Hướng dẫn Tự Động Hóa trong ClickUp (Kèm theo 10 Ví dụ Thực tế)
Dù là công ty nào, ở đâu, ngành gì hay phòng ban nào đi chăng nữa, mọi người quản lý đều mong muốn:
Giảm bớt các công việc lặp lại và cần sự can thiệp thủ công (nhất là những công việc theo một trình tự cố định)
Tự động hóa việc điều phối công việc (tránh trễ nải trong việc phân công và hoàn thành công việc, giúp rút ngắn thời gian dự án và tiết kiệm chi phí)
May mắn là đã có giải pháp cho những mong muốn này—ClickUp Automations!
Đôi khi, tự động hóa giúp bạn không cần phải liên hệ với nhân viên trước khi chuyển giao công việc cho họ. Lúc khác, tự động hóa có thể yêu cầu sự đồng ý của nhiều người liên quan trước khi hoàn thành một nhiệm vụ.
Nhưng các vấn đề cản trở quy trình có thể xuất hiện ở nhiều hình thức khác nhau. Và việc tự động hóa công việc giúp bạn quản lý những quy trình này và bảo vệ chúng khỏi những vấn đề liên quan đến hiệu suất làm việc.
Nếu bạn mới làm quen với tự động hóa hoặc đang tìm cách cải thiện việc tự động hóa trong ClickUp, hãy tham khảo hướng dẫn này. Hãy đọc tiếp để xem những ví dụ về Tự Động Hóa trong ClickUp mà chúng tôi đã chuẩn bị. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn thấy tự động hóa có thể giúp bạn tiến xa đến mức nào.
Tự Động Hóa Trong ClickUp Là Gì?
Tự động hóa giúp đẩy nhanh quy trình công việc theo từng bước để tối ưu hóa việc lặp lại các công việc sao cho chúng có thể được thực hiện một cách có hệ thống mà không cần sự can thiệp thủ công. Dù không phải lúc nào cũng có thể tự động hóa mọi công việc, nhưng có nhiều quyết định trong các công việc lặp đi lặp lại hoặc giống hệt nhau có thể được tự động hóa để xác định bước tiếp theo một cách dễ dàng.
Với tự động hóa, bạn có phần mềm tự động hóa công việc thay bạn thực hiện các thay đổi tự động vì nhiều lý do. Có thể là vì bạn:
Không có đủ thời gian để làm
Có thể không làm chính xác bằng phần mềm
Muốn tận dụng tự động hóa để tiết kiệm thời gian cho công việc lặp đi lặp lại
Bạn có thể tự động hóa một phần hoặc toàn bộ quy trình, tùy thuộc vào tính chất công việc của bạn.
Có những quy trình cần nhiều sự can thiệp thủ công có thể không phải là lựa chọn tốt nhất để tự động hóa. Bạn có thể chỉ tự động hóa phần phê duyệt quyết định của quy trình đó.
Thường thì các công việc tự động hóa sẽ khởi động các giai đoạn mới trong quy trình. Chẳng hạn, khi một khách hàng tiềm năng trở thành khách hàng chính thức, hoặc khi một tài liệu cuối cùng được phê duyệt.
Hơn nữa, một số phần trong tự động hóa quy trình công việc của bạn có thể không quá phức tạp. Nhưng chúng cộng dồn lại qua thời gian và giúp bạn có thêm thời gian để giải quyết những công việc quan trọng và phức tạp hơn.
Những Lợi Ích Của Việc Tự Động Hóa Quy Trình
Khi bạn thiết lập chức năng tự động hóa các quy trình làm việc trong ClickUp, bạn đang tạo điều kiện để cải thiện hiệu suất làm việc của nhóm bạn. Lý do là vì việc tự động hóa giúp nhân viên duy trì đà làm việc, nâng cao hiệu quả và điều tuyệt vời nhất là giảm bớt những phiền toái từ những vấn đề phát sinh trong quy trình công việc.
Nó còn giúp đảm bảo rằng các sản phẩm hoàn thành được giao đến đúng người và đúng thời điểm. Nhưng mục tiêu chính khi thiết lập chức năng tự động hóa trong ClickUp là gì?
Đó là vì công việc hàng ngày rất mất thời gian và nhàm chán!
Vậy tại sao bạn lại phải tốn thời gian và công sức để nhắc nhở ai đó làm một công việc ngay khi có sự kiện xảy ra, trong khi có thể sử dụng phần mềm để thực hiện việc đó thay bạn?
Chức năng tự động hóa của ClickUp giúp loại bỏ những công việc lặp đi lặp lại, đã được định rõ, để bạn tiết kiệm thời gian và công sức. Bạn chỉ cần cưỡng lại không tự mình làm những công việc đó.
Việc tự động hóa những nhiệm vụ nhỏ, có vẻ đơn giản và nhanh chóng ban đầu sẽ mang lại lợi ích lâu dài. Bởi vì những công việc tự động hóa giúp bạn có thêm thời gian cho những công việc phức tạp hơn, cần sự phụ thuộc vào con người, đòi hỏi sự quyết định linh hoạt hoặc công việc thủ công.
Cuối cùng, cả thành viên trong nhóm và quản lý cũng có thể sử dụng chức năng tự động hóa trong ClickUp để giám sát quy trình làm việc. Mục đích là để đảm bảo rằng nhóm làm việc theo đúng các bước và hướng dẫn đã được đề ra từ trước.
Các ví dụ về việc áp dụng Tự động hóa trong ClickUp
Dưới đây là một số ví dụ về việc bạn có thể thiết lập tự động hóa trong ClickUp, không phụ thuộc vào tình huống sử dụng cụ thể nào:
Thay đổi trạng thái
Tối ưu hóa các quy trình làm việc tự động để giảm thiểu công việc lặp lại trong ClickUp
Trong ClickUp, mỗi nhiệm vụ thường sẽ có những trạng thái cơ bản như "Đang thực hiện," "Đang xem xét," "Đã chấp nhận," hoặc "Bị từ chối." Và tính năng Tự Động Hóa cho phép bạn thiết lập ClickUp để tự động thực hiện các tác vụ nhất định khi có sự thay đổi về trạng thái của nhiệm vụ.
Chẳng hạn, bạn có thể thiết lập một quy trình tự động để gán nhiệm vụ cho trưởng nhóm và gửi email thông báo cho họ ngay khi nhiệm vụ được chuyển sang trạng thái "Hoàn thành." Bạn cũng có thể hủy gán nhiệm vụ hoặc tự động thêm một bình luận vào nhiệm vụ để một người cụ thể nào đó xem xét và xử lý.
Thay đổi người phụ trách
Chọn tab "Quản lý" để sửa đổi các cài đặt Tự động hóa đã có
Chúng ta mới xem qua việc sử dụng tính năng Tự động hóa để cập nhật trạng thái công việc, giúp công việc tiếp tục triển khai theo quy trình đã định. Cùng một nguyên tắc áp dụng cho việc Tự động hóa trong ClickUp liên quan đến việc phân công nhiệm vụ.
Bạn có thể cài đặt ClickUp để tự động thực hiện một số thao tác khi có sự thay đổi về người được giao nhiệm vụ. Chẳng hạn, bạn có thể đặt luật là khi người phụ trách nhiệm vụ được thay đổi từ trưởng nhóm sang một thành viên trong nhóm, trạng thái công việc sẽ được chuyển về "Đang thực hiện."
Thay đổi Mức ưu tiên
Tự động gửi thông báo cho người nhận nhiệm vụ khi mức độ ưu tiên trong ClickUp thay đổi
Cũng giống như các trạng thái công việc, nhiệm vụ trong ClickUp được phân loại theo mức độ ưu tiên khác nhau như "Cấp bách," "Cao," "Trung bình," hoặc "Thấp." Bạn có thể thiết lập ClickUp để tự động phản ứng khi có sự thay đổi về mức độ ưu tiên của nhiệm vụ.
Chẳng hạn, ClickUp có thể tự động lưu trữ một nhiệm vụ khi mức độ ưu tiên của nó được điều chỉnh từ "Trung bình" xuống "Thấp." Hoặc ClickUp cũng có thể tự động áp dụng một mẫu công việc cụ thể cho nhiệm vụ đó, như là mẫu viết bài cho blog.
Một ví dụ khác là bạn có thể thêm một nhãn màu vào nhiệm vụ để dễ dàng phân loại và nhận diện chúng trong không gian làm việc của mình theo màu sắc.
Khi đến hạn nộp nhiệm vụ
Hãy thử nghiệm các công thức tự động hóa ngày đến hạn đã được thiết lập sẵn
Thông thường, những công việc sắp đến hạn cần được ưu tiên xử lý trước, đúng không? Chính vì vậy, ClickUp cung cấp tính năng Tự động hóa cho các tình huống khi một công việc đến ngày hạn.
Chẳng hạn, ClickUp có khả năng tự động lưu trữ một công việc và gỡ bỏ những người theo dõi công việc đó khi mức độ ưu tiên thay đổi từ "Bình thường" xuống "Thấp". Ngoài ra, ClickUp còn có thể áp dụng một mẫu công việc cụ thể, như là một mẫu báo cáo lỗi hoặc mẫu viết bài blog. Hoặc bạn có thể thêm một nhãn màu để dễ dàng nhận diện công việc trong không gian làm việc của mình.
Công việc đã được tạo
Chuyển các nhiệm vụ trong ClickUp sang bước tiếp theo của quy trình làm việc với tính năng Tự động hóa
Khi bạn tạo một nhiệm vụ trong ClickUp, bạn cần phải gắn nó vào một Danh sách, nơi chứa các nhiệm vụ. Giả sử có một quy trình mới yêu cầu rằng mọi nhiệm vụ mới đều phải được gán cho một Danh sách đã định trước. Bạn có biết rằng bạn có thể thiết lập ClickUp để tự động làm việc này không?
Chính xác đấy!
Tính năng Tự động hóa khi tạo nhiệm vụ trong ClickUp sẽ giúp bạn tuân thủ quy trình và tránh sai sót khi bạn và nhóm của bạn tạo nhiệm vụ.
Đã chuyển đến vị trí này
Áp dụng mẫu cho công việc khi Danh sách trong ClickUp thay đổi
Bạn có muốn ClickUp tự động thực hiện một số thao tác khi bạn chuyển công việc vào một vị trí nhất định không? Nếu câu trả lời là có, bạn sẽ cần thiết lập một quy trình tự động "Chuyển đến vị trí này".
Đây là một tính năng giúp bạn đảm bảo rằng mỗi khi bạn chuyển một công việc vào Danh sách "Bài viết Blog" nằm trong thư mục "Bản tin hàng tháng", hệ thống sẽ tự động tạo ra một công việc mới với nhiệm vụ "Tạo bài viết Blog".
Các thành phần của Tự động hóa trong ClickUp
Để tự động hóa các công việc trong ClickUp, bạn cần tuân theo một quy trình cụ thể. Đó là "Khi điều này xảy ra, thì thực hiện hành động kia".
Nghĩa là bạn cần ít nhất hai yếu tố cơ bản để thiết lập một quy trình tự động: Kích hoạt và Hành động. Bạn cũng có thể thêm Điều kiện vào quy trình tự động hóa của mình. Chúng ta hãy xem xét chi tiết từng khái niệm này.
➡️ Trong bài viết hướng dẫn Tổng quan về Tự động hóa của chúng tôi, bạn có thể tìm hiểu thêm thông tin chi tiết về Kích hoạt, Điều kiện và Hành động.
Kích hoạt cho Tự động hóa
Các Tự Động Hóa trong ClickUp phản ứng với những sự kiện được gọi là Triggers (Kích hoạt).
Nếu bạn muốn quy trình của mình tự động khởi chạy vào một thời điểm nhất định, Triggers chính là giải pháp. Đó có thể là các sự kiện như việc thay đổi trạng thái công việc hoặc khi đến hạn nộp. Những sự kiện này sẽ kích hoạt các hành động mà bạn đã cài đặt trước trong phần Tự Động Hóa.
Bạn có thể hiểu Triggers giống như phần "Khi điều này xảy ra" trong Tự Động Hóa của ClickUp. Chúng là tín hiệu bắt đầu cho một hành động (hoặc chuỗi hành động) mà bạn mong muốn.
Nếu bạn chưa biết, những ví dụ chung chung về Tự Động Hóa ClickUp mà chúng tôi đã nêu ở phần trước đều liên quan đến Triggers! Tuy nhiên, chúng tôi cũng có thể đưa ra thêm một số ví dụ về các Triggers mà bạn có thể thiết lập trong ClickUp:
Bỏ người được giao nhiệm vụ để tạm thời không ai tiếp tục làm việc trên nhiệm vụ đó.
Thay đổi Trường Tùy chỉnh như đánh dấu vào ô kiểm đúng/sai, chọn một tùy chọn từ menu xổ xuống, tải lên một tệp tin, thanh tiến độ đạt đến một mức nhất định, hoặc một mục được đánh giá từ một đến năm điểm.
Hoàn thành Checklists khi mục cuối cùng trong danh sách kiểm tra của một nhiệm vụ được đánh dấu, miễn là tất cả các danh sách kiểm tra khác đã hoàn thành.
Hoàn thành Subtasks hay khi tất cả các nhiệm vụ phụ của một nhiệm vụ chính đã được xử lý xong.
Liên kết Nhiệm vụ hoặc liên kết một nhiệm vụ với một nhiệm vụ khác để theo dõi tiến độ của nhiệm vụ liên quan.
Theo dõi Thời gian khi một người cụ thể ghi lại thời gian làm việc trên một nhiệm vụ trong ClickUp, thông qua tiện ích mở rộng Google Chrome hoặc ứng dụng tích hợp như Toggl.
Gỡ bỏ chặn Nhiệm vụ hay khi một nhiệm vụ không còn bị các nhiệm vụ khác cản trở, có thể bắt đầu hoặc hoàn thành.
Điều Kiện của Tự Động Hóa
Các điều kiện là những tiêu chuẩn thêm vào để quyết định liệu Tự động hóa có nên được thực hiện trong ClickUp hay không
Trong Tự động hóa của ClickUp, việc sử dụng các điều kiện không bắt buộc. Chúng giúp bạn điều chỉnh quy trình công việc một cách tỉ mỉ hơn so với khi chỉ dùng Triggers (kích hoạt). Nếu như các yêu cầu được đặt ra trong Điều kiện không được thoả mãn, thì ClickUp sẽ không kích hoạt Tự động hóa.
Chẳng hạn, bạn có thể thiết lập một Trigger để chuyển giao một nhiệm vụ cho trưởng nhóm khi nó quá hạn ba ngày. Tiếp theo, bạn có thể thêm một Điều kiện cho Trigger này để đảm bảo việc chuyển giao chỉ diễn ra khi người được phân công hiện tại là một thành viên cụ thể trong nhóm, người đã có tiền lệ giao nhiệm vụ muộn.
Đây là một ví dụ về Điều kiện liên quan đến việc lọc người được phân công theo người dùng cụ thể, nhưng còn rất nhiều khả năng khác. Dưới đây là một số ví dụ khác về Điều kiện:
Nếu các hành động được thiết lập trong tự động hóa được kích hoạt trước hoặc sau một ngày nhất định
Nếu một trường thông tin tùy chỉnh trong nhiệm vụ có một giá trị xác định
Nếu nhiệm vụ cần được bắt đầu trong một khoảng thời gian cố định từ thời điểm hiện tại hoặc cần hoàn thành trước một số ngày nhất định so với một ngày cụ thể
Nếu nhiệm vụ không được đánh dấu với mức ưu tiên nhất định hoặc không thuộc về một trạng thái cụ thể
Nếu nhiệm vụ không chứa bất kỳ thẻ nào
Nếu thời gian ước tính để hoàn thành nhiệm vụ lớn hơn một giá trị nhất định
Nếu ClickUp gửi thông báo cho tất cả thành viên trong nhóm về những thay đổi liên quan đến nhiệm vụ
Các hành động của Tự động hóa
Hành động là những gì sẽ được thực hiện tự động trong ClickUp khi các điều kiện và yêu cầu cần thiết đã được đáp ứng.
Chúng ta đã từng bàn về hành động trong hướng dẫn này rồi! Còn nhớ không, khi bạn thay đổi một nhiệm vụ và điều này dẫn đến việc thay đổi người phụ trách, mức độ ưu tiên, hoặc trạng thái của nhiệm vụ đó? Hoặc khi bạn chỉnh sửa nhiệm vụ và thêm vào một mẫu, một thẻ, một bình luận, hoặc thậm chí gửi một email?
Đấy, tất cả những thay đổi đó chính là những hành động. Nghĩa là, khi ClickUp kích hoạt một quy trình tự động, một hành động nào đó sẽ diễn ra. Hành động này có thể là một hoặc một chuỗi các hành động, được gọi là phần "Sau đó thực hiện hành động này" trong quy trình tự động hóa nhiệm vụ của ClickUp.
Các hành động bạn có thể tự động hóa trong ClickUp bao gồm:
Thay đổi ngày hết hạn của nhiệm vụ sang một ngày cụ thể hoặc ngày được kích hoạt.
Thay đổi ngày bắt đầu của nhiệm vụ để nhiệm vụ bắt đầu sau một số ngày nhất định kể từ khi tự động hóa được kích hoạt.
Ước lượng thời gian cần thiết cho mỗi nhiệm vụ, giúp người quản lý có cái nhìn tổng quan về thời gian dự án và đưa ra quyết định.
Chuyển nhiệm vụ đến danh sách khác để phân loại nhiệm vụ theo từng giai đoạn dự án hoặc theo từng nhóm làm việc.
Thiết lập một trường thông tin tùy chỉnh cho nhiệm vụ với giá trị mà bạn muốn ClickUp tự động thêm vào.
Theo dõi thời gian làm việc trên nhiệm vụ để biết bạn hoặc nhóm của bạn dành bao nhiêu thời gian cho các cuộc họp với khách hàng hoặc các công việc cụ thể.
➡️ Đọc thêm bài viết của chúng tôi về cách sử dụng Tự động hóa hành động để biết chi tiết!
Các Loại Tự Động Hóa Trong ClickUp
Trong ClickUp, bạn có thể sử dụng ba loại tự động hóa:
Mẫu Tự Động Hóa
Truy cập mục Di chuyển thông qua thư viện Tự động hóa của ClickUp
ClickUp cung cấp một kho các Kích hoạt và Hành động để bạn có thể lựa chọn và sử dụng ngay. Hãy bắt đầu từ những cái đã có sẵn này và điều chỉnh cho phù hợp với nhóm của bạn.
Các mẫu tự động hóa giúp thiết lập quy trình làm việc một cách nhanh chóng. ClickUp cung cấp hơn 50 mẫu để bạn có thể áp dụng cho bất kỳ Không gian, Thư mục hoặc Danh sách công việc nào.
Tự động hóa Theo Yêu Cầu
Tạo các quy trình tự động cho Sprint trong ClickUp
Lời Khuyên Của Chuyên Gia: Với khả năng tự động hóa tùy biến của ClickUp, bạn có thể thiết lập Điều kiện và định nghĩa nhiều hoạt động cho mỗi quy trình tự động. Tuy nhiên, chúng tôi không khuyến nghị bạn sử dụng tính năng tự động hóa tùy biến nếu như bạn chưa thực sự quen thuộc với việc áp dụng các mẫu tự động hóa sẵn có và nếu bạn vẫn chưa tìm được mẫu tự động hóa phù hợp trong kho mẫu tự động hóa của chúng tôi.
Hãy kết hợp các Kích hoạt, Hành động và Trường tùy chỉnh của ClickUp để tạo nên các quy trình tự động theo ý muốn của bạn. Bạn cũng có thể điều chỉnh chúng để phù hợp với yêu cầu cụ thể của quy trình làm việc mà bạn đang quản lý.
Các mẫu tích hợp
Thiết lập tích hợp tự động hóa trong ClickUp
ClickUp cho phép bạn kết nối với các ứng dụng bên ngoài để thiết lập các quy trình tự động hóa:
Bugsnag Automations: Chẳng hạn, bạn có thể tạo một công việc trong ClickUp ngay khi Bugsnag phát hiện lỗi mới trong sản phẩm của bạn.
Using Calendly Automations: Tạo công việc trong ClickUp dựa trên lịch hẹn đã được đặt qua Calendly.
Create an email Automation: Khi bạn muốn gửi email tự động từ không gian làm việc ClickUp dựa trên điều kiện nhất định, ví dụ khi một công việc không còn bị tắc nghẽn.
ClickUp Help Center: Nếu nhóm phần mềm của bạn cần liên tục cập nhật thông tin giữa GitHub và ClickUp, như:
Cập nhật trạng thái công việc trong ClickUp khi có sự thay đổi được commit vào nhánh chính của một kho lưu trữ GitHub.
Tạo một vấn đề trong GitHub khi có khách hàng báo cáo lỗi qua mẫu báo cáo lỗi.
Twilio Automations: Send SMS text messages from ClickUp: Ví dụ, tự động gửi tin nhắn SMS cho khách hàng từ ClickUp để thông báo về tiến độ dự án.
HubSpot integration: Tự động hóa các quy trình làm việc của bạn với các điều kiện kích hoạt dựa trên giao dịch.
Các tích hợp này bao gồm các mẫu sẵn có với Triggers, Actions và Conditions mà bạn có thể tùy chỉnh theo yêu cầu. Bạn cũng có thể dùng Trường Tùy Chỉnh để tinh chỉnh các quy trình tự động hóa.
Hướng dẫn Thiết lập Tự động hóa ở các Cấp Không Gian, Thư mục và Danh sách trong ClickUp
Sắp xếp nhóm và chia nhỏ dự án với cấu trúc Hierarchy của ClickUp
ClickUp giúp bạn phân chia công việc thành các hạng mục cụ thể để tổ chức dự án một cách rõ ràng. Nếu không, bạn có thể gặp khó khăn khi sử dụng tính năng quản lý dự án tự động hóa trên nền tảng này.
Workspaces: Đại diện cho doanh nghiệp của bạn
Spaces: Tương ứng với các khối công việc lớn nhất trong không gian làm việc ClickUp của bạn. Chẳng hạn, bạn có thể dùng spaces để phân loại tổ chức theo từng bộ phận, nhóm, dự án hoặc khách hàng. Nhờ đó, bạn có thể quản lý công việc theo từng yêu cầu cụ thể
Folders: Có thể có hoặc không, chứa danh sách và tài liệu
Lists: Phân loại công việc theo Sprints, khu vực địa lý, hoặc theo từng giai đoạn dự án, giúp làm rõ mục tiêu của từng công việc
Tasks: Có thể bao gồm các công việc phụ và công việc phụ cấp dưới
Mỗi không gian làm việc lại có một bộ ClickUp Help Center riêng biệt để bạn quản lý các tính năng đặc biệt như Automations. Và nếu bạn thiết lập tự động hóa trong ClickUp ở cấp độ không gian, tất cả công việc trong không gian đó sẽ được áp dụng tự động hóa đó.
Điều này cũng áp dụng cho Folders và Lists.
Nếu bạn thiết lập tự động hóa cho một Folder, tất cả công việc trong các Lists thuộc Folder đó sẽ được áp dụng tự động hóa
Và nếu bạn liên kết tự động hóa với một List, chỉ những công việc trong List đó mới được áp dụng tự động hóa
Nghĩa là khi bạn tạo tự động hóa, bạn cần chọn không gian, thư mục hoặc danh sách mà bạn muốn áp dụng tự động hóa đó.
➡️ Để hiểu rõ hơn, mời bạn xem webinar về Tự động hóa ClickUp của chúng tôi!
Một số ví dụ về Tự động hóa từ người dùng ClickUp
Trong nhiều năm qua, chúng tôi đã tổng hợp được một danh sách dài các ví dụ về việc sử dụng Tự động hóa trong ClickUp từ người dùng. Và bây giờ, chúng tôi muốn chia sẻ một số trường hợp cụ thể với bạn.
1. Ngành Xây dựng
Nếu bạn là một quản lý dự án xây dựng, bạn có thể dùng ClickUp để:
Gửi yêu cầu thông tin (RFIs) cho các nhà thầu trước một tháng so với ngày khởi công dự án
Gửi tin nhắn cho kiến trúc sư của bạn sau khi bạn duyệt xong bản vẽ thiết kế
2. Ngành Tài chính
Nếu bạn là một quản lý tiền lương, Tự động hóa trong ClickUp có thể giúp bạn:
Mỗi khi bạn thanh toán cho nhà thầu theo hợp đồng hàng tháng, hãy lập một công việc thanh toán cho tháng tiếp theo.
Nhận cảnh báo qua email nếu chi phí của nhân viên vượt quá mức đã đặt.
3. Nhân sự
Nếu bạn là người quản lý nhân sự, hãy sử dụng ClickUp để tự động hóa quy trình tuyển dụng:
Thông báo cho người quản lý tuyển dụng khi có ứng viên đồng ý với đề nghị làm việc.
Gửi khảo sát đánh giá sự gắn kết của nhân viên ngay sau khi nhân viên mới hoàn thành các bước nhập môn cuối cùng.
➡️ Tìm hiểu thêm về cách đội ngũ Onboarding của chúng tôi sử dụng ClickUp để tự động hóa!
4. Luật pháp
Nếu bạn là luật sư, bạn có thể quản lý công việc của văn phòng luật sư thông qua ClickUp bằng cách:
Tạo công việc mới với thông tin từ biểu mẫu Jotform mà khách hàng tiềm năng điền vào và gửi qua website của bạn.
Xem xét thông tin được ClickUp lưu lại trong công việc mới để quyết định có nhận vụ việc hay không.
Gửi tài liệu liên quan đến vụ án, kèm theo file đính kèm, cho khách hàng qua email ngay sau khi bạn hoàn tất việc soạn thảo.
5. Hỗ trợ khách hàng
Nếu bạn quản lý đội ngũ hỗ trợ khách hàng, bạn có thể thiết lập tự động hóa trong ClickUp để:
Tạo một vấn đề trong GitHub khi có khách hàng báo cáo lỗi sản phẩm.
Sử dụng một mẫu báo cáo lỗi đã chuẩn bị sẵn cho công việc đó.
➡️ Tìm hiểu cách đội ngũ Hỗ trợ Khách hàng của chúng tôi sử dụng ClickUp để tự động hóa!
6. Phát triển phần mềm
Nếu bạn là người đứng đầu một đội ngũ phát triển phần mềm, hãy cài đặt ClickUp để:
Tạo công việc ngay lập tức khi có người gửi biểu mẫu báo lỗi trong ClickUp.
Chuyển công việc vừa tạo sang danh sách lỗi để đội ngũ kỹ thuật xử lý.
7. Tiếp thị
Nếu bạn là quản lý tiếp thị, bạn có thể cấu hình ClickUp để:
Khi người viết thông báo đã hoàn thành bản nháp, hãy giao nhiệm vụ tạo bài đăng cho chuyên viên SEO của bạn.
Gửi email chào mừng đến khách hàng ngay khi họ bắt đầu quá trình làm quen với dịch vụ.
➡️ Để biết thêm thông tin, xem cách đội ngũ tiếp thị của chúng tôi sử dụng ClickUp!
8. Quản lý sản phẩm
Nếu bạn là quản lý sản phẩm, ClickUp có thể giúp bạn:
Chuyển các công việc chưa hoàn thành sang kỳ làm việc tiếp theo khi ClickUp thông báo kỳ hiện tại đã kết thúc.
Gửi email thông báo cho các bên liên quan khi tất cả công việc trong danh sách kiểm tra cho việc ra mắt tính năng mới đều đã "Hoàn thành".
➡️ Tìm hiểu cách quản lý sản phẩm của ClickUp sử dụng ClickUp để làm được những điều này và nhiều hơn nữa!
9. Bán hàng
Nếu bạn quản lý đội ngũ bán hàng, ClickUp có thể giúp bạn:
Tạo công việc mới mỗi khi có khách hàng đặt lịch xem demo sản phẩm qua HubSpot.
Phân công tự động khách hàng tiềm năng cho nhân viên bán hàng dựa trên quy trình bán hàng hoặc mục tiêu hàng tháng của họ.
Tạo công việc ngay lập tức khi khách hàng đăng ký dùng thử sản phẩm hoặc sử dụng sản phẩm lần đầu.
Gửi email thông báo cho toàn đội mỗi khi nhân viên bán hàng hoàn thành một thương vụ.
Tự động tạo công việc để liên hệ với khách hàng nếu họ không sử dụng sản phẩm sau một khoảng thời gian nhất định.
10. Đảm bảo chất lượng
ClickUp có thể giúp bạn đảm bảo sản phẩm đáp ứng kỳ vọng của khách hàng bằng cách:
Thêm các quản lý phù hợp vào nhóm người theo dõi đúng đắn.
Thêm trưởng nhóm vào danh sách người theo dõi tất cả công việc được giao cho thành viên trong nhóm của họ.
➡️ Khám phá cách đội ngũ đảm bảo chất lượng của chúng tôi sử dụng ClickUp!
Bắt Đầu Sử Dụng Tính Năng Tự Động Hóa Công Việc Trên ClickUp!
Giờ đây, khi bạn đã hiểu rõ về Tính năng Tự Động Hóa Công Việc trên ClickUp và cách nó giúp tối ưu hóa quy trình và quản lý công việc, hãy thực hiện theo kế hoạch sau:
Tìm hiểu về các Tính năng Tự Động Hóa sẵn có trên ClickUp.
Áp dụng một số mẫu Tự Động Hóa vào dự án thử nghiệm để bạn có thể xem chúng hoạt động như thế nào.
Thiết lập Tính năng Tự Động Hóa tùy chỉnh đầu tiên của bạn trên ClickUp.
Nếu bạn không tìm thấy ngành nghề của mình trong các ví dụ về Tự Động Hóa trên ClickUp trong hướng dẫn này, hãy liên hệ với chúng tôi! Chúng tôi rất mong muốn được nghe về dự án của bạn và hỗ trợ bạn hiểu rõ hơn về Tính năng Tự Động Hóa trên ClickUp.
.jpeg){kind=small}
Similar Articles