Khác Biệt Giữa Gấp và Quan Trọng Là Gì

Khi chúng ta khoảng sáu hoặc tám tuổi, chúng ta bắt đầu hiểu về khái niệm "thời gian".

Chúng ta học cách nhận biết giây, phút, giờ và cảm nhận thời gian trôi đi.

Không lâu sau đó, chúng ta dần hình thành thói quen và cách quyết định sử dụng thời gian của mình.

Ở giai đoạn phát triển ban đầu, người khác thường xuyên chỉ định cách chúng ta nên dành thời gian. Tuy nhiên, khi chúng ta trưởng thành và trở thành người làm việc chuyên nghiệp, chúng ta có nhiều quyền tự quyết với thời gian của mình hơn.

Chúng ta tự xây dựng hệ thống riêng để quản lý thời gian – đôi khi hiệu quả, đôi khi không.

Và mỗi người trong chúng ta cần tự hỏi: làm thế nào để tận dụng thời gian của mình một cách tốt nhất?

Trong quá trình ra quyết định này, chúng ta có thể bị nhầm lẫn, coi những công việc không quan trọng là quan trọng. Hoặc chúng ta lại hoãn lại những việc quan trọng nhất vì chúng thường khó khăn nhất.

Và từ đó, chúng ta lẫn lộn giữa việc gì là gấp và việc gì là quan trọng.

Đây là sự phân biệt rất quan trọng, có thể làm thay đổi ưu tiên và danh sách công việc của chúng ta.

Trước khi tiếp tục, dưới đây là cách chúng ta định nghĩa những thuật ngữ:

Khẩn cấp:

Những việc cần được giải quyết ngay lập tức.

Quan trọng:

Những việc ảnh hưởng tới mục tiêu và kế hoạch lâu dài của bạn

Một cách để phân biệt giữa công việc bạn cần làm và công việc bạn muốn làm là sắp xếp chúng vào bảng phân loại thời gian, hay còn được gọi là Ma trận Eisenhower.

Phương pháp này mang tên vị Tổng thống Mỹ trước đây và đã được Stephen Covey làm nổi tiếng qua cuốn sách 7 Thói quen của Người Hiệu Quả Cao.

Dưới đây là cách bố cục của ma trận với một số ví dụ cụ thể áp dụng trong công việc:

Phân vùng 1: Khẩn cấp & Quan trọng

Những việc này bạn cần phải làm ngay lập tức, nếu không sẽ gặp rắc rối. Có thể đó là việc bạn cần xem xét và chỉnh sửa gấp trước hạn chót hoặc liên quan đến các vấn đề khác mà thời gian là yếu tố then chốt.

Công việc này mang lại giá trị lớn cho công ty và cũng cần được hoàn thành ngay.

Ví dụ Phân vùng 1 Khẩn cấp & Quan trọng:

• Hạn cuối để nộp tiền cọc cho một sự kiện

• Chuẩn bị hồ sơ cho bài thuyết trình

• Lỗi xấu hổ trên trang mạng xã hội của bạn

• Kiểm tra tính năng sản phẩm trước ngày ra mắt

  
  

Nếu bạn không phải là bác sĩ cấp cứu hay nhân vật hùng biện nào, thì đây không phải là nơi bạn dành phần lớn thời gian làm việc.

Phân vùng 2: Không Khẩn cấp, Nhưng Quan trọng

Đây là điểm lý tưởng để bạn sắp xếp công việc.

Bạn có thể làm việc hiệu quả nhất ở đây. Đây là mục tiêu bạn hướng tới. Các dự án, nhiệm vụ và các hạng mục công việc khác là những bước đệm giúp bạn tiến tới mục tiêu lâu dài.

Những công việc này không cần thiết phải hoàn thành ngay, nhưng chúng hỗ trợ bạn đạt được thành công trong mục tiêu của mình.

Đôi khi, bạn cũng phải giải quyết những vấn đề bất ngờ không phải do bạn gây ra.

Ví dụ Phân vùng 2 Quan trọng/Không Khẩn cấp:

• Xây dựng một thói quen mới

• Tạo ra một chiến lược mới

• Làm việc trên báo cáo hàng quý (trước khi quý kết thúc)

• Lập kế hoạch ngân sách

• Viết mã cho tính năng mới của sản phẩm

• Tạo mẫu thử nghiệm và sản phẩm tối thiểu khả thi

  
  

Đây là những gì công việc hàng ngày của bạn nên giống như thế.

Nếu bạn dành quá nhiều thời gian cho phân vùng một và ba với những tình huống khẩn cấp, bạn cần xem xét lại, sắp xếp lại hoặc tìm thêm nguồn lực để hỗ trợ.

Phân vùng 3: Khẩn cấp, Nhưng Không Quan trọng

Đây là phân vùng nguy hiểm nhất.

Nhiều người trong chúng ta sống trong phân vùng này mà không hề mong muốn.

Người khác dễ dàng yêu cầu thời gian của chúng ta mà không nhận ra hậu quả của việc đó.

Vấn đề của họ không nhất thiết là khẩn cấp của bạn. Nếu họ đang tìm cách giải quyết nhanh chóng cho điều gì đó không thúc đẩy công ty phát triển, thì việc giao tiếp một cách minh bạch là cực kỳ quan trọng.

Một nền tảng năng suất như ClickUp có thể giải quyết vấn đề này.

Người dùng có thể đặt các mức độ ưu tiên khác nhau cho công việc, cung cấp ước lượng thời gian để người nhận biết được phạm vi công việc, gửi thông báo nhắc nhở và chia sẻ thông tin quan trọng với toàn đội. Điều này giúp công việc và kỳ vọng được duy trì đúng đắn, giúp bạn làm việc nhóm hiệu quả hơn.

Tuy nhiên, chúng ta cần phải cẩn thận. Điện thoại và các công cụ liên lạc được thiết kế để làm chúng ta mất tập trung mọi lúc. Quá tải thông báo là một vấn đề thực sự.

Thông báo đẩy trên điện thoại từ các ứng dụng mạng xã hội khiến chúng ta nghĩ có điều gì đó cấp bách, nhưng thực tế không phải – nhất là khi chỉ là bạn bè đang khoe họ đang vui vẻ trong kỳ nghỉ.

Thú vị chứ?

Có thể. Nhưng khẩn cấp? Chắc chắn không.

Phân vùng 4: Không Quan Trọng, Không Cần Gấp

Đây còn được gọi là phân khu của việc trì hoãn.

Những công việc thuộc về phân khu này thường là những việc bạn làm mặc dù chúng không hề quan trọng và cũng không cần gấp. Cụ thể, đó là những việc bạn vẫn hay làm trong lúc bạn cần phải tập trung vào công việc.

Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bạn không được nghỉ ngơi hay giải trí, thư giãn. Nhưng đôi khi, chúng ta lại đánh giá quá cao những hoạt động này và để chúng chiếm lấy toàn bộ thời gian của mình, điều này không nên xảy ra.

Các ví dụ có thể kể đến như:

• Kiểm tra Facebook, Snapchat, Instagram hoặc các mạng xã hội khác liên tục

• Xem đi xem lại các trang tin tức yêu thích

• Mua sắm trực tuyến

  
  

Hiện nay có rất nhiều ứng dụng giúp tăng cường hiệu suất công việc mà bạn có thể tìm thấy trên thị trường. Một trong những ứng dụng tôi thích là Forest. Bạn sẽ "trồng" được một cái cây mỗi khi bạn làm việc hiệu quả và không sử dụng điện thoại trong một khoảng thời gian nhất định.

Bạn còn có thể xây dựng một khu rừng và chia sẻ tiến trình của mình với bạn bè. Đây là một trò chơi giúp bạn giảm thời gian sử dụng điện thoại.

Phân Biệt Sự Khác Nhau Giữa Việc Cần Gấp và Việc Quan Trọng

Một thông báo email mới xuất hiện.

Cuộc gọi điện thoại liên tục đến.

Và bạn biết đấy, đó là lúc bạn cần phải đưa ra quyết định.

Mỗi email riêng lẻ có thể ảnh hưởng đến vài phút tiếp theo, giờ làm việc tiếp theo, cả ngày làm việc hoặc thậm chí cả tuần làm việc của bạn.

Nếu bạn quyết định mở email (có thể bạn nên chờ đến một thời điểm đã định trước!), bạn sẽ cần phải xem xét.

Yêu cầu này nằm ở đâu trong Ma trận Eisenhower? Mức độ gấp gáp và quan trọng của nhiệm vụ này là như thế nào?

Mạng xã hội và chu kỳ tin tức thường khiến chúng ta cảm thấy mọi thông tin mới đều cần phải được chú ý ngay lập tức.

Chúng ta cần phải lọc bỏ những thông tin không cần thiết để tìm ra những điều thực sự quan trọng.

Công việc cấp bách tạo ra phản ứng ngay lập tức.

Chúng ta thường muốn xử lý ngay và tìm giải pháp. Có những công việc đòi hỏi quyết định nhanh chóng hơn (ví dụ như nhân viên điều hành cuộc gọi khẩn cấp). Tuy nhiên, nếu không có quy trình chuẩn mực, chúng ta sẽ cảm thấy lo lắng và không thể làm việc hiệu quả nhất.

Vội vã tìm lời giải có thể dẫn đến quyết định sai lầm, ảnh hưởng xấu đến hiệu suất công việc sau này và làm tăng gánh nặng công việc của chúng ta.

Công việc quan trọng cho phép chúng ta có thời gian để lập kế hoạch chiến lược. Những dự án và công việc này là những gì chúng ta muốn và cần hoàn thành. Đây có thể là công việc liên quan đến thông số sản phẩm mới, đề xuất kế hoạch kinh doanh mới hoặc xác định mục tiêu tài chính cho đội ngũ bán hàng trong quý tới.

Công việc quan trọng cần được thực hiện một cách có chủ ý và cần sự chú ý đặc biệt. Với sự chú ý này, hy vọng rằng số lỗi lầm sẽ được hạn chế.

Đôi khi một công việc vừa cấp bách vừa quan trọng, đòi hỏi quyết định phải được đưa ra ngay. Tuy nhiên, không phải công việc cấp bách nào cũng thực sự quan trọng.

Email mới nhất từ đối tác bán hàng có thể đang yêu cầu sự chú ý của bạn. Họ muốn bạn coi đó là việc cấp bách, nhưng thực tế nó không quan trọng với bạn. Đây là công việc bạn có thể giao cho người khác.

Có những công việc tự tạo ra sự cấp bách, như một đồng nghiệp than phiền cần sự giúp đỡ ngay tức khắc. Có thể họ tự giải quyết được, hoặc công việc cấp bách của họ không phải là khẩn cấp với bạn.

Nếu coi mọi công việc đều cấp bách và quan trọng, bạn sẽ không có đủ thời gian để suy nghĩ chiến lược một cách cẩn thận.

Việc phát triển chiến lược bán hàng là quan trọng, và có thể có một chút cấp bách. Nhưng nếu bạn dành vài ngày hoặc tuần để lên kế hoạch cẩn thận, bạn sẽ giảm thiểu sai sót sau này. Không phải công việc quan trọng nào cũng cần giải quyết ngay lập tức - chúng quá quan trọng và cần sự chú ý nhiều hơn.

Tuy nhiên, việc cấp bách khiến chúng ta cảm thấy mình quan trọng. Sự bận rộn có thể che giấu việc thiếu sự chú ý chiến lược. Những vấn đề lớn trong tổ chức có thể bị bỏ qua vì quá bận rộn.

Bạn có thể bỏ lỡ cơ hội tiềm năng vì không có thời gian để suy nghĩ về những thay đổi chiến lược quan trọng.

Hãy nhìn vào ví dụ của Blockbuster hoặc Borders.

Họ là những công ty lớn - cho thuê phim và bán sách. Họ đã không nhận ra sự thay đổi của thời đại.

Liệu điều này chỉ do họ bỏ lỡ những công việc quan trọng?

Không hẳn. Nhưng bạn có thể thấy rằng không phải lúc nào công việc chiến lược cũng được coi là "cấp bách".

Công Việc Nào Thuộc Vào Mỗi Phân Khu?

Làm sao để xác định công việc nào thuộc vào phân khu nào?

Cách làm này rất đơn giản và phù hợp với việc sử dụng các phân khu. Chúng giúp bạn:

1. Xác định công việc là cấp bách, quan trọng hay cả hai.

2. Đánh giá giá trị: Công việc này mang lại giá trị gì cho quản lý, tổ chức và doanh nghiệp của bạn? Nếu hoàn thành hoặc thúc đẩy nó, điều gì sẽ thay đổi và cải thiện?

3. Cân nhắc thời gian: Bạn cần bao lâu để hoàn thành công việc này? Chỉ vài phút, vài tuần hay vài tháng? Nếu bạn lập kế hoạch dự án cho những sáng kiến quy mô lớn, bạn sẽ hoàn thành các công việc nhỏ với cái nhìn tổng thể.

4. Suy nghĩ về việc cắt giảm: Công việc nào trong danh sách hoặc dự án của bạn có vẻ không quan trọng? Cái gì không cần thiết? Nếu có thể kết hợp các công việc, hãy kết hợp chúng.

5. Suy nghĩ về việc ủy thác: Có công việc nào được giao cho bạn nhưng thực sự thuộc về một thành viên khác trong nhóm không? Hoặc có đồng nghiệp nào đó có khả năng hoặc kỹ năng tốt hơn để thực hiện không? Hiểu rõ giới hạn của bản thân và những gì có thể thực hiện được là một phần của quá trình ưu tiên công việc.

   
   

Cách Ưu Tiên Thời Gian Theo Ma Trận Eisenhower / Quản Lý Thời Gian

Không phải công việc nào cũng quan trọng như nhau. Công việc bạn cho là khẩn cấp/quan trọng có thể lại được người khác xem là quan trọng/không khẩn cấp.

Dù sao đi nữa, bạn cần phải lập kế hoạch cụ thể cho từng loại công việc này. Khi đã lên lịch, bạn sẽ có đủ năng lượng và tâm trí để tập trung vào từng công việc.

Thay vì chỉ làm việc tiếp theo trong danh sách, hãy dành thời gian mỗi ngày hoặc mỗi tuần cho việc khẩn cấp/quan trọng rồi mới đến quan trọng/không khẩn cấp.

Điều này cần sự tự giác. Ví dụ, buổi sáng bạn có thể giải quyết những việc cần thiết và quan trọng nhất. Sau đó, bạn dành ít phút để phân công những việc khẩn cấp/nhưng không quan trọng.

Buổi chiều hay tối muộn, khi mọi thứ đã lắng xuống, bạn có thể tập trung vào công việc chiến lược hơn - những việc quan trọng nhưng không khẩn cấp.

Còn lại là những việc không khẩn cấp/không quan trọng. Từ việc kiểm tra mạng xã hội đến lên kế hoạch cho kỳ nghỉ năm sau. Cuối cùng, chúng cũng có thể trở nên quan trọng hoặc khẩn cấp.

Một điều quan trọng khác cần xem xét: Bạn có thể hoàn thành trong 2 phút hoặc ít hơn không?

Quy tắc này xuất phát từ phương pháp Get Things Done của David Allen.

Ông nói rằng nếu công việc có thể hoàn thành trong vòng hai phút, thì hãy tự mình làm luôn. Nếu không, hãy giao cho người khác hoặc xem xét lại sau.

Gợi Ý: Phần Mềm Get Things Done! 

ClickUp Giúp Bạn Sắp Xếp Công Việc Như Thế Nào?

ClickUp là một công cụ giúp tăng hiệu suất công việc, có thể làm thay đổi cách bạn quản lý công việc hàng ngày.

Bạn có thể sắp xếp các dự án của mình thành các Thư mục và Danh sách, sau đó phân công cho các thành viên trong nhóm hoặc tự giao cho mình. Những tính năng này giúp bạn và cả nhóm phân biệt được đâu là công việc cần ưu tiên ngay và đâu là công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp.

• Mục tiêu: Hãy đặt ra các mục tiêu hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hay hàng quý trong ClickUp theo ý bạn. Gắn kết các Kết quả Chính với từng mục tiêu (thường là một con số cụ thể!) và liên kết các nhiệm vụ với những mục tiêu đó. Bạn có thể sắp xếp các công việc cần thiết/không cấp bách hoặc quan trọng/không cấp bách để quyết định xem mỗi tuần bạn sẽ tập trung vào việc gì.

• Cờ ưu tiên: Đánh dấu mức độ cấp bách của các nhiệm vụ mà nhóm bạn tạo ra, ví dụ như cao, quan trọng, bình thường hoặc thấp. Khi nhóm bạn xem xét một nhiệm vụ có đánh dấu ưu tiên, họ sẽ biết nên làm việc gì tiếp theo. Điều này rất hữu ích cho những nhiệm vụ có hạn chót gần giống nhau.

• Hạn chót/Công việc phụ: Việc đặt hạn chót và tạo công việc phụ giúp bạn chia nhỏ công việc ra. Có thể bạn có nhiều nhiệm vụ cần hoàn thành cùng một lúc, hoặc một nhiệm vụ phụ thuộc vào nhiệm vụ khác. Đặt hạn chót cho công việc quan trọng nhưng không cấp bách để đảm bảo bạn luôn dành thời gian cho chúng. Nếu cần, hãy đặt thời gian cụ thể trong ngày mà nhiệm vụ đó cần hoàn thành. Công việc phụ cũng giúp bạn phân công công việc một cách dễ dàng, đặc biệt khi công việc đó rất cấp bách hoặc cần chia nhỏ ra thành nhiều phần.

• Bình luận đã giao: Tính năng độc đáo của ClickUp này cho phép bạn giao nhiệm vụ ngay trong phần bình luận. Bạn có thể giao những ý tưởng xuất hiện trong bình luận cho người khác trong nhóm. Nó sẽ hiển thị trong thông báo và hộp xem của họ, thúc giục họ hành động.

• Nhiều chế độ xem: ClickUp cung cấp nhiều lựa chọn để bạn sắp xếp công việc, từ chế độ xem cần thiết như danh sách hoặc bảng, đến Lịch và biểu đồ Gantt. Chúng tôi còn cung cấp nhiều bộ lọc để bạn có thể tùy chỉnh cách hiển thị nhiệm vụ theo ngày đáo hạn, trạng thái, người được giao và nhiều tiêu chí khác. ClickUp đáp ứng mọi nhu cầu của bạn.

  
  

Kết luận: Sự Khác Biệt Giữa Cấp Bách và Quan Trọng Ảnh Hưởng Đến Thời Gian Của Bạn

Việc nhận thức được sự khác biệt giữa cấp bách và quan trọng có thể tạo ra sự thay đổi lớn trong cách bạn sử dụng thời gian. Áp dụng những chiến lược quản lý thời gian này sẽ giúp bạn tập trung hơn vào công việc.

• Xác định rõ ràng ưu tiên lâu dài của bạn

• Hiểu biết sự khác biệt giữa việc làm có hiệu quả và không hiệu quả

• Phân công công việc một cách hiệu quả hơn

• Thiết lập ranh giới

• 
  

Với những lời khuyên này, bạn sẽ chuẩn bị tốt hơn để đối mặt với các vấn đề cấp bách và quan trọng. Dưới đây là một số tài nguyên trong ClickUp giúp bạn ưu tiên công việc:

• Cách Ưu Tiên Công Việc Của Bạn

• Cách Làm Việc Hiệu Quả Hơn

• Hệ Thống Get Things Done (GTD) trong ClickUp