Làm việc kém hiệu quả vì quá nhiều thông báo

Bạn kiểm tra điện thoại như thế nào?

Khi nào bạn kiểm tra điện thoại?

Có lẽ bạn đang đọc điều này trên điện thoại của mình ngay bây giờ... thậm chí khi đang làm việc.

Theo CareerBuilder, 1 trong 5 nhà tuyển dụng (19%) cho rằng nhân viên của họ có hiệu suất làm việc trung bình 5 giờ mỗi ngày. Khi được hỏi vì sao lại có nhiều sự lơ là như vậy, 55% nhà tuyển dụng cho biết điện thoại di động của nhân viên là nguyên nhân chính.

Đó là hai đến ba giờ mỗi ngày bị lãng phí?

Ồ. Nhân đôi số đó và đó là gần như hai ngày làm việc lãng phí mỗi tuần.

Hãy nghĩ xem trong thời gian đó có thể làm được những công việc gì nữa.

Liệu Smartphone có làm hạn chế công việc không?

Mặc dù hữu ích để liên lạc khi di chuyển, smartphone có thể làm hạn chế khả năng hoàn thành công việc.

Vấn đề không chỉ dừng lại ở việc bạn có thể trì hoãn công việc trong khi sử dụng điện thoại. Cảm giác muốn lấy điện thoại ra kiểm tra thông báo mỗi 5 phút là rất thực và gây tổn hại đáng kể đến khả năng tập trung vào công việc hiện tại.

Thực tế, chỉ việc nhận thông báo cũng gây xao lạc và gây tổn hại đến hiệu suất công việc gần như ngang với việc dừng lại để sử dụng điện thoại. Hiệu ứng này có thể còn tồi tệ hơn khi tính đến sự xuất hiện của thông báo trên máy tính (như Slack, Zalo, Watsapp, Insta, Facebook, LinkedIn....).

Nghiên cứu gần đây cho thấy tin nhắn và thông báo là một loại ma túy. Đúng vậy, chúng ta thực sự nghiện cái cảm giác nhận thông báo.

Bạn có thể nghĩ "đó không phải là tôi, tôi có thể làm nhiều việc cùng một lúc".

Vậy thì, hãy nói cho tôi biết liệu điều này có quen thuộc không. Bạn đang ngồi làm việc trên bàn làm việc với một dự án quan trọng khi điện thoại rung trong túi hoặc máy tính kêu. Bạn đang tập trung vào công việc nhưng vẫn bị nghĩ về thông báo và lên kế hoạch cho một phản hồi tưởng tượng.

ĐOÁN XEM!

Bạn không thực sự hiệu quả như bạn nghĩ. Tất cả những suy nghĩ "ở phía sau tâm trí" đó chiếm giữ sự chú ý, trí nhớ và khả năng nhận thức tổng thể quan trọng.

Đó là những gì tác giả Cal Newport gọi là "quá tải thông báo". Chúng ta có những suy nghĩ còn sót lại từ công việc hoặc ý tưởng trước đó và không thể dễ dàng quay trở lại tập trung vào công việc đang làm.

Thường thì cảm giác "cố gắng phân tâm" khi bỏ qua một thông báo là rất khó chịu, đủ để khiến người ta tạm dừng đà tiến của mình, ngay cả khi họ biết rằng không nên làm như vậy.

Đây không phải là một vấn đề dễ giải quyết. Lý do mà thông báo gây phân tâm đến vậy là có thể coi là một vấn đề nghiêm trọng

Tách Bạn Khỏi Điện Thoại Của Bạn

Hãy thử điều này lần sau khi bạn ngồi làm việc cho một deadline quan trọng.

Tắt tất cả thông báo trên máy tính và đặt điện thoại ở chế độ im lặng, để nó ở một nơi không nhìn thấy (không để trong túi hoặc trên bàn). Cam kết với bản thân rằng bạn sẽ không chuyển sự chú ý của mình khỏi công việc hiện tại - chỉ trừ một khoảng thời gian 10 phút nghỉ mỗi giờ. Trong khoảng thời gian 10 phút này, bạn có thể giải quyết bất kỳ vấn đề quan trọng nào có thể xảy ra.

Nếu bạn có thể biến việc này thành một thói quen, tôi đảm bảo bạn sẽ trở thành một cỗ máy làm việc hiệu quả. Không chỉ vậy - bằng cách tránh cảm giác "tâm tâm", ngày làm việc của bạn sẽ trở nên ít căng thẳng hơn.

Ghi chú: Để biết các cách khác để tăng hiệu suất công việc của bạn, hãy xem blog của chúng tôi để biết thêm về những mẹo làm việc hiệu quả nhé

Ví dụ: Năng suất và quản trị thời gian

Những Gì Bạn Có Thể Làm Để không bị quá tải thông báo

1. Tắt thông báo của bạn.

Nghe có vẻ không thể, phải không? Nhưng liệu bạn có thực sự cần thông báo từ Facebook hay Zalo 24/7 ngay trên điện thoại của bạn? Hãy kiểm tra chúng vào những khoảng thời gian nhất định. Tương tự với email. Nếu ai đó thực sự cần liên lạc với bạn trong trường hợp khẩn cấp, họ có thể gửi tin nhắn. Và đó sẽ là thông báo duy nhất mà bạn nhận được.

Dưới đây là cách tắt thông báo trên một số ứng dụng phổ biến: 

• Tắt thông báo trong Gmail

• Tắt thông báo trong Slack

• Tắt thông báo trên LinkedIn

• Tắt thông báo trên Facebook

• Tắt thông báo trên Zalo

  
  

Chưa đủ? Bạn cũng có thể tắt thông báo trên tất cả các thiết bị của bạn.

• Cách tắt thông báo trên iPhone:

  • Mở ứng dụng "Settings" và chạm vào "Notifications"

  • Chọn ứng dụng có thông báo mà bạn muốn giới hạn, sau đó chạm vào nó.

  • Chuyển nút "Allow Notifications" sang tắt.

• Cách tắt thông báo trên điện thoại Android:

  • Mở ứng dụng "Settings" trên điện thoại của bạn.

  • Chạm vào "Apps & Notifications > Notifications".

  • Dưới mục "Recently Sent", tìm các ứng dụng gần đây đã gửi thông báo hoặc "See All".

  • Chạm vào "Advanced", sau đó chọn tên ứng dụng mà bạn cần giới hạn.

    
    

2. Di chuyển Ứng dụng trên Điện Thoại Của Bạn

Đây là mẹo khác để tránh thông báo - thay đổi vị trí của các ứng dụng trên điện thoại của bạn.

Bạn có thể nhóm các ứng dụng mà bạn nghiện vào một thư mục. Sau đó, mỗi khi bạn muốn kiểm tra nhanh để thỏa mãn, bạn sẽ không thể đến đó nhanh chóng như trước.

Cách khác là loại bỏ các ứng dụng khỏi tất cả các màn hình chính của bạn hoàn toàn. Sau đó, tìm kiếm thực sự các ứng dụng. Điều này tốn thời gian và sẽ giới hạn tần suất bạn kiểm tra thông báo và tin nhắn.

3. Đặt Thời Gian Riêng Cho Việc Kiểm Tra Ứng Dụng Của Bạn

Không có quy định rằng bạn phải kiểm tra thông báo ngay lập tức.

Nếu sếp hoặc người giám sát của bạn có kỳ vọng cao về thời gian phản hồi, hãy thông báo cho họ biết khi nào và cách để liên lạc trực tiếp - và rằng bạn sẽ chủ động lưu thông báo để liên lạc lại sau.

Nhưng thực tế thường không như vậy. Thông thường chúng ta kiểm tra thông báo để xem tin đồn mới nhất hoặc để lãng phí một vài phút. Điều này làm chúng ta xa rời công việc đang làm và quên mất ý nghĩa của việc cần tập trung cao độ.

Thay vì kiểm tra thông báo ngay lập tức, hãy lên lịch làm các việc này vào một thời gian cụ thể và dành những giờ khác cho các hoạt động ý nghĩa hơn. Bạn sẽ hoàn thành nhiều việc hơn.