Hướng Dẫn Tổ Chức Sự Kiện Hội Nghị Trực Tuyến

Bạn đang muốn tổ chức một hội nghị trực tuyến? Tuyệt!

Sự kiện trực tuyến hiện nay đang ngày càng trở nên phổ biến, và chắc hẳn bạn cũng đã từng tham gia ít nhất vài sự kiện qua mạng—kể cả những buổi gặp mặt vui vẻ khi làm việc từ nhà hay các lớp yoga trực tiếp.

Các sự kiện này là giải pháp tiết kiệm chi phí và thuận tiện cho những ai không thể di chuyển, và chúng có thể sẽ còn được tổ chức ngay cả khi cuộc sống trở lại bình thường.

Nhưng bạn bắt đầu từ đâu? Và làm sao để cuộc họp trực tuyến của bạn đạt kết quả tốt?

Chúng tôi hiểu điều đó, và chúng tôi cũng đã trải qua!

ClickUp mới đây đã tổ chức một hội nghị trực tuyến quy mô lớn, LevelUp, và tất cả đều được quản lý ngay trong ClickUp! Dù bạn đang chuẩn bị cho một hội nghị nâng cao hiệu suất công việc hay một buổi tiệc mừng em bé qua Zoom, có năm bước cần thiết để bạn có thể tổ chức sự kiện trực tuyến mà bạn mơ ước.

5 Bước Để Thành Công Với Sự Kiện Trực Tuyến

Khi xem xét danh sách công việc cần làm cho bất kỳ sự kiện trực tuyến nào, có một số bước mà hầu hết các kế hoạch thành công đều tuân theo.

Hãy chuẩn bị sẵn sàng và cài đặt Tiện Ích Mở Rộng Chrome của ClickUp để ghi chép lại, bởi vì chúng tôi sẽ chia sẻ những bước đó với bạn ngay... lập tức!

Bước 1: Lựa chọn sự kiện

Trước khi bắt đầu lên kế hoạch, bạn cần xác định loại sự kiện trực tuyến mà bạn muốn tổ chức. Có thể là hội nghị, hay là webinar? Và chúng khác nhau như thế nào? Có bốn loại sự kiện trực tuyến chính mà sự kiện của bạn có thể thuộc vào.

Một hội nghị trực tuyến conference phù hợp cho sự kiện quy mô lớn kéo dài với chương trình hội nghị chi tiết, cho phép người tham gia tự lựa chọn các phiên họp theo ý muốn. Hội nghị này thường diễn ra trực tiếp và là cơ hội tốt để tạo mối quan hệ và thu hút khách hàng tiềm năng qua mạng.

Một Webinar thường ngắn hơn hội nghị và là sự kiện độc lập, thường mang tính chất giáo dục như một lớp học hoặc buổi hướng dẫn "cách làm." Webinar không tập trung nhiều vào việc kết nối mạng lưới vì thường được ghi lại để người tham gia có thể xem lại bất cứ lúc nào, nhưng nếu diễn ra trực tiếp thì thường có phần hỏi đáp.

Sự kiện lai nội bộ và ngoại bộ là những sự kiện diễn ra cùng lúc online và ngoại tuyến.

Ví dụ: đám cưới và tiệc đính hôn trực tuyến.

Nhiều cuộc họp, tiệc mừng và sự kiện nhóm cũng được tổ chức theo cách này! Nếu chỉ dành cho nhân viên trong công ty thì đó là sự kiện lai nội bộ. Còn nếu mời cả khách hàng tiềm năng, người dùng, hoặc doanh nghiệp khác thì đó là sự kiện lai ngoại bộ—và là cơ hội tốt để mở rộng mạng lưới kinh doanh.

Bước 2: Chọn nền tảng tổ chức hội nghị trực tuyến

Sau khi đã quyết định loại sự kiện trực tuyến phù hợp với mục tiêu của bạn, bạn cần suy nghĩ về cách thức phát sóng sự kiện.

Có nhiều nền tảng phát sóng phù hợp với mọi ngân sách, vậy nên trước khi quyết định chỉ dựa vào giá cả, hãy cân nhắc mục tiêu và quy mô của sự kiện.

Hãy tự hỏi:

• Mục đích của sự kiện là gì? Nhớ lại lý do bạn chọn loại sự kiện này và điểm nổi bật của nó.

• Bạn mong đợi có bao nhiêu người tham gia? Số lượng có thể lên đến hàng nghìn người hay chỉ là một nhóm bạn thân thiết.

• Những tính năng nào là cần thiết? Nếu sự tương tác của khán giả là yếu tố quan trọng của sự kiện, hãy tìm kiếm nền tảng cho phép trò chuyện, giơ tay, hoặc trao đổi trực tiếp. Nếu sự kiện của bạn là một buổi hướng dẫn ngắn về cách làm đẹp tại nhà, có thể bạn chỉ cần một nền tảng cho phép phát trực tiếp và ghi lại để xem sau.

Việc đặt ra những câu hỏi này có thể khiến bạn nảy sinh thêm những câu hỏi khác không được liệt kê ở đây, và đó là điều tốt. Ít nhất, ba câu hỏi trên sẽ giúp bạn hình thành ý tưởng và hướng đi đúng đắn để chọn nền tảng phát sóng phù hợp nhất cho sự kiện của mình.

Một số sự lựa chọn nền tảng phát trực tuyến hàng đầu:

Trong bối cảnh thế giới sự kiện ảo ngày càng mở rộng, bạn có nhiều sự lựa chọn về nền tảng phát trực tuyến hơn bao giờ hết! Hãy lựa chọn thật kỹ lưỡng, bởi đây sẽ là "địa điểm" ảo của bạn—và nhớ là không cần phải chấp nhận những điều không hoàn hảo! Dưới đây là một số nền tảng mà chúng tôi yêu thích:

• Brandlive: Điểm đặc biệt của Brandlive là nó cung cấp ba sản phẩm phát trực tuyến khác nhau dựa theo loại sự kiện hội nghị ảo bạn đang tổ chức. Các sản phẩm bao gồm Allhands, Streams và Showrooms, cho phép bạn lựa chọn trải nghiệm phù hợp với từng loại sự kiện ảo—từ các cuộc họp hàng ngày đến việc ra mắt sản phẩm qua mạng. Điều này đảm bảo bạn có được những tính năng cần thiết!

• HeySummit: Nền tảng này còn giúp bạn xây dựng trang đích cho website hội nghị trước khi sự kiện diễn ra để theo dõi đăng ký và tiếp thị sự kiện từ sớm. Nếu bạn đang chuẩn bị cho một chuỗi các buổi nói chuyện hoặc nhiều phiên bản với các diễn giả khác nhau, HeySummit có thể là lựa chọn đáng cân nhắc.

• AirMeet: Một nền tảng tương tự, được thiết kế cho các hội nghị ảo và workshop. AirMeet chú trọng đến khía cạnh giao tiếp xã hội trong việc tổ chức sự kiện trực tuyến hoặc webinar và hứa hẹn mang lại trải nghiệm kết nối giàu có.

• Zoom: Zoom đã trở thành cái tên quen thuộc trong năm qua và bạn có thể đã gặp giới hạn 40 phút ít nhất một vài lần, nhưng với các gói dịch vụ trả phí, Zoom có thể tổ chức các sự kiện với mọi quy mô. Tính năng phòng họp riêng của Zoom cung cấp cơ hội kết nối cho người tham gia và người tổ chức, và khả năng tham gia từ mọi nơi thông qua thiết bị di động.

Bước 3: Giữ chân khán giả của bạn

Thách thức lớn của hội nghị ảo là việc sự kiện diễn ra trên không gian mạng.

Trong một hội nghị trực tiếp được tổ chức tốt, luôn có một không khí năng động lan tỏa trong phòng—khi mọi thứ diễn ra đúng như bạn mong đợi và mọi người đều hứng thú, hào hứng.

Tuy nhiên, đừng lo lắng, bạn vẫn có thể tạo ra cảm giác này với các sự kiện trực tuyến.

Bạn chỉ cần phải sáng tạo hơn trong cách thu hút người tham dự vào nội dung của mình.

Khi tổ chức sự kiện, hãy đa dạng hóa cách bạn truyền đạt thông tin và cân nhắc kết hợp giữa nội dung trực tiếp và nội dung đã được ghi hình trước.

Đối với các sự kiện kéo dài như hội nghị hay hội thảo, việc kết hợp nội dung giúp người trình bày có thời gian nghỉ ngơi và cũng có thể làm kế hoạch dự phòng khi có sự cố công nghệ hay sai sót về thời gian.

Nội dung đa dạng cũng làm mới cách người tham dự tiếp nhận thông tin và giúp họ ghi nhớ những ý tưởng quan trọng và những khoảnh khắc nổi bật của sự kiện!

Có thể là việc tích hợp video do công ty bạn sản xuất, liên quan đến chủ đề của sự kiện, hoặc thậm chí là một gif hấp dẫn. Và ai lại không thích xem một gif thú vị phải không?

Mẹo nhỏ: Hãy chia sẻ và bàn luận ý tưởng nội dung cùng đội ngũ của bạn trong suốt quá trình lên kế hoạch bằng cách lưu trữ chúng trong ClickUp! Bạn có thể nhúng video từ YouTube, đường link Vimeo, tài liệu từ Google Drive, và quay màn hình ngay trong mô tả công việc và bình luận để luôn tiếp cận nhanh chóng với thông tin bạn cần.

Làm thế nào để giữ mọi người tập trung? Chọn một MC hoặc diễn giả phù hợp có khả năng dẫn dắt chương trình một cách linh hoạt.

Một diễn giả có tài có thể thu hút thêm người mua vé cho sự kiện của bạn và khiến khách mời luôn phải chú ý! Đặc biệt là những người có chuyên môn về chủ đề sự kiện, các chuyên gia trong ngành, những người đã được biết đến rộng rãi trong công ty, hoặc là những diễn giả chuyên nghiệp có khả năng xử lý các tình huống bất ngờ.

Cứ nhìn Amy Poehler và Tina Fey đã dẫn dắt Quả Cầu Vàng bốn lần, hay như ClickUp đã mời Adam Grant, một Tâm lý học tổ chức nổi tiếng toàn cầu, làm diễn giả chính tại LevelUp 2021. 😉

Kể cả khi đã có một MC hay diễn giả xuất sắc, bạn vẫn nên cân nhắc những lựa chọn sau để làm giàu thêm nội dung chương trình:

• Tổ chức các phiên họp nhóm hoặc thảo luận theo diễn đàn vào ban ngày để người tham dự có cơ hội học hỏi và trao đổi với nhau. Đây là cách tốt để mọi người giao lưu và mở rộng mối quan hệ.

• Nếu có thể, hãy mở tính năng chat trên nền tảng của bạn để người tham dự có thể giao tiếp và kết nối với nhau mọi lúc. Hãy sống thoải mái

• Dành thời gian cho phần hỏi đáp trực tiếp sau mỗi phần nội dung. Hội nghị trực tuyến sẽ trở nên gần gũi và thú vị hơn khi khách mời biết rằng họ có thể tham gia vào cuộc trò chuyện. Bạn nên có một thành viên trong đội ngũ theo dõi và trả lời các câu hỏi trong phần chat của sự kiện.

Bước 4: Quản lý tất cả các công việc tại một nơi

Không cần phải nói, việc tổ chức một hội nghị trực tuyến, dù lớn hay nhỏ, đều đòi hỏi rất nhiều công sức lập kế hoạch. Nếu bạn đã đi đến giai đoạn này, chắc hẳn bạn đã cảm nhận được áp lực. Hãy theo dõi tiến độ công việc của bạn trong lịch trình sự kiện trực tuyến bằng cách sắp xếp danh sách việc cần làm của mình trên một nền tảng quản lý dự án trực tuyến.

Nói một cách khác, bạn nên sử dụng ClickUp.

ClickUp là yếu tố quan trọng giúp kế hoạch tổ chức sự kiện trực tuyến của bạn được thực hiện một cách chặt chẽ, và điểm nổi bật là khả năng tuỳ biến cao. Điều này có nghĩa là mỗi thành viên trong đội ngũ có thể làm việc theo cách họ mong muốn.

Làm thế nào chúng tôi đã áp dụng nền tảng của mình để chuẩn bị cho LevelUp? Dưới đây là một số bước nhỏ nhưng mang lại hiệu quả lớn:

• Tạo một Danh sách chung cho tất cả các công việc liên quan đến hội nghị sắp tới và thêm các Trường Tuỳ Chỉnh vào nhiệm vụ của từng phòng ban để chỉ rõ nhiệm vụ đó thuộc về những người tổ chức và các bên liên quan nào

• Dễ dàng tìm kiếm các nhiệm vụ được giao cho bạn trong mỗi Danh sách thông qua bộ lọc và Chế độ Cá Nhân. Loại bỏ những phiền nhiễu và tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng liên quan đến bạn hoặc các người tổ chức sự kiện cụ thể

• Sử dụng Bảng Điều Khiển để có cái nhìn tổng quan không bị lọc lõi về tiến độ hoàn thành dự án của bạn. Nói cách khác, đây là cái nhìn toàn cảnh về tình hình công việc. Áp dụng Bảng Điều Khiển trong các cuộc họp khi cần báo cáo cho các bên liên quan hoặc quản lý dự án

• Tổ chức các cuộc họp ngay trong ClickUp! Biến bất kỳ cuộc họp nào thành cuộc họp Zoom với tính năng tích hợp Zoom trong nhiệm vụ ClickUp của bạn

Bước 5: Tiếp thị triệt để

Bạn đã sẵn sàng! Bạn đã có:

✅ Loại hình sự kiện

✅ Dịch vụ phát sóng trực tiếp

✅ Chương trình nghị sự

✅ Công cụ quản lý dự án hàng đầu. Ahem, ClickUp.

Giờ đây, đã đến lúc thu hút khán giả ảo đến "ghế ảo" bằng cách triển khai một chiến lược tiếp thị toàn diện để đạt được mục tiêu của bạn.

Hội nghị trực tuyến mang lại cơ hội thu hút khán giả từ khắp nơi trên thế giới, miễn là bạn biết cách tiếp cận họ! ClickUp có thể giúp bạn quản lý các bài đăng trên mạng xã hội, video trên kênh YouTube của công ty, chiến dịch email marketing, chiến lược quan hệ công chúng, và nhiều hơn thế nữa.

Sử dụng Trường Tuỳ Chỉnh để nhanh chóng truy cập các bài đăng, Form, Tài liệu, URL và thậm chí là thông tin cơ bản để xem xét hoặc tham khảo. Những thông tin này sẽ đi cùng với các nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ của bạn trong suốt quá trình lập kế hoạch, và bạn có thể tận dụng không giới hạn những gì Trường Tuỳ Chỉnh có thể chứa! Hãy thử nghiệm và tận hưởng nó. 🤓

Nếu chiến lược tiếp thị của bạn bao gồm việc thêm tùy chọn VIP cho danh sách khách mời, thỏa thuận với người có ảnh hưởng để quảng bá sự kiện, hoặc tìm kiếm nhà tài trợ, thì đã đến lúc sử dụng Trung Tâm Mẫu của ClickUp.

Tạo mới hoặc sử dụng mẫu lập kế hoạch sự kiện đã được thiết kế sẵn từ Trung tâm Mẫu của ClickUp

Bạn có thể chọn một trong số các mẫu lập kế hoạch sự kiện đã được ClickUp chuẩn bị sẵn, hoặc tự thiết kế mẫu riêng để đảm bảo bạn không bỏ sót bất kỳ công việc quan trọng nào cho các sự kiện diễn ra định kỳ.

Chuẩn Bị, Sẵn Sàng, BẮT ĐẦU!

Hãy nhớ rằng, đây mới chỉ là bước đầu tiên!

Có thể đây là năm bước cơ bản để chuẩn bị cho hội nghị trực tuyến sắp tới của bạn, nhưng còn rất nhiều khả năng khác và thị trường sự kiện trực tuyến vẫn đang không ngừng phát triển! Hãy để ClickUp giúp bạn lo liệu phần tổ chức, và bạn chỉ cần phát huy trí tưởng tượng của mình!