Làm Chủ 5 Giai Đoạn Quản Lý Dự Án
Là một người quản lý dự án, bạn chắc hẳn hiểu rõ việc điều phối một dự án từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành cần bao nhiêu thời gian, công sức và sự đầu tư không ngừng.
Việc áp dụng cách tiếp cận theo trực giác trong quản lý dự án là không sai khi bạn chỉ quản lý một số ít dự án đơn giản.
Tuy nhiên, nếu bạn đang phải xử lý nhiều dự án phức tạp cùng một lúc, việc sử dụng một phương pháp có tổ chức để lập kế hoạch cho các giai đoạn của dự án sẽ mang lại lợi ích lớn. 🤹
Viện Quản lý Dự án (PMI) đã phát triển một quy trình quản lý dự án gồm 5 bước nhằm cung cấp cho các nhà quản lý dự án một cơ sở vững chắc để cải thiện khả năng quản lý dự án của mình. Nếu bạn đang gặp vấn đề với việc dự án vượt ra ngoài phạm vi ban đầu, phải làm lại công việc, hoặc tình trạng hỗn loạn trong dự án, việc tuân theo năm giai đoạn của quản lý dự án sẽ giúp đội nhóm của bạn giữ được hướng đi đúng đắn.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích cụ thể năm giai đoạn đó là gì và lý do tại sao chúng lại quan trọng. Chúng tôi cũng sẽ cung cấp các lời khuyên hữu ích và nguồn thông tin để bạn có thể áp dụng thành thạo từng giai đoạn trong chu trình quản lý dự án.
Năm Giai Đoạn của Quản Lý Dự Án Bao Gồm Những Gì?
PMI đã thiết lập phương pháp 5 bước này để giúp các nhà quản lý dự án có thể thực hiện dự án một cách có hệ thống từ đầu đến cuối. Đây là năm giai đoạn của chu trình quản lý dự án:
1. Giai Đoạn Khởi Đầu
Đây là lúc bạn khởi động dự án và thu hút sự cam kết từ các bên liên quan bằng cách xác định mục tiêu và đặt ra các mục tiêu cụ thể cho dự án.
Ghi lại các thông tin quan trọng và các đối tác tham gia dự án của bạn bằng cách sử dụng Mẫu Kế hoạch Dự án của ClickUp
Thường thì, giai đoạn bắt đầu một dự án sẽ kết thúc với việc lập ra một kế hoạch dự án. Đây là một văn bản mô tả rõ phạm vi công việc, mục tiêu, cách thức quản lý rủi ro, kết quả cần đạt được, và danh sách các bên có liên quan. Mục tiêu ở đây là để xây dựng một nền tảng hiểu biết chung giữa mọi người liên quan đến dự án.
2. Giai đoạn Lập kế hoạch
Trong giai đoạn lập kế hoạch, bạn sẽ đi vào chi tiết hơn. Đây là lúc bạn thiết lập những kế hoạch cụ thể cho việc triển khai, giám sát và điều chỉnh dự án. Đây cũng là một trong những giai đoạn quản lý dự án cực kỳ quan trọng để bạn có thể xây dựng một khuôn khổ hoàn chỉnh cho dự án từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc.
Tăng cường hiệu suất làm việc bằng cách sắp xếp công việc một cách thông minh và sử dụng các tính năng xem đa dạng của ClickUp để quản lý và theo dõi mọi loại công việc
Bạn sẽ cùng nhóm của mình thảo luận để đặt ra kế hoạch về thời gian, nguồn lực và ngân sách cho dự án. Đây cũng là lúc thích hợp để chọn một phần mềm quản lý dự án giúp bạn tổ chức và điều hành các Công việc, Cuộc trò chuyện, Tài liệu, Mẫu và nhiều hơn nữa.
3. Giai đoạn triển khai
Trong giai đoạn triển khai, nhóm dự án của bạn sẽ bắt tay vào thực hiện công việc, và bạn sẽ tiến hành quản lý mọi hoạt động.
Tuy nhiên, đây không phải là lúc để tự mãn—một người quản lý dự án giỏi cần thường xuyên kiểm tra với nhóm để đảm bảo mọi thứ đang tiến triển đúng theo kế hoạch và đạt chuẩn chất lượng đã đề ra. Bạn càng quản lý chặt chẽ trong giai đoạn này, bạn sẽ càng ít phải điều chỉnh trong giai đoạn sau.
4. Giai đoạn theo dõi và điều chỉnh
Không phải dự án nào cũng có một ngày bắt đầu và kết thúc cụ thể. Trong giai đoạn thứ tư, bạn sẽ theo dõi tiến độ của dự án và so sánh nó với các mục tiêu đã định từ ban đầu.
Phân chia mục tiêu, công việc, điểm linh hoạt và tình trạng dự án trong Bảng điều khiển ClickUp 3.0 với khả năng tùy chỉnh cao
Nếu dự án đang không theo đúng kế hoạch, đây là lúc để bạn điều chỉnh lại hướng đi sao cho có thể đạt được mục tiêu đã đề ra.
5. Giai đoạn kết thúc
Khi nhóm của bạn đã hoàn thành hết các công việc, bạn sẽ chính thức kết thúc dự án trong phần mềm quản lý dự án mà bạn đang sử dụng. Tuy nhiên, đừng để mọi thứ kết thúc mà không rút ra kinh nghiệm - hãy tổ chức một cuộc họp sau dự án để bàn luận về quá trình thực hiện dự án và học hỏi từ đó cho những dự án tiếp theo.
Các giai đoạn trong chu trình sống của một dự án rất quan trọng vì chúng cung cấp cho bạn một khuôn khổ vững chắc để xây dựng dự án.
Chúng đủ linh hoạt để phù hợp với hầu hết các dự án, doanh nghiệp hay nhóm làm việc, cho phép bạn thêm vào những yếu tố cá nhân và biến phương pháp quản lý dự án này thành của riêng bạn. ✨
Lợi ích của Việc Áp Dụng Các Giai Đoạn Dự Án
Những dự án không có nền móng vững chắc thường có nguy cơ thất bại cao. Thay vì tiếp cận dự án một cách thiếu chuẩn bị, hãy áp dụng một cách tiếp cận có bước đi cụ thể để thấy được sự cải thiện rõ rệt trong kết quả của dự án.
Thực tế, việc tuân theo các giai đoạn của chu trình dự án mang lại nhiều lợi ích. 🤩
Rõ ràng và có hướng dẫn
Chia nhỏ dự án thành các giai đoạn cụ thể giúp dự án trở nên dễ quản lý và tiếp cận hơn. Điều này đảm bảo bạn xác định được mọi yếu tố của dự án trước khi bắt đầu, cung cấp cho nhóm làm việc một hướng dẫn rõ ràng để không bỏ sót bất kỳ chi tiết quan trọng nào.
Sự tham gia của các bên liên quan
Mọi người sẽ không quan tâm nếu họ cảm thấy dự án không liên quan đến họ hoặc quá phức tạp. Phân chia dự án thành các giai đoạn giúp bạn giải thích tầm quan trọng của dự án trước khi nhóm bắt đầu làm việc. Mặc dù không thể đảm bảo sự tham gia 100%, nhưng quy trình này giúp tăng khả năng mọi người sẽ hiểu rõ vai trò của họ và tầm quan trọng của công việc mà họ đang làm. 🧑🏽💼
Sử dụng Bảng Trắng ClickUp để phân công nhiệm vụ, gắn thẻ cho người được phân công, và tất cả những gì cần thiết để khởi động sự hợp tác tiếp theo của bạn
Chia nhỏ dự án thành từng giai đoạn cụ thể giúp giảm bớt việc suy nghĩ quá mức và cầu toàn. Nếu nhóm của bạn thường xuyên phải chỉnh sửa lại công việc đã làm hoặc dự án bị mở rộng ngoài kế hoạch ban đầu, việc tiếp cận dự án theo từng bước sẽ giúp các bên liên quan đưa ra quyết định và tuân theo nó một cách dễ dàng hơn.
Tối ưu hóa hiệu quả sử dụng tài nguyên
Bạn chỉ có một lượng tài nguyên giới hạn cho dự án này, vậy nên hãy khai thác triệt để chúng. Việc quản lý dự án theo từng giai đoạn giúp bạn tăng cường giá trị từ những tài nguyên sẵn có, dù đó là ngân sách, công cụ hay nhân lực.
ClickUp 3.0 mang lại một giao diện đơn giản giúp bạn theo dõi công việc của cả nhóm hoặc từng cá nhân, nhằm đảm bảo công việc được tiếp tục thực hiện một cách trôi chảy.
Nền tảng này thúc đẩy việc lập kế hoạch chủ động, giúp bạn hoàn thành công việc tốt hơn trong thời gian ngắn hơn với những nguồn lực hiện có. ⚒️
Quản lý rủi ro
Trong giai đoạn khởi đầu dự án, bạn sẽ nhận diện các rủi ro có thể xảy ra cho dự án. Điều này cho phép đội ngũ của bạn, bao gồm cả nhân viên pháp lý và nhân sự, có cơ hội giải quyết các vấn đề có thể phát sinh ngay từ đầu.
Dự án được chia thành các giai đoạn sẽ ít gặp phải những vấn đề có thể ngăn chặn được, giúp bạn tránh được những phiền toái không đáng có và đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ hơn. 🧘
Nâng cao chất lượng công việc
Chia nhỏ dự án thành nhiều giai đoạn giúp bạn có điểm kiểm tra định kỳ để đánh giá công việc của nhóm. Bạn có thể phát hiện sớm những sai lệch giữa kết quả dự án so với kế hoạch đã đề ra, từ đó nhóm của bạn có thể kịp thời khắc phục.
Tăng cường tinh thần và trách nhiệm
Việc phân chia rõ ràng các giai đoạn trong dự án giúp mọi thành viên trong nhóm biết chính xác họ cần làm gì và liệu họ có đang làm tốt hay không—mọi thông tin đều được liệt kê cụ thể trong kế hoạch dự án.
Khi hoàn thành từng mục tiêu quan trọng, đội ngũ dự án sẽ cảm thấy thành tựu và tinh thần làm việc được cải thiện. 🙌
Giao tiếp hiệu quả
Áp dụng phương pháp chia giai đoạn đòi hỏi phải xây dựng một kế hoạch giao tiếp rõ ràng, quy định cách thức tương tác với các bên liên quan và các thành viên trong dự án. Điều này giúp mọi người được cập nhật thông tin, giảm thiểu sự hiểu lầm và nhầm lẫn.
Cải thiện hiệu suất theo thời gian
Một dự án thành công sẽ mở đường cho những dự án thành công tiếp theo. Ngay cả khi dự án này không diễn ra như bạn hoặc người quản lý dự án mong đợi, việc áp dụng phương pháp chia giai đoạn yêu cầu bạn phải suy ngẫm về những gì đã làm tốt và những điều cần thay đổi cho lần sau.
Với kế hoạch này, bạn sẽ tránh lặp lại những sai sót và thiết kế những dự án tốt hơn trong tương lai. 🎉
5 Giai Đoạn Quản Lý Dự Án Trong Chu Kỳ Sống Của Dự Án
Bạn đã sẵn lòng áp dụng các giai đoạn vào dự án của mình chưa? Hãy thử Mẫu Dự Án Theo Giai Đoạn của ClickUp để chia nhỏ dự án thành các phần dễ quản lý hơn.
Mẫu này là một điểm xuất phát tốt, nhưng việc hiểu rõ cách thực hiện sẽ giúp bạn tận dụng tối đa giá trị từ mỗi giai đoạn của dự án. Áp dụng những lời khuyên sau để tối ưu hóa quá trình dự án từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc.
1. Khởi đầu dự án
Bạn quyết định triển khai một dự án mới. Thật tuyệt! Trong giai đoạn khởi đầu, bạn sẽ:
Xác định lý do kinh doanh cho việc thực hiện dự án
Tiến hành nghiên cứu khả thi để chắc chắn rằng dự án có thể thực hiện được
Liệt kê danh sách đội ngũ dự án, các bên liên quan và những thành viên cần được thông báo
Hãy tổ chức một cuộc họp mở đầu để khởi động. Cuộc họp này nên bao gồm tất cả các thành viên của đội ngũ dự án, cùng với các bên liên quan quan trọng như sếp hoặc CEO.
Trong cuộc họp, bạn sẽ xây dựng bản kế hoạch dự án, định hình tầm nhìn và hướng đi cho dự án. Việc lên kế hoạch cho cuộc họp này cũng không cần quá phức tạp hay mất nhiều thời gian.
Tổ chức dự án của bạn một cách bài bản, định rõ các tiêu chí thành công và nhận diện các vấn đề có thể gặp phải với bản mẫu hiến chương dự án cực kỳ chi tiết từ ClickUp
Bản mẫu Hiến Chương Dự Án của ClickUp cung cấp đầy đủ những gì bạn cần để khởi động. Hãy xác định mục tiêu của dự án, phân công nhiệm vụ và làm sáng tỏ cách thức giao tiếp trong tài liệu này trước khi bạn bắt đầu lên kế hoạch chi tiết cho dự án - việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều công sức sau này. ⏲️
Những lời khuyên nhanh:
Tiến hành phân tích các bên liên quan để kết nối với những người chủ chốt trong nhóm dự án ngay từ đầu
Đặt ra những mục tiêu dự án cụ thể, khả thi và phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức
Hình dung sơ bộ về lịch trình và ngân sách dự án để chuẩn bị cho giai đoạn tiếp theo một cách thuận lợi
2. Lập kế hoạch dự án
Lập kế hoạch dự án có thể nghe có vẻ giống với giai đoạn khởi đầu, nhưng thực tế lại khác biệt. Trong giai đoạn khởi đầu, bạn chứng minh sự cần thiết của dự án và tập hợp một đội ngũ chuyên gia. Còn trong giai đoạn lập kế hoạch, bạn sẽ xây dựng kế hoạch cụ thể cho dự án, bao gồm:
Xác định lịch trình thực hiện dự án
Định rõ phạm vi của dự án
Thiết lập các mục tiêu SMART (Cụ thể, Đo lường được, Có thể đạt được, Liên quan, Có thời hạn)
Tạo ra cấu trúc phân rã công việc, chia nhỏ nhiệm vụ thành các phần nhỏ hơn để dễ quản lý hơn
Phần này trong quá trình quản lý dự án có thể hơi phức tạp, vì vậy việc sử dụng phần mềm quản lý dự án như ClickUp sẽ giúp ích rất nhiều. Bạn có thể tổ chức ý tưởng của mình trên Bảng Trắng ClickUp và nhanh chóng chuyển đổi chúng thành các Dự Án và Nhiệm Vụ chỉ với một cú click chuột.
Biến những ghi chú của bạn thành hành động cụ thể bằng cách sử dụng Mẫu Kế Hoạch Hành Động trên Bảng Trắng ClickUp.
Hãy mô tả rõ ràng lộ trình dự án của bạn thông qua Chế Độ Xem Bảng (Kanban) hoặc Chế Độ Xem Biểu Đồ Gantt, giúp bạn có cái nhìn tổng quan về kế hoạch và điều chỉnh mọi thứ cho phù hợp.
Với vai trò là người quản lý dự án, bạn cần xây dựng một kế hoạch chi tiết và kỹ lưỡng - đây là nền tảng cho toàn bộ dự án. Hãy dành thời gian để lập kế hoạch này sao cho việc triển khai sau này trở nên thuận lợi và hiệu quả. 💃
Một số lưu ý nhanh:
Xác định các mục tiêu quan trọng cùng với thời hạn và kết quả cụ thể
Phân công rõ ràng nhiệm vụ cho từng thành viên trong nhóm, chuẩn bị đầy đủ công cụ và dự trù ngân sách cho từng công việc
Lập kế hoạch truyền thông chi tiết, xác định ai cần biết thông tin gì, vào thời điểm nào và thông tin sẽ được cung cấp như thế nào
3. Thực hiện dự án
Khi đã có kế hoạch dự án, người quản lý cần tiến hành thực hiện các công việc để tạo ra sản phẩm theo giai đoạn thực hiện dự án. Nếu bạn quản lý nhiều hơn hai người liên quan, việc sử dụng phần mềm quản lý dự án để theo dõi toàn bộ công việc là cách tốt nhất.
Hãy nắm bắt toàn cảnh về tiến độ và công việc còn lại của các dự án trong nhóm hoặc phòng ban của bạn thông qua Bảng điều khiển trong ClickUp 3.0.
Bạn có thể theo sát tiến trình làm việc của nhóm mình một cách nhanh chóng với Bảng điều khiển ClickUp cập nhật liên tục. Tạo ra Bảng điều khiển riêng biệt cho từng dự án, hoặc quản lý tất cả dự án từ một góc nhìn tổng quan. Đừng quên sử dụng Mẫu Giao hàng Dự án ClickUp, nó giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể. Chỉ cần áp dụng mẫu này, nhập các công việc của dự án và bạn có thể theo dõi tình hình tất cả các công việc chỉ trong ít phút.
Điểm mạnh nhất của phần mềm quản lý chu trình dự án này là khả năng cảnh báo ngay lập tức cho bạn hoặc người quản lý dự án khi có công việc hoặc dự án nào không theo kế hoạch. Nhờ đó, bạn có thể can thiệp kịp thời, giúp dự án tránh khỏi thất bại và hướng tới thành công. 🏅
Lưu ý nhanh:
Xây dựng môi trường làm việc khuyến khích sự hợp tác và chia sẻ ý tưởng giữa các thành viên trong nhóm.
Đặt lịch định kỳ để cập nhật tình hình công việc.
Kiểm tra kỹ lưỡng sản phẩm trước khi giao để đảm bảo chất lượng và hạn chế sửa đổi sau này.
4. Theo dõi và kiểm soát dự án
Khi dự án đã bắt đầu được triển khai, bạn cần theo dõi sát sao tiến độ của dự án. Trong giai đoạn này, bạn sẽ cần quan tâm đến việc theo dõi các yếu tố quản lý dự án như:
Chi phí
Rủi ro
Thời gian
Phạm vi công việc
Ngân sách
Chất lượng
Tạo bảng theo dõi KPI chi tiết trong ClickUp để phân tích, trực quan hóa và sắp xếp công việc của bạn một cách ưu tiên.
Hãy thiết lập một Bảng điều khiển ClickUp có thể tùy chỉnh để thu thập dữ liệu dự án tức thì vào một bức tranh tổng quan rõ ràng. Tất cả các chỉ số và chỉ số hiệu suất chính (KPI) sẽ được hiển thị tại một nơi, giúp bạn đưa ra quyết định nhanh chóng.
Tuy nhiên, việc theo dõi hiệu suất dự án không phải là tất cả. 🧩
Bạn còn phải quản lý nhân sự, và điều này yêu cầu bạn phải theo dõi khối lượng công việc của nhóm. Phần mềm theo dõi nhân viên của ClickUp cho phép bạn nắm bắt ngay lập tức khối lượng công việc của nhóm để bạn có thể phân công công việc một cách hợp lý.
Nếu bạn quản lý nhiều người, hãy thử xem Chế độ xem hoạt động để kiểm tra hoạt động tổng hợp theo từng nhân viên, hoạt động hoặc bộ phận.
Mẹo nhanh:
So sánh các KPI hiện tại với các mục tiêu đã đặt ra trong kế hoạch dự án của bạn.
Đừng ngại điều chỉnh kế hoạch dự án dựa trên kết quả thực tế và các yếu tố bên ngoài.
Xây dựng một chu trình phản hồi: thu thập thông tin, phân tích và hành động dựa trên phản hồi để cải tiến sản phẩm.
5. Kết thúc dự án
Mọi dự án đều có điểm kết thúc, và đây là lúc người quản lý dự án cần hoàn tất những công việc còn dang dở trong giai đoạn kết thúc dự án. Việc đóng gói dự án trong phần mềm quản lý dự án là điều cần thiết, nhưng trước khi bạn làm điều đó, hãy tổ chức một cuộc họp tổng kết với nhóm của bạn.
Cuộc họp tổng kết sẽ xem xét những gì đã làm tốt và những gì cần cải thiện. Nếu dự án thất bại hoặc có điều gì không diễn ra như kế hoạch, hãy ghi lại để rút kinh nghiệm cho dự án sau. Nếu dự án thành công, hãy ghi chép cụ thể lý do thành công để có thể áp dụng cho các dự án sau này.
Mở góc nhìn Bảng để dễ dàng quản lý nhiệm vụ với Mẫu Tổng kết Dự án của ClickUp
Với Mẫu Tổng kết Dự án ClickUp, bạn có thể nhanh chóng chuẩn bị một báo cáo tổng kết sau dự án để nhận diện các xu hướng và vấn đề. Hãy thu thập và phân tích dữ liệu dự án, thảo luận cùng đội ngũ, và sau đó chia sẻ kết quả với mọi người. Đừng quên xem lại những báo cáo tổng kết trước đây trước khi khởi đầu dự án mới để công việc sau này được cải thiện và hiệu quả hơn. 💪
Lời khuyên hữu ích:
Lưu trữ tất cả báo cáo tổng kết trong một nơi mà những người liên quan đến dự án có thể dễ dàng truy cập—việc sử dụng mẫu tổng kết phù hợp sẽ giúp tiết kiệm thời gian.
Giải phóng mọi nguồn lực đã dùng cho dự án, từ quản lý dự án, thành viên nhóm, đến phần mềm, để họ có thể chuyển sang làm việc cho các dự án khác.
Ghi nhận và khen ngợi đội ngũ của bạn vì sự cố gắng và làm việc không mệt mỏi.
Cải thiện Quy trình Làm việc Dự án với ClickUp
Việc phân chia dự án thành các giai đoạn sẽ giúp ngày làm việc của bạn trở nên hiệu quả hơn, nâng cao chất lượng công việc của đội ngũ và cuối cùng là cải thiện hiệu suất chung. 🏆
Phần mềm quản lý dự án là công cụ không thể thiếu cho việc quản lý dự án theo từng giai đoạn. ClickUp không chỉ tổng hợp tất cả Dự án, Nhiệm vụ, Bảng trắng, Cuộc trò chuyện và Tài liệu vào một nơi, mà còn hỗ trợ bạn quản lý dự án một cách có hệ thống hơn.
Hãy trải nghiệm các tính năng tiện ích: Tạo không gian làm việc ClickUp miễn phí của bạn ngay hôm nay.
.png){kind=small}
Similar Articles