Hướng dẫn Tối Ưu về Quản lý Dự án Xây dựng

Các dự án thông thường có rất nhiều công việc cần theo dõi, từ các nhiệm vụ, giai đoạn, đến các nhóm làm việc và hơn thế nữa.

Không lạ khi mà thiếu kế hoạch và triển khai dự án một cách chính xác, dự án có thể sẽ không thành công.

Trong ngành xây dựng, cơ hội để mắc sai sót còn nhiều hơn, đôi khi là sai sót thực sự trong việc bắt vít.

Làm sao để chắc chắn bạn đã chuẩn bị đầy đủ mọi thứ? 🔩

Đừng lo, chúng tôi có giải pháp cho bạn!

Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá quản lý dự án xây dựng là gì, các giai đoạn của nó, và cách quản lý hiệu quả từng bước.

Hãy cùng nhau xây dựng kiến thức về quản lý dự án xây dựng.

Quản Lý Dự Án Xây Dựng là Gì?

Quản lý dự án xây dựng là việc điều hành và duy trì một sáng kiến xây dựng, dù đó là xây mới một ngôi nhà, trường học, con đường hay đập nước.

Ngoài việc bao gồm các yếu tố quản lý dự án thông thường như lập kế hoạch và quản lý nguồn lực, các đội ngũ xây dựng còn phải quản lý các lĩnh vực khác như kiến trúc, kỹ thuật xây dựng và quy hoạch đô thị.

Các Loại Dự Án Xây Dựng Bao Gồm Những Gì?

Trong ngành xây dựng có nhiều loại dự án, từ dự án xây dựng đường cao tốc đến dự án xây dựng thân thiện với môi trường.

Nhà thầu môi trường không chỉ muốn chỉ trích; họ muốn bảo vệ hành tinh của chúng ta! 🌎

Còn có các dự án xây dựng cơ sở hạ tầng nặng như dự án đường ống nước và cống thoát nước, thường do kỹ sư dân dụng đảm nhiệm. Không có những dự án này, cuộc sống sẽ gặp nhiều khó khăn. 💩

Bên cạnh những dự án trên, dưới đây là ba loại dự án xây dựng khác:

1. Nhà Ở

Dự án này liên quan đến việc xây dựng và cải tạo các loại hình nhà ở, từ biệt thự lớn đến các tòa nhà chung cư.

2. Thương Mại

Dự án xây dựng thương mại bao gồm việc xây dựng các công trình như trung tâm thương mại, trường học, nhà hàng, sân vận động và nhiều hơn nữa. Các dự án này có vị trí đắc địa và được thiết kế để thuận tiện cho việc di chuyển của người dân.👣

3. Công Nghiệp

Cả hai loại dự án công nghiệp và thương mại đều tập trung vào việc xây dựng các công trình quy mô lớn.

Tuy nhiên, dự án thương mại chú trọng đến vẻ đẹp kiến trúc, trong khi dự án công nghiệp đặt ưu tiên vào tiêu chuẩn an toàn, tính năng và hiệu suất. Ví dụ về dự án công nghiệp có thể kể đến như nhà máy điện và dự án dầu mỏ.

Vậy đây là cách các quản lý dự án công nghiệp suy nghĩ:

Hai Vị Trí Cần Thiết Trong Quản Lý Dự Án Xây Dựng

Trong một dự án xây dựng, có rất nhiều yếu tố cần quản lý, từ việc sử dụng máy móc nặng cho đến công nhân làm việc trên cao. Mọi thứ đều có thể diễn ra không như kế hoạch.

Chính vì thế, chúng ta cần có người giám sát và nhắc nhở đội ngũ rằng mọi công việc đều quan trọng và cần được thực hiện nghiêm túc.

Dưới đây là hai vị trí không thể thiếu trong việc quản lý dự án xây dựng:

A. Quản Lý Dự Án

Một Quản lý dự án xây dựng có nhiệm vụ chính là đảm bảo dự án diễn ra theo đúng kế hoạch, đúng tiến độ và không vượt quá ngân sách đã định.

Bên cạnh đó, quản lý dự án còn phải:

• Chọn lựa phương pháp xây dựng phù hợp

• Lập kế hoạch triển khai dự án

• Bàn bạc chi tiết hợp đồng xây dựng với nhân viên và các chuyên gia khác trong ngành

• Tính toán và đàm phán chi phí xây dựng

• Thông báo cập nhật cho tất cả các bên liên quan đến dự án, bao gồm cả chủ đầu tư

Như bạn thấy, người quản lý dự án xây dựng cần phải có đủ năng lực và kỹ năng để đảm nhận công việc này. 💪

Gợi ý: Phần Mềm Xây Dựng Cho Mac

B. Nhà Thầu

Nhà thầu là người vào cuộc khi việc thiết kế và vẽ kỹ thuật của dự án đã hoàn tất.

Họ chịu trách nhiệm thi công xây dựng thực tế của dự án, trong khi quản lý dự án chú trọng vào việc quản lý mối quan hệ với khách hàng và theo dõi tổng quát tiến độ dự án.

Các nhà thầu thường được chọn lựa thông qua quá trình đấu thầu và cuối cùng sẽ do quản lý dự án quyết định. Nhà thầu có thể thuê thêm nhà thầu phụ để hỗ trợ hoàn thành công việc.

Một nhà thầu tổng cần có các kỹ năng sau:

• Khả năng ra quyết định tốt

• Hiểu biết về an toàn công cộng

• Kinh nghiệm trong ngành kỹ thuật xây dựng

• Khả năng điều phối nhóm làm việc

• Năng lực kiểm soát chất lượng và quản lý thời gian hiệu quả

Hãy sử dụng phần mềm quản lý nhà thầu để đảm bảo rằng đội ngũ thi công không mắc lỗi. 🔧

Gợi ý: Những câu hỏi phỏng vấn dành cho Quản lý Dự án Xây dựng

5 Giai đoạn của một Dự Án Xây Dựng là gì?

Để khẳng định vị thế của mình trong số các công ty xây dựng hàng đầu, bạn cần phải hiểu rõ về các giai đoạn của một dự án xây dựng, bao gồm:

• Bắt đầu dự án

• Lập kế hoạch cho dự án

• Triển khai dự án

• Theo dõi và đánh giá hiệu suất

• Hoàn thành và đóng dự án

Và may mắn là, với phần mềm quản lý dự án xây dựng như ClickUp, bạn có thể quản lý tất cả các giai đoạn này một cách hiệu quả.

Công cụ quản lý dự án xây dựng giúp bạn tổ chức và tối ưu hóa từng giai đoạn, đồng thời giám sát chặt chẽ tiến độ và ngân sách.

Gợi ý: Tham khảo các phương án thay thế Procore!

Như vậy, bạn sẽ không phải chỉ phân bổ nguồn lực hạn chế cho đội ngũ của mình.

Hãy cùng đi sâu vào từng bước của quản lý dự án xây dựng và khám phá cách phần mềm quản lý xây dựng có thể hỗ trợ bạn:

1. Bắt đầu dự án

Đây là giai đoạn "đang trong quá trình thi công" của dự án. 🚧

Ở giai đoạn này, bạn đang lên kế hoạch và xác định mục tiêu cho dự án.

Bạn cần phải đánh giá xem dự án có khả thi không.

Cuối cùng, nếu bạn đầu tư hàng ngàn đô la vào một công trình, bạn sẽ muốn công trình đó mang lại lợi nhuận cao. 🚚

Vậy làm sao để biết dự án của bạn có thành công?

Bằng cách thiết lập các chỉ số hiệu suất chính (KPI)!

KPI là những chỉ số có thể đo lường được, giúp bạn theo dõi tiến độ đạt được mục tiêu kinh doanh, trong trường hợp này là một dự án xây dựng thành công.

Dưới đây là ba ví dụ về KPI trong ngành xây dựng:

• Tỷ lệ thời gian máy móc không hoạt động

• Tỷ lệ thời gian nhân công không làm việc

• Số lần kiểm tra tổng thể tại công trường

May mắn là, Mục tiêu trong ClickUp giúp bạn đặt ra những KPI thực tế và theo dõi tiến trình hướng tới chúng.

Cách thức hoạt động?

Mục tiêu là những mục tiêu chung, lớn có thể được chia nhỏ thành các mục tiêu cụ thể.

Mỗi khi bạn hoàn thành một mục tiêu cụ thể, bạn lại tiến thêm một bước gần đến việc hoàn thành mục tiêu lớn của mình.

Cũng giống như mỗi khi bạn xếp một viên gạch, bạn lại gần hoàn thành công trình hơn! 🧱

Khi bạn đã xác định được mục tiêu cụ thể, bạn cần soạn một tài liệu khởi đầu dự án (PID).

PID giống như bản vẽ cho dự án của bạn. Nó bao gồm những thông tin quan trọng như phạm vi dự án, rủi ro, vai trò và trách nhiệm, kế hoạch dự án, và nhiều thông tin khác.

Tại sao bạn không lập kế hoạch PID của mình sử dụng Docs trong ClickUp?

Docs giúp bạn và đội ngũ cùng nhau biên soạn các tài liệu hướng dẫn, ý tưởng cho dự án, biên bản cuộc họp và nhiều thứ khác. Bạn có thể mở rộng kế hoạch trên số lượng trang không hạn chế và còn có thể tạo ra các trang con gắn kết để tổ chức thông tin một cách dễ dàng.

Công việc chỉnh sửa cùng nhau trong Docs

2. Kế hoạch hóa dự án

Ở giai đoạn này, chúng ta cần tiến hành lập kế hoạch cho ngân sách của dự án, phân bổ nguồn lực, xây dựng lịch trình thực hiện dự án và giao các công việc cụ thể.

Một kỹ thuật lập lịch được nhiều người áp dụng trong ngành xây dựng là phương pháp đường chính. Qua đó, bạn cần ước tính tổng thời gian để hoàn thành dự án và xác định thời gian bắt đầu cũng như kết thúc của từng công việc trong dự án.

Phương pháp đường chính còn giúp bạn nhận diện những công việc then chốt - những công việc mà nếu chậm trễ sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ chung của dự án, giống như một quả cầu phá hủy khổng lồ làm đổ đốn kế hoạch đã đặt ra.

Bạn cần lập kế hoạch cho dự án, bao gồm các mốc thời gian và sự phụ thuộc giữa các công việc trong dự án. Kế hoạch tài chính của bạn cũng cần ước tính chi phí cho vật liệu, thiết bị và nhân công.

Kế hoạch dự án không chu đáo có thể dẫn đến thất bại, nhưng ClickUp có thể giúp bạn tránh điều này:

• Sử dụng Mẫu ngân sách để theo dõi chi tiêu và lên kế hoạch tài chính cho tương lai.

• Với Biểu đồ Gantt, bạn có thể lập lịch cho nhiều dự án, theo dõi tiến độ, xác định ưu tiên và rào cản trong công việc.

• Xem khối lượng công việc giúp bạn biết được khả năng làm việc của đội nhóm và quản lý nguồn lực hiệu quả.

• Ước lượng thời gian giúp bạn dự đoán thời gian cần thiết để hoàn thành từng công việc.

• Đặt Ngày bắt đầu và Ngày hoàn thành để có mốc thời gian chính xác cho công việc.

• Xác định Ưu tiên công việc để hoàn thành đúng trình tự, tránh tình trạng bế tắc.

• Phân công nhiệm vụ cho cá nhân, nhóm hoặc nhiều người cùng lúc.

• Quản lý các bên liên quan, chi phí và vấn đề chất lượng thông qua CRM Xây dựng.

Thêm vào: Mẫu Quản lý Dự án Xây dựng

Sau khi hoàn tất kế hoạch ban đầu, bạn cần xây dựng cấu trúc phân rã công việc (WBS), chia nhỏ công việc lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn.

Danh sách kiểm tra trong ClickUp sẽ giúp bạn quản lý điều này một cách dễ dàng.

Bạn có thể tạo danh sách con trong danh sách kiểm tra để quản lý tốt hơn.

Cần tổ chức danh sách kiểm tra?

Không cần lo lắng. Bạn chỉ cần kéo và thả để sắp xếp lại danh sách. Bạn cũng có thể chỉ định người thực hiện cho từng nhiệm vụ cần thiết.

Phân công nhiệm vụ trong danh sách kiểm tra trên ClickUp

3. Bắt đầu dự án

Đây là giai đoạn triển khai dự án.

Chúng ta chuyển kế hoạch thành hành động, và mọi người bắt đầu làm việc!👷

Nhóm dự án cần chắc chắn rằng mọi người đều đang thực hiện đúng công việc được phân công.

Người quản lý công trình cần giám sát các hoạt động xây dựng, điều chỉnh khi cần thiết và điều quan trọng nhất là thông báo cho khách hàng biết về tiến độ.

Vậy làm thế nào để cập nhật thông tin cho khách hàng?

Dưới đây là cách ClickUp giúp bạn giữ liên lạc với khách hàng:

• Sử dụng tính năng chia sẻ và phân quyền để mời khách hàng vào Không gian làm việc của bạn như khách.

• Dùng tính năng chia sẻ công cộng để chia sẻ phiên bản công khai chỉ cho xem của công việc hoặc bố cục công việc, giúp mọi người trong dự án đều nắm bắt thông tin như nhau.

• Cập nhật thông tin cho khách hàng ngay cả khi bạn đang ở ngoài công trường qua ứng dụng di động của ClickUp cho iOS hoặc Android.

Nếu khách hàng của bạn thích sử dụng email hơn, bạn có thể dùng Email ClickApp để gửi và nhận email ngay trong các công việc trên ClickUp.

Bạn cũng có thể tạo ra công việc định kỳ cho những hoạt động cần thực hiện hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng, như cuộc họp định kỳ với các bên liên quan hoặc cuộc họp nhóm.

Tuy nhiên, đôi khi mọi việc không diễn ra theo kế hoạch và bạn cảm thấy mình đang gặp khó khăn.

Nhưng may mắn thay, bạn sẽ ít gặp phải tình huống này khi sử dụng tính năng xem dạng Timeline của ClickUp.

Tính năng xem dạng Timeline giúp bạn sắp xếp các công việc theo trình tự thời gian, từ đó có thể lên kế hoạch từ trước (theo ngày, tuần hoặc tháng) và điều chỉnh công việc một cách linh hoạt. Nhờ vậy, bạn sẽ không phải làm việc cả ngày lẫn đêm, mà luôn đi trước thời gian! ⏰

Xem dạng Timeline trong ClickUp

Xem thêm: Phần mềm Xây dựng hỗ trợ bởi Trí tuệ nhân tạo!

4. Theo dõi và đánh giá hiệu suất công việc

Giai đoạn giám sát hiệu suất thường được tiến hành cùng lúc với việc bắt đầu dự án.

Bạn cần theo dõi tiến độ và hiệu suất công việc để chắc chắn mọi thứ đều diễn ra đúng kế hoạch đã đặt ra.

Đừng quên kiểm tra lại các chỉ số KPI để biết bạn có đang đạt được mục tiêu kinh doanh hay không tại đây mục tiêu kinh doanh.

Vậy làm thế nào để bạn theo dõi tiến độ dự án và hiệu suất của nhóm làm việc?

Hãy sử dụng Bảng điều khiển trong ClickUp!

Bảng điều khiển giống như trung tâm chỉ huy, nơi bạn có thể nhìn tổng quan về không gian làm việc Workspace của mình.

Nó giống như bạn đang đứng trên đỉnh của một tòa nhà cao chọc trời và quan sát mọi hoạt động trong dự án.

Bảng điều khiển ClickUp là nơi lý tưởng để bạn giám sát tiến độ, theo dõi hiệu suất của nhân viên và phát hiện ra các vấn đề cản trở.

Bạn cũng có thể thêm vào Tiện ích Bảng để xem các nhiệm vụ nào đã hoàn thành.

Nâng cao khả năng theo dõi tiến độ của bạn với các tiện ích sprint như biểu đồ tốc độ, biểu đồ burndown, biểu đồ burnup, và biểu đồ dòng chảy tích lũy.

Biểu đồ luồng tích lũy trong ClickUp

5. Giai đoạn kết thúc dự án

Giai đoạn cuối cùng của quá trình xây dựng là việc hoàn tất mọi công việc còn dang dở.

Đây là những công việc mà nhóm dự án cần hoàn thành trong giai đoạn này:

• Hoàn thành các thỏa thuận hợp đồng còn lại

• Lưu trữ toàn bộ tài liệu liên quan đến công trình

• Kiểm tra lại ngân sách lần cuối

• Soạn thảo báo cáo về việc hoàn thành công trình

Trong giai đoạn này, người quản lý dự án cũng cần đánh giá xem những phần nào của dự án đã diễn ra suôn sẻ và ghi nhận những khó khăn hay thất bại có thể xảy ra.

Khi mọi việc đã được hoàn tất, đội ngũ của bạn có thể tự hào vì đã hoàn thành công trình!

Vì giai đoạn này đòi hỏi phải ghi chú rất nhiều, tại sao bạn không sử dụng Notepad trong ClickUp?

Notepad là một không gian để bạn có thể ghi lại ý tưởng, biên bản cuộc họp cuối cùng, ghi chú phản hồi và nhiều hơn nữa.

Và để kiểm tra ngân sách cuối cùng, chỉ cần sử dụng Formula Fields.

Với formula fields, bạn có thể tự động tính toán giữa các Custom Fields số học trên một nhiệm vụ để xác định những thứ như ước tính chi phí, đơn đặt hàng, và vật liệu xây dựng. 🧰

Khám phá lý do ClickUp được đánh giá là phần mềm quản lý dự án xây dựng số 1.

Kết quả Cụ Thể

🏢

Quản lý dự án xây dựng là công việc bao gồm việc lên kế hoạch, tổ chức, thực hiện và quản lý các công trình xây dựng. Vì mỗi dự án đều có nhiều phần cần được chú ý, nên việc sử dụng phần mềm đúng đắn là rất quan trọng để đảm bảo dự án không gặp trục trặc.

Phần mềm quản lý dự án xây dựng tốt sẽ giúp nhóm xây dựng của bạn quản lý công việc, phối hợp trong các dự án sắp tới và giữ liên lạc khi đang làm việc ngoài hiện trường.

Và không có phần mềm nào khác tốt hơn ClickUp để hỗ trợ bạn trong việc này.

ClickUp giúp nhóm của bạn lập kế hoạch cho các bước tiếp theo thông qua ưu tiên công việc, và tiết kiệm thời gian với hơn 50 tính năng tự động hóa công việc, làm cho ClickUp trở thành phần mềm quản lý xây dựng hoàn hảo.

Hãy thử ngay ClickUp miễn phí hôm nay để xử lý thành công mọi dự án xây dựng bạn tham gia.