Phương Pháp Quản Lý Dự Án Marketing của Vonazon Cho SaaS

Andy công tác trong vai trò Điều phối viên Dự án và Trợ lý Tiếp thị tại Vonazon. Anh ấy rất nhiệt huyết với việc kết hợp chặt chẽ tất cả các bên có liên quan và áp dụng những chiến lược hiệu quả nhất cho các dự án của mình. Khi không làm việc, Andy thường dành thời gian để chạy bộ, đi bộ đường dài hoặc lướt sóng.

Trong thế giới tiếp thị nhanh chóng của ngày nay, các đội nhóm cần phải hành động nhanh chóng và thay đổi chiến lược khi có thông tin mới.

Tại công ty Vonazon của chúng tôi, quá trình này càng được đẩy nhanh vì chúng tôi phục vụ cho nhiều công ty phần mềm, nơi sản phẩm luôn không ngừng được cải tiến.

Bài viết này sẽ giới thiệu cách chúng tôi sử dụng ClickUp để luôn đi trước trong công việc.

Quá Trình Phát Triển của Marketing

Người làm marketing ngày nay cần phải sáng tạo và thích ứng với môi trường liên tục thay đổi.

Sự tiến bộ là điều duy nhất không đổi trong ngành này. Marketing đã trở nên kỹ thuật hơn rất nhiều, với các công cụ như tự động hóa marketing, tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO), quảng cáo trả tiền theo click (PPC), và nhiều kênh số khác. Không chỉ vậy, người tiêu dùng hiện nay cũng thông minh hơn.

Một ví dụ điển hình là chiến dịch "I’d Like to Buy the World a Coke" năm 1971 rất thành công so với chiến dịch "Live for Now" của Pepsi năm 2017, mà lại bị xem là không chân thực và thiếu tinh tế.

Software as a Service (SaaS) Là Gì?

Nhưng không chỉ người dùng cuối cùng là phần thay đổi. Sự phức tạp càng tăng khi bạn nghĩ về thế giới công nghệ và lĩnh vực như Software as a Service (SaaS).

Những công ty này tiếp nhận tốc độ tiến bộ nhanh chóng mà Silicon Valley đã đặc trưng. Công ty SaaS cung cấp phần mềm qua internet, và thường bạn thanh toán dưới dạng đăng ký hàng tháng thay vì mua một lần. Phần mềm SaaS có mặt trong cả B2B và B2C, với các ví dụ như ClickUp, Netflix, Dropbox, Uber, Slack, và nhiều hơn nữa.

Bạn có thể hình dung, những công ty này cần phải phát triển sản phẩm của mình một cách nhanh chóng, và luôn có những trở ngại cản trở họ. Luật lệ của chính phủ thay đổi không ngừng, người dùng mong đợi tính năng mới liên tục, và sự cạnh tranh không bao giờ dừng lại.

Quy Trình Làm Việc của Marketer SaaS

Là một công ty quảng cáo số, Vonazon cần phải bắt kịp với những thay đổi này và cùng lúc phát triển chiến lược để quảng bá tính năng mới, tăng nhận thức về thương hiệu, và đưa sản phẩm mới ra thị trường.

Nếu không, làm sao mọi người biết đến những phát triển sáng tạo đang diễn ra ở những công ty này? Điều này đòi hỏi phải có một kế hoạch cụ thể và khả năng linh hoạt để thay đổi chiến lược khi có thông tin mới.

Một quy trình làm việc hiệu quả bắt đầu từ việc xây dựng một cấu trúc nội bộ chắc chắn, hay còn gọi là Hệ thống Phân cấp trong ClickUp.

Chúng tôi sắp xếp công việc trong ClickUp như sau:

• Không gian làm việc bao gồm toàn bộ công ty Vonazon

• Không gian dành cho từng khách hàng cụ thể

• Thư mục chứa các dự án và chiến dịch liên quan đến khách hàng (ví dụ: Chiến dịch Nuôi dưỡng Khách hàng tiềm năng, hoặc Dự án Theo giờ)

• Danh sách phân loại các giai đoạn của dự án (Chiến lược, Thiết kế, Viết lời, Triển khai). Chúng tôi luôn giữ các danh sách này gọn gàng trong thư mục để dễ quản lý hơn

• Công việc thực sự chỉ là những nhiệm vụ cần thực hiện (Thiết kế Email "x", Tạo Trang đích "xX", v.v.)

• Chúng tôi hạn chế sử dụng Công việc phụ và Danh sách kiểm tra vì chúng có thể gây rối khi công việc trở nên quá chi tiết. Tuy nhiên, chúng vẫn có ích cho cá nhân

• Chúng tôi thường xuyên sử dụng Bình luận được Gán và Đánh dấu, đặc biệt là trong giai đoạn viết lời và thiết kế

Cấu trúc này giúp chúng tôi thiết lập một dự án có tổ chức, tạo điều kiện cho thành công khi chúng tôi bắt đầu thực hiện các dự án riêng lẻ. Chúng tôi áp dụng 5 giai đoạn quản lý dự án để đảm bảo mục tiêu của chúng tôi phù hợp với yêu cầu của khách hàng.

Những giai đoạn này giúp chúng tôi tập trung vào mục tiêu cuối cùng, và chúng tôi cũng tận dụng các tính năng của ClickUp để áp dụng phương pháp linh hoạt, nhằm tạo ra sản phẩm chất lượng cao nhất.

Cách chúng tôi triển khai 5 giai đoạn quản lý dự án như sau:

Bước 1: Khởi đầu

Quá trình chiến dịch của chúng tôi bắt đầu từ khi bộ phận bán hàng chuyển giao thông tin cho đội ngũ chiến lược khách hàng.

Tại đây, chúng tôi tìm hiểu vấn đề cốt lõi của khách hàng và xác định các mục tiêu cần theo đuổi. Với những mục tiêu này, chúng tôi đưa ra giả định về kênh truyền thông tốt nhất để tiếp cận đối tượng mục tiêu và thông điệp chung cần truyền đạt.

Với những suy nghĩ đó, chúng tôi tiến hành với Chiến dịch Nuôi dưỡng Khách hàng tiềm năng. Đối với các công ty SaaS, rủi ro lớn nhất là sản phẩm và lợi ích của họ có thể thay đổi nhanh chóng.

Chúng tôi ghi lại những ý tưởng trong Chế độ Xem Tài liệu của ClickUp, sau đó đánh dấu những điểm cần hành động và tạo ra công việc ngay từ tài liệu đó.

Bước 2: Lập Kế Hoạch

Chúng tôi đã xác định việc nuôi dưỡng và phát triển mối quan hệ với khách hàng tiềm năng là hướng đi đúng đắn. Tuy nhiên, chúng ta cần phải làm rõ thêm một số chi tiết cụ thể.

Chúng tôi sẽ tạo một trang mới trong Tài liệu hiện tại và bắt đầu thu thập thông tin nghiên cứu. Đối với những khách hàng mới, việc nghiên cứu này bao gồm thông tin về công ty của họ, ngành nghề họ đang hoạt động, và đặc điểm của khách hàng mục tiêu mà họ muốn hướng tới.

Tiếp theo, chúng tôi sẽ phân tích những thông tin đã thu thập được và từ đó xây dựng nên chiến lược. Công cụ Sơ đồ tư duy rất hữu ích trong giai đoạn này, giúp chúng tôi mô tả các khả năng cho Hành trình của Người Mua hàng qua các nhánh sơ đồ.

Qua quá trình này, khi chúng tôi đặt mình vào vị trí và suy nghĩ của khách hàng, chúng tôi có thể hình dung ra những yếu tố cần thiết cho chiến dịch. Ví dụ, con đường thuận lợi nhất để khách hàng tiếp cận và quyết định mua hàng có thể chỉ cần thông qua hai email, một trang đích và

Đôi khi, khách hàng cần đọc tới ba email trước khi họ quyết định truy cập vào trang đích. Khi chúng tôi đã xây dựng xong sơ đồ chiến lược, chúng tôi tiến hành tạo một thư mục cho chiến dịch nuôi dưỡng khách hàng dựa trên một mẫu có sẵn và bổ sung số lượng tài liệu cần thiết như là các công việc cụ thể.

Mẫu của chúng tôi sẽ định ra các ngày thực hiện, và chúng tôi cũng thêm vào một số trường thông tin tùy chỉnh như phòng ban và đường dẫn đến máy chủ nội bộ.

Bước 3: Thực Hiện

Khi kế hoạch dự án đã sẵn sàng, người phụ trách chiến lược của khách hàng sẽ tổ chức một nhóm gồm ít nhất một người viết nội dung, một người thiết kế và một chuyên gia về tự động hóa marketing.

Các bước thực hiện nội bộ được chia thành các Danh Sách và luôn được người phụ trách chiến lược theo dõi để đảm bảo nội dung đạt chuẩn chất lượng. Cần lưu ý rằng nội dung thường xuyên thay đổi do đặc thù của các công ty cung cấp phần mềm dịch vụ (SaaS), và chúng tôi áp dụng một số kỹ thuật linh hoạt từ phương pháp Agile vào đây.

Chúng tôi tạo ra nội dung một cách nhanh chóng và liên tục cập nhật thông tin mới nhận được, giúp chúng tôi tiếp tục triển khai các bước chiến lược khác. Với suy nghĩ này, nhóm bắt đầu thực hiện chiến dịch.

Bước 4: Giám Sát

Chúng tôi giám sát các dự án theo một số cách. Nội bộ, chúng tôi thường xuyên sử dụng phần bình luận trong các công việc. Bình luận được gán yêu cầu người nhận phải hành động, còn bình luận đề cập đến ai đó nhằm mục đích thông báo cho cả nhóm biết.

Hai loại bình luận này giúp chúng tôi nhanh chóng cập nhật các thay đổi trong thông điệp. Ví dụ, trong một chiến dịch Nuôi Dưỡng Khách Hàng, chúng tôi có thể cần điều chỉnh tính năng chính mà chúng tôi muốn nhấn mạnh trong một eBook nếu như khách hàng SaaS của chúng tôi không còn sử dụng một công nghệ cụ thể nữa.

Mỗi công việc sẽ được thêm một Trường Tính Toán có tên "Ngày Quá Hạn", nó sẽ tính toán xem công việc hoàn thành muộn hơn so với ngày định trước bao nhiêu ngày, bằng cách lấy Ngày Đáo Hạn trừ đi Ngày Bắt Đầu. Nếu số này là dương, nó cho thấy công việc đã quá hạn; nếu là số âm, nó cho thấy công việc đã hoàn thành trước hạn.

Chúng tôi thường sử dụng phương pháp này khi kết thúc dự án để đánh giá xem liệu có cần đào tạo thêm cho các thành viên trong nhóm hay không, hoặc để xem các công việc có mất nhiều thời gian hơn so với dự kiến ban đầu không. Dù công ty chúng tôi không áp dụng hoàn toàn phương pháp linh hoạt (agile), nhưng chúng tôi vẫn thực hiện các giai đoạn ngắn hạn giống như các sprint trong agile. Ví dụ, trong giai đoạn Triển khai, chúng tôi xây dựng chương trình tự động hóa cho Chiến dịch Nuôi dưỡng Khách hàng Tiềm năng.

Trên bảng điều khiển, chúng tôi theo dõi tiến trình của giai đoạn Triển khai thông qua việc sử dụng Biểu đồ Burndown. Khi biểu đồ kết thúc, chúng tôi cần phải hoàn thành tất cả nội dung văn bản cho chiến dịch, thiết kế từng phần của chiến dịch, lập trình chúng vào phần mềm tự động hóa marketing, và chuẩn bị kế hoạch báo cáo sau khi chiến dịch được triển khai.

Bước 5: Hoàn tất

Quy trình hoàn tất công việc của Vonazon tuân theo các bước chuẩn. Chúng tôi kiểm tra để chắc chắn rằng khách hàng cảm thấy hài lòng với kết quả và tiến hành khởi động chiến dịch marketing.

Sau khi chiến dịch kết thúc, chúng tôi vẫn tiếp tục theo dõi và báo cáo, nhưng sẽ giảm bớt số lượng nhân sự như biên tập viên và nhà thiết kế. Mọi cải tiến được phát hiện trong quá trình này đều được ghi chép lại và cập nhật vào mẫu nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng đã có.

Đội ngũ Chiến lược Khách hàng của chúng tôi không chỉ dừng lại ở đó mà còn tiến hành đánh giá toàn diện đối với khách hàng và đưa ra các gợi ý để cải thiện thêm về mặt marketing.

Điều này tạo thành một vòng lặp liên tục, quay trở lại với giai đoạn Khởi đầu cho chiến dịch tiếp theo.

ClickUp Làm Cho Marketing SaaS Trở Nên Dễ Dàng Hơn

Năm bước này không phải là những quy tắc bất biến, mà chúng là những khuyến nghị giúp sự sáng tạo và hiệu suất có thể đi đôi với nhau.

Mục tiêu cuối cùng là tạo ra một chiến lược marketing hiệu quả, và Vonazon luôn nỗ lực phân tích và cải thiện phương pháp tiếp cận của mình đối với từng dự án để làm tốt hơn trong tương lai.

Là một đơn vị cung cấp dịch vụ marketing số marketing agency, chúng tôi hợp tác không chỉ với các công ty SaaS mà còn với nhiều loại hình doanh nghiệp khác. Tuy nhiên, ngành Cung cấp Phần mềm Dưới dạng Dịch vụ (SaaS) luôn thu hút chúng tôi bởi sự phát triển nhanh chóng, buộc chúng tôi phải liên tục cập nhật quy trình và đào tạo đội ngũ với những công cụ mới nhất. Điều này trở nên thách thức khi mỗi phần mềm chỉ giải quyết một phần nhỏ trong quản lý dự án.

ClickUp đã giúp chúng tôi tăng cường hiệu suất làm việc bằng cách cung cấp một công cụ đa năng đáp ứng mọi nhu cầu của chúng tôi. Hãy khám phá xem chúng tôi có thể giúp bạn nâng cao hiệu suất công việc như thế nào.