Lean và Agile: Điểm Gì Tạo Nên Sự Khác Biệt 2024

Bạn đang phân vân không biết chọn Agile hay Lean?

Nếu bạn đã tìm hiểu về các phương pháp quản lý dự án mới mẻ, chắc hẳn bạn đã nghe qua về Lean và Agile rất nhiều!

Dù thường được áp dụng cùng lúc, nhưng Lean và Agile lại là hai phương pháp quản lý dự án hoàn toàn khác biệt.

Vậy chúng là gì và sự khác biệt giữa chúng ra sao?

Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào từng phương pháp và so sánh chúng về cách tiếp cận, mục tiêu, và nhiều khía cạnh khác. Chúng ta cũng sẽ giới thiệu những phần mềm quản lý dự án tốt nhất để bạn có thể quản lý dự án theo cả hai phương pháp Lean và Agile một cách hiệu quả.

Bắt đầu thôi!

Lean và Agile: Một Cái Nhìn Lịch Sử

Chúng ta sẽ xem xét nguồn gốc của cả hai phương pháp này.

Sự khác biệt giữa Lean và Agile bắt đầu từ đây.

1. Agile

Trong những năm 1980, các lập trình viên đã sử dụng các cách tiếp cận truyền thống như phương pháp Waterfall để quản lý dự án phát triển phần mềm. Quy trình này không chỉ kéo dài mà còn tốn kém.

Tại sao lại như vậy?

Lĩnh vực phát triển phần mềm đang phát triển nhanh chóng, và sự phát triển này đòi hỏi sự thích nghi liên tục với sự thay đổi.

Trong phương pháp Waterfall, việc phát triển sản phẩm có thể mất vài tháng hoặc thậm chí vài năm. Kết quả là khi phần mềm hay sản phẩm được tung ra thị trường, nó đã không còn phù hợp với nhu cầu hiện tại nữa.

Để giải quyết vấn đề này, Agile Manifesto đã được ra đời.

Phương pháp Agile được xây dựng dựa trên 4 giá trị cốt lõi và 12 nguyên tắc được trình bày trong Agile Manifesto.

Agile giúp các đội nhóm linh hoạt hơn trong việc thích ứng với sự thay đổi bằng cách liên tục kết nối với các bên liên quan trong suốt quá trình làm việc, từ lập kế hoạch, phát triển cho đến triển khai phần mềm.

2. Lean

Vào những năm 1970, Taiichi Ohno đã phát triển Hệ thống Sản xuất Toyota (TPS), nhằm giảm chi phí tồn kho và cải thiện hiệu suất của chuỗi cung ứng ô tô bằng cách loại bỏ mọi loại lãng phí.

TPS lấy cảm hứng từ hệ thống quản lý hàng tồn kho của siêu thị và sử dụng tín hiệu hình ảnh để chỉ rõ nhu cầu về hàng tồn kho một cách chính xác khi cần. Điều này giúp giảm lãng phí và tối ưu hóa quy trình sản xuất.

Từ hệ thống này, các nguyên tắc sản xuất Lean đã được hình thành.

Vậy còn phát triển phần mềm theo Lean thì sao?

Mary và Tom Poppendiek đã viết một cuốn sách hướng dẫn chi tiết về phát triển phần mềm, lấy cảm hứng từ các nguyên tắc sản xuất Lean.

Giờ đây, chúng ta hãy xem xét cụ thể Lean và Agile là gì.

Phương pháp Agile là gì?

Agile là một phương pháp phát triển phần mềm giúp xây dựng dự án thông qua các chu kỳ lặp lại.

Không giống như phương pháp quản lý dự án truyền thống, Agile chia nhỏ dự án lớn thành các chu kỳ phát triển ngắn gọi là sprint, mỗi sprint thường kéo dài từ 2-4 tuần.

Dưới đây là một ví dụ minh họa nguyên tắc của Agile:

Giả sử bạn đang xây dựng một robot.

Theo phương pháp quản lý dự án truyền thống như Waterfall, bạn có thể mất vài tháng để lên kế hoạch và phát triển robot trước khi triển khai nó.

Điều này có thể dẫn đến việc tính năng AI mà bạn cho là tuyệt vời hóa ra lại không cần thiết. Thực tế, khách hàng muốn một robot có khả năng giữ thăng bằng hoàn hảo.

Nếu áp dụng phương pháp Agile, chúng ta có thể đã tránh được những sai sót.

Cách thức?

Theo phương pháp Agile, khách hàng sẽ tham gia một cách chủ động vào quá trình phát triển sản phẩm. Sau mỗi giai đoạn phát triển ngắn gọi là sprint, họ sẽ đưa ra nhận xét, và đội ngũ Agile sẽ tiến hành điều chỉnh cần thiết trong chu kỳ tiếp theo.

Quy trình cải tiến không ngừng này giúp giảm thiểu sai lầm, từ đó xây dựng nên sản phẩm phù hợp hoàn hảo với yêu cầu của khách hàng.

Hãy tìm hiểu cách các chuyên gia Agile áp dụng quản lý dự án Agile vào công việc của họ.

Phương pháp Lean là gì?

Phát triển phần mềm theo phương pháp Lean dựa trên các nguyên tắc của Lean.

Bảy nguyên tắc của phương pháp Lean bao gồm:

• Loại bỏ lãng phí

• Tích hợp chất lượng

• Tạo dựng kiến thức

• Hoãn quyết định

• Giao hàng nhanh chóng

• Tôn trọng mọi người

• Tối ưu hóa toàn diện

Mỗi nguyên tắc Lean đều nhằm mục đích tối ưu hóa quy trình sản xuất bằng cách loại bỏ những phần không cần thiết. Nó cũng giúp giảm thiểu rủi ro và tăng cường giá trị cho khách hàng.

Vậy "loại bỏ lãng phí" có nghĩa là gì?

Loại bỏ lãng phí nghĩa là bỏ đi những thứ không mang lại giá trị cho quy trình, từ những cuộc họp không cần thiết đến việc sử dụng các phương pháp không hiệu quả.

Những Điểm Khác Biệt Cơ Bản Giữa Agile và Lean

Giờ đây, khi bạn đã biết về phương pháp Agile và Lean, bạn có thể thấy rằng chúng khác biệt, phải không?

Để rõ ràng hơn, dưới đây là danh sách chi tiết về những điểm khác biệt cơ bản giữa Agile và Lean:

1. Sự khác biệt về phương pháp

Không có gì ngạc nhiên ở đây.

Đây là sự khác biệt lớn nhất giữa phương pháp Agile và tư duy Lean.

A. Phương pháp Agile

Quy trình Agile tập trung vào việc làm cho quy trình phát triển dự án trở nên linh hoạt, minh bạch và có thể thích ứng.

Tại sao?

Bởi vì phát triển theo Agile coi trọng việc cải tiến liên tục và sự hài lòng của khách hàng.

Để đạt được điều này, một dự án Agile sẽ trải qua các chu kỳ phát triển lặp lại và đội ngũ Agile luôn kết nối khách hàng trong suốt quá trình từ đầu đến cuối.

B. Phương pháp Lean

Phương pháp Lean tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình sản xuất. Mục tiêu chính là giảm thiểu rủi ro và loại bỏ những phần không cần thiết trong sản xuất.

Thực tế, "loại bỏ lãng phí" là một trong những nguyên tắc cơ bản đầu tiên của phương pháp Lean.

Khi bạn loại bỏ những yếu tố không cần thiết cho kết quả cuối cùng của dự án, quá trình sản xuất sẽ tự động được rút ngắn và hiệu quả hơn. Điều này giúp bạn tiết kiệm một lượng lớn thời gian và tiền bạc quý báu về lâu dài.

2. Sự khác biệt trong cách tiếp cận

Dù cả hai phương pháp Lean và Agile đều là những cách thức phát triển phần mềm tốt, chúng có những điểm khác biệt nhất định trong cách tiếp cận:

A. Cách tiếp cận Agile

Theo phương pháp Agile, dự án được xây dựng qua nhiều chu kỳ ngắn gọn, lặp lại hay còn gọi là sprint.

Cách tiếp cận lặp lại và tăng dần này chia nhỏ dự án thành nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn bao gồm việc lập kế hoạch, triển khai, kiểm tra và đánh giá. Quá trình này được lặp đi lặp lại cho đến khi đạt được kết quả mong muốn.

B. Cách tiếp cận Lean

Phương pháp Lean tập trung vào việc thực hiện các thay đổi nhỏ, từng bước trong quá trình sản xuất để nâng cao hiệu suất. Mặc dù điều này có thể dẫn đến việc rút ngắn chu kỳ phát triển, nhưng không phải là mục tiêu chính của Lean.

3. Sự khác biệt về thời gian dự án

Cả hai phương pháp Lean và Agile đều hướng tới việc giao sản phẩm càng sớm càng tốt, nhưng lịch trình dự án của chúng lại khác nhau:

A. Lịch trình dự án Agile

Một nhóm Agile hoặc nhóm Scrum làm việc theo các chu kỳ ngắn để có thể giao hàng nhanh chóng. Mỗi chu kỳ hay sprint thường kéo dài khoảng 2-4 tuần.

B. Lịch trình dự án Lean

Nhóm Lean cố gắng rút ngắn lịch trình dự án bằng cách tối ưu hóa dòng chảy công việc. Họ thường hạn chế số lượng công việc đang tiến hành để giảm thời gian tổng thể của dự án. Tuy nhiên, khác với Agile, Lean không đặt ra khung thời gian cụ thể.

4. Sự khác biệt về đội ngũ

Lean và Agile có những cấu trúc đội ngũ khác nhau:

A. Đội ngũ Agile

Đội ngũ Agile thường gồm một nhóm nhỏ, tự quản và đa năng.

Điều này có ý nghĩa gì?

• Tự quản: các nhóm tự quyết định cách thức làm việc

• Đa năng: các thành viên trong nhóm có nhiều kỹ năng chuyên môn khác nhau nhưng cùng hướng tới một mục tiêu chung

Đội ngũ bao gồm các vị trí như quản lý sản phẩm (chủ sản phẩm), một huấn luyện viên Agile hoặc Scrum master, các nhà phát triển, nhà phân tích kinh doanh, v.v.

B. Đội ngũ Lean

Trong quản lý dự án Lean, bạn sẽ thành lập nhiều đội Lean từ các phòng ban liên quan.

Mỗi đội được lãnh đạo bởi một trưởng nhóm, người quản lý đội của mình và các dự án riêng lẻ. Và mặc dù các thành viên của đội Lean cần có năng lực, họ không nhất thiết phải tự quản và đa năng như trong Agile.

5. Sự khác biệt về mục tiêu chung

Các phương pháp phát triển Agile và Lean đều theo đuổi những mục tiêu khác nhau:

A. Mục tiêu của Agile

Trong phát triển Agile, mục tiêu là tạo ra sản phẩm phù hợp với yêu cầu của người dùng cuối hoặc các bên liên quan.

B. Mục tiêu của Lean

Với phát triển Lean, mục tiêu là loại bỏ bất kỳ quy trình nào không mang lại giá trị thêm cho việc phát triển sản phẩm.

6. Sự khác biệt về lĩnh vực tập trung

Dưới đây là sự khác biệt giữa Agile và Lean:

A. Điểm nhấn của Agile

Phương pháp Agile chú trọng vào việc xác định phạm vi dự án và tạo ra giá trị cho khách hàng.

Trong lĩnh vực phát triển phần mềm theo Agile, phạm vi của sản phẩm phần mềm bao gồm các tính năng và chức năng cụ thể. Việc ưu tiên giá trị cho khách hàng được thể hiện qua việc thu thập phản hồi sau mỗi giai đoạn ngắn (sprint) và áp dụng các thay đổi trong chu kỳ phát triển tiếp theo.

B. Điểm nhấn của Lean

Ngược lại, phương pháp Lean tập trung vào việc cải thiện dòng chảy quy trình và nâng cao chất lượng sản phẩm.

Mục tiêu là cải thiện liên tục quy trình và đạt được chất lượng không lỗi.

Điều này thường được thực hiện thông qua kỹ thuật gọi là "value stream mapping".

Value stream mapping là gì?

Value stream mapping là một kỹ thuật giúp mô tả trực quan chuỗi các hoạt động từ khi sản phẩm được tạo ra cho đến khi nó được giao đến tay khách hàng.

Xem thêm: Công cụ Phát triển Phần mềm

Agile và Lean: Những Điểm Giống Nhau

Bạn có biết tại sao người ta thường nhóm Agile và Lean lại với nhau không?

Bởi vì cả hai phương pháp này đều chia sẻ những giá trị chung, chẳng hạn như khả năng thích ứng nhanh chóng với sự thay đổi.

Dưới đây là một số điểm giống nhau giữa Agile và Lean:

• Cải thiện không ngừng: cả hai phương pháp đều chú trọng đánh giá định kỳ để tìm kiếm cơ hội cải thiện.

• Ưu tiên giá trị cho khách hàng: dù là Agile với việc tích cực thu thập phản hồi từ khách hàng hay Lean với việc tập trung vào chất lượng, cả hai đều hướng đến việc mang lại giá trị cao nhất cho khách hàng.

• Thời gian biểu hiệu quả: Agile triển khai sản phẩm thông qua các phiên bản cập nhật thường xuyên, trong khi Lean tối ưu hóa quy trình phát triển bằng cách giảm thiểu số bước cần thiết. Cả hai đều nhằm duy trì hiệu suất làm việc.

• Dòng kết quả liên tục: Agile cung cấp giá trị định kỳ qua từng phần công việc, trong khi Lean duy trì kết quả liên tục bằng cách loại bỏ lãng phí.

Quản lý Dự Án Agile và Lean Một Cách Hiệu Quả

Vậy làm thế nào để quản lý cả Agile và Lean?

Chắc chắn là bạn cần đến những công cụ Agile phù hợp!

Nhưng không phải chỉ sử dụng bất kỳ công cụ nào.

Để quản lý dự án linh hoạt, bạn cần một phần mềm quản lý dự án thích hợp.

Thông thường, một phần mềm quản lý dự án cần có khả năng:

• Quản lý nhiệm vụ và dự án

• Tự động hóa quy trình làm việc

• Hỗ trợ làm việc nhóm từ xa

• Tích hợp với nhiều công cụ làm việc khác

Hơn nữa, dù bạn sử dụng Agile, Scrum, Kanban, Lean, Six Sigma hay bất kỳ phương pháp quản lý dự án nào khác, phần mềm của bạn cần có khả năng hỗ trợ.

Tại sao lại như vậy?

Mỗi phương pháp quản lý dự án yêu cầu những chức năng riêng biệt từ công cụ của họ.

Và không phải lúc nào một nhóm cũng chỉ sử dụng một phương pháp và tuân theo nó mãi mãi.

Do đó, bạn không thể mua phần mềm mới mỗi khi nhóm của bạn chuyển sang phương pháp quản lý dự án khác.

May mắn là, bạn có thể sử dụng các công cụ mạnh mẽ như ClickUp để quản lý tất cả công việc và dự án một cách hiệu quả, bất kể bạn ưa chuộng phương pháp nào.

Nhưng ClickUp là cái gì?

ClickUp là một công cụ quản lý dự án toàn diện, giúp bạn tổ chức công việc, theo dõi tiến độ và tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm.

ClickUp ClickUp là phần mềm quản lý dự án theo phương pháp Lean Agile được đánh giá hàng đầu trên thế giới. Nếu bạn cần hỗ trợ trong việc:

• Áp dụng các phương pháp như Agile, Lean, Scrum, Kanban, Extreme Programming hay bất kỳ phương pháp nào khác

• Theo dõi tất cả các dự án phát triển phần mềm theo phương pháp Agile

• Quản lý một đội ngũ Agile hoặc nhiều đội Lean

• Tổ chức lịch trình cho các buổi lập kế hoạch sprint và các cuộc họp Scrum khác

  
  

thì ClickUp chính là phần mềm mà bạn cần.

Cùng xem ClickUp có thể giúp bạn làm quen và áp dụng các kỹ thuật Lean và Agile như thế nào:

1. Tùy chỉnh Trạng thái Công việc theo từng giai đoạn của dự án

Mỗi dự án đều cần một bộ trạng thái công việc riêng biệt.

Chẳng hạn, một kỹ sư phần mềm có thể cần các giai đoạn như "Tải lên Git" và "Gỡ lỗi" cho dự án Lean UX của mình, trong khi một dự án phát triển nội dung có thể cần các bước như "Biên tập" và "Kiểm tra chất lượng".

Với tính năng Tùy chỉnh Trạng thái Công việc của ClickUp, bạn có thể dễ dàng thiết lập những trạng thái phù hợp với nhu cầu cụ thể của dự án. Bạn có thể miêu tả chi tiết và sáng tạo theo ý muốn của mình!

Chỉ cần nhìn vào trạng thái công việc, bạn đã có thể nắm bắt được công việc đó đang ở giai đoạn nào, giúp người quản lý dự án hoặc thành viên trong đội có thể theo dõi tiến độ công việc một cách nhanh chóng và chính xác.

2. Thiết lập Mục Tiêu để hoàn thành các giai đoạn sprint

Dù bạn sử dụng phương pháp quản lý dự án nào, bạn cũng sẽ có những mục tiêu dự án cụ thể, chẳng hạn như "hoàn thiện 20% sản phẩm trong giai đoạn sprint đầu tiên" hoặc "tăng lượt truy cập website lên 10%".

Vậy làm thế nào để theo dõi tiến độ của chúng?

Câu trả lời gồm ba từ: Tính năng Mục Tiêu của ClickUp!

Mục Tiêu là những khung công việc mức cao, bạn có thể chia nhỏ ra thành các Đích Đến cụ thể, dễ đo lường.

Bạn có thể chọn lựa nhiều loại đơn vị để đo lường Đích Đến, bao gồm:

• Tiền tệ: một lượng tiền nhất định

• Số lượng: một phạm vi số từ 0 đến vô hạn

• Công việc: một danh sách các công việc cần hoàn thành để đạt được Đích Đến

• Đúng/Sai: chỉ có hai kết quả có thể (đã hoàn thành hoặc chưa hoàn thành)

3. Ưu tiên Hợp tác hơn là chỉ Bình luận và Trò chuyện

Chỉ gật đầu hay đáp lại bằng những từ ngắn gọn không thể xây dựng nên một cuộc đối thoại chất lượng, đúng không?

Để tăng cường khả năng giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm, ClickUp đã thiết kế một không gian Bình luận dành riêng cho mỗi công việc.

Nó giúp tập trung mọi thảo luận liên quan đến dự án ngay trong nhóm làm việc theo phương pháp Lean hoặc Scrum.

Hãy sử dụng khu vực này để:

• Trao đổi thông tin cần thiết cho dự án

• Gắn thẻ các thành viên khác để nhấn mạnh những bình luận quan trọng

• Giải quyết các vấn đề và bế tắc với đầy đủ bối cảnh cần thiết

• Chia sẻ các tệp tin và đường link hữu ích ngay trong phần công việc

• Phân công Bình luận cho người cụ thể trong nhóm để chắc chắn rằng những bình luận đó không bị lãng quên

Để cải thiện khả năng hợp tác và xây dựng tinh thần đội nhóm, bạn có thể sử dụng Tính năng Chat để thảo luận những vấn đề không liên quan trực tiếp đến công việc.

4. Tự động hóa công việc để giảm bớt hơn 50 tác vụ lặp lại hàng ngày

Bạn có thể thường xuyên phải đối mặt với nhiều công việc lặp đi lặp lại mỗi ngày.

Và chúng tôi tin rằng những công việc này cũng làm bạn cảm thấy không thoải mái nhất.

Tuy nhiên, bạn không cần phải quá lo lắng.

Tính năng Tự động hóa của ClickUp sẽ mang lại giải pháp cho vấn đề này bằng cách tự động hóa các tác vụ tại nơi làm việc của bạn.

Bạn có thể dễ dàng thiết lập tự động hóa cho các công việc lặp lại, giúp tiết kiệm thời gian và dành sức lực cho những công việc cần sự tập trung cao hơn.

Cách hoạt động của Tự động hóa quy trình trong ClickUp như sau:

Khi một sự kiện kích hoạt xảy ra và điều kiện đúng, một hành động nhất định sẽ được thực hiện một cách tự động.

Phần mềm này cung cấp hơn 50+ Tự động hóa được xây dựng sẵn để bạn có thể áp dụng ngay lập tức.

Một số ví dụ điển hình:

• Khi trạng thái của một công việc thay đổi, người phụ trách công việc đó cũng sẽ được thay đổi theo một cách tự động

• Sử dụng một mẫu có sẵn khi tạo công việc mới

• Cập nhật mức độ ưu tiên của công việc khi danh sách kiểm tra trong đó được hoàn thành

• Thay đổi nhãn dán khi hạn cuối của công việc đến

• Lưu trữ công việc khi mức độ ưu tiên của nó được thay đổi

Ngoài ra, bạn còn có thể tạo ra các Tự động hóa Tùy chỉnh của riêng mình để phù hợp với yêu cầu cụ thể trong công việc.

5. Bảng tổng quan giúp theo dõi dự án một cách trực quan

Bảng tổng quan của ClickUp cung cấp cho bạn cái nhìn nhanh chóng và trực quan về tiến độ các dự án phát triển phần mềm theo phương pháp Agile hoặc Lean. Nó giống như bảng điều khiển từ xa, giúp bạn kiểm soát mọi hoạt động của dự án.

Tác dụng của nó là gì?

Dù bạn là trưởng nhóm hay toàn bộ nhóm Scrum, bạn đều có thể nắm bắt được toàn bộ diễn biến công việc trong không gian làm việc của mình.

Để tăng cường khả năng tùy chỉnh, bạn có thể thiết lập Bảng tổng quan với nhiều loại biểu đồ khác nhau, bao gồm:

• Biểu đồ Tốc độ (Velocity Charts): Nhấn mạnh tốc độ hoàn thành công việc của nhóm.

• Biểu đồ Burnup (Burnup Charts): Hiển thị khối lượng công việc đã hoàn thành trong dự án.

• Biểu đồ Burndown (Burndown Charts): Cho thấy khối lượng công việc còn lại cần hoàn thành trong dự án.

• Biểu đồ Luồng tích lũy (Cumulative Flow Charts): Theo dõi sự tiến triển của dự án theo thời gian.

6. Sử dụng Biểu đồ Gantt để theo dõi tiến độ dự án một cách thuận tiện

Bạn có cảm thấy mệt mỏi khi phải dùng bảng tính để theo dõi tiến độ hoặc quá trình làm việc của dự án không?

Hãy chào đón sự thay đổi và từ bỏ lối suy nghĩ cũ kỹ của những năm 90!

Biểu đồ Gantt của ClickUp sẽ giúp bạn theo dõi và quản lý tiến độ dự án một cách hiệu quả.

Chỉ cần liếc qua biểu đồ Gantt, bạn đã có thể nắm bắt được liệu mọi việc có đang tiến triển đúng kế hoạch hay không.

Điều tuyệt vời nhất là gì?

Những biểu đồ Gantt này được tích hợp nhiều tính năng tự động hóa thông minh.

Cụ thể, chúng có khả năng:

• Tự động điều chỉnh lại các mối quan hệ giữa các công việc khi bạn cập nhật lại lịch trình

• So sánh tiến độ dự án thực tế với kế hoạch ban đầu

• Tính toán tỷ lệ phần trăm hoàn thành dự án dựa trên số lượng công việc đã hoàn thành so với tổng số công việc

• Xác định con đường quan trọng để biết được công việc nào cần được ưu tiên hàng đầu

• Hỗ trợ quản lý công việc theo phương pháp Agile một cách linh hoạt quản lý luồng làm việc Agile

  
  

Kết luận

Rõ ràng là các phương pháp Lean và Agile có những điểm khác biệt.

Tuy nhiên, mỗi phương pháp lại phù hợp với từng loại dự án cụ thể. Để quản lý mọi thứ một cách hiệu quả, bạn không thể thiếu một phần mềm quản lý dự án phù hợp.

May mắn là, ClickUp chính là giải pháp tối ưu cho cả Agile và Lean, được đánh giá cao trên thị trường hiện nay!

ClickUp sẽ hỗ trợ bạn áp dụng tư duy Agile và nâng cao khả năng linh hoạt trong kinh doanh. ClickUp có đầy đủ các tính năng bạn cần.

Vậy bạn còn chần chừ gì nữa mà không đăng ký miễn phí ngay hôm nay để nâng cao khả năng quản lý dự án của mình?