Phương pháp "Mọi thứ đều là nhiệm vụ"

Tôi đã giúp một người bạn trong việc khởi nghiệp và nhận ra rằng phương pháp 'mọi thứ đều là nhiệm vụ' thực sự hữu ích ở giai đoạn đầu.

Anh ấy kể lại những gì đã làm, nhưng toàn là chuyện cũ kiểu "Ồ, chúng tôi đã thử cái đó vài tháng trước nhưng không thành công."

Khi tôi tìm hiểu kỹ hơn, tôi thấy anh chỉ cố gắng một chút và hoàn toàn có thể cải thiện. Nhưng anh đã từ bỏ luôn cả hướng đó mà không ghi chép lại gì cả.

Anh ấy liên tục chuyển từ ý tưởng này sang ý tưởng khác mà không thực sự cố gắng cải thiện.

Điều này giống như bắn súng lục mà không ngắm, vào mục tiêu cách xa 100 mét. Cơ hội trúng rất thấp, và nếu trúng thì chỉ do may mắn.

Trong thế giới cạnh tranh như hiện nay, không thể áp dụng cách làm như vậy.

Vì vậy, chúng tôi bắt đầu tạo nhiệm vụ cho những việc anh ấy đã làm và dự định làm.

Qua đó, những vấn đề và sự chồng chéo xuất hiện, và tôi đã chỉ ra chúng. Ví dụ: "Tại sao bạn lại làm việc này khi nó phụ thuộc vào quy trình khác vẫn chưa hoạt động?"

Đây là những sai lầm tôi thấy đi đi lại lại khi bạn đưa ra quyết định chỉ qua loa mà không ghi chép lại quy trình.

Làm thế nào để tránh quyết định sơ sài? Đơn giản thôi. Bạn tạo nhiệm vụ cho mọi hoạt động và suy nghĩ kỹ về từng nhiệm vụ, ghi chép lại ý nghĩa của nó.

Khi làm điều này... theo kinh nghiệm của tôi, những mâu thuẫn thường xuất hiện và bạn sẽ tự hỏi... "Tại sao tôi lại làm nhiệm vụ này? Nó không hợp lý."

Và nếu bạn không ghi chép lại nhiệm vụ... có khả năng cao bạn sẽ giao việc và chi tiền vào nó. Tiền sẽ bị lãng phí.

Phương pháp “Mọi thứ đều là nhiệm vụ” là gì?

Có nghĩa là mọi công việc kéo dài hơn 10-20 phút nên được ghi lại dưới dạng nhiệm vụ. Tôi sử dụng Clickup để làm điều này.

Một nhiệm vụ bao gồm:

• Tiêu đề

• Người thực hiện: ai sẽ làm?

• Hạn chót: khi nào cần hoàn thành?

• Bối cảnh: tại sao chúng ta làm nó?

• Mục tiêu: khi nào thì xem là xong?

• Người theo dõi: ai cần cập nhật?

Viết một nhiệm vụ chỉ mất khoảng một phút. Không có lý do gì để không làm.

Trước đây, các thành viên trong nhóm thường không nhất quán, nhưng lại nghĩ mình làm tốt. Khi làm việc với tôi, họ mới thấy sự thật. lol

Lợi ích 1: Suy nghĩ kỹ hơn

Phương pháp này buộc bạn phải lên kế hoạch cho mọi hành động. Điều này rất quý báu vì nó buộc bạn phải suy nghĩ thực sự kỹ lưỡng.

Khi tôi làm quá trình này... nhiều ý tưởng mới xuất hiện.

Một khi đã viết ra, việc ưu tiên sẽ dễ dàng hơn nhiều so với khi mọi thứ chỉ nằm trong đầu bạn.

Tôi thường sử dụng bảng Kanban cho mỗi nhóm để mọi người rõ ràng về ưu tiên và tiến độ của mỗi nhiệm vụ.

Lợi ích 2: Minh bạch và phối hợp

Minh bạch là lợi ích khác. Mặc dù mỗi nhiệm vụ chỉ có một người chịu trách nhiệm, nhưng những người theo dõi sẽ được cập nhật thông tin.

Điều này giảm bớt tin nhắn không cần thiết.

Một khách hàng của tôi từng sử dụng Slack hay Zalo cho hầu hết mọi thứ. Đó là một mớ hỗn độn. Chuyển sang Clickup đã tổ chức mọi thứ và làm cho Slack/Zalo trở nên yên tĩnh, chỉ sử dụng cho các tình huống khẩn cấp.

Lợi ích 3: Kết quả của nhóm rõ ràng hơn

Phương pháp này giúp rõ ràng về những gì mỗi người đạt được hàng tuần. Trước đây, tôi thường nhận được những lý do mơ hồ về việc tiến triển ít ỏi hoặc bị cản trở vào phút chót.

Bây giờ, tôi có thể thấy nhiệm vụ và trạng thái của mọi người. Nếu có vấn đề, tôi giải quyết nhanh chóng.

Lợi ích 4: Làm việc từ xa hiệu quả

Hệ thống này rất tốt cho làm việc từ xa. Không có nó, bạn sẽ lãng phí rất nhiều thời gian và tiền bạc.

Gần đây tôi thậm chí còn bỏ hết cuộc họp định kỳ. Tôi theo dõi mọi nhiệm vụ, nên không cần cập nhật qua cuộc gọi.

Kết luận

Việc tạo nhiệm vụ cho mọi hoạt động mất thêm công sức ban đầu nhưng mang lại lợi ích lớn về lâu dài.

Tôi coi đó như một siêu năng lực.

Bạn có thể có nhiều nguồn lực và thông minh hơn... nhưng nếu không sử dụng phương pháp này... rất có thể bạn sẽ hiệu quả hơn và hoàn thành công việc nhanh hơn.