Kế Hoạch Sử Dụng ClickUp Của Team DIANA Nhằm Chuẩn Hóa Quy Trình Làm Việc

Team DIANA, có tên đầy đủ là Ducti Ingenio Accipimus Naturam Astrorum, được thành lập bởi nhóm sinh viên chuyên nghiên cứu và phát triển trong lĩnh vực robot ứng dụng vào không gian.

Từ khi ra đời vào năm 2008 tại Đại học Bách Khoa Turin, đội này đã không ngừng dẫn đầu trong việc thiết kế và phát triển các loại xe tự hành dùng cho việc thám hiểm không gian và hỗ trợ con người.

Đội DIANA đã tham gia vào nhiều Thử Thách Xe Tự Hành Châu Âu, trong đó có cuộc thi tại Starachowice, Ba Lan, và đã giành được vị trí thứ 15 trên tổng số 65 đội tham gia vào năm 2008.

Team DIANA-2018 phiên bản-Rover T0-R0

Nếu Team DIANA đã có thể lên kế hoạch cho các mẫu xe tự hành (rover) chỉ với những công cụ phần mềm cơ bản, bạn hãy tưởng tượng xem họ sẽ đạt được những thành tựu gì khi sử dụng một công cụ quản lý dự án chuyên nghiệp và hiệu quả như ClickUp!

Chúng tôi đã có dịp trò chuyện trực tuyến với Alessandro thuộc Team DIANA. Hãy theo dõi để biết anh ấy dự định sử dụng ClickUp như thế nào để tổ chức, lên lịch các hoạt động, nhìn nhận rõ ràng hơn về các dự án và làm thống nhất quy trình làm việc của nhóm.

Team DIANA là ai?

Cách tốt nhất để giới thiệu về nhóm chúng tôi là thông qua sứ mệnh và tầm nhìn mà chúng tôi đã dày công xây dựng trong những tháng vừa qua.

Một cách ngắn gọn, nhóm của chúng tôi có thể được mô tả là "một nhóm bạn cùng nhau chế tạo rover."

Để nói cụ thể hơn, sứ mệnh của chúng tôi là:

Trong DIANA, sinh viên đến từ nhiều lĩnh vực khác nhau có thể tìm thấy một không gian thoải mái và tràn đầy cảm hứng để cùng nhau học hỏi và phát triển, biến những thách thức khó khăn thành những hoạt động thú vị.

Chúng tôi là những sinh viên ham học hỏi, đầy tham vọng và quyết đoán, chia sẻ niềm đam mê với nghiên cứu và đổi mới. Là một phần của DIANA có nghĩa là bạn luôn phải sẵn sàng đối mặt với những thử thách mới.

Các dự án của chúng tôi là kết quả của sự tham vọng và làm việc nhóm. Với sự hợp tác và giao tiếp là nền tảng của công việc, chúng tôi phát triển các mô hình rover khám phá không gian tiên tiến.

Chúng tôi đảm nhận mọi khía cạnh của việc phát triển dự án, từ Quản lý đến Kỹ thuật, cũng như các hoạt động liên quan đến Truyền thông và Quản lý Hình ảnh: trong nhóm, mọi kỹ năng và kiến thức, không chỉ giới hạn ở lĩnh vực hàng không vũ trụ, đều có cơ hội phát huy.

Về tầm nhìn của chúng tôi, mục tiêu chính là trở thành những chuyên gia giỏi trong khi làm việc cùng bạn bè, không chỉ là đồng nghiệp. Chúng tôi muốn tạo ra một môi trường mà ở đó chúng tôi có thể mắc sai lầm, thử nghiệm các phương pháp mới và không ngại mạo hiểm.

Chúng tôi mong muốn cùng nhau phát triển và hoàn thiện, qua đó có được những trải nghiệm thực tế trong một dự án không gian thực sự, góp phần vào lĩnh vực Khám phá Vũ trụ.

Bạn đã từng sử dụng phần mềm quản lý dự án trước khi biết đến ClickUp chưa?

Chúng tôi hiện đang sử dụng Google Spreadsheet và Microsoft Project cho các công việc liên quan đến quản lý dự án.

Tuy nhiên, Google Spreadsheet không phải lúc nào cũng cung cấp đủ công cụ để trực quan hóa toàn bộ dữ liệu, và có thể gây rối rắm.

Microsoft Project lại không hỗ trợ làm việc cùng lúc trực tuyến với những giấy phép mà chúng tôi đang có, và nó khá khó sử dụng đối với những người không chuyên môn, như các thành viên trong nhóm chúng tôi thường xử lý công việc kỹ thuật hơn là quản lý.

Hậu quả là chỉ có một số ít người có thể sử dụng công cụ này một cách hiệu quả, dẫn đến việc lãng phí thời gian và tăng gánh nặng công việc.

Chúng tôi cũng đang sử dụng Valispace, một phần mềm mới được thiết kế chủ yếu cho công việc thiết kế và kỹ thuật. Nó rất hữu ích trong việc quản lý yêu cầu và tạo ra các mô hình kỹ thuật cho xe tự hành của chúng tôi, nhưng tính năng quản lý thời gian và nguồn lực vẫn chưa hoàn thiện.

Slack và Discord là những phần mềm khác mà chúng tôi đang sử dụng. Tuy nhiên, chúng đã trở nên quen thuộc và ổn định trong quy trình làm việc của chúng tôi, nên chúng tôi không có ý định thay đổi cách sử dụng chúng trong thời gian ngắn.

Thực tế, ngoại trừ MS Project, chúng tôi không thể bỏ qua các công cụ khác vì mỗi công cụ đều có điểm mạnh riêng trong bối cảnh cụ thể của chúng tôi.

Tuy nhiên, ClickUp lại là "keo" kết nối tất cả các công cụ này lại với nhau, giúp đơn giản hóa và cấu trúc hóa các quy trình làm việc của chúng tôi.

Bạn đã tích hợp những công cụ nào với ClickUp?

Chúng tôi đang tích hợp Google Drive, đây là công cụ lưu trữ tệp tin chính của chúng tôi vào lúc này. Chúng tôi cũng sử dụng Slack, Discord và Google Calendar, và chúng tôi dự định sẽ tích hợp tất cả với ClickUp.

ClickUp đã giúp cải thiện công việc và cuộc sống của bạn như thế nào?

ClickUp giúp chúng tôi trong việc lập kế hoạch và sắp xếp lịch trình cho các hoạt động.

Nó mang lại cái nhìn rõ ràng hơn về sự phụ thuộc và thời gian thực hiện của các nhiệm vụ.

Dù ClickUp chưa được tích hợp hoàn toàn vào quy trình của chúng tôi, nên vẫn còn nhiều điều cần cải thiện. Tuy nhiên, chúng tôi hy vọng rằng việc tích hợp ClickUp một cách đầy đủ sẽ giúp đơn giản hóa quy trình và cung cấp cái nhìn tổng quan rõ ràng hơn về các dự án và đội ngũ!

Chúng tôi sẽ tận dụng thời gian đã tích lũy được để xây dựng các chiến lược và cách tiếp cận mới nhằm làm giản đơn hóa quy trình làm việc và giải quyết các vấn đề phức tạp.

Bạn đang sử dụng những tính năng nào của ClickUp để quản lý dự án và công việc của nhóm?

Hiện tại, chúng tôi đang sử dụng khoảng 3 đến 4 tính năng để quản lý công việc.

Biểu đồ Gantt và Cột mốc là hai trong số những tính năng quan trọng nhất bởi chúng giúp chúng tôi lên kế hoạch cho các hoạt động một cách dễ dàng, đồng thời cung cấp cái nhìn tổng quan về thời gian thực hiện và mối liên kết giữa các nhiệm vụ.

Những tính năng này còn hỗ trợ chúng tôi trong việc giám sát và theo dõi tiến độ của các công việc.

Quản lý dự án với biểu đồ Gantt

Việc kết nối với Google Drive là rất cần thiết bởi vì phần lớn dữ liệu của chúng ta đều được lưu trữ ở đó. Tính năng này sẽ giúp chúng ta dễ dàng tiếp cận với những tài liệu được phân loại trong nhiều thư mục khác nhau.

Một tính năng khác có ích cho chúng tôi là Mind Map.

Nó sẽ giúp chúng tôi vẽ các sơ đồ mà thường xuyên cần thiết để làm phần tài liệu đính kèm khi tham gia các cuộc thi.

Tạo Bản đồ Tư duy từ đầu

Công cụ quản lý Khối lượng công việc cũng có ích, dù chưa được định nghĩa một cách cụ thể, bởi vì chúng ta không theo một khung giờ làm việc nhất định và thường xuyên hoàn thành công việc vào các thời điểm khác nhau trong tuần.

Thay đổi ngày thực hiện công việc trong giao diện Xem Khối Lượng Công Việc

Bạn tiết kiệm được bao nhiêu giờ mỗi tuần khi sử dụng ClickUp?

Tính đến thời điểm này, chúng tôi vẫn chưa áp dụng hoàn toàn ClickUp vào quy trình làm việc của mình. Vì vậy, chúng tôi chưa thể tiết kiệm thời gian... chưa.

Chúng tôi vẫn đang trong quá trình tìm ra cách thiết lập phù hợp nhất cho nhóm của mình, và điều này vẫn cần thêm thời gian.

Với tư cách là một nhóm các tình nguyện viên, chúng tôi không có một lịch trình làm việc cố định, điều này khiến việc nhận diện và loại bỏ lãng phí thời gian trở nên khó khăn hơn.

Chúng tôi hy vọng rằng khi sử dụng ClickUp để lập kế hoạch và sắp xếp các hoạt động, chúng tôi có thể chuẩn hóa quy trình làm việc đến mức có thể dễ dàng nhận biết được những điểm yếu và lãng phí thời gian.

Chúng tôi sẽ dùng thời gian tiết kiệm được để xây dựng các chiến lược mới và cách tiếp cận nhằm đơn giản hóa quy trình làm việc và giải quyết cũng như cải thiện các vấn đề tồn tại!

Bạn muốn cùng theo dõi hành trình khám phá không gian của Alessandro và Team DIANA? Hãy truy cập trang web của họ tại đây và đăng ký sử dụng ClickUp hôm nay cùng ZenGlobal để xem bạn có thể làm thế nào để cải thiện quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất công việc! 🚀