Quản lý công việc qua email là gì và cách triển khai

Bạn đã từng nghe đến quản lý công việc qua email chưa?

Hãy hình dung:

Bạn đang cố gắng tìm lại một email quan trọng mà đồng nghiệp của bạn đã gửi cách đây vài tháng. 10 phút trôi qua, rồi 20, sau đó là 30…

Và giờ đây, nó dường như kéo dài vô tận, khiến bạn lạc lõng trong biển email đã bị lãng quên.

Lần cuối chúng tôi kiểm tra, đó không phải là cách hiệu quả để hoàn thành công việc!

Nhưng đừng lo, chúng tôi đã tìm ra giải pháp cho tình huống này.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét quản lý công việc qua email là gì, các đặc điểm chính, lợi ích, và công cụ tốt nhất bạn có thể sử dụng để quản lý nhiệm vụ ngay từ hộp thư đến của bạn.

Bạn đã sẵn sàng thoát khỏi chuỗi email không có hồi kết chưa?

Tốt lắm, chúng ta hãy bắt đầu!

Quản lý công việc qua email là gì?

Quản lý công việc qua email task management là việc sử dụng hộp thư đến để phân loại, tổ chức và tạo ra các nhiệm vụ mới. Điều này bao gồm việc phân công nhiệm vụ cho các thành viên, đặt thời hạn và quản lý dự án thông qua email.

Tuy nhiên, email thường được sắp xếp theo người gửi, tiêu đề và ngày gửi, chứ không theo nhiệm vụ, mức độ ưu tiên hay thời hạn hoàn thành. Email cũng thường chứa nhiều cuộc trò chuyện không liên quan đến việc phân công công việc.

Vậy tại sao lại sử dụng email cho việc này?

Đừng hiểu nhầm, email vẫn còn giá trị, nhất là khi những người làm việc toàn thời gian mất tới 2.5 giờ mỗi ngày chỉ để xử lý email.

30 phút bạn mất tìm email bỗng chẳng còn là vấn đề lớn nữa, đúng không? 😉

Nhưng, có một cách để biến email thành công cụ quản lý công việc hiệu quả; bạn chỉ cần sử dụng phần mềm quản lý dự án dựa trên email.

Với công cụ quản lý công việc qua email, bạn có thể lập kế hoạch và quản lý nhiều dự án, phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ công việc.

Nhấp vào đây để biết thêm các mẹo về lập lịch công việc!

Những Tính Năng Cần Có Trong Công Cụ Quản Lý Công Việc Qua Email

Chúng tôi hiểu bạn muốn đội nhóm của mình kiên cố như Titanic, để không bị tan vỡ như thế này:

Để giúp bạn, dưới đây là danh sách những tính năng quan trọng mà công cụ quản lý công việc qua email của bạn cần phải có:

1. Tích hợp Email

Tích hợp email là tính năng không thể thiếu, bởi vì rõ ràng bạn không thể có một công cụ quản lý công việc qua email nếu như không có chức năng này.

Với khả năng tích hợp email, đội ngũ của bạn có thể quản lý các tài liệu từ trong và ngoài hộp thư của họ. Họ còn có thể lưu trữ và chia sẻ các email, cũng như tạo ra các nhiệm vụ với các thông báo được gửi tự động.

Bạn sẽ không cần phải liên tục chuyển đổi qua lại giữa các ứng dụng nữa.

2. Việc tạo và phân công nhiệm vụ

Tính năng tạo nhiệm vụ là một phần quan trọng giúp bạn lên kế hoạch và phân công nhiệm vụ cho đội ngũ dự án của mình qua email. Nhiệm vụ được gửi đi kèm theo hạn hoàn thành, mô tả chi tiết và các file đính kèm.

Phân công nhiệm vụ một cách hiệu quả cũng sẽ hỗ trợ bạn trong việc lập kế hoạch sử dụng nguồn lực. Bằng cách này, bạn có thể khai thác tối đa nguồn lực hiện có.

Dù sao, chúng ta cũng biết rằng Jack và Rose đã không tận dụng hết không gian trên cánh cửa nổi khi xảy ra tai nạn! 🙄

3. Lên lịch nhiệm vụ

Việc gửi nhiệm vụ là một chuyện, nhưng quản lý một đội nhóm lại là chuyện khác.

Công cụ quản lý dự án của bạn cần có các tính năng quản lý đội nhóm để đảm bảo mỗi thành viên đều có nhiệm vụ hàng ngày.

Nếu một nhiệm vụ bị trễ, người quản lý nhiệm vụ của bạn cần có khả năng tự động điều chỉnh lịch trình cho các nhiệm vụ liên quan. Hơn nữa, công cụ này nên bao gồm lịch tích hợp, ước lượng thời gian và công cụ theo dõi nhiệm vụ.

4. Nhắc đến nhiệm vụ

Sử dụng ký tự @ để nhắc đến một người dùng, nhóm, nhiệm vụ, hoặc tài liệu và gắn thẻ cho các thành viên trong không gian làm việc của bạn. Các nhắc đến nhiệm vụ luôn được hiển thị và cũng được gửi qua email.

Điều này đảm bảo rằng thành viên trong nhóm sẽ không bỏ sót nhiệm vụ nào, và cũng không thể bào chữa rằng họ "không thấy nhiệm vụ"!

5. Giao tiếp được tối ưu hóa

Công cụ quản lý nhiệm vụ bạn chọn nên có một hệ thống tin nhắn tức thì trung tâm để các thành viên trong nhóm có thể liên lạc với nhau.

Nhờ đó, đội nhóm của bạn vẫn có thể tận hưởng những lợi ích từ email, nhưng không còn phải phụ thuộc vào nó cho việc giao tiếp mất thời gian.

Xem thêm: Chiến dịch email tuần tự

Công cụ Quản lý Nhiệm vụ qua Email Tốt Nhất:

ClickUp

Email chiếm tới 23% thời gian làm việc hàng ngày của nhân viên, và trung bình mỗi ngày nhân viên kiểm tra email khoảng 36 lần. Chúng ta ai cũng đã từng... liên tục làm mới hộp thư đến... 36 lần.⌚

Vậy nên không có gì lạ khi các quản lý dự án đang tìm kiếm các công cụ quản lý nhiệm vụ để nâng cao năng suất trong công việc. Và cũng không ngạc nhiên khi tuân theo các phương pháp tiếp thị qua email và email tiếp cận lạnh mang lại hiệu quả thực sự.

May mắn thay, ClickUp được tạo ra để đáp ứng nhu cầu đó.

ClickUp là cái gì?

ClickUp  là công cụ quản lý dự án nổi tiếng nhất thế giới. ClickUp hỗ trợ bạn trong việc quản lý đội ngũ làm việc từ xa và tăng cường khả năng hợp tác trong nhóm, mang lại mọi công cụ cần thiết để làm việc hiệu quả. Nếu bạn muốn biết thêm mẹo để làm việc hiệu quả hơn tại nơi làm việc, đây là một bài viết cho bạn! Giờ hãy nói về quản lý công việc qua email...

Cách quản lý công việc qua email của ClickUp hỗ trợ bạn như thế nào:

Hệ thống quản lý công việc qua email của ClickUp giúp các nhóm nhìn nhận công việc một cách toàn diện để có thể lập kế hoạch một cách chính xác. Chắc chắn chúng ta không muốn rơi vào tình huống như con tàu Titanic khi không chuẩn bị đủ phương tiện cứu sinh! Bạn có cảm thấy mơ hồ không? Hãy cùng xem ClickUp làm thế nào để đảm bảo công việc của nhóm bạn diễn ra suôn sẻ:

1. Gửi và nhận email ngay trong công việc

Bạn sẽ tiết kiệm được bao nhiêu thời gian nếu có thể gửi hoặc trả lời email ngay lập tức, ngay cạnh công việc liên quan mà không cần phải chuyển qua lại giữa các tab khác nhau? Với tính năng Email trong ClickUp, bạn có thể làm điều này một cách dễ dàng!

• Gửi và nhận tin nhắn email ngay từ công việc trong ClickUp

• Đính kèm tệp, sử dụng Forms, câu trả lời có sẵn theo mẫu, và nhiều tính năng khác

• Sắp xếp cuộc trò chuyện qua email dưới dạng Bình luận hoặc Bình luận theo chuỗi

• Thiết lập các quy trình tự động hóa email dựa trên các sự kiện xảy ra trong ClickUp

Ví dụ, bạn có thể phân công email cho các thành viên trong nhóm, cùng nhau làm việc trên việc gửi và trả lời email, và thiết lập các quy trình tự động hóa dựa trên các Trường Tùy chỉnh, sự kiện của khách hàng, và cả việc theo dõi lỗi. Có rất nhiều khả năng mà bạn có thể khám phá!

Khi tích hợp email của bạn với ClickUp, bạn sẽ:

• Tiết kiệm thời gian (không cần chuyển qua lại giữa các tab)

• Quản lý thông tin liên lạc một cách có tổ chức

• Giữ được sự minh bạch trong các cuộc trò chuyện qua email

Hiện tại, ClickUp hỗ trợ các dịch vụ email như Outlook, IMAP, Office 365, và Gmail. Mọi email bạn gửi từ ClickUp đều sẽ trông như thể chúng được gửi trực tiếp từ địa chỉ email của bạn — không có địa chỉ chuyển tiếp kỳ lạ nào cả!

2. Tạo công việc từ email

Công cụ quản lý công việc qua email của ClickUp có một tính năng cho phép bạn tạo công việc bằng cách gửi hoặc chuyển tiếp email đến ClickUp.

Dưới đây là những thông tin chi tiết về công việc bạn có thể thêm vào:

• Tên công việc: tiêu đề email sẽ trở thành tên của công việc

• Mô tả công việc: nội dung trong email sẽ là phần mô tả công việc

• Giao công việc: sử dụng các cú pháp như <giao cho tôi>, <giaoví_dụ@email.com>, <tag tên_tag> trong tiêu đề để chỉ định người thực hiện công việc

• Hạn chót: sử dụng cú pháp <hạn chót & thời gian> trong tiêu đề để đặt thời hạn cho công việc

• Tệp đính kèm: bạn có thể thêm hình ảnh, liên kết và tệp tin vào email, và chúng sẽ tự động được đính kèm vào công việc trong ClickUp

3. Thêm bình luận

Bạn có thể gửi email vào các nhiệm vụ trong ClickUp, và chúng sẽ được hiển thị dưới dạng một Bình luận mới cho nhiệm vụ đó, kèm theo tất cả các file đính kèm.

Bạn có thắc mắc về định dạng không?

Không cần lo lắng, ClickUp sẽ giữ nguyên định dạng HTML của email, do đó hình ảnh và thiết kế của bạn sẽ được hiển thị đẹp mắt như bức tranh Jack vẽ Rose vậy.

4. Phản hồi các thông báo

Bạn có thể trả lời ngay các email thông báo từ ClickUp chỉ bằng cách gửi trả lời email đó, nội dung sẽ tự động được cập nhật như một bình luận mới trong nhiệm vụ. Bạn không cần phải mất công chuyển qua lại giữa các ứng dụng khác nhau!

5. Tự động hóa nhiệm vụ

Hãy tận dụng tính năng tự động chuyển tiếp email của ClickUp để tạo ra các nhiệm vụ một cách tự động cho bạn. Và, khi bạn đã lưu nhiệm vụ và địa chỉ Danh sách vào sổ địa chỉ liên lạc, bạn có thể dễ dàng thêm nhiệm vụ vào danh sách công việc của mình mọi lúc, mọi nơi!

Ngoài ra, bạn cũng có thể thiết lập tự động hóa cho các nhiệm vụ của mình bằng cách sử dụng chức năng Nhiệm vụ Định kỳ của ClickUp. Bạn có khả năng tùy chỉnh việc lặp lại nhiệm vụ theo lịch trình cố định hoặc dựa trên các điều kiện kích hoạt cụ thể.

6. Sắp xếp lịch làm việc

Hãy dùng tính năng chi tiết công việc của ClickUp để đặt ngày hoàn thành ngay trong tiêu đề, từ đó hệ thống sẽ tự động xác định thời hạn cho nhiệm vụ đó.

Bạn còn có thể áp dụng chức năng kéo và thả để Lập lịch Thời gian nhằm sắp xếp lịch làm việc cho nhóm mình theo ngày, tuần hoặc tháng.

Nếu có ai đó trong nhóm không kịp tiến độ (biết đâu cuộc sống bất ngờ trở nên bận rộn), ClickUp sẽ tự động điều chỉnh các hạn chót cho những công việc liên quan khác.

Điểm cộng: Những Phương Án Thay Thế cho Email

7. Tích hợp Gmail và Microsoft Outlook

ClickUp cho phép bạn liên kết Gmail và Outlook với các công việc trên ClickUp của mình. Như vậy, mọi công việc bạn thêm vào ClickUp sẽ được đồng bộ hóa với danh sách công việc trong Gmail hoặc Outlook.

Bạn muốn tiết kiệm thời gian không?

Hãy biến những email quan trọng trong hộp thư đến Gmail thành công việc trên ClickUp chỉ bằng cách đánh dấu sao chúng. ⭐

Bạn còn có thể đồng bộ hóa công việc ClickUp với Lịch Google.

Giờ đây, khi bạn cập nhật một công việc trong ClickUp, bạn sẽ thấy sự thay đổi đó ngay trong ứng dụng Google.

Thật là thuận tiện!

Nhưng không chỉ có vậy, ClickUp còn mang lại nhiều tính năng hấp dẫn khác như:

• Hơn 50 Tính năng Tự động hóa Công việc: tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại và tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn.

• Các Giao diện Tuỳ chỉnh: bạn có thể chọn cách hiển thị dự án thông qua các giao diện như Biểu đồ Gantt, Quản lý Khối lượng Công việc, Bảng Kanban, và nhiều giao diện khác.

• Trạng Thái Công việc: cập nhật tiến độ dự án của bạn.

• Danh Sách Kiểm Tra Công việc: sử dụng danh sách việc cần làm đơn giản để theo dõi tiến độ hàng ngày.

• Sự Phụ thuộc Công việc: giúp nhóm của bạn hoàn thành công việc theo đúng trình tự.

• Ưu Tiên Công việc: đánh dấu những công việc cần được ưu tiên xử lý ngay lập tức.

• Tích hợp Bên Thứ Ba: ClickUp có thể kết nối với Evernote, Time Doctor, và nhiều dịch vụ khác.

• Bảng Điều Khiển Agile: sử dụng các Tiện ích Sprint trong Bảng Điều Khiển để quản lý dự án linh hoạt từ cái nhìn tổng quan.

• Phím Tắt và Lối Tắt Bàn Phím: tăng cường hiệu suất làm việc bằng cách sử dụng các phím tắt.

Lý do Bạn Cần Công Cụ Quản Lý Công việc qua Email

Công cụ quản lý công việc qua email giúp các quản lý dự án và đội ngũ tăng hiệu quả làm việc qua email.

Với ứng dụng quản lý công việc, nhóm của bạn có thể dễ dàng đạt được mục tiêu inbox zero và có thêm thời gian để tập trung vào từng công việc cụ thể.

Đây là cách mà phần mềm quản lý công việc thực hiện điều này:

1. Chuyển đổi email thành công việc cần làm

Sử dụng công cụ tích hợp với dịch vụ email, bạn có thể biến hộp thư đến thành một danh sách công việc to lớn.

Quên đi việc phải tải xuống một ứng dụng ghi chú riêng biệt hay ứng dụng to-do!

Với công cụ quản lý công việc qua email, bạn có thể tạo ra công việc và thêm thông tin chi tiết ngay từ email của mình.

Chào tạm biệt việc sao chép công việc và chuyển đổi giữa các ứng dụng và trang web!

2. Gửi ít email hơn và tiết kiệm thời gian

Với một trình quản lý công việc, thông tin về thành viên nhóm, tài liệu liên quan đến dự án và cuộc trao đổi đều được lưu trữ tại một nơi trung tâm.

Điều này có nghĩa là bạn không cần phải gửi email để hỏi một câu hỏi cho thành viên trong nhóm và sau đó nhận lại câu trả lời khó hiểu, buộc bạn phải gửi thêm một email nữa.

Nếu cứ tiếp tục như vậy, bạn sẽ thấy...

Tuy nhiên, khi bạn sử dụng ứng dụng quản lý công việc, email của bạn sẽ bao gồm mọi thông tin chi tiết về nhiệm vụ cùng hạn hoàn thành. Nếu có ai đó cần hỏi gì, họ chỉ cần nhắn trong phòng chat đã tích hợp sẵn. Voilà! Bạn sẽ nhận được câu trả lời chỉ trong vài giây.

3. Tăng cường hiệu suất làm việc nhóm

Công cụ quản lý công việc qua email cung cấp cho các đội ngũ mô tả công việc chi tiết, giúp mọi người rõ ràng về nhiệm vụ của mình. Bạn cũng có thể chia sẻ công việc với một thành viên trong nhóm chỉ bằng cách nhắc đến tên họ.

Ứng dụng quản lý dự án còn hỗ trợ làm việc nhóm một cách cộng tác. Nhờ theo dõi công việc và nhắn tin tức thời, cả nhóm và người quản lý dự án có thể nắm bắt tiến độ công việc của từng người một cách rõ ràng.

4. Tập trung luồng công việc

Điều gì còn tồi tệ hơn việc quản lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc?

Chính là quản lý nhiều nhiệm vụ trên nhiều nền tảng khác nhau!

Dù chúng ta tự tin là có khả năng làm nhiều việc cùng lúc, nhưng thực tế chúng ta làm việc hiệu quả hơn khi tất cả được tập trung trên một nền tảng thống nhất.

Nó giúp mọi thứ trở nên gọn gàng, có tổ chức và bạn có thể hiểu rõ tình hình chỉ qua một cái nhìn.

Và đó là điều mà một nền tảng quản lý công việc qua email sẽ giúp bạn thực hiện. Khi bạn có thể quản lý phân công công việc, giao tiếp nhóm và lên lịch công việc trên cùng một giao diện, bạn sẽ không cần phải chuyển đổi qua lại giữa các nền tảng khác nhau để hiểu mọi thứ!

Kết luận

Quản lý công việc qua email giúp các nhóm sử dụng hộp thư đến làm nền tảng chính để quản lý dự án. Mặc dù bạn có thể tiếp tục sử dụng hộp thư thông thường, nhưng nó không cung cấp không gian làm việc có khả năng cộng tác, phòng chat tích hợp và tự động hóa công việc.

ClickUp mang đến cho các nhóm nhiều tính năng quản lý công việc và xử lý email hiệu quả để giúp họ làm việc một cách sản xuất nhất.

Với các tính năng từ lên lịch công việc đến phân công nhiệm vụ, ClickUp có đủ mọi thứ bạn cần để quản lý công việc ngay từ hộp thư đến của mình.

Hãy bắt đầu sử dụng ClickUp ngày hôm nay và biến hộp thư đến của bạn thành công cụ quản lý công việc hiệu quả, bởi cuộc sống quá ngắn để lãng phí vào những chuỗi email dài dòng, phiền phức. Cứ hỏi Jack xem sao.