Hướng dẫn Tối Ưu về Tài Liệu Quy Trình làm việc cho Doanh nghiệp

Người lao động trong lĩnh vực tri thức ở Mỹ mất tới 5.3 giờ mỗi tuần để chờ đợi thông tin hoặc phải làm lại những công việc đã có sẵn kiến thức trong tổ chức. Điều này không chỉ khiến hiệu suất làm việc của từng người giảm sút mà còn gây ra sự chậm trễ trong các dự án, sản phẩm không đạt yêu cầu và điều quan trọng nhất là làm giảm sự tập trung và nhiệt huyết của nhân viên.

Trong môi trường làm việc từ xa, việc thiếu thông tin hoặc kiến thức nền tảng có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng, thậm chí dẫn đến tình trạng nhân viên "nghỉ việc trong im lặng".

Để tránh tình trạng này, bạn cần xây dựng một hệ thống rõ ràng, có thể áp dụng lặp đi lặp lại và nhất quán, giúp nhân viên biết cách thực hiện công việc và đưa ra quyết định đúng đắn tại nơi làm việc. Cụ thể, đó là việc sử dụng các quy trình làm việc.

Một quy trình làm việc thường bao gồm một loạt các bước để hoàn thành một dự án hay nhiệm vụ từ đầu đến cuối. Quy trình này có thể phức tạp như việc triển khai các dịch vụ vi mô lên đám mây, hoặc đơn giản như việc phê duyệt một khoản chi tiêu kinh doanh.

Cũng có những quy trình không theo thứ tự cố định như quy trình máy trạng thái - có thể chuyển đổi qua lại - hoặc quy trình dựa trên các quy tắc nhất định.

Dù là loại quy trình nào, một quy trình làm việc hiệu quả sẽ giống như một bản đồ chỉ đường, giúp người làm việc biết được cách thức hoàn thành nhiệm vụ và đặt ra những giới hạn cần thiết.

Tuy nhiên, một quy trình chỉ có ích khi nó được tài liệu hóa một cách rõ ràng, ngắn gọn và đầy đủ. Nếu không có tài liệu đầy đủ và dễ hiểu, quy trình của bạn có thể sẽ bị lãng quên hoặc bị bỏ qua, và bạn sẽ phải bắt đầu lại từ đầu.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích tại sao bạn cần có tài liệu quy trình làm việc hiệu quả, cách để tạo ra chúng, và những công cụ nào có thể giúp bạn thực hiện công việc này một cách dễ dàng hơn.

Workflow Documentation là gì?

Workflow Documentation, hay còn gọi là tài liệu hóa quy trình làm việc, là việc ghi chép lại kiến thức về tổ chức và làm cho nó dễ dàng truy cập đối với những ai cần. Thông thường, đây là một bộ tài liệu được lưu trữ trên một hệ thống an toàn, mô tả chi tiết cách thức bạn điều hành mọi hoạt động trong doanh nghiệp.

Những yếu tố quan trọng của tài liệu quy trình làm việc hiệu quả bao gồm:

Chi tiết: Một tài liệu quy trình làm việc tốt cần liệt kê từng bước cụ thể trong quá trình mà không bỏ sót. Ví dụ, khi bạn lập tài liệu cho quy trình phê duyệt chi phí, bạn cần nêu rõ định dạng yêu cầu hoàn tiền, nơi nộp yêu cầu, danh sách người phê duyệt cùng chức danh, thời gian cam kết phản hồi, cách xử lý khi có sự cố, thông tin liên hệ, v.v.

Dễ tìm kiếm: Tài liệu quy trình làm việc không thể sử dụng nếu không tìm thấy được. Do đó, tài liệu cần phải dễ tìm, tốt nhất là có thể tìm kiếm được trên một nền tảng trung tâm như ổ đĩa mạng, Intranet nội bộ, hoặc qua một đường link an toàn.

Rõ ràng và ngắn gọn: Không ai muốn đọc một đống tài liệu dài lê thê chỉ để thực hiện những công việc đơn giản. Vậy nên, hãy viết tài liệu sao cho ngắn gọn, dễ hiểu. Sử dụng các công cụ trực quan như biểu đồ luồng, danh sách kiểm tra cần thực hiện, đánh dấu những điều nên và không nên làm bằng biểu tượng cảm xúc, v.v.

Cập nhật thường xuyên: Trong môi trường doanh nghiệp phát triển nhanh, mọi thứ có thể thay đổi chóng mặt. Bạn cần đảm bảo rằng quy trình làm việc của mình được xem xét và cập nhật định kỳ, có thể là hàng quý hoặc theo một lịch trình phù hợp với tổ chức của bạn. Nếu là dự án đang tiến triển, hãy cập nhật tài liệu ngay lập tức.

Nếu bạn nghĩ rằng việc này là quá nhiều công việc giấy tờ cho những gì nhóm của bạn đã làm một cách thuần thục hàng ngày, chúng tôi sẽ cho bạn thấy workflow documentation có thể giúp tiết kiệm tới gần sáu giờ làm việc cho mỗi người và tiết kiệm hàng triệu đô la trong dài hạn.

Những Lợi ích của Việc Tài liệu hóa Quy trình làm việc Hiệu quả

Khi nói đến quy trình làm việc, mục tiêu của chúng ta thường hướng tới việc cải thiện hiệu suất, nâng cao năng suất và tiết kiệm thời gian.

Nhưng việc ghi chép lại quy trình làm việc một cách cụ thể cũng rất có ích cho nhân viên. Nó giống như cuốn cẩm nang tự học để mỗi người hiểu rõ công việc của mình. Dưới đây là một số lợi ích:

Chia sẻ kiến thức trong tổ chức: Quy trình làm việc được ghi chép chi tiết giúp mọi người trong nhóm biết họ cần gì để hoàn thành công việc tốt nhất.

Nhân viên mới sẽ nắm bắt được những kinh nghiệm và phương pháp hay đã được tích lũy, tránh lặp lại sai lầm. Điều này giúp họ nhanh chóng hòa nhập vào tổ chức hoặc dự án mới.

Cộng tác hiệu quả hơn: Quy trình làm việc mô tả từng bước cần thực hiện, giúp mọi thành viên biết công việc của họ nằm ở đâu trong toàn bộ quy trình và cần làm gì sau khi họ hoàn thành phần việc của mình.

Điều này giúp họ thu thập thông tin cần thiết, hoàn thành công việc một cách hiệu quả và chuyển giao suôn sẻ cho người tiếp theo.

Tăng tốc độ giao hàng: Khi mọi người đều rõ ràng về nhiệm vụ và cách thực hiện, họ có thể tập trung hoàn thành công việc mà không bị phân tâm.

Tài liệu quy trình làm việc tốt cũng sẽ chỉ ra các vấn đề có thể xảy ra và cách giải quyết, giúp quy trình diễn ra mượt mà hơn.

Đồng lòng nhóm: Khi cả nhóm tuân theo một quy trình chuẩn, họ sẽ mắc ít lỗi hơn và sản phẩm đầu ra sẽ đồng nhất mỗi lần.

Điều này cũng giúp trải nghiệm của khách hàng trở nên nhất quán, tăng cường hình ảnh thương hiệu và dẫn đến doanh số bán hàng cao hơn, lợi nhuận tăng và tăng trưởng nhanh chóng.

Trách nhiệm cá nhân: Một quy trình làm việc tốt không chỉ liệt kê các bước cần thực hiện mà còn xác định rõ trách nhiệm của từng người trong nhóm.

Nó giúp mỗi người nhận thức được vai trò của mình và cam kết thực hiện công việc đạt chuẩn của tổ chức.

An ninh: Theo Diễn đàn Kinh tế Thế giới, 95% sự cố an ninh mạng xuất phát từ lỗi của con người, như bị lừa đảo qua email hoặc vô ý tiết lộ thông tin mật trong mã nguồn.

Quy trình làm việc được ghi chép cẩn thận sẽ chỉ ra những điều không nên làm và nhắc nhở nhân viên về các biện pháp an ninh cần tuân thủ.

Cải tiến không ngừng: Việc ghi chép lại quy trình làm việc giúp tổ chức nhìn nhận rõ ràng cách thức thực hiện từng công việc.

Điều này cho phép tổ chức đánh giá và cải thiện quy trình làm việc một cách liên tục, giúp họ luôn cập nhật và hoàn thiện mình.

Nói chung, quy trình làm việc chính là "cách" bạn kinh doanh. Đó là công thức đặc biệt - cách bạn triển khai các dự án của mình.

Đó là tài sản trí tuệ của bạn. Việc ghi chép cẩn thận quy trình làm việc giúp toàn bộ tổ chức tận dụng được tài sản trí tuệ này. Và đây là cách bạn có thể làm điều đó.

Cách Tạo Quy Trình Ghi Chép Tài Liệu Quy Trình Làm Việc

Bạn có thể đang tự hỏi, chúng ta hiện tại chưa có quy trình làm việc cụ thể; vậy tôi cần ghi lại những gì?

Thực tế, mỗi người đều theo đuổi một quy trình làm việc nào đó, dù là ý thức hay vô thức.

Tuy nhiên, việc lập tài liệu cho các quy trình làm việc lại là một chủ đề hoàn toàn khác.

Chúng ta hãy cùng xem xét cách để thực hiện điều này một cách hiệu quả.

1. Tổng hợp các quy trình làm việc đã được lập tài liệu

Một quá trình lập tài liệu quy trình làm việc hiệu quả sẽ thu thập những ý tưởng rải rác tốt nhất trong tổ chức và kết hợp chúng thành một hệ thống vững chắc, giúp tăng cường hiệu suất công việc cho mọi người.

Hãy tìm kiếm các tài liệu hoặc sơ đồ quy trình đã có sẵn. Cần lưu ý rằng những tài liệu này không nhất thiết phải được soạn thảo trong phần mềm quản lý quy trình công việc hay dưới dạng văn bản cụ thể.

Chúng cũng có thể nằm trong các email mà lãnh đạo gửi cho nhân viên, các biểu đồ luồng được vẽ trên bảng trắng, hoặc các bài thuyết trình được chuẩn bị cho việc đào tạo mới.

Hãy giữ tâm trí cởi mở với những hình thức khác nhau mà tài liệu quy trình công việc hiện tại có thể tồn tại. Thu thập và tổ chức lại tất cả thông tin này theo trình tự từng bước.

2. Trao đổi với các nhóm làm việc

Trong mỗi tổ chức, nhân viên thường có những kiến thức mà họ không nhận ra mình đang sở hữu. Khi trao đổi với họ về các quy trình kinh doanh, bạn có thể phát hiện ra những điểm mà tài liệu quy trình không thể hiện rõ.

3. Phỏng vấn cá nhân từng thành viên trong nhóm

Dù việc tổ chức các cuộc họp nhóm có thể giúp bạn hiểu rõ về cách thức tương tác nhóm, nhưng việc phỏng vấn riêng lẻ từng người sẽ cung cấp thông tin chi tiết hơn. Dưới đây là một số câu hỏi bạn có thể sử dụng để hướng dẫn cuộc trò chuyện:

• Bạn thực hiện những bước nào trong toàn bộ quy trình công việc của mình?

  
  

• Các bước này được tiến hành theo thứ tự nào?

• Ai là người liên quan đến mỗi bước?

• Bạn đã gặp phải những khó khăn gì ở mỗi bước và bạn đã giải quyết chúng như thế nào?

• Những thiếu sót trong quy trình công việc của bạn là gì? Bạn đã làm cách nào để khắc phục?

• Sản phẩm công việc của bạn là gì?

• Kết quả và tiêu chí đánh giá thành công của bạn là gì?

4. Ghi chép lại quy trình

Theo dõi cập nhật dự án, quản lý quy trình công việc và phối hợp với đội nhóm của bạn, tất cả thông qua không gian làm việc ClickUp

Hãy lập một bản ghi chi tiết về tất cả thông tin bạn đã thu thập được. Sắp xếp nó theo dạng luồng công việc từ đầu đến cuối, liệt kê từng bước một.

Hãy cố gắng ghi chép chi tiết ở mỗi giai đoạn. Một số yếu tố bạn cần chú ý khi ghi chép quy trình làm việc bao gồm:

• Theo dõi mục tiêu: Quy trình này nhằm đạt được điều gì và cách để đo lường thành công

• Các bên liên quan: Ai chịu trách nhiệm cho từng bước, cấu trúc giải quyết vấn đề như thế nào, và liên hệ ai khi có thắc mắc hoặc vấn đề

• Sự phụ thuộc: Liệu kết quả của mỗi bước có phụ thuộc vào hành động hoặc sự chấp thuận của người khác không

• Quyền truy cập: Cần cấp quyền gì cho các công cụ, môi trường, tài sản và nguồn lực để hoàn thành quy trình

• Kết quả đầu ra: Đầu ra mong đợi sau mỗi bước, bao gồm cả các chỉ số cần theo dõi

• Cột mốc quan trọng: Những giai đoạn cụ thể trong quy trình cần hoàn thành

• Khung thời gian: Thời hạn dịch vụ và thời gian biểu hợp lý cho mỗi bước của quy trình

• Đánh giá: Lịch trình cho các cuộc đánh giá/họp để theo dõi tiến độ

• Thuật ngữ: Giải thích và hướng dẫn sử dụng các thuật ngữ đặc biệt trong phạm vi dự án

5. Thiết kế tài liệu quy trình làm việc

Mặc dù bước 3 đã mô tả chi tiết từng bước của quy trình, nhưng nếu chỉ là một khối văn bản dài thì sẽ không thuận tiện sử dụng.

Vì vậy, việc thiết kế tài liệu quy trình làm việc sao cho dễ sử dụng và dễ tham khảo sau này là rất quan trọng. Một số cách đơn giản để bạn thiết kế quy trình làm việc của mình có thể bao gồm:

• Sử dụng biểu đồ luồng để hình dung quy trình

• Tạo danh sách kiểm tra để xác định các nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ

• Dùng biểu đồ Gantt để theo dõi thời gian biểu và các nhiệm vụ chồng chéo

• Áp dụng tiêu đề và tiêu đề phụ để làm nổi bật các bước quan trọng

• Tạo hộp cảnh báo để nhấn mạnh các yếu tố cần chú ý

6. Sử dụng phần mềm tài liệu quy trình làm việc

Quy trình tiếp nhận nhân viên mới trong ClickUp

Trong các quy trình nhân sự, việc đưa nhân viên mới vào làm việc là một trong những công việc phức tạp và cần nhiều bước thực hiện nhất. Nếu bạn cần một quy trình cụ thể cho việc này, dưới đây là một số bước bạn có thể tham khảo.

Chúng tôi đã thiết kế ví dụ này để bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa hoặc bổ sung theo yêu cầu của mình.

Giữ liên lạc với nhân viên mới trước khi họ chính thức gia nhập: Thông thường, từ khi nhận được thông báo chấp nhận lời mời làm việc đến ngày bắt đầu công việc sẽ có một khoảng thời gian vài tuần.

• Trong khoảng thời gian này, hãy giữ liên lạc qua email hàng tuần

Người chịu trách nhiệm: Nhân viên HR | Thời gian thực hiện: Từ khi nhận lời đến ngày gia nhập | Yếu tố phụ thuộc: Không có

Trong ngày đầu tiên: Hoàn thành các công việc hành chính sau đây.

• Thảo luận và ký kết hợp đồng lao động

• Trao gói quà chào mừng

• Cung cấp các trang thiết bị cần thiết - máy tính, email, Slack, hệ thống quản lý nhân sự, danh thiếp, chỗ đậu xe, v.v.

• Thu thập thông tin tài khoản để chuyển lương

• Giới thiệu nhân viên mới với người hướng dẫn hoặc người bạn đồng nghiệp

• Cung cấp lịch trình đào tạo ban đầu

• Mời họ đi ăn trưa hoặc tổ chức cuộc gặp mặt qua video

Người chịu trách nhiệm: Nhân viên HR | Thời gian thực hiện: Một ngày | Yếu tố phụ thuộc: Pháp lý, HR, kế toán lương, IT, người hướng dẫn

Quá trình đào tạo: Chuẩn bị cho nhân viên mới thành công trong vai trò mới với các bước sau.

• Đảm bảo nhân viên mới đăng ký tham gia tất cả các buổi đào tạo liên quan đến công việc của họ

• Nếu cần đi lại để tham gia các buổi đào tạo trực tiếp, hãy sắp xếp điều này

• Kết nối nhân viên mới với đội ngũ đào tạo để hỗ trợ mọi thắc mắc

• Giới thiệu nhân viên mới với các đồng nghiệp khác cùng tham gia đào tạo

Người chịu trách nhiệm: Nhân viên HR | Thời gian thực hiện: Ba ngày | Yếu tố phụ thuộc: HR, đội ngũ đào tạo

Lên lịch các cuộc họp cần thiết

• Cuộc họp với người quản lý trực tiếp để thảo luận về:

  • Vai trò và nhiệm vụ cụ thể

  • Mục tiêu trong 30/60/90 ngày đầu

  • Kế hoạch phát triển sự nghiệp

  • Các tiêu chí đánh giá thành công

  • Hệ thống phản hồi

  • Nhiệm vụ cần thực hiện ngay

• Lên lịch các cuộc họp với các nhóm mà nhân viên mới sẽ làm việc, với mục tiêu cụ thể cho từng cuộc họp

Người chịu trách nhiệm: Người quản lý trực tiếp | Thời gian thực hiện: Hai tuần | Yếu tố phụ thuộc: Sự có mặt của các bên liên quan

Mẫu quy trình tạo tài liệu dự án trong ClickUp

Lưu trữ hồ sơ dự án trong một tài liệu ClickUp duy nhất

Mọi dự án đều cần có một bộ tài liệu - nơi tổng hợp toàn bộ thông tin cần thiết về dự án, bao gồm các mục tiêu, công việc, sự phụ thuộc lẫn nhau và nghĩa vụ của từng thành viên. Mẫu làm tài liệu dự án này từ ClickUp cung cấp đầy đủ các công cụ để bạn có thể triển khai dự án một cách hiệu quả. Bạn sẽ được sử dụng:

• Tài liệu để mô tả tổng quan dự án

• Mục tiêu để định rõ mục tiêu và các mốc quan trọng

• Công việc cho từng bước cần thực hiện

• Hạn chót cho mỗi công việc

• Biểu đồ Gantt giúp bạn theo dõi tiến độ một cách trực quan

Tải Mẫu Này Về

Mẫu quy trình và thủ tục của ClickUp

Tùy biến quy trình lập tài liệu công việc của bạn với bộ mẫu quy trình và thủ tục từ ClickUp

Cho dù bạn đang tiếp nhận nhân viên mới, xét duyệt chi phí, xuất bản nội dung, thương lượng hợp đồng bán hàng hay triển khai phần mềm, việc lập tài liệu các quy trình kinh doanh sẽ giúp các đội ngũ làm việc hiệu quả và tự tin hơn.

Bạn có thể tham khảo bộ mẫu quy trình của ClickUp để tùy chỉnh theo nhu cầu. Bộ mẫu này bao gồm các trạng thái được tùy chỉnh, các trường dữ liệu tùy biến, chế độ xem dạng bảng và các tính năng quản lý dự án để phù hợp với mọi quy trình bạn cần áp dụng.

Tải Bộ Mẫu này

Bộ mẫu vẽ sơ đồ quy trình trên bảng trắng của ClickUp

Tối giản hóa việc mô tả dự án với cái nhìn tổng quan rõ ràng và ngắn gọn về quy trình công việc từ đầu đến cuối

Mẫu bảng kế hoạch luồng công việc giúp bạn trình bày cách thức làm việc phức tạp của nhóm một cách đơn giản và trực quan. Thay vì đối mặt với màn hình trống, bạn sẽ có một biểu đồ luồng để khởi đầu việc thiết kế quy trình làm việc.

Bạn có thể dễ dàng chuyển các bước trong quy trình làm việc thành nhiệm vụ cụ thể, đặt thời hạn và phân công cho các thành viên trong nhóm.

Tải Mẫu Này Về

Nâng Cao Chất Lượng Tài Liệu Quy Trình Làm Việc với ClickUp

Việc lập tài liệu quy trình làm việc chi tiết là yếu tố quan trọng để cải thiện hiệu suất làm việc trong tổ chức. Quản lý dự án và việc lập tài liệu đi đôi với nhau trong ClickUp.

Soạn Thảo Tài Liệu Quy Trình Làm Việc Hiệu Quả Hơn

Hãy chia nhỏ thông tin và sử dụng các tùy chọn định dạng để tạo điểm nhấn, giúp tài liệu của bạn dễ theo dõi và không bị bỏ qua.

Bắt đầu soạn thảo tài liệu quy trình làm việc với ClickUp Docs. Định dạng chúng để làm nổi bật những thông tin quan trọng, và thêm vào các nút, biểu ngữ hay khối mã để nhấn mạnh các điểm cần chú ý.

Chuyển Quy Trình Làm Việc Thành Công Việc Cụ Thể

Hãy mô tả quy trình làm việc của bạn qua ClickUp Mind Maps. Từ đó, bạn có thể tạo ra các nhiệm vụ trực tiếp và biến chúng thành các dự án cụ thể. Sử dụng các nhiệm vụ con và danh sách kiểm tra để xử lý mọi chi tiết cần thiết.

Gán nhiệm vụ cho những người chịu trách nhiệm, giúp họ có cái nhìn rõ ràng về công việc. Bạn chỉ cần sao chép lại quy trình mỗi khi cần thiết.

Kiểm Tra và Giải Quyết Quy Trình Làm Việc

Sử dụng hơn 15 chế độ xem khác nhau để theo dõi tình trạng của từng quy trình làm việc:

• Chế độ xem Bảng để theo dõi tình trạng công việc

• Chế độ xem Hộp để có cái nhìn tổng quan

• Chế độ xem Lịch để quản lý nhiệm vụ quá hạn, hiện tại và sắp tới

• Chế độ xem Hoạt động để cập nhật thông tin và trao đổi

• Chế độ xem Khối lượng công việc để đánh giá hiệu suất của từng thành viên

Chọn chế độ xem phù hợp nhất với bạn để nhận diện vấn đề và can thiệp kịp thời khi cần.

Phối Hợp Cùng Đội Ngũ

Khi quy trình làm việc liên quan đến nhiều người, việc chia sẻ tài liệu là cần thiết. Hãy chia sẻ tài liệu quy trình với đội ngũ, khuyến khích họ đóng góp ý kiến và cho phép họ chỉnh sửa hoặc để lại bình luận.

Giao Việc Cho Trí Tuệ Nhân Tạo

Để công nghệ trí tuệ nhân tạo giúp bạn hoàn thành công việc.

Hãy tận dụng ClickUp AI để rút gọn các quy trình công việc dài dòng, tạo ra các nhiệm vụ cần thực hiện, chỉnh sửa và định dạng văn bản, tự động hóa các công việc và phân công công việc con, cùng nhiều tính năng khác.

Việc lập tài liệu cho các quy trình là nền tảng quan trọng để thực hiện công việc một cách chính xác. Từ phi công bay đường dài đến y tá trong khoa hồi sức cấp cứu đều dựa vào tài liệu quy trình để hoàn thành nhiệm vụ của mình.

Chẳng hạn, nhờ có danh sách kiểm tra chi tiết và sự hỗ trợ từ phía quản lý, Peter Pronovost - một chuyên gia chăm sóc cấp cứu tại Bệnh viện Johns Hopkins đã giúp ngăn chặn 43 ca nhiễm trùng, cứu sống 8 người và tiết kiệm được hai triệu đô la.

Các doanh nghiệp lớn đã tiết kiệm hàng triệu đô la và tăng hiệu suất gấp nhiều lần nhờ có tài liệu quy trình được biên soạn một cách rõ ràng và dễ truy cập.

Bạn cũng có thể làm được điều tương tự với ClickUp. Hãy trải nghiệm các tính năng như Tài liệu, Công việc, Sơ đồ tư duy, Bảng trắng, và hàng chục mẫu tài liệu quy trình khác nhau, cùng với AI và nhiều hơn nữa, hoàn toàn miễn phí và vĩnh viễn với ClickUp! 🦄ˀ