Hướng Dẫn Thực Hiện Quy Trình Email Tự Động Hiệu Quả

Thị trường tiếp thị thương mại điện tử luôn biến đổi không ngừng, việc bắt kịp những thay đổi này không hề dễ dàng.

Nếu bạn là người làm trong lĩnh vực tiếp thị thương mại điện tử, chắc hẳn bạn sẽ cảm thấy công việc của mình không bao giờ có điểm dừng. Mỗi ngày lại đối mặt với những thách thức và khó khăn mới, nhất là khi phải giải quyết những công việc lặp đi lặp lại mà không cần đến sự sáng tạo như việc lên lịch gửi email số lượng lớn hay gửi thông điệp cá nhân cho những người mới đăng ký.

Nhưng bạn biết không? Bạn không cần phải xem công việc tiếp thị chỉ là những công việc thiếu tính sáng tạo. Bạn hoàn toàn có thể tự động hóa một số quy trình để giảm bớt gánh nặng công việc cho mình. Bạn đang thắc mắc làm thế nào ư?

Trong bài viết này, bạn sẽ được học về email tự động hóa tiếp thị là gì, cách thức hoạt động của nó, các ví dụ minh họa, và những lời khuyên để sử dụng công cụ này thành công.

Email tự động hóa là gì?

Email tự động hóa là một quy trình tự vận hành giúp các nhà tiếp thị có thể gửi email đúng lúc, đúng người, và đúng nội dung một cách tự động cho người nhận. Sử dụng quy trình tự động hóa giúp bạn tiếp cận người nhận một cách chính xác nhất, với thông tin họ cần, vào thời điểm thích hợp.

Quy trình email tự động hóa dựa trên các "trigger" - đó là lý do chúng còn được gọi là email được kích hoạt. Một trigger là một hành động hoặc sự kiện nào đó khởi đầu cho quy trình tự động hóa. Trigger của bạn có thể là việc người dùng gửi một biểu mẫu, tương tác với ứng dụng, đạt đến một mức mua hàng nhất định, v.v.

Các nhà tiếp thị thương mại điện tử rất ưa chuộng email tự động hóa bởi vì nó giúp họ gửi những email cá nhân hóa đến từng người đăng ký mà không cần phải bỏ ra thêm nhiều thời gian.

Lợi ích của việc tự động hóa email

• Việc tự động hóa quy trình email giúp triển khai các chiến dịch tiếp thị qua email đúng lúc, cá nhân hóa và cực kỳ liên quan đến người nhận. Xem thêm tại workflow automation.

• Các loại email tự động dựa trên hành vi người dùng và chiến dịch gửi email theo từng giai đoạn, căn cứ vào cách họ tương tác với email bạn đã gửi trước đó, có thể làm cho khách hàng cảm thấy hài lòng với dịch vụ của bạn. Chi tiết tại behavioral emails and drip campaigns.

• Những chiến dịch tiếp thị qua email tự động được soạn thảo kỹ lưỡng, bao gồm chuỗi email nuôi dưỡng mối quan hệ với khách hàng, có thể thúc đẩy doanh số từ khách hàng tiềm năng và hiện tại. Tham khảo tại automated email marketing campaigns.

• Email tự động kích hoạt sau một hành động cụ thể của người dùng giúp các nhà tiếp thị trực tuyến giảm bớt công việc lặp đi lặp lại và phát triển doanh nghiệp một cách nhanh chóng.

• Các email thông tin tự động hoặc bản tin có thể giúp xây dựng uy tín cho thương hiệu của bạn trong mắt khách hàng tiềm năng và người tiêu dùng. Tìm hiểu thêm tại newsletters can help position your brand.

Tóm lại, tự động hóa quy trình email giúp các nhà lãnh đạo thương mại điện tử lập kế hoạch gửi thông điệp mục tiêu với các điều kiện kích hoạt để khuyến khích người tiêu dùng thực hiện hoặc hoàn thành hành động mong muốn.

Cách tự động hóa email hoạt động

Email tự động hoạt động dựa trên các điều kiện kích hoạt. Chẳng hạn, nếu bạn muốn thu hút lại những người đã bỏ giỏ hàng không mua, bạn cần xác định rõ điểm nào trong hành trình mua sắm của họ mà bạn muốn can thiệp.

Bạn muốn email tự động của mình khuyến khích những người tiêu dùng đã dừng việc thêm sản phẩm vào giỏ hàng tiếp tục làm việc đó hay không? Hay bạn muốn dùng ưu đãi để khuyến khích khách hàng đã dừng lại ở bước thanh toán quay lại và hoàn thành việc mua hàng?

Hãy thiết lập một quy trình làm việc và đặt các điều kiện kích hoạt khi bạn biết chính xác bạn muốn email của mình gặp người dùng ở đâu. Nếu chúng ta lấy ví dụ về 'email giỏ hàng bị bỏ quên,' bạn có thể đặt điều kiện kích hoạt theo thời gian, có thể là từ 6 đến 24 giờ sau khi giỏ hàng bị bỏ quên. Như vậy, email của bạn sẽ đến với người bỏ quên giỏ hàng, với một ưu đãi hoặc một lời nhắc nhẹ nhàng, đúng lúc họ cần.

Gợi ý: Các Phương Án Thay Thế Email!

Xây dựng quy trình làm việc qua email

Hãy chắc chắn rằng bạn sử dụng các mẫu có thể tùy chỉnh và ngôn ngữ cuốn hút. Để tiết kiệm thời gian, chúng tôi khuyên bạn nên thử sử dụng omnichannel Sender để có được những mẫu email đẹp mắt và chuyên nghiệp nhất. Sử dụng công cụ này, bạn sẽ có thể lựa chọn từ nhiều mẫu email ấn tượng hoặc tự thiết kế mẫu của riêng mình!

Cài đặt điều kiện kích hoạt chiến dịch

Hãy sử dụng phần mềm tự động hóa email để thiết lập các điều kiện cụ thể, khi được thực hiện sẽ tự động khởi chạy chiến dịch của bạn. Xác định rõ những hành động hoặc cử chỉ nào từ phía người tiêu dùng là cần thiết để bắt đầu chiến dịch. Chẳng hạn, với những email chào mừng tự động, điều kiện kích hoạt có thể là việc họ gửi biểu mẫu đăng ký trở thành người đăng ký mới.

Lên lịch chuỗi email tự động

Với email tự động, bạn có thể gửi ngay lập tức những email đơn lẻ hoặc gửi ưu đãi đặc biệt tới một nhóm người dùng cụ thể trong danh sách của bạn mà không cần phải lo lắng hay mất công sức lên lịch một cách thủ công.

7 Ví dụ về việc sử dụng tự động hóa email

Nếu bạn từng quan sát một chiếc điện thoại mẫu khi đi mua sắm (với thiết kế đẹp mắt, giao diện dễ sử dụng và màn hình hiển thị đa dạng), bạn sẽ hiểu rằng chiếc điện thoại đó là một ví dụ điển hình, mô phỏng một trạng thái lý tưởng.

Hãy cùng xem qua một số "chiếc điện thoại mẫu" trong lĩnh vực tự động hóa email.

1. Email chào mừng

Ai cũng thích được chào đón nồng nhiệt, nhất là khi họ ghé thăm một cửa hàng trực tuyến mà có thể họ sẽ chi tiêu mà không tính trước.

Email chào mừng tự động giúp chào đón những người đăng ký mới và giới thiệu họ với cửa hàng của bạn, tạo ra một ấn tượng ban đầu tốt đẹp cho những tương tác sau này.

Hãy viết email chào mừng của bạn thật ngắn gọn, dễ hiểu và chân thành. Người nhận không nên cảm thấy quá tải thông tin hoặc cảm thấy không được quan tâm ngay từ lần liên hệ đầu tiên.

Bạn có thể sử dụng một câu chào đơn giản như "Chào mừng bạn đến với danh sách thư của chúng tôi" hoặc "Cảm ơn bạn đã đăng ký nhận thư từ chúng tôi", kèm theo một mô tả ngắn gọn về cửa hàng của bạn trong một bố cục tinh tế và thanh lịch.

Để có một ví dụ cụ thể, bạn có thể xem cách Chipotle chào đón khách hàng của họ với những chiếc burrito ngon miệng - với lời cam kết rằng họ sẽ không làm khách hàng thất vọng.

2. Email quảng cáo

Người tiêu dùng bình thường mỗi ngày phải xử lý hơn 50 email quảng cáo. Chính vì thế, dù việc gửi email quảng cáo tự động có vẻ là một ý tưởng thú vị, bạn sẽ gặp không ít khó khăn trong việc thuyết phục khách hàng nếu như không có một chuỗi email được lập trình tự động một cách cẩn thận.

Không có một chiến lược chắc thắng nào cho việc marketing qua email quảng cáo. Cách tốt nhất: làm cho email quảng cáo của bạn có tính cá nhân hóa cao, phân loại danh sách khách hàng của bạn và thiết lập các điều kiện kích hoạt mạnh mẽ.

Đừng chỉ lao vào lĩnh vực email quảng cáo tự động vì thấy đối thủ cạnh tranh của bạn tuyên bố họ kiếm được lợi nhuận từ nó - hãy tự mình nghiên cứu để xác định những gì hiệu quả và những gì không; đó mới là cách duy nhất để đảm bảo thông điệp của bạn luôn liên quan đến người nhận.

Hãy xem xét ví dụ về email quảng cáo tự động của Design Modo như một bài học kinh nghiệm. Giá giảm, hình ảnh đẹp mắt và việc tạo ra cảm giác khẩn cấp có thể khiến người dùng quyết định mua hàng nhanh chóng hơn.

Aura, một giải pháp bảo mật toàn diện trên không gian số cho cả gia đình, đã tạo ra một email quảng cáo có tỷ lệ chuyển đổi rất cao. Đây là một email tự động được gửi cho những khách hàng đã xem qua trang thanh toán nhưng cuối cùng lại không mua hàng. Nội dung chính của email này tập trung vào việc bảo vệ con cái bạn khỏi nguy cơ bị đánh cắp thông tin cá nhân.

3. Email nhắc nhở khi khách hàng bỏ quên giỏ hàng

Bạn có hay để quên giỏ hàng khi mua sắm trực tuyến không?

Chúng ta đều biết rằng việc để quên giỏ hàng khi mua sắm trực tuyến là chuyện thường gặp. Nhưng điều này không có nghĩa là chúng ta không muốn mua hàng sau đó.

Thỉnh thoảng, chỉ cần một ưu đãi hấp dẫn và một lời nhắc nhẹ nhàng là đủ để chúng ta quay lại hoàn tất việc mua hàng.

Email tự động nhắc nhở về giỏ hàng bị bỏ quên có thể giúp bạn tiếp cận lại khách hàng một cách tinh tế, thu hút họ quay trở lại quá trình thanh toán và suy nghĩ về việc tiếp tục mua sắm với bạn.

Tuy nhiên, chỉ có những chiến dịch email nhắc nhở giỏ hàng bị bỏ quên thực sự cuốn hút, kèm theo ưu đãi hấp dẫn và một chiến lược tiếp thị qua email chắc chắn mới có thể tạo ra hiệu quả đặc biệt.

Hãy xem Rudy's barbershop làm thế nào để thu hút khách hàng bằng cách cung cấp dịch vụ giao hàng miễn phí.

4. Email xin ý kiến khách hàng sau khi họ mua hàng

Ai cũng biết rằng các cửa hàng bán lẻ trực tuyến sẽ phát triển mạnh mẽ hơn nếu có những khách hàng thường xuyên quay lại hoặc trở thành khách hàng thân thiết.

Tuy nhiên, trong một thị trường cạnh tranh khốc liệt và không ngừng đổi mới, bạn làm cách nào để khách hàng muốn tiếp tục giao dịch với bạn?

Email xin ý kiến sau khi mua hàng không thể tạo ra khách hàng trung thành ngay lập tức, nhưng chúng có thể giúp bạn hoàn thiện quy trình kinh doanh của mình.

Những email tự động xin ý kiến sau khi khách hàng mua hàng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hành vi và cảm nhận của họ khi mua sắm, từ đó bạn có thể xác định được điều gì làm họ không hài lòng và điều gì đã giúp họ dễ dàng đưa ra quyết định mua hàng.

Email này còn là cơ hội để bạn nhận biết những phản hồi tiêu cực và khiếu nại, đồng thời cũng là cánh cửa mở ra cho những đánh giá tích cực và lời chứng thực từ phía khách hàng.

Withings là một ví dụ điển hình cho việc này.

5. Email thông báo nhập hàng lại

Hầu hết các sản phẩm bán trên thương mại điện tử đều có 'thời gian sử dụng nhất định'.

Bạn nghĩ khách hàng của bạn cần bao lâu để sử dụng hết sản phẩm trước khi cần mua mới?

Việc ước tính và hiểu rõ về thời gian sử dụng của sản phẩm sẽ giúp bạn thiết lập những cài đặt tự động cho chuỗi email thông báo kịp thời.

Chuỗi email tự động thông báo về việc nhập hàng lại sẽ giúp khách hàng dễ dàng quyết định mua hàng và tạo cơ hội để họ quay lại mua sắm thêm.

Hãy sử dụng loại email này để giới thiệu các chương trình khuyến mãi và ưu đãi đặc biệt.

Cài đặt những thông báo tự động để báo cho khách hàng cũ biết rằng sản phẩm của bạn đã có hàng trở lại. Và khi có thể, hãy gợi ý thêm các sản phẩm khác mà họ có thể quan tâm.

Cần một ví dụ cụ thể? Dưới đây là OFF HOURS với sản phẩm The Homecoat đã có hàng trở lại.

6. Email tái kích hoạt sự quan tâm

Đã đến lúc để khơi lại sự hứng thú cho những người dùng cảm thấy quá tải và khuyến khích khách hàng hiện có hành động.

Việc tự động hóa các quy trình tái kích hoạt giúp bạn có thể giới thiệu một tính năng mới hay ưu đãi một cách chính xác, tạo động lực cho những người đăng ký không còn hoạt động quay trở lại và khám phá.

Mặc dù nhiều chuyên gia tiếp thị cho rằng email tái kích hoạt nên gây ra cảm giác "sợ bỏ lỡ" (FOMO), chúng tôi lại khuyên bạn nên thiết kế quy trình tái kích hoạt dựa trên điều gì là tốt nhất cho bạn và khách hàng của mình.

Bạn muốn biết cách thực hiện? Hãy xem qua ví dụ về email tái kích hoạt của Moment.

7. Email nhân dịp sự kiện đặc biệt

Bạn đang chuẩn bị mừng cái gì đây? Ngày kỷ niệm, buổi họp mặt hay tiệc tất niên?

Hay thậm chí là những ngày lễ mà cả thế giới đang hưởng ứng? Giáng Sinh, Lễ Phục Sinh, Lễ Tình Nhân, Ramadan, hoặc... bất cứ sự kiện nào khác!

Khi gửi email theo dõi nhân các dịp đặc biệt, hãy lựa chọn một sự kiện cụ thể để làm điểm nhấn và thể hiện sự quan tâm cũng như đánh giá cao mối quan hệ với khách hàng của bạn.

Đó là một phương pháp hiệu quả để gửi lời chúc mừng trong không khí tràn đầy yêu thương, đồng thời cho khách hàng biết rằng bạn luôn sẵn lòng phục vụ họ một cách tốt nhất.

Mặc dù việc tạo ra chuỗi email nhân dịp để thông báo về các chương trình khuyến mãi là điều có thể chấp nhận, nhưng những chuỗi email nhân dịp tốt nhất là khi chúng tái hiện lại không khí đẹp đẽ của mùa lễ mà không hề có bất kỳ ý đồ nào khác.

Dưới đây là một ví dụ về email tự động gửi nhân dịp đặc biệt từ Wildist.

7 Bí quyết để thành công với tự động hóa email

Tự động hóa email giúp bạn gửi tin nhắn cá nhân đến đúng người, đúng lúc một cách tự động. Có vẻ phức tạp không?

Dưới đây là những lời khuyên để bạn tận dụng tối đa chiến dịch email, tự động các công việc, xây dựng chiến lược tiếp thị qua email đầy sự tin cậy và thu hút khách hàng mới.

1. Xây dựng danh sách liên hệ của bạn

Danh sách liên hệ chính là nền tảng quan trọng.

Bạn có thể tạo ra một danh sách bền vững thông qua việc sử dụng biểu mẫu thu thập thông tin khách hàng tiềm năng trên website của bạn để thu thập thông tin từ người tiêu dùng và nâng cao hiệu quả tiếp thị.

Đưa ra một ưu đãi miễn phí hấp dẫn mà bạn biết khách hàng sẽ muốn nhận được. Hãy làm cho nó thực sự hữu ích và không gây phiền phức, đổi lấy địa chỉ email của họ.

Hãy chắc chắn rằng ưu đãi của bạn thực sự phù hợp với nhóm khách hàng mục tiêu; bạn không muốn những email không liên quan chiếm chỗ trong danh sách của mình.

2. Làm cho thông điệp của bạn nhanh chóng, rõ ràng và đơn giản

Sau khi xây dựng danh sách thành công, bạn cần soạn thông điệp của mình.

Với tự động hóa quy trình email, bạn có thể gửi tin nhắn cá nhân cho hàng loạt khách hàng. Bạn có thể thêm tên, địa điểm và một số thông tin cụ thể khác của khách hàng vào email.

Khi viết thông điệp, tránh dùng những từ ngữ sáo rỗng. Hãy để khách hàng cảm nhận được rằng có ai đó đã dành thời gian để viết email này, và nó không hề chung chung.

Nêu bật vấn đề, tính năng hoặc lợi ích chính mà bạn muốn giới thiệu ngay từ tiêu đề và dòng chủ đề; đảm bảo mỗi từ phản ánh hành trình của khách hàng.

Thông điệp nhanh chóng, rõ ràng và đơn giản sẽ giúp xây dựng niềm tin và kích thích khách hàng muốn hợp tác với bạn.

3. Đặt các điều kiện kích hoạt cụ thể theo thời gian

Email tự động hoạt động dựa trên các điều kiện kích hoạt theo thời gian.

Để tự động hóa email hiệu quả, bạn cần đặt các điều kiện kích hoạt cụ thể theo thời gian sao cho phản ánh chính xác luồng thông điệp bạn muốn gửi.

Chẳng hạn, nếu bạn muốn gửi email nhắc nhở về giỏ hàng bị bỏ quên, hãy đặt điều kiện gửi email sau 3-5 ngày kể từ khi giỏ hàng bị bỏ quên, tùy thuộc vào mức độ tương tác của khách hàng trong khoảng thời gian đó.

Với các điều kiện kích hoạt theo thời gian, bạn có thể yên tâm rằng chuỗi email tự động của bạn sẽ gửi đúng thông điệp đến đúng người vào đúng lúc.

4. Lập kế hoạch nội dung

Nếu bạn bắt đầu tự động hóa email mà không có mục tiêu rõ ràng hoặc kế hoạch cụ thể, bây giờ vẫn chưa muộn để bắt đầu.

Một kế hoạch nội dung chi tiết sẽ giúp bạn nhìn thấy cơ hội và thách thức khi tự động hóa email. Đừng ngần ngại.

Hãy dành thời gian để lập kế hoạch nội dung. Ghi lại những gì bạn muốn đạt được, đặt mục tiêu có thể đo lường và triển khai theo một chiến lược tiếp thị email.

Đồng thời, đừng quên xem xét ngân sách của bạn và điều chỉnh cho phù hợp khi bạn lập kế hoạch nội dung.

5. Đừng quá chú trọng vào các tính năng cầu kỳ

Rất dễ để bị cuốn theo những mẫu thiết kế đẹp mắt và cầu kỳ khi tự động hóa email.

Đừng cảm thấy có lỗi nếu bạn mắc phải điều này; nó xảy ra với cả những nhà tiếp thị giỏi nhất. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là bạn nên để mọi thứ như vậy.

Một mẫu email đẹp có thể làm cho chiến dịch email tự động của bạn nổi bật và thu hút sự chú ý hơn.

Nhưng vì thời gian là yếu tố quan trọng trong tiếp thị qua email, đừng mất quá nhiều thời gian vào việc chọn lựa - hãy nhanh chóng đưa ra quyết định về thiết kế.

6. Luôn có nút hủy đăng ký trong email

Dù bạn đã cố gắng xây dựng danh sách liên hệ thế nào đi nữa, không phải ai cũng thích nhận email từ bạn.

Và điều đó không sao cả - luôn có một số người không quan tâm đến sản phẩm hay dịch vụ của bạn.

Hãy đảm bảo bạn tạo điều kiện cho những người này bằng cách đưa nút hủy đăng ký vào trong email của bạn.

Nút hủy đăng ký cũng giúp email tự động của bạn không bị xếp vào thư mục spam.

7. Tự động hóa, phân tích và thử nghiệm

Như bạn có thể đã biết, không có chiến lược nào là hoàn hảo cho tự động hóa email.

Cách tốt nhất để thành công là không ngừng tự động hóa, phân tích quy trình, và thử nghiệm.

Bạn có thể học hỏi từ những thương hiệu thành công, hoặc tốt hơn hết, thuê một chuyên gia tiếp thị email có kinh nghiệm để thực hiện chiến dịch email của bạn.

Quản lý công việc và email cùng một chỗ

Bây giờ, bạn đã có đủ thông tin cần thiết để thiết lập quy trình email tự động. Trước khi kết thúc, chúng tôi muốn giới thiệu với bạn… ClickUp. 🚀

ClickUp là một công cụ quản lý dự án với tính năng email cho phép bạn tạo nhiệm vụ từ email, thiết lập tự động hóa, gắn email vào bất kỳ nhiệm vụ nào, và liên kết với mọi người mà bạn không thể tiếp cận qua không gian làm việc Slack của mình.

Với ClickUp, bạn có thể dễ dàng theo dõi những gì đang diễn ra hoặc đã được thảo luận trong chuỗi email, đồng thời quản lý công việc liên quan ngay trong cùng một cửa sổ.

Gửi và nhận email mọi lúc, mọi nơi ngay trong ClickUp. Bạn có thể tạo nhiệm vụ từ các email, cài đặt các quy trình tự động, gắn kết email vào bất kỳ nhiệm vụ nào, và nhiều tính năng khác.

Phát triển doanh nghiệp mà giảm chi phí

Việc tự động hóa quy trình làm việc với email sẽ giúp bạn mở rộng doanh nghiệp một cách có chiến lược, chuyển đổi khách hàng mới thành khách hàng thân thiết, xây dựng lòng tin, và thu hút những fan hâm mộ nhiệt thành – mà không làm mất đi sự chân thành và cá nhân hóa trong giao tiếp.

Tuy nhiên, việc làm cho người bán hàng tin tưởng bạn đôi khi có thể mất rất nhiều thời gian. Và vì chúng ta không thể chờ đợi mãi mãi, nên việc tiếp cận khách hàng một cách nhanh chóng là rất quan trọng.

Chính vì thế, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng phần mềm tự động hóa email để tối ưu hóa quy trình làm việc, giúp doanh nghiệp của bạn phát triển mạnh mẽ hơn mà lại tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể.