Làm Thế Nào Để Cuộc Họp Zoom Của Bạn Hiệu Quả Nhất

Cuộc họp qua Zoom đã trở thành một phần không thể thiếu trong ngày làm việc của chúng ta.

Phần lớn nhân viên tham gia đến 62 cuộc họp mỗi tháng! Dù bạn có thể không phải họp đến 60 lần trong tháng này may thay, nhưng bạn vẫn cần tham gia vào một số cuộc họp nhất định.

Chúng tôi không muốn chỉ trích những người tổ chức cuộc họp.

Khi các doanh nghiệp đột ngột chuyển từ "làm việc tại văn phòng" sang "làm việc từ bất cứ đâu", cách thức chúng ta giao tiếp và hợp tác đã thay đổi một cách ngoạn mục, khiến Zoom trở thành một phần quan trọng trong công việc hàng ngày của chúng ta.

Chúng ta đã đi qua giai đoạn tổ chức cuộc họp chỉ vì muốn họp. Ngay cả những người tổ chức cũng không muốn họp nếu không có lý do chính đáng. Thay vì đưa ra những lời khuyên không còn phù hợp, chẳng hạn như kiểm tra xem cuộc họp có thật sự cần thiết không, chúng tôi sẽ áp dụng một cách tiếp cận khác ở đây.

Chúng tôi tin rằng một số cuộc họp là cần thiết và bạn nên tập trung vào việc làm sao để chúng mang lại hiệu quả cao nhất! Là một startup làm việc từ xa với đội ngũ rải rác qua nhiều múi giờ khác nhau, chúng tôi đã gặp phải những vấn đề từ cuộc họp qua Zoom và cuối cùng, đã học được cách để chúng trở nên hiệu quả hơn.

Bạn quan tâm không? Nếu vậy, hãy bắt đầu nào!

Xác Định Bối Cảnh

Năm phút đầu của một cuộc họp quyết định kết quả của nó.

Bạn cần tạo điều kiện thuận lợi để mọi người có thể tham gia ý kiến và theo kịp bạn.

Hãy tưởng tượng bạn chuẩn bị khởi động một cuộc họp quan trọng. Là người chủ trì, bạn rất hào hứng để trình bày ý tưởng và các sáng kiến mới của mình.

Nhưng chờ đã. Còn những người tham dự thì sao? Họ có đủ thông tin để bạn có thể thảo luận về các sáng kiến đó không? Nếu bạn mất 5 đến 10 phút đầu để thiết lập bối cảnh và đảm bảo mọi người có tài liệu cần thiết, thì bạn đã khởi đầu không đúng cách.

Thật khó để tuân theo kế hoạch đã định và đạt được mục tiêu mong muốn nếu bạn phải giải đáp thắc mắc và nhắc lại thông tin từ các cuộc thảo luận trước.

Mọi người thường khuyên dùng các kênh giao tiếp không đồng bộ để thay thế cho việc họp. Bạn cũng có thể dùng các kênh không đồng bộ để xác định bối cảnh, chia sẻ thông tin cần thiết và gửi tài liệu liên quan trước khi họp. Nói cách khác, hãy đảm bảo mọi người cùng hiểu rõ mục đích của cuộc họp trước khi nó diễn ra.

Chúng tôi làm như thế nào?

Chúng tôi quay video bằng Loom để chia sẻ chi tiết với người tham dự và giảm thiểu khoảng cách thông tin nếu có. Loom rất hữu ích khi bạn bắt đầu một dự án mới và muốn truyền đạt cái nhìn tổng quan và thông tin cấp cao. Chúng tôi cũng dùng Loom để tránh mất thời gian bàn về "cập nhật tình hình" trong cuộc họp.

Nếu có tài liệu nào, chúng tôi chia sẻ qua kênh Slack hoặc đính kèm trong mô tả video Loom.

Và chúng tôi dùng Grain để ghi lại và chia sẻ những khoảnh khắc quan trọng trong cuộc trò chuyện. Nếu bạn muốn tiếp tục thảo luận về các chủ đề hoặc quyết định từ các cuộc họp trước, hãy sử dụng Grain để cắt và chia sẻ những phần quan trọng đó.

Hiện nay thì mọi người có thể sử dụng ClickUp Clip hoàn toàn miễn phí và thay thế Loom hay Grain cho cho hoạt động này.

Cách Tổ Chức Cuộc Họp Hiệu Quả

Chỉ tụ tập nhóm lại với nhau không đủ để đạt được mục tiêu mong muốn. Mỗi cuộc họp thành công cần được chuẩn bị kỹ lưỡng.

Nếu việc thiết lập ngữ cảnh giúp mọi người hiểu rõ mục tiêu chung, thì việc cấu trúc cuộc họp sẽ giúp mọi người cùng tham gia vào cuộc thảo luận một cách có hiệu quả để đạt được kết quả mong đợi!

Khi nói đến "cấu trúc", chúng ta không chỉ nói về một danh sách nghị sự cuộc họp thông thường. Dù danh sách nghị sự rất hữu ích, nhưng chưa đủ để làm cho cuộc họp của bạn trở nên năng suất.

Hãy xem xét một ví dụ đơn giản: Danh sách nghị sự của bạn giống như danh sách nguyên liệu, nhưng bạn cần biết mình đang nấu món gì!

Bạn có thể sử dụng cùng một bộ nguyên liệu để tạo ra nhiều món ăn khác nhau. Tương tự, một danh sách nghị sự không có mục tiêu cụ thể có thể dẫn đến kết quả không như bạn mong đợi. 72% chuyên gia cho rằng việc đặt mục tiêu rõ ràng là yếu tố quan trọng để cuộc họp thành công.

Danh sách nghị sự chỉ liệt kê những điểm bạn muốn thảo luận trong cuộc họp. Đó là danh sách để đảm bảo bạn không quên bất cứ điều gì quan trọng. Cấu trúc cuộc họp giúp bạn không chỉ thực hiện theo danh sách nghị sự mà còn đạt được mục tiêu đã đề ra!

Làm Thế Nào Để Cấu Trúc Cuộc Họp

Cách bạn cấu trúc cuộc họp phụ thuộc vào mục tiêu và loại cuộc họp bạn đang tổ chức. Dưới đây là một mẫu cơ bản để bạn bắt đầu:

Bước 1: Xác định kết quả bạn mong muốn từ cuộc họp.

Bước 2: Định rõ các bước cần thực hiện để đạt được kết quả đó.

Chẳng hạn, nếu bạn đang tổ chức cuộc họp để bắt đầu một dự án mới (cuộc họp khởi động dự án), bạn cần:

• Giới thiệu dự án và mở đầu

• Định rõ mục tiêu

• Phân công vai trò và nhiệm vụ

• Xem xét kế hoạch/đường lối

• Làm rõ các thắc mắc

• Ấn định các ngày quan trọng (ngày ra quyết định, ngày giao hàng, v.v.)

  
  

Mỗi bước này sẽ trở thành một phần trong danh sách nghị sự cuộc họp.

Bước 3. Chia nhỏ cuộc họp thành các phần (phân chia thời gian) để đảm bảo mỗi phần trong danh sách nghị sự được thảo luận.

Bạn có thể áp dụng các bước này cho bất kỳ cuộc họp nào sắp tới của mình.

Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng mẫu Thư mục "Cuộc họp" trên ClickUp để thiết lập và quản lý danh sách nghị sự cuộc họp và cộng tác trực tiếp với đội nhóm của bạn, giúp cuộc họp diễn ra suôn sẻ hơn.

Biến Thảo Luận Thành Hành Động

43% nhân viên báo cáo rằng cuộc họp không hiệu quả thường dẫn đến việc không xác định được hành động cụ thể sau đó, gây ra nhầm lẫn.

Dù bạn đã thiết lập ngữ cảnh và cấu trúc cuộc họp, dẫn dắt cuộc thảo luận theo kế hoạch, nhưng công việc của bạn mới chỉ hoàn thành một nửa.

Do đó, việc đảm bảo mọi người đều hiểu rõ các nhiệm vụ cần thực hiện sau cuộc họp là rất quan trọng. Trước khi chúng ta nói về cách ghi chép và chuyển đổi những nhiệm vụ này thành công việc cụ thể trong ClickUp, hãy xem xét tại sao những hành động này vẫn không rõ ràng ngay cả khi đã được nêu ra trong cuộc họp?

Điều này được gọi là 'Chứng Quên Zoom'.

via Grain

Con người thường không giữ được thông tin trong đầu lâu dài. Hermann Ebbinghaus, một bác sĩ tâm lý học người Đức, đã phát hiện ra hiện tượng được gọi là 'Đường cong quên lãng'.

"Chỉ sau một giờ, mọi người có thể sẽ quên đi khoảng 50% thông tin mà họ vừa được nghe trong các cuộc họp! Nói cách khác, bạn sẽ mất một nửa số thông tin mà bạn vừa trao đổi — chỉ sau một tiếng đồng hồ!"

via Quartz

Bạn có thể nhớ lại những công việc cần hoàn thành từ cuộc họp tuần trước của bạn không? Có lẽ là không nhiều đâu, đúng không?

Khi chúng ta liên tục tham gia các cuộc họp, chúng ta thường phải cố gắng nhớ mọi thứ. Nhưng vấn đề khi chỉ dựa vào trí nhớ là bạn sẽ không thể nhớ hết mọi chi tiết cần thiết. Sẽ có những nhiệm vụ bị quên lãng, và điều tồi tệ nhất là bạn không hề biết cho đến khi ai đó nhắc lại trong cuộc họp sau.

Chính vì thế, chúng tôi đã bắt đầu ghi chép lại các nhiệm vụ và nhập chúng vào công cụ quản lý dự án của mình ngay lập tức thông qua việc sử dụng Grain và Zapier!

Để việc này trở nên dễ dàng hơn, dưới đây là một mẫu Zap có sẵn giúp bạn tự động tạo một công việc trong ClickUp mỗi khi bạn đánh dấu một điểm quan trọng với biểu tượng dấu kiểm trong ứng dụng Grain trên máy tính.

via Zapier

Cách thức hoạt động của nó rất dễ hiểu. Bất cứ khi nào bạn nghe được một yêu cầu công việc hoặc đưa ra một lời hứa, bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng 'dấu kiểm' trên ứng dụng Grain trên máy tính của bạn. Việc này sẽ tự động kích hoạt Zap, sau đó, một công việc mới sẽ được tạo trong ClickUp với đoạn video ghi lại phần nội dung đã thảo luận được đính kèm theo công việc đó.

via Grain

Chờ đã, những nhiệm vụ cần thực hiện không phải là tất cả những gì bạn có thể lấy được từ một cuộc họp.

Có thể bạn sẽ bắt gặp những ý tưởng và đề xuất thú vị mà bạn muốn ghi lại để tham khảo sau này, và khi đó, hãy sử dụng Notepad của ClickUp. Bạn có thể dùng nó để tạo danh sách kiểm tra hoặc ghi chép những ý tưởng chủ chốt từ buổi brainstorm. Mọi thứ đều được lưu trữ trong tài khoản ClickUp của bạn, nên bạn có thể xem lại bất cứ lúc nào cần thiết.

Phân công người chịu trách nhiệm

Khi bạn có một nhiệm vụ cần làm, bạn cần có người chịu trách nhiệm, thực hiện công việc và cập nhật tiến độ trong cuộc họp kế tiếp.

Hãy chỉ định người chịu trách nhiệm trực tiếp (DRI) cho từng nhiệm vụ được đưa ra trong cuộc họp. Đây là một phương pháp được Steve Jobs đưa vào sử dụng và nó vẫn được áp dụng tại Apple!

Cựu nhân viên Apple

Nếu cuộc họp của bạn kết thúc mà không xác định được DRI cho các nhiệm vụ, thì có lẽ bạn chưa thu được kết quả tốt nhất. Việc chỉ định DRI giúp loại bỏ sự mơ hồ và trách nhiệm bị trì hoãn, đó là hiện tượng tâm lý mà ở đó mọi người ít có khả năng chịu trách nhiệm khi ở trong nhóm. Cuộc họp càng đông người, khả năng trì hoãn trách nhiệm càng cao.

Tại sao chúng ta cần DRI?

Thường thì trong các cuộc họp hàng tuần, chúng ta hay đề cập đến phản hồi và mối quan tâm của người dùng về sản phẩm. Như bạn đã đoán, chúng ta cần phối hợp với các đội ngũ khác nhau để giải quyết những phản hồi này và triển khai cập nhật.

Nếu một nhiệm vụ liên quan đến đội ngũ chức năng chéo, rất dễ xảy ra nhầm lẫn về người chịu trách nhiệm vì nhiều người từ các đội khác nhau có thể đảm nhận quyết định hoặc dự án. Với việc chỉ định DRI, luôn rõ ràng ai là người chịu trách nhiệm công việc.

Xem thêm: Quy tắc Etiquette cho Cuộc họp Ảo!

Tiếp cận Đội Ngũ Ở Nơi Họ Làm Việc

Nhiều đội ngũ không nhận ra tầm quan trọng của việc làm cho cuộc họp của họ dễ tiếp cận với nhân viên đến từ nhiều nền tảng, khả năng và phong cách học khác nhau.

Làm việc từ xa giúp bạn có cơ hội khám phá, tuyển dụng và làm việc với nhân tài từ khắp nơi trên thế giới. Bạn cũng có thể tạo ra sản phẩm phục vụ cho một lượng khách hàng đa dạng. Tuy nhiên, bạn cần điều chỉnh quy trình giao tiếp của mình để phù hợp với đội ngũ đa dạng mà bạn đang xây dựng và sử dụng để điều hành doanh nghiệp.

Để giúp mọi người đóng góp một cách công bằng và thúc đẩy tiến trình, bạn cần coi "khả năng tiếp cận" là một trong những ưu tiên hàng đầu. Một số người muốn xem lại cuộc họp sau đó, trong khi một số khác thích đọc bản ghi chép. Giao tiếp tại nơi làm việc, dù là cuộc họp nhóm, phiên đào tạo hay những quyết định quan trọng, đều nên được ghi lại và chia sẻ với đội ngũ của bạn.

Ví dụ, Edify, một startup thuộc Techstars, đã ghi âm, chuyển thành văn bản và chia sẻ các cuộc họp video với toàn bộ đội ngũ. Theo Kristen Gallagher, CEO và người sáng lập Edify, điều này mang lại kết quả và văn hóa làm việc tốt hơn.

"Tôi thực sự thấy rằng mọi người trở nên có động lực hơn, hiệu quả hơn và hợp tác tốt hơn khi bạn tiếp cận họ ngay tại nơi họ đang làm việc.

Kristen Gallagher, CEO và Người Sáng Lập Edify

Kết Luận

Bắt đầu bằng cách thiết lập bối cảnh và chia sẻ tài liệu cần thiết trước khi cuộc họp diễn ra. Đảm bảo mọi người đều hiểu rõ mục tiêu trước khi bắt đầu cuộc họp. Hãy chắc chắn rằng bạn không chỉ có một chương trình nghị sự. Cấu trúc cuộc họp dựa trên những gì bạn mong muốn đạt được.

Thay vì chỉ dựa vào trí nhớ, hãy ghi lại các nhiệm vụ cần thực hiện ngay khi chúng được đề cập. Đừng quên phân công người chịu trách nhiệm cho mỗi nhiệm vụ được thảo luận trong cuộc họp. Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, hãy tiếp cận đội ngũ của bạn ngay tại nơi họ làm việc. Xây dựng một đội ngũ làm việc từ xa đòi hỏi bạn phải thực hiện một số thay đổi trong quy trình giao tiếp của mình.