Hướng Dẫn Toàn Diện Về Thời Gian Chu Kỳ (Cycle Time)
Bạn đã bao giờ tự hỏi thời gian chu kỳ là gì chưa?
Thời gian chu kỳ là một chỉ số Agile cực kỳ quan trọng đối với mọi doanh nghiệp.
Tại sao lại như vậy?
Nó mang lại cái nhìn chi tiết giúp bạn cải thiện quá trình sản xuất của mình.
Bạn còn có thể:
Tối ưu hóa các quy trình hoặc luồng công việc nội bộ, quản lý nguồn lực hiệu quả và tránh phá sản giống như Michael Scott trong series phim The Office!
Vậy theo dõi thời gian chu kỳ cụ thể giúp ích như thế nào?
Và quan trọng hơn, thời gian chu kỳ là gì?
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu thời gian chu kỳ là gì, những lợi ích của nó, và cách để tính toán một cách dễ dàng. Chúng ta cũng sẽ giới thiệu một công cụ giúp quá trình này trở nên đơn giản như trở bàn tay.
Hãy bắt đầu nào.
Thời Gian Chu Kỳ Là Gì?
Thời gian chu kỳ là khoảng thời gian mà một nhóm cần để hoàn thành một chu kỳ sản xuất, từ khi bắt đầu cho đến khi sản phẩm đủ điều kiện để giao đi.
Vậy một chu kỳ sản xuất bao gồm những gì?
Một chu kỳ sản xuất bao gồm hai phần:
Thời gian dành cho việc sản xuất một sản phẩm (thời gian làm việc thực tế)
Thời gian chờ đợi giữa hai giai đoạn làm việc thực tế liên tiếp
Nếu bạn làm việc cùng Jim, 'thời gian để nhét đồ của Dwight vào thạch' cũng cần được tính vào danh sách của bạn đấy!
Thời gian chu kỳ là một chỉ số KPI quan trọng mà các doanh nghiệp theo dõi để đảm bảo cân đối giữa nhu cầu và nguồn cung.
Cách tính Thời gian chu kỳ như thế nào?
Thời gian chu kỳ (CT) = Thời gian sản xuất ròng (NPT) / Số lượng sản phẩm được sản xuất (UP)
Trong đó:
Thời gian sản xuất ròng là tổng thời gian cần thiết để sản xuất một lô hàng.
Số lượng sản phẩm được sản xuất là tổng số sản phẩm trong một lô hàng đó.
Xem thêm cách tính Thời gian chu kỳ tại đây.
Hãy xem xét một ví dụ đơn giản từ series phim hài The Office.
Giả sử một nhóm làm việc tại công ty Dunder Mifflin đã sản xuất được 400 đơn vị giấy trong thời gian là 30 giờ, thì:
Thời gian sản xuất ròng: 30 giờ
Số lượng giấy sản xuất được: 400 đơn vị
Vậy thời gian chu kỳ = 30/400 = 0.075 giờ.
Điều này có nghĩa là mất 4.5 phút để sản xuất ra một đơn vị giấy tại Dunder Mifflin.
Đủ ấn tượng để khiến trụ sở chính hài lòng, đúng không?
Những Lợi Ích Khi Theo Dõi Thời Gian Chu Kỳ
Dưới đây là bốn lợi ích chính khi bạn theo dõi thời gian chu kỳ:
1. Giúp Bạn Xác Định Tốc Độ Sản Xuất Phù Hợp Với Nhu Cầu Khách Hàng
Làm sao để khách hàng của bạn cảm thấy hài lòng?
Chắc chắn là phải đáp ứng kịp thời nhu cầu của họ!
Nhưng thực tế không phải lúc nào cũng có thể đáp ứng hết mọi yêu cầu.
Vậy nếu nhu cầu quá lớn và vượt quá khả năng hiện tại của bạn thì sao?
Đội ngũ của bạn sẽ xử lý ra sao khi có sự cố tắc nghẽn trong sản xuất?
Việc tính toán thời gian chu kỳ sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này!
Khi bạn biết được thời gian chu kỳ hiện tại, bạn có thể điều chỉnh quy trình sản xuất để rút ngắn thời gian chu kỳ tổng thể.
Bạn sẽ biết cần phải cắt giảm quy trình nào, thêm bước nào vào, và cách tối ưu luồng công việc.
Từ việc nhập nguyên liệu đến quản lý nhân sự tại các trung tâm phân phối, mọi thứ đều có thể được điều chỉnh để phù hợp với thời gian chu kỳ mong muốn của bạn.
Với thời gian chu kỳ ngắn hơn, bạn sẽ dễ dàng đáp ứng được yêu cầu của đơn hàng, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Tất cả những điều này sẽ mang lại quy trình sản xuất hiệu quả hơn và nhiều lợi ích hơn trong thời gian ngắn hơn.
2. Giúp Bạn Ước Lượng Chính Xác Thời Gian Giao Hàng
Dù bạn làm việc trong ngành bất động sản hay là đầu bếp của một nhà hàng fast food, việc giao hàng đúng hạn là điều cực kỳ quan trọng.
Nhưng con đường đến việc giao hàng không phải lúc nào cũng trải hoa hồng, đúng không?
Nhu cầu tăng cao, thiếu hụt chuỗi cung ứng, vấn đề với nhà cung cấp; cuộc sống luôn đầy bất ngờ!
Nếu bạn theo dõi thời gian chu kỳ qua một khoảng thời gian, bạn sẽ biết được thời gian trung bình để sản xuất một sản phẩm, kể cả khi có những điều kiện đặc biệt.
Lợi ích?
Bạn có thể tính toán thời gian cần thiết cho hoạt động sản xuất một cách chính xác. Điều này giúp bạn xác định thời gian giao hàng thực tế.
Vậy nên, dù cuộc sống có mang đến bất ngờ gì, bạn vẫn luôn giao hàng đúng hạn!
3. Giúp Bạn Duy Trì Chất Lượng Sản Xuất
Một tốc độ sản xuất nhanh có thể mang lại hai điều:
Chi phí sản xuất thấp
Thời gian hoàn thành dự án ngắn
Nhưng nếu mọi thứ không diễn ra như dự kiến, chất lượng sản phẩm có thể giảm sút.
Vậy việc hiểu rõ tốc độ sản xuất thực tế giúp ích như thế nào?
Khi bạn biết được tốc độ sản xuất, bạn có thể tập trung vào những điều quan trọng nhất.
Nếu nhu cầu đột nhiên tăng cao, bạn sẽ biết cần phải điều chỉnh bước nào trong quy trình để giảm thời gian chu kỳ mà vẫn duy trì chất lượng sản phẩm.
Hơn nữa, khi bạn tập trung vào một mục tiêu cụ thể, ví dụ như tối ưu hóa dòng giá trị, bạn sẽ đi đúng hướng trong sản xuất.
4. Bạn Có Thể Thiết Lập Một Tiêu Chuẩn Cho Sự Cải Thiện Liên Tục
Sự phát triển của doanh nghiệp phụ thuộc vào việc cải thiện liên tục.
Để đánh giá hiệu quả của những thay đổi liên tục, bạn cần có một tiêu chuẩn cơ bản.
Tiêu chuẩn này mô tả quy trình sản xuất, chức năng kinh doanh và vai trò tiêu chuẩn trong quy trình quản lý dự án thông thường của bạn.
Khi bạn tiến triển, chỉ số thời gian chu kỳ sẽ giúp bạn so sánh tiến độ của mình với tiêu chuẩn này.
Việc cải thiện liên tục so với tiêu chuẩn này cũng giúp duy trì tinh thần làm việc của đội ngũ Agile hoặc Scrum của bạn.
Phương Pháp Tốt Nhất Để Theo Dõi Thời Gian Chu Kỳ Là Gì?
Cách làm rất đơn giản: hãy sử dụng các công cụ Agile chuyên nghiệp!
Ý tôi là, bạn không thể theo dõi thời gian chu kỳ bằng cách tính thủ công từng bước quy trình, phải không?
Đặc biệt nếu quy trình sản xuất của bạn cần phải đến trang trại củ dền Schrute.
Chúng ta đều biết điều đó sẽ như thế nào!
May mắn là, một công cụ quản lý dự án Agile hiện đại như ClickUp là tất cả những gì bạn cần!
Từ Agile và Scrum đến Kanban và Lean manufacturing, ClickUp là một giải pháp toàn diện cho mọi quy trình quản lý dự án!
Cho dù bạn cần tự động hóa quy trình làm việc, quản lý đội ngũ làm việc từ xa, quản lý nguồn lực, hay thực hiện sự chuyển đổi linh hoạt theo phương pháp Agile, ClickUp có khả năng giải quyết mọi nhiệm vụ bạn giao phó!
ClickUp hỗ trợ bạn theo dõi Thời gian Chu kỳ như thế nào?
Tính năng Bảng điều khiển Agile của ClickUp bao gồm các công cụ tiện ích như Sprint Widgets để bạn có thể theo dõi thời gian chu kỳ một cách thuận tiện.
Dưới đây là cách để bạn tạo một Widget Sprint trong ClickUp:
Chọn nguồn bạn muốn từ Sprints, Lists, hoặc tạo Trường Tùy Chỉnh
Thiết lập khoảng thời gian cho Widget, có thể là dạng liên tục hoặc cố định
Xác định loại công việc dựa trên thời gian ước tính, số lượng công việc hoặc sử dụng Trường Tùy Chỉnh để tạo điểm cho các câu chuyện người dùng (story points)
Thêm bộ lọc để cá nhân hóa Widget theo yêu cầu của bạn
Giờ đây, khi bạn đã biết cách thêm Widget Sprint vào Bảng Điều Khiển, bạn cũng có thể thêm vào các biểu đồ Agile khác như Velocity, Burnup, Burndown, Biểu Đồ Dòng Chảy Tích Lũy, và quan trọng nhất là biểu đồ Thời Gian Chu Kỳ!
ClickUp cung cấp hai phương pháp để bạn tính Thời Gian Chu Kỳ:
Thời gian chu kỳ được tính từ khi công việc bắt đầu ở bất kỳ trạng thái nào thuộc nhóm trạng thái Hoạt Động (Active)
ClickUp coi trạng thái đầu tiên trong nhóm Hoạt Động là "Chưa Bắt Đầu" và bất kỳ công việc nào khác trong nhóm này được xem là bắt đầu tính Thời Gian Chu Kỳ
Bạn có thể tùy chỉnh đồ thị thời gian chu kỳ như sau:
Phạm vi thời gian: chọn khoảng thời gian bạn muốn xem và thiết lập tần suất cho đồ thị thời gian chu kỳ.
Thời gian mẫu: chọn số ngày bạn muốn tính trung bình cho mỗi điểm dữ liệu trên đồ thị.
Nhóm trạng thái được coi là hoàn thành: khi tính toán thời gian chu kỳ, bạn có thể tự do chọn nhóm trạng thái nào sẽ được tính là đã hoàn thành. Ví dụ như "Hoàn thành", "Đang Đánh Giá Từ Khách Hàng" hoặc "Đã Đóng".
Tiện ích bổ sung: Cách tính thời gian trong Excel
Còn gì khác không?
Với tiện ích mở rộng Chrome của ClickUp cho Theo dõi Thời Gian Tự Nhiên, bạn có thể theo dõi chính xác thời gian dành cho từng công việc. Hơn nữa, vì mỗi công việc được lưu trong một nhóm riêng biệt, bạn cũng có thể xem ai khác đã làm việc đó và họ đã làm trong bao lâu.
Mẹo bổ sung: ClickUp tích hợp với các công cụ theo dõi thời gian của bên thứ ba như Time Doctor, Toggl, Everhour_,... để quản lý công việc dễ dàng hơn.
Nhưng chờ đã… đó chưa phải là tất cả tính năng của ClickUp!
Công cụ quản lý dự án này cung cấp nhiều tính năng tuyệt vời, bao gồm:
Mục tiêu: dễ dàng đặt và theo dõi các chỉ số KPI phát triển chuyên nghiệp hoặc mục tiêu dự án một cách hiệu quả.
Tự động hóa Quy trình Làm Việc: tự động hóa các công việc lặp lại với hơn 50 lệnh tự động có sẵn. Bạn cũng có thể tạo tự động hóa theo yêu cầu của mình.
Hồ sơ Cá Nhân: xem công việc mà các thành viên trong nhóm đang làm, nên làm tiếp theo và đã hoàn thành gần đây.
Nhiều Góc Nhìn: xem công việc từ nhiều góc độ linh hoạt như Danh sách, Bảng (Bảng Kanban), Lịch, Box view, và nhiều hơn nữa.
Tài liệu: dễ dàng tạo, chia sẻ và lưu trữ các tài liệu liên quan đến tổ chức hoặc dự án ngay trong ClickUp.
Pulse: theo dõi hoạt động thực tế của nhóm Scrum từ xa trong ngày.
Chế Độ Xem Khối Lượng Công Việc: hình dung và theo dõi khả năng làm việc của nhóm để quản lý nguồn lực hiệu quả.
Biểu Đồ Gantt: Biểu đồ Gantt trực quan giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ dự án.
Trạng Thái Tùy Chỉnh: tạo ra các trạng thái công việc theo nhu cầu của dự án.
Ứng Dụng Di Động Đầy Đủ Tính Năng: quản lý công việc mọi lúc mọi nơi với ứng dụng di động mạnh mẽ của ClickUp cho Android và iOS.
Câu Hỏi Thường Gặp về Thời Gian Chu Kỳ
Thuật ngữ như 'thời gian takt' và 'thời gian dẫn đầu' thường được dùng cùng với thời gian chu kỳ.
Nếu bạn cảm thấy khó hiểu, đừng lo lắng!
Chúng tôi sẽ giải thích rõ ràng cho bạn:
1. Thời gian takt có giống thời gian chu kỳ không?
Không, thời gian takt đo lường nhu cầu của khách hàng còn thời gian chu kỳ đo lường công việc.
Thời gian takt là gì?
Là từ tiếng Đức có nghĩa là nhịp, thời gian takt là tốc độ cần thiết để hoàn thành quy trình sản xuất một sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Bạn không cần phải thông thạo tiếng Đức để hiểu điều này!
Công thức thời gian takt là:
Thời Gian Takt = Thời Gian Sản Xuất Ròng Có Sẵn / Số Lượng Sản Phẩm Cần Thiết
Bằng cách tính thời gian takt, bạn có thể:
Ước lượng tốc độ hoàn thành cho một sản phẩm
Tối ưu hóa dòng giá trị cho một lô sản phẩm cố định
Tăng hoặc giảm sản lượng dựa trên nhu cầu
Kiểm soát chất lượng của lô sản phẩm
Kết quả?
Một dòng sản xuất ổn định giúp đảm bảo khách hàng nhận được sản phẩm chất lượng đúng thời hạn.
Học cách tính thời gian chu kỳ tại đây.
2. Thời gian chu kỳ có giống với thời gian dẫn đầu sản xuất không?
Thời gian dẫn đầu sản xuất là tổng thời gian từ khi khách hàng đặt hàng cho đến khi sản phẩm hoàn thành được giao.
Thời Gian Dẫn Đầu Sản Xuất = Ngày Giao Hàng - Ngày Đặt Hàng
Ở đây,
Ngày Giao Hàng: là ngày sản phẩm được giao cho khách hàng.
Ngày Đặt Hàng: là ngày khách hàng yêu cầu đặt hàng.
Để giải thích theo thời gian chu kỳ, thời gian dẫn đầu sản xuất là thời gian chu kỳ cộng với thời gian chuẩn bị sản xuất và thời gian giao hàng.
Xem đầy đủ so sánh giữa thời gian chu kỳ và thời gian dẫn đầu tại đây.
Kết Luận
Phân tích thời gian chu kỳ là một trong những cách dễ nhất để kiểm soát doanh nghiệp của bạn.
Nó không chỉ giúp bạn tối ưu hóa quy trình sản xuất và duy trì dòng chảy ổn định mà còn giúp bạn đáp ứng nhu cầu của khách hàng với sản phẩm chất lượng.
Vậy còn cách nào tốt hơn để theo dõi chỉ số này ngoài việc sử dụng các công cụ theo dõi thời gian chuyên nghiệp như ClickUp?
ClickUp có đầy đủ mọi thứ bạn cần để kiểm soát quy trình sản xuất và giữ cho nhóm Agile hoặc Scrum của bạn luôn năng suất. Từ việc lập kế hoạch dự án, tự động hóa quy trình, đến lập kế hoạch năng lực và phân bổ nguồn lực... danh sách còn dài!
Vậy tại sao không đăng ký ClickUp miễn phí và bắt đầu hành trình giành giải Dundies cho Thời Gian Chu Kỳ Tốt Nhất?
.jpg){kind=small}
Similar Articles