổn định và đồng nhất trong các khía cạnh sau:
Lập kế hoạch tổng thể
Giao tiếp thông suốt
Kiểm soát chi phí
Đảm bảo chất lượng
Tương tác với các bên liên quan
Cùng xem qua cách thiết lập nó như thế nào:
Sáu Bước Quản Lý Tích Hợp Dự Án Là Gì?
Quản lý tích hợp dự án bao gồm sáu bước cơ bản:
Dưới đây là cái nhìn chi tiết về từng bước:
1. Lập Biên Bản Dự Án
Bước đầu tiên của quá trình tích hợp dự án là xác định biên bản dự án. Đây là một tài liệu ngắn gọn, nêu rõ phạm vi công việc, sản phẩm cần giao, thông tin về các bên liên quan và nhà tài trợ, cũng như các thông tin cần thiết khác như ngân sách và rủi ro.
Biên bản dự án là một công cụ tổ chức quan trọng, công nhận chính thức sự tồn tại của dự án và cho phép người quản lý dự án sử dụng nguồn lực của công ty cho các hoạt động liên quan đến dự án. Đây là cách hiệu quả để đảm bảo mọi người đều hiểu và đồng thuận về dự án ngay từ đầu.
Bạn có thể coi biên bản dự án như một loại "hợp đồng" không chính thức, có hiệu lực suốt quá trình thực hiện dự án.
Để lập biên bản dự án, bạn cần có đầy đủ thông tin về:
Bối cảnh và chi tiết kinh doanh của dự án
Mục tiêu và phạm vi của dự án
Rủi ro, giả định, hạn chế và yếu tố phụ thuộc của dự án
Các sản phẩm cần giao
Tiêu chí đánh giá thành công của dự án
Các mốc quan trọng và lịch trình dự án
Các bên liên quan và vai trò của đội ngũ dự án
Ngân sách dự án
Khi bạn đã chuẩn bị đầy đủ thông tin, bạn có thể tiến hành lập biên bản dự án.
Bạn sẽ lập nó như thế nào?
Có thể bạn sẽ nghĩ đến việc sử dụng Excel hoặc Word - đó là cách làm khá phức tạp.
Hoặc bạn có thể chọn một cách đơn giản và thông minh hơn: sử dụng ClickUp Docs để tạo biên bản.
Vậy ClickUp là cái gì?
ClickUp là phần mềm quản lý dự án được đánh giá rất cao trên toàn cầu, nơi các đội ngũ làm việc hiệu quả sử dụng để điều hành dự án một cách có hiệu quả.
Bạn đã biết chưa, nó còn hoàn toàn miễn phí nữa đấy?
Cha-ching!
Cách tạo bản kế hoạch dự án với ClickUp
Hãy sử dụng tính năng Docs của ClickUp để tạo ra các tài liệu nội bộ và bên ngoài, wikis, cơ sở kiến thức và nhiều hơn thế nữa.
Tạo một bản kế hoạch dự án sử dụng Docs thật đơn giản.
Sau khi bạn đã nhập tất cả thông tin cần thiết vào tài liệu, bạn có thể dễ dàng thực hiện các công việc sau:
Tùy chỉnh giao diện của tài liệu
Chỉnh sửa văn bản theo nhiều kiểu khác nhau
Chèn các liên kết URL
Đặt quyền truy cập cho người dùng
Sắp xếp các trang con để phân loại thông tin một cách rõ ràng
Thêm bình luận để gợi ý chỉnh sửa
Để tìm hiểu thêm về bản kế hoạch dự án, bạn có thể tham khảo các bài viết sau:
2. Phát triển kế hoạch quản lý dự án
Việc xây dựng một kế hoạch quản lý toàn diện có lẽ là bước quan trọng nhất trong quá trình quản lý dự án.
Nếu không có một kế hoạch quản lý dự án đúng đắn, bạn có thể đối mặt với tình trạng hỗn độn.
Mục tiêu không rõ ràng, việc không tuân thủ thời hạn, ước tính ngân sách không chính xác... và còn nhiều vấn đề khác nữa.
Ngược lại, một kế hoạch dự án được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp bạn vượt qua các thời hạn một cách suôn sẻ. Nó sẽ cung cấp cho tất cả các phòng ban của dự án cái nhìn tổng quan về những gì cần làm và cách phối hợp công việc với nhau.
Vậy kế hoạch quản lý dự án là gì?
Kế hoạch quản lý dự án là danh sách đầy đủ tất cả các quy trình và bước đi cần thiết để hoàn thành dự án.
Hãy coi đó như là một "kế hoạch cho các kế hoạch".
Kế hoạch quản lý dự án có thể bao gồm các lĩnh vực kiến thức như:
Kế hoạch quản lý phạm vi công việc
Kế hoạch cải tiến quy trình
Kế hoạch nhân sự
Kế hoạch giao tiếp
Kế hoạch quản lý chất lượng
Đọc thêm về các loại kế hoạch này.
So với bản kế hoạch dự án, một kế hoạch dự án chi tiết hơn nhiều vì nó bao gồm tất cả các khía cạnh của việc thực hiện dự án.
Kế hoạch quản lý dự án mô tả các yếu tố của bản kế hoạch dự án, bao gồm:
Lịch trình
Quy trình tiêu chuẩn
Vai trò và trách nhiệm
Nhưng trừ khi bạn có khả năng như Tiến sĩ Strange, việc tự mình lập ra các kế hoạch chi tiết trong từng kế hoạch sẽ không phải là việc dễ dàng.
Lập kế hoạch quản lý dự án có thể hơi phức tạp, nhưng không cần thiết phải làm bạn căng thẳng.
Sử dụng phần mềm quản lý dự án như ClickUp, việc lập kế hoạch cho dự án có thể trở nên thú vị đối với bạn.
Với ClickUp, bạn có khả năng:
Xác định và giao nhiệm vụ công việc, công việc con, và danh sách kiểm tra: tạo ra các công việc và công việc con cho từng phần của dự án và giao việc này cho các thành viên trong nhóm. Bạn cũng có thể chia nhỏ công việc thành các hoạt động quản lý dự án cụ thể trong danh sách kiểm tra và đánh dấu hoàn thành từng mục một.
Thiết lập Mục tiêu: ClickUp tự động cập nhật phần trăm tiến độ chung của dự án khi bạn hoàn thành các mục tiêu cụ thể của dự án và các hoạt động liên quan. Việc đặt ra Mục tiêu từ trước sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ của dự án sau này.
Đánh dấu Milestones: phân chia dự án thành nhiều giai đoạn và sử dụng cột mốc để phân biệt giữa các giai đoạn. Những dấu hiệu tiến triển này có thể được dùng để chỉ ra những thành tựu quan trọng mà nhóm dự án của bạn đã đạt được hoặc kết thúc của một giai đoạn quan trọng trong dự án.
3. Quản lý việc thực hiện dự án
Việc thực hiện dự án là giai đoạn không thể tránh khỏi cảm giác muốn "xé tóc" của mình. Đây thường là giai đoạn kéo dài và phức tạp nhất trong chu trình sống của dự án, nơi bạn bắt đầu triển khai kế hoạch đã được chuẩn bị kỹ lưỡng.
Và đa số các đội nhóm thường thấy mình trong tình trạng như sau:
Khi bạn đã chuẩn bị xong kế hoạch cho dự án, hãy luôn chủ động để chắc chắn rằng việc triển khai dự án diễn ra đúng như dự kiến. Theo sát từng công việc để đảm bảo mọi nhóm và bộ phận trong dự án có đầy đủ nguồn lực cần thiết để làm việc cùng nhau hiệu quả.
Nhớ rằng, với vai trò là quản lý dự án, bạn là người đưa ra các quyết định trong giai đoạn triển khai dự án.
Giai đoạn này trong quá trình quản lý tích hợp dự án thường bao gồm:
Giải quyết nhiều công việc và sản phẩm của dự án
Quản lý sự hợp tác giữa các thành viên nhóm dự án
Đảm bảo đạt được các mục tiêu quan trọng
Đề xuất các thay đổi và biện pháp ngăn ngừa cũng như điều chỉnh khi cần
Tổ chức các cuộc họp với đội ngũ lãnh đạo để bàn về các cập nhật và vấn đề phát sinh
Cảm thấy công việc này nặng nề và mệt mỏi?
Không sao cả!
Với ClickUp, việc thực hiện kế hoạch tổng thể cho dự án trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết:
Bạn có thể lựa chọn từ nhiều loại giao diện khác nhau như Bảng, Hộp, Danh sách, Lịch, và nhiều hơn nữa để quản lý dòng công việc từ nhiều góc độ. Chẳng hạn, nếu bạn thích phương pháp Kanban, hãy sử dụng giao diện Bảng để theo dõi công việc theo trạng thái, thời hạn, mức độ ưu tiên, ClickUp Help Center, v.v.
Sử dụng Giao diện Khối lượng công việc để lập kế hoạch, theo dõi và quản lý khả năng làm việc của đội nhóm. Điều này giúp bạn tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực.
Tạo Trạng thái Tùy chỉnh cho các giai đoạn khác nhau trong quy trình làm việc đã được định sẵn. Ví dụ, trong quy trình phát triển phần mềm linh hoạt (Agile), bạn có thể có một giai đoạn "Yêu cầu Cập nhật", còn một công ty tiếp thị nội dung có thể có trạng thái "Ý tưởng Nội dung".
Hãy thoải mái sáng tạo và chi tiết theo ý muốn của bạn!
4. Theo dõi tiến độ dự án
Khi bạn chìm đắm trong công việc, rất dễ để quên mất bạn đã đi được bao xa hoặc còn phải làm những gì.
Để quản lý dự án hiệu quả, bạn cần liên tục kiểm tra tiến độ của dự án và so sánh nó với kế hoạch đã đề ra từ trước. Cũng rất quan trọng là theo dõi xem mọi người có làm việc ăn ý với nhau không và các phòng ban trong dự án có hoạt động đồng bộ như bạn mong đợi hay không.
Hãy tự hỏi:
Chúng ta có đang theo đúng lịch trình không?
Mọi người có khả năng phối hợp làm việc hiệu quả không?
Công việc nào đang làm cản trở tiến độ?
Chúng ta cần tăng tốc như thế nào để kịp thời hạn?
Sự phân chia công việc trong nhóm dự án ra sao?
Nếu không có công cụ thích hợp, việc trả lời những câu hỏi này và thực hiện theo sẽ rất khó khăn.
Nhưng nếu có công cụ đúng đắn như ClickUp, mọi thứ sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Công cụ quản lý dự án này giúp bạn:
Tạo biểu đồ Gantt tương tác để theo dõi tiến độ dự án, quản lý hạn chót và giải quyết các vấn đề cản trở. Đọc thêm về biểu đồ Gantt tại đây.
Trực quan hóa hoạt động làm việc của nhóm qua tính năng ClickUp Help Center.
Sử dụng tính năng Dashboards để theo dõi dự án thông qua các loại biểu đồ như Burnup, Burndown, Velocity và Cumulative.
Những tính năng giám sát dự án này giúp bạn nhanh chóng nhận diện các vấn đề tiềm ẩn, cảnh báo cho đội ngũ thực hiện dự án và điều chỉnh kế hoạch dự án khi cần thiết.
5. Áp dụng quy trình kiểm soát thay đổi
Trong mọi dự án, bạn luôn phải sẵn sàng đối mặt với những tình huống bất ngờ không lường trước được. Đây là những yếu tố nằm ngoài khả năng kiểm soát trực tiếp của dự án và có thể gây cản trở tiến độ công việc. Đừng lo, đây là một phần không thể tránh khỏi trong quá trình thực hiện dự án. Bạn cần có một hệ thống trong chiến lược quản lý tổng hợp để xử lý các tình huống như có người liên quan đề xuất thêm yêu cầu sửa đổi, hoặc nguồn lực không đủ. Quy trình kiểm soát thay đổi một cách toàn diện và linh hoạt, có khả năng xem xét và chấp thuận các yêu cầu thay đổi là rất quan trọng. Đây là một trong những cách thông minh nhất để đảm bảo rằng mọi quy trình trong dự án của bạn vẫn đồng bộ và liên kết với nhau, bất kể có những sự cố nào xảy ra trong quá trình thực hiện.
Vậy bạn sẽ làm thế nào? Việc có một tài liệu ghi lại yêu cầu thay đổi có thể hữu ích, nhưng nó không thể giải quyết hết được số lượng và tần suất của các thay đổi bất ngờ mà bạn có thể gặp phải. Một phương án khác là bạn có thể trao đổi qua email về những thay đổi đã được duyệt. Tuy nhiên, cách này không chỉ chậm mà còn khó kiểm soát trách nhiệm trong quá trình kiểm soát thay đổi. ClickUp giải quyết vấn đề này trong quản lý thay đổi thông qua:
Tính năng Proofing hỗ trợ các tệp PDF, PNG, GIF, JPEG, WEBP, giúp bạn tập trung ý kiến phản hồi và tăng tốc độ phê duyệt các yêu cầu thay đổi.
Tính năng Clip cho phép bạn ghi lại video (kèm theo âm thanh) và chia sẻ với đội ngũ để đưa ra gợi ý nhanh chóng về những điều bạn muốn điều chỉnh.
6. Kết thúc dự án
Sau khi đã cống hiến không ngừng nghỉ, cuối cùng dự án của bạn cũng đã đi đến hồi kết và đã đến lúc phải nói "Kết thúc dự án!"
Tuy nhiên, trước khi chính thức khép lại, có một số điều bạn nên xem lại:
Quy trình triển khai trong dự án có hiệu quả không?
Chúng ta có áp dụng đúng phương pháp quản lý dự án không?
Có những mục tiêu dự án nào mà chúng ta chưa đạt được không?
Có điểm nào của dự án có thể được cải thiện không?
Hãy tự thưởng cho mình khoảng thời gian nghỉ ngơi. Cầm tách cà phê và suy ngẫm về những gì đã qua.
Bây giờ là lúc để bạn trò chuyện với các thành viên trong nhóm dự án và các bên liên quan khác. Hãy cho họ xem qua những công việc đã hoàn thành và các mốc quan trọng đã đạt được. Đây là cơ hội tốt để thu thập ý kiến đồng lòng về những gì bạn có thể làm tốt hơn trong các dự án tương lai.
Bạn cũng cần chuyển các tài liệu đánh dấu sự hoàn thành của dự án cho khách hàng, kèm theo các tệp đính kèm quan trọng, thông tin thanh toán, sách hướng dẫn sử dụng, v.v.
ClickUp rất phù hợp cho tất cả những yêu cầu này:
Quyền Truy Cập Tùy Chỉnh cho phép bạn mời khách hàng vào không gian làm việc của dự án mà không ảnh hưởng đến quyền riêng tư
ClickUp Help Center giúp bạn có thể chia sẻ hầu như mọi thứ trong ClickUp với người khác, từ ClickUp Help Center, Sơ đồ tư duy, đến các công việc cụ thể...
Sử dụng tính năng Chat để thảo luận về những thành tựu của nhóm dự án, lên kế hoạch cho buổi tiệc mừng thành công, và nhiều hơn nữa.
Dưới đây là sáu bước quan trọng để bạn thực hiện tốt trong việc quản lý tích hợp dự án.
Những Lợi Ích Khi Áp Dụng Quản Lý Tích Hợp Dự Án Là Gì?
Chúng ta đã bàn luận về mọi khía cạnh của quản lý dự án tích hợp, chỉ trừ một điểm:
Điều này mang lại lợi ích gì cho bạn?
Một số lợi ích chính khi áp dụng quản lý dự án tích hợp bao gồm:
Sự phối hợp được cải thiện: việc liệt kê toàn bộ các quy trình và công việc, phân chia rõ ràng vai trò và nhiệm vụ, theo dõi tiến độ của dự án... giúp dự án có mục tiêu và hướng đi rõ ràng.
Tiết kiệm thời gian: thông qua việc chủ động quản lý nguồn lực chung và xử lý các lịch trình chồng chéo, quản lý tích hợp dự án giúp tăng cường hiệu suất làm việc của nhóm và giảm thiểu thời gian chờ đợi không cần thiết.
Trách nhiệm rõ ràng: người quản lý dự án, các thành viên trong nhóm và các bên liên quan duy trì giao tiếp đều đặn. Điều này giúp quản lý kỳ vọng một cách hiệu quả hơn và tạo dựng sự trách nhiệm.
Kết Luận
Từ việc tạo ra bản kế hoạch dự án cho đến khi kết thúc dự án một cách thành công, quản lý dự án tích hợp giúp bạn điều phối các phần việc của dự án một cách hiệu quả.
Tuy nhiên, bạn không thể tự mình tích hợp tất cả các phần của dự án.
Để quản lý tích hợp dự án thành công, bạn cần đến sự hỗ trợ của phần mềm quản lý dự án miễn phí như ClickUp.
Với nhiều tính năng hữu ích, từ lập kế hoạch công suất đến quản lý dự án từ xa, ClickUp có thể hỗ trợ bạn trên mọi phương diện của việc triển khai dự án tích hợp.
Hãy bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí ngay hôm nay và kết nối mọi thành phần trong không gian dự án của bạn một cách nhanh chóng!
.jpg){kind=small}
Similar Articles