Hướng Dẫn Tự Động Hóa Quy Trình Bán Hàng để Tăng Doanh Thu

Thực tế, công việc của một nhân viên bán hàng không chỉ gồm việc diện đồ hiệu và ăn tối tại những nhà hàng xa hoa cùng với khách hàng tiềm năng.

Chúng ta, nhiều người trong số chúng ta, dành tới 65% thời gian cho những công việc không liên quan trực tiếp đến việc bán hàng! 🤯 Phần lớn thời gian, chúng ta chỉ ngồi trong văn phòng tìm kiếm thông tin về khách hàng tiềm năng, gửi email theo dõi và cập nhật hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM).

May mắn là có cách để loại bỏ nhiều công việc hàng ngày mà thường gây mất hứng thú hoặc không mấy thú vị thông qua việc tự động hóa quy trình bán hàng. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách làm điều này.

Lợi Ích Của Việc Tự Động Hóa Quy Trình Bán Hàng

Những công việc không phải bán hàng mà nhân viên bán hàng vẫn phải làm mỗi ngày có thể làm mất rất nhiều thời gian. Dù muốn hay không, chúng ta cần phải cập nhật thông tin trong hệ thống CRM, xây dựng hoặc dọn dẹp danh sách khách hàng, liên hệ với khách hàng tiềm năng, v.v.

Đó là lúc tự động hóa trở nên cực kỳ hữu ích. Khả năng đơn giản hóa những công việc tẻ nhạt này có thể giúp bạn tiết kiệm được vài giờ mỗi ngày để tập trung vào những việc quan trọng hơn (và giữ cho tinh thần luôn thoải mái). 🙃

Hơn nữa, theo nhiều nghiên cứu, tự động hóa có thể giúp tăng năng suất của đội ngũ bán hàng lên 14.5% và tăng tỷ lệ chốt giao dịch lên 30%, đồng thời giảm chi phí quản lý xuống 12.2%.

Tóm lại, những lợi ích chính của việc tự động hóa quy trình bán hàng cho doanh nghiệp bao gồm:

• Cải thiện hiệu quả, tức là đội ngũ bán hàng làm việc hiệu quả hơn với ít nguồn lực hơn

• Quy trình có thể mở rộng mà không cần tăng cường nhân lực

• Kết quả dễ dự đoán hơn nhờ vào quy trình nhất quán và cải thiện hiệu suất bán hàng (hiệu suất bán hàng)

Nếu bạn xem những lợi ích được liệt kê giống như các tầng của một chiếc bánh, thì đây là quả anh đào để đặt lên trên cùng. Tự động hóa có thể giúp bạn tạo ra một trải nghiệm mua hàng thu hút và trôi chảy hơn - nhờ vào quá trình bán hàng diễn ra một cách nhất quán và rõ ràng - và từ đó khiến khách hàng tiềm năng của bạn cảm thấy hài lòng hơn.

Theo tôi, đó là một tình huống cả hai bên đều có lợi! 🙌

Cuối cùng, tự động hóa thành công chắc chắn sẽ dẫn đến việc tăng doanh thu cho doanh nghiệp - thông qua việc giảm chi phí thu hút khách hàng hoặc tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng.

Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bạn có thể sa thải nhân viên bán hàng và chỉ dùng phần mềm để quản lý quy trình bán hàng. Việc tự động hóa cần được áp dụng đúng lúc và đúng chỗ.

5 Quy Trình Bán Hàng Bạn Có Thể (và Nên) Tự Động Hóa

Hãy giơ tay nếu bạn đã từng nghe ai đó nói rằng AI sẽ thay thế công việc của bạn. 🙋‍♀️

Mọi người đã bàn tán về điều này trong nhiều năm, nhưng tôi vẫn chưa thấy một robot Skynet nào có thể thực hiện một buổi trình diễn trực tiếp hoặc thương lượng điều khoản với khách hàng.

Nói một cách nghiêm túc hơn, hiện có khoảng 31% công việc bán hàng có thể được tự động hóa một cách dễ dàng. Điều này bao gồm hàng loạt nhiệm vụ, từ lập kế hoạch bán hàng và quản lý dòng khách hàng tiềm năng đến việc xuất hóa đơn và các hoạt động sau bán hàng.

Để bạn hình dung về khả năng mà bạn có thể khai thác, hãy xem xét một số trường hợp sử dụng tự động hóa quan trọng nhất trong suốt chu trình bán hàng.

1. Tìm Kiếm Khách Hàng Tiềm Năng

Được coi là phần khó khăn nhất trong quy trình bán hàng (ít nhất là đối với 40% nhân viên bán hàng), việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng không chỉ mất nhiều thời gian mà còn rất nhàm chán. Vậy nên, nếu bạn thực sự coi trọng nguồn lực của mình và không muốn nhân viên SDR của bạn ghét công việc, việc tự động hóa việc xây dựng danh sách và bổ sung thông tin liên hệ là ưu tiên hàng đầu.

Sau cùng, rất ít nền tảng tìm kiếm khách hàng tiềm năng có thể so sánh với chi phí lao động của một SDR toàn thời gian. Hơn nữa, một công cụ phần mềm sẽ không bao giờ đến nói với bạn rằng nó nghỉ việc vì kiệt sức. 🤷‍♀️

2. Xác Định Chất Lượng Khách Hàng Tiềm Năng

Xét thấy chỉ có khoảng một nửa số khách hàng tiềm năng cuối cùng mới thực sự phù hợp, tự động hóa có thể giúp bạn tiết kiệm công sức không cần thiết trong việc theo đuổi những khách hàng không đáng. Do đó, mặc dù bạn nên tin vào trực giác của mình, nhưng việc dựa vào những con số chính xác không chứa đựng sự thiên vị sẽ mang lại lợi ích lớn trong dài hạn.

Không phải tất cả khách hàng tiềm năng tốt đều sẵn lòng mua ngay lập tức. Một số có thể cần thêm thời gian để trở nên "chín mùi". Trong trường hợp này, việc tự động xếp hạng ưu tiên cho các khách hàng tiềm năng sẽ giúp bạn tập trung vào những người có khả năng chuyển đổi cao nhất, thay vì cố gắng tiếp cận tất cả mọi người cùng một lúc.

3. Tương tác bán hàng

Từ việc liên hệ ban đầu và theo dõi sau đó, đến việc nuôi dưỡng mối quan hệ và chiến dịch tái kích hoạt, tương tác bán hàng bao gồm rất nhiều hoạt động và công việc khác nhau mà bạn nên tự động hóa.

Bởi vì, hãy tin tôi, việc gửi hơn 50 email mỗi ngày một cách thủ công rồi lại theo dõi thêm 50 email khác mỗi ngày không phải là cách thú vị để dành cả ngày làm việc nếu bạn là nhân viên bán hàng!

Dĩ nhiên, bạn không thể tự động hóa mọi sự tương tác trong hành trình mua hàng của khách hàng, nhưng việc loại bỏ ít nhất một số công việc lặp đi lặp lại, mệt mỏi liên quan đến nó vẫn sẽ giúp ích rất nhiều cho đội ngũ của bạn.

4. Bán hàng thông minh

Hãy xem các công cụ thông minh bán hàng như là đôi mắt và tai của bạn. Chúng không chỉ giúp bạn hiểu được những gì đang xảy ra với khách hàng tiềm năng khi họ bước vào quy trình bán hàng của bạn, mà còn đảm bảo rằng phần lớn họ có thể tiến tới thành công cuối cùng mà không bị lạc lõng hay rơi ra ngoài quá trình.

Thị trường rộng lớn này dự kiến sẽ đạt giá trị 4.89 tỷ đô la vào năm 2027, và thông tin về doanh số bán hàng mang lại nhiều tiện ích cho việc áp dụng tự động hóa, từ việc dự đoán nhu cầu mua sắm của khách hàng cho đến việc cung cấp những trải nghiệm bán hàng có sự hỗ trợ đầy đủ.

5. Hoạt động bán hàng

Hãy tưởng tượng: 27% nhân viên bán hàng mất hơn một giờ mỗi ngày chỉ để nhập liệu. 🤯 Và đó chưa kể đến công việc làm sạch dữ liệu và đồng bộ hóa giữa các ứng dụng. Đây thực sự là sự lãng phí thời gian và công sức, nhất là khi việc này có thể được tự động hóa một cách dễ dàng!

Ngoài ra, còn có nhiều công việc nhỏ khác trong bán hàng cũng nên được tự động hóa, như việc đặt lịch hẹn, phân phối khách hàng tiềm năng, báo cáo, v.v.

Làm thế nào để bắt đầu với Tự Động Hóa Bán Hàng

Những lợi ích của việc tự động hóa quy trình làm việc quả thật rất hấp dẫn! Ai mà không muốn tăng cường năng suất làm việc, giảm chi phí tiếp thị, tăng số lượng giao dịch thành công và rút ngắn chu kỳ bán hàng?

Tuy nhiên, đây cũng là một quá trình đầy thách thức và mất thời gian. Mặc dù chúng ta thường thấy các công ty khoe khoang về thành công của họ, nhưng thực tế có rất nhiều tổ chức đã thất bại trong việc triển khai tự động hóa bán hàng.

Nếu bạn không muốn trở thành một trong những người bị tụt hậu, dưới đây là kế hoạch hành động cấp cao để bạn bắt đầu với tự động hóa bán hàng:

Xác định các lĩnh vực và tình huống cần tự động hóa

Việc biết chính xác điều gì bạn muốn tự động hóa là điều cần thiết. Bạn không thể kỳ vọng sẽ làm cho mọi quy trình trở nên hiệu quả ngay lập tức. Nhưng cũng có những công việc không thể tách rời, do đó chỉ tự động hóa một số trong số đó cũng không hiệu quả. 🙅‍♀️

Vậy nên, hãy bắt đầu bằng cách kiểm tra kỹ lưỡng quy trình bán hàng của bạn để tìm ra những khả năng áp dụng tự động hóa. Và đừng quên kéo cả đội nhóm của bạn vào cuộc - họ sẽ biết rõ nhất công việc nào cần được tự động hóa.

Kiểm toán và ghi chép lại các quy trình liên quan

Để có thể tiến triển, bạn cần phải hiểu rõ tình hình hiện tại.

Nhận thức được những vấn đề và điểm yếu trong quy trình hiện tại sẽ giúp cho việc tự động hóa của bạn có hướng đi và cấu trúc rõ ràng. Hơn nữa, bạn có thể dùng thông tin này làm chuẩn mực để so sánh và đánh giá sự cải thiện sau này.

Tuy nhiên, hãy tránh sửa chữa những gì không hỏng! Có thể bạn sẽ muốn cải tiến và tối ưu hóa thêm nhiều công việc trong tương lai, nhưng hãy ưu tiên giải quyết những vấn đề cấp bách trước.

Chọn công cụ phù hợp để triển khai

Tuỳ thuộc vào các nhiệm vụ và quy trình bạn muốn tự động hóa, bạn có thể cần đến hàng chục công cụ khác nhau. Tuy nhiên, hãy chọn những công cụ đa năng - ví dụ như ClickUp.

Với ClickUp Automations, bạn có thể dễ dàng làm cho các hoạt động bán hàng lặp lại trở nên tự động. Chẳng hạn, bạn có thể tự động phân công khách hàng tiềm năng cho các nhân viên, thay đổi mức độ ưu tiên của khách hàng tiềm năng hoặc chuyển họ sang danh sách mới khi trạng thái của họ thay đổi, tạo công việc cho mỗi cuộc gọi đã đặt lịch (qua Calendly), v.v.

Bạn có thể sử dụng nhiều mẫu có sẵn hoặc tạo tự động hóa theo ý muốn với các Kích hoạt, Điều kiện và Hành động tùy chỉnh.

Cũng quan trọng là các công cụ bạn chọn cần phải tương thích với nhau - hãy sử dụng các tích hợp sẵn có hoặc kết nối chúng lại với nhau thành một hệ thống thống nhất thông qua các dịch vụ như Zapier.

Huấn luyện đội ngũ sử dụng chúng

Dù công cụ bạn có tốt đến đâu, nó cũng vô nghĩa nếu đội ngũ của bạn không thể sử dụng chúng một cách hiệu quả nhất.

May mắn là hầu hết các công cụ (kể cả ClickUp) đều có rất nhiều hướng dẫn tiện ích, video giới thiệu và bài viết hỗ trợ. Một số thậm chí còn cung cấp sự hỗ trợ trực tiếp từ đội ngũ chăm sóc khách hàng của nhà cung cấp.

Thông thường, những điều này đã đủ để sử dụng công cụ hiệu quả. Nhưng bạn cần phải cho nhóm của mình một khoảng thời gian để làm quen và khám phá cách sử dụng những công cụ mới này.

Theo dõi và nâng cao hiệu suất

Một sai lầm thường gặp khi áp dụng tự động hóa trong bán hàng là coi nó như một sự kiện chỉ diễn ra một lần. Trên thực tế, đây là một quá trình phức tạp cần được điều chỉnh và giám sát liên tục (đặc biệt là trong giai đoạn đầu).

Do đó, hãy dùng hiệu suất hiện tại làm chuẩn mực, đặt ra mục tiêu, và tiến hành cải thiện dần dần, điều chỉnh quy trình và hoàn thiện theo từng bước 🛠.

Tin tôi đi, luôn có những điều bạn có thể làm tốt hơn hoặc tối ưu hóa!

Kết luận

Kết thúc bài viết, dưới đây là một số thông tin để bạn suy ngẫm 👇.

Theo một khảo sát của Hubspot, phần lớn các nhóm vượt qua mục tiêu doanh thu thường xuyên sử dụng tự động hóa trong quy trình bán hàng của họ. Ngược lại, những nhóm không đạt được mục tiêu doanh thu thì ít khi áp dụng tự động hóa vào công việc của họ.

Nói một cách khác, việc tự động hóa các quy trình là cách mà các nhà lãnh đạo đang dẫn dắt sự tăng trưởng."**

Vậy nếu bạn đang cân nhắc về việc tự động hóa quy trình bán hàng, hãy mạnh dạn thử sức! Chỉ cần bạn phải thực sự nghiêm túc – thiếu kế hoạch và chiến lược cùng với việc chọn không đúng công cụ công cụ bán hàng có thể gây ra hậu quả xấu hơn là lợi ích.