Năng suất và quản trị thời gian

Năng suất làm việc là gì?

Hầu hết mọi người thường không để tâm đến năng suất làm việc dẫn đến việc không đạt được nhiều kỳ vọng trong sự nghiệp. Năng suất có được bằng làm việc một cách vội vã, chạy đua để đạt deadline và cũng không phải đánh dấu hoàn tất công việc được đặt ra trong ngày. Năng suất làm việc được định hình ở cách mà một người phân bổ thời gian và năng lượng của mình vào những mục tiêu chiến lược.

Nếu quyết định bắt đầu xây dựng một tổ chức/doanh nghiệp hoặc chỉ đơn giản là làm thêm để trang trải cuộc sống, điều cốt lõi là phải nhận ra được mục đích của mọi hành động của mình. Việc lựa chọn đầu tư nguồn lực khi nào, vào việc gì và như thế nào là cả một nghệ thuật. Đó là cách tạo ra thói quen tốt cũng như tránh thói quen tiêu cực. Tất cả chúng ta đều bị giới hạn bởi thời gian.

5 chiến lược quản trị thời gian

1. Tối thiểu hóa việc thay đổi bối cảnh và làm nhiều việc một lúc. Multitasking không những khó mà đơn giản là không hiệu quả. Khi thay đổi công việc đang xử lý, não bộ của con người sẽ buộc phải giảm tốc, điều chỉnh rồi lại tăng tốc một lần nữa và tạo mất sự tập trung sâu cần thiết để làm việc. Vì vậy, chỉ tập trung xử lý lần lượt một công việc cụ thể. Khi xong dứt điểm việc này, hay tập trung sang việc khác.

Đây cũng là lý do các chủ doanh nghiệp và những nhân sự xuất sắc luôn sử dụng các công cụ quản trị công việc như ClickUp để tăng hiệu suất làm việc nhiều lần.

2. Sử dụng kỹ thuật Pomodoro: Đặt chuông mỗi 25 phút và trong khoảng thời gian này chỉ xử lý 1 việc duy nhất. Không gián đoạn. Sau đó, nghỉ giải lao tầm 5 phút và lặp lại cho tới khi hoàn thành hết tất cả công việc cần xử lý. Kỹ thuật 25 phút giúp tăng cường sự tập trung cũng như giảm căng thẳng trong công việc. Ngoài ra khi não bộ nhận ra có 5 phút nghỉ giữa các đợt, cơ thể sẽ thấy hưng phấn và cố gắng làm việc hiệu quả hơn trong giai đoạn tập trung cao.

3. Tắt thông báo điện thoại: Đơn giản vậy thôi. Mỗi khi điện thoại có thông báo, nó sẽ phá vỡ sự tập trung hiện có. Kiểm soát việc đặt thông báo điện thoại, chỉ sử dụng ở những khoảng thời gian nhất định để xem tin nhắn hoặc lướt mạng xã hội. Loại bỏ thói quen sử dụng điện thoại trong làm việc sẽ tăng hiệu quả công việc một cách đáng kể.

4. Phân chia công việc vào từng khối thời gian - Blocking: Phân bổ các công việc quan trọng vào các khối thời gian cụ thể giúp bản thân tập trung và tạo thói quen cho các công việc cần xử lý. Khi còn điều hành một công ty công nghệ với 200 nhân sự ở Bắc Mỹ, Ấn Độ, Việt Nam và Úc, chúng tôi thường chia các ngày trong tuần ra như sau:

• Thứ 2: Ngày cho con người - Xử lý, rà soát và lên kế hoạch công việc liên quan đến con người, nhân sự và vấn đề tuyển dụng.

• Thứ 3: Ngày hỗn loạn - Xử lý, rà soát và lên kế hoạch công việc tuần, báo cáo quản trị điều chỉnh công việc.

• Thứ 4: Ngày bán hàng - Xử lý, rà soát và lên kế hoạch các công việc liên quan đến bán hàng, chăm sóc khách hàng, gặp gỡ đối tác, xử lý hợp đồng tồn đọng.

• Thứ 5: Ngày Marketing - Xử lý, rà soát và lên kế hoạch các công việc liên quan về marketing, hình ảnh, thương hiệu, sáng tạo nội dung.

• Thứ 6: Ngày vận hành và đào tạo: Xử lý, rà soát và lên kế hoạch cho các công việc liên quan đến vận hành doanh nghiệp cũng như dành thời gian để đào tạo, đánh giá và củng cố kỹ năng của nhân sự. Ngày này cũng là ngày xây dựng quy trình, củng cố việc triển khai và ứng dụng các công nghệ và công cụ mới.

• Sáng thứ 7: Ngày tài chính và kế toán: Khi nhân sự hoàn thiện công việc tuần và chuẩn bị báo cáo cho tuần sau thì đây là lúc để làm việc riêng về các vấn đề tài chính, ký các giấy tờ liên quan đến kế toán, hóa đơn... Nếu chưa tự mở doanh nghiệp, nhiều người sẽ thấy choáng vì lượng lấy tờ, văn bản cần phải đọc, hiệu chỉnh, ký, đóng dấu và lưu trữ gọn gàng trên không gian số lẫn không gian vật lý một cách khoa học.

  
  

Ngoài ra kỹ thuật blocking nâng cao cũng dùng để tạo nhịp điệu vận hành doanh nghiệp theo các chu kỳ hàng quý và theo năm.

5. Giữ và duy trì kế hoạch đã đặt ra: Một kế hoạch rõ ràng từng ngày và từng tuần sẽ giúp phân bổ thời gian và nguồn lực vào công việc quan trọng và giá trị nhất. Kế hoạch tốt nhất nên được chia thành các công việc nhỏ (sub-task) để dễ dàng xử lý và chuẩn bị nhưng cũng duy trì các khoảng trống để dự phòng các công việc phát sinh.

Bí mật của việc nâng cao năng suất

Ở vị trí lãnh đạo và điều hành doanh nghiệp, vượt qua được nỗi sợ và bản năng không bao giờ là dễ dàng. Điều này càng đúng hơn với những công ty ở giai đoạn bắt đầu, khi mà cảm nhận về tiền trong túi và thời gian trôi đi rõ ràng hơn bao giờ hết. Bí mật để tạo ra một công ty thành công không phải là làm việc càng nhiều càng tốt mà ngược lại, ở chỗ làm thông minh nhất có thể.

Những việc đơn giản để nâng cao năng suất

Bước 1: Biết nói không

Nhiều người không có khả năng nói không và cảm thấy mọi cơ hội là phải giành dật ngay lập tức nếu không sẽ bị bỏ lỡ. Sự thật là, không phải tất cả thậm chí là 80% những cái gọi là cơ hội hiển nhiên đó thường không đáng để lãng phí thời gian. Rất nhiều việc, cơ hội hoặc dự án sẽ tiêu tốn lượng lớn năng lượng và khiến doanh nghiệp không đạt được mục đích cuối. Nói không với những điều không phù hợp và nói có với những thứ thực sự quan trọng là cách để sống sót.

ZenGlobal | Dịch vụ | Xem thêm Blog

Bước 2: Thay đổi môi trường làm việc

Nếu không gian làm việc không khác biệt trong thời gian dài, thì đã đến lúc phải thay đổi. Thay đổi ở đây không có nghĩa là thiết kế lại toàn bộ văn phòng hay gì đó tốn kém. Đơn giản là: thay đổi vị trí ngồi, mọi người làm việc ở nhà 1 buổi, sắp xếp lại bàn ghế. Trong môi trường số, đánh giá và hiệu chỉnh lại các luồng xử lý công việc, tăng cường trải nghiệm cá nhân hóa cho từng nhân viên, tích hợp và bổ sung mới các công nghệ nâng cao hiệu suất làm việc sẽ thúc đẩy doanh nghiệp sáng tạo và tăng giá trị tạo ra.

Bước 3: Nghỉ ngơi định kỳ

Khi làm doanh nghiệp, cảm giác lúc nào cũng phải xử lý mọi việc sẽ luôn thường trực. Sẽ có lúc như một hợp đồng lớn phải triển khai, những công việc đột xuất khiến phải làm tới 12 - 14 tiếng một ngày và dẫn tới kiệt sức (burnout). Bất kể vì lý do gì, cơ thể con người cũng cần phải được nghỉ ngơi định kỳ, để tái tạo sức lao động, để tinh thần thoải mái hơn, tăng năng suất và sẵn sàng với guồng quay mới. Chạy bộ, uống cafe, hít thở không khí ngoài trời là một trong những cách nên dược sử dụng.

Bước 4: Làm việc trong không gian mát mẻ và hơi se lạnh

Nếu cảm thấy bản thân và nhân sự khó tập trung, hãy thử kiêm tra điều hòa nhiệt độ. Khi văn phòng làm việc nóng như phòng xông hơi thì năng suất sẽ giảm không phanh. Nghiên cứu chỉ ra rằng não bộ con người hoạt động hiệu quả nhất ở nhiệt độ thấp một chút. Nóng bức sẽ khiến cơ thể cảm thấy mệt mỏi và phân tâm trong khi đó khi nhiệt độ mát mẻ sẽ khiến não trong trạng thái tỉnh táo và suy nghĩ mạch lạc hơn.

Bước 5: Loại bỏ các công việc không quan trọng

Mỗi khi cảm thấy có quá nhiều việc cần xử lý, hãy kiểm tra lại kế hoạch công việc của mình và tự hỏi "công việc này có thực sự quan trọng không"? Xem lại những buổi họp, công việc có giúp mình đạt được mục tiêu không? nếu không - loại bỏ chúng.

Bước 6: Đơn giản hóa những công việc phải xử lý

Sau khi loại bỏ, đơn giản hóa công việc là điều cần phải thực hiện. Một việc, nếu có giá trị, thì dù làm đơn giản cũng sẽ giá trị. Ngược lại, nếu một việc vốn không có giá trị, thì dù có dành thời gian trau chuốt và cầu kỳ đến đâu, nó cũng không có giá trị. Đơn giản hóa công việc sẽ nâng cao hiệu suất và năng suất lao động. Làm việc thông minh hơn thay vì hục hục cắm đầu xử lý mọi việc.

Bước 7: Tự động hóa những công việc lặp đi lặp lại

Mỗi khi có cơ hội, hãy nhìn vào danh sách công việc và xem những công việc nào tốn nhiều thời gian mà phải làm đi làm lại. Lúc này cần phải sử dụng các ứng dụng công nghệ để tự động hóa. Rất nhiều công việc như tạo hóa đơn, đặt lịch họp online, đặt thông báo để liên lạc lại với khách hàng... đều có thể được xử lý gọn gàng với các công cụ miễn phí.

Tạo và chuẩn hóa các biểu mẫu (template); Phát triển các quy trình công việc và mô tả chi tiết từng thao tác; ứng dụng các công nghệ hiệu quả nhất để xử lý công việc (ứng dụng trí tuệ nhân tạo hoặc phần mềm chuyên môn); cài đặt các công cụ tự động hóa (như sử dụng Zapier hay ClickUp) để xóa bỏ các công việc lặp đi lặp lại; chuẩn hóa hệ thống lưu trữ và cơ sở dữ liệu tập trung cho toàn doanh nghiệp. Khi làm tất cả nhưng điều này, hiệu suất lao động của 1 người sẽ tăng lên từ 2-5 lần và hiệu suất của toàn doanh nghiệp sẽ tăng tới gấp 10 lần.

Bước 8: Giao việc

Điều này với một số lãnh đạo đa di năng hoặc những người thiếu niềm tin ở người khác sẽ thấy điều này khá khó. Tuy nhiên thời gian là hữu hạn và người lãnh đạo cần phải xử lý những công việc thực sự quan trọng khi cần thiết. Nếu thấy có những công việc ít giá trị hơn thời gian của bản thân, hãy giao nó cho người khác. Tuyển trợ lý, thực tập sinh hoặc freelance sẽ giảm bớt áp lực của bản thân tập trung vào những điều quan trọng nhất.

Bước 9: Hãy thực tế và đối xử tốt với bản thân

Khi làm doanh nghiệp, cảm giác mỗi phút đều tính là tiền, là doanh thu là cách nhìn nhận khá phổ biến và cũng khá độc hại. Làm việc hiệu quả và có năng suất không có nghĩa là vắt kiệt từng phút để làm việc. Có một sự thật mà chúng tôi, những người đã từng tạo ra những doanh nghiệp được coi là thành công trên thị trường, đã từng thất bại khi khởi nghiệp, luôn cảm thấy tự hào không phải là những công ty mình xây dựng ra thành công ra sao mà là chúng tôi đã khởi nghiệp, đã xây dựng doanh nghiệp trong khi kết hôn, chăm sóc cha mẹ già, con nhỏ và làm những điều tử tế khác.

Trên thế giới có 333,33 triệu doanh nghiệp và ở Việt Nam cũng có tới 600 nghìn doanh nghiệp. Sự thật là hầu hết sẽ không ai nhớ tên doanh nghiệp hay tên của mình. Cuộc sống không chỉ có công việc.

Bước 10: Luôn sẵn sàng cho ngày mai ngay bây giờ

Luôn chuẩn bị. Cố gắng dành khoảng 20' trước khi đi ngủ hình dung về những gì sẽ phải xử lý trong ngày mai. Biết đặt ưu tiên vào những việc quan trọng sẽ khiến việc bắt đầu ngày mới dễ dàng và tập trung hơn. Dọn dẹp bàn làm việc, đăt ra 3 mục tiêu hay công việc quan trọng nhất cần xử lý ngày hôm sau, chuẩn bị quần áo và chuẩn bị tài liệu nếu có cho ngày hôm sau. Giữ kỷ luật là yếu tố quyết định.

Một số đầu sách hay sưu tầm được

• Feel Good Productivity bởi Ali Abdaal

• Organize Tomorrow Today bởi Dr. Jason Selk and Tom Bartow

• The 7 Habits of Highly Effective People bởi Stephen R. Covey

• Make Time bởi Jake Zeratsky and John Knapp

• Getting Things Done bởi David Allen

  
  

Tuyển tập các ứng dụng công nghệ để tăng năng suất làm việc

• Testimonial.io: Khá hiệu quả để thu thập và trình diễn phản hồi khách hàng

• Wix: Thiết kế website chỉ bằng kéo và thả

• Canva (mua phiên bản trọn đời với giá bằng bát phở): Công cụ thiết kế đơn giản, hiệu quả

• Camtasia bản mới nhất (crack): Tạo video, quay chụp màn hình, làm subtile và render video

• Slack: Công cụ giao tiếp, nhắn tin hiệu quả. Watsapp/Zalo hay các công cụ chat không có Rich Text sẽ khá là tù túng. Chúng tôi thường tích hợp Slack vào ClickUp để tự động hóa việc giao tiếp, giao việc và nhắc việc tốc độ cao.

• ClickUp: 1 nền tảng doanh nghiệp thay thế hầu hết các ứng dụng công nghệ khác. CRM, Form, Chăm sóc khách hàng, quản trị, lưu trữ dữ liệu không giới hạn (không nhầm đâu - không giới hạn)

• ChatGPT: hẳn nhiều người sẽ nghĩ nên sử dụng ChatGPT. Nhưng không. Chúng tôi sử dụng ClickUP AI, tích hợp sẵn ở trong ClickUp. Rẻ hơn cũng là từ ChatGPT, nhưng ứng dụng luôn vào giải quyết công việc trong ClickUp, hạn chế tối đa việc tab ra ngoài khi làm việc, tăng năng suất lao động.

• Calendly: Công cụ giúp đặt lịch online. Tích hợp tự động hóa của Calendly với ClickUp song song với việc embed Calendly vào website trên Wix và đồng bộ lịch ở Google với Calendly và chúng ta đã có một công cụ rất mạnh để tương tác với khách hàng cũng như quản lý lịch họp.

• Semrush Business (mua chung): Công cụ SEO, nghiên cứu từ khóa, phân tích traffic và ads toàn diện. Công cụ này khá là đắt nên mua chung và sử dụng khi cần thiết.

• Google Business Suite: Email, Họp online, Google Docs/Google Calendar. Luôn sử dụng gói rẻ nhất mà Google cho phép. Ngoài email theo tên miền, họp online và google calendar thì các tính năng khác của Google không quá nổi bật và đáng tiền. Đồng bộ Google Calendar và Google Mail vào ClickUp để tối ưu hóa công việc và lịch làm việc. Về lưu trữ, không nên sử dụng Google Drive do không hiệu quả chi phí. Thay vào đó sử dụng ClickUp. Gói nhỏ nhất của ClickUp cho phép lưu trữ không giới hạn, với mỗi file dung lượng tối đa là 1GB. Google Docs/Sheet cũng khá hiệu quả khi làm việc với đối tác, khách hàng khác. Google Slide phù hợp với việc thiết kế và làm việc nội bộ hơn là làm với đối tác khác.

• Canny.io: Công cụ thu thập phản hồi của khách hàng về sản phẩm, thông báo về ưu tiên và lộ trình phát triển sản phẩm.