Hướng Dẫn Sử Dụng ClickUp Hiệu Quả: Mẹo Và Bí Kíp Cho Người Mới

Khi bạn bắt đầu sử dụng ClickUp, dù làm việc nhóm hay cá nhân, bạn cần phải xem xét nhiều điểm quan trọng. ClickUp là công cụ đa năng với rất nhiều lựa chọn tùy chỉnh, và bước khởi đầu của bạn sẽ phụ thuộc vào mục tiêu bạn muốn đạt được từ nó.

Ngay cả khi bạn đã quen với ClickUp, luôn có các tính năng mới và cập nhật để khám phá, cũng như những cách thức mới để tận dụng các công cụ và quy trình làm việc quen thuộc.

Dù bạn ở trình độ nào với ClickUp, hãy theo dõi để biết thêm một số mẹo, thủ thuật và công cụ mà đội ngũ ClickUp dùng để quản lý lịch trình, hợp tác liên ngành, và nhiều hơn nữa!

Trước khi đi sâu vào chi tiết, hãy nhớ rằng những ví dụ và tình huống sử dụng được nêu ra chỉ mang tính chất minh họa. Mỗi tính năng hoặc công cụ được đề cập có thể được áp dụng trong nhiều trường hợp khác nhau. Hãy xem mỗi tính năng của ClickUp như là một dụng cụ đa năng: một công cụ với hàng loạt chức năng khác nhau.

Tận Dụng Cấu Trúc Tổ Chức Để Sắp Xếp Công Việc

Nếu bạn gia nhập một nhóm đã sử dụng ClickUp, điều quan trọng đầu tiên bạn cần làm là hiểu cách họ thiết lập cấu trúc tổ chức. Ngay cả khi bạn sử dụng ClickUp một mình, việc quan trọng nhất là bạn phải xác định cấu trúc tổ chức của mình sẽ như thế nào.

Cấu trúc tổ chức của ClickUp được sắp xếp từ to đến nhỏ gồm có Workspaces (Không gian làm việc), Spaces (Không gian), Folders (Thư mục), Lists (Danh sách) và Tasks (Nhiệm vụ).

Ở cấp cao nhất của hệ thống là các Workspaces. Việc đầu tiên bạn cần làm khi tạo một tài khoản mới trên ClickUp chính là tạo một Workspace.

Lưu ý rằng, bạn không thể chuyển công việc từ Workspace này sang Workspace khác, vì vậy hãy chắc chắn rằng các nhóm hoặc phòng ban cần trao đổi thông tin trong ClickUp phải được tổ chức trong cùng một Workspace. Tuy nhiên, bạn có thể tạo nhiều Workspaces theo ý muốn của mình!

Ở cấp độ tiếp theo là các Spaces. Tại ClickUp, chúng tôi dùng ClickUp cho mọi công việc liên quan đến quản lý dự án! Chúng tôi sử dụng chung một Workspace và mỗi bộ phận lại có một Space riêng biệt. Nhờ vậy, mọi người có thể chia sẻ công việc với nhau, nhưng mỗi bộ phận lại có thể thiết kế Space của mình để phù hợp với yêu cầu và quy trình làm việc cụ thể.

Một số tính năng đáng chú ý của Space bao gồm Trạng thái và ClickApps! Trạng thái sẽ hiển thị trong các nhiệm vụ của Space, giúp bạn quản lý và theo dõi quy trình làm việc (ví dụ: "Cần làm" > "Đang tiến hành" > "Đang xem xét" > "Hoàn thành").

ClickApps giúp bạn tùy chỉnh độ phức tạp hoặc đơn giản của Space. Cụ thể là mỗi ClickApp bạn thêm vào sẽ mang lại một tính năng mới cho Space đó, như Ưu tiên Công việc, Thẻ, Trường Tùy chỉnh và Theo dõi Thời gian.

Như bạn thấy, có một ClickApp phù hợp cho hầu hết mọi tình huống!

Dưới cấp của không gian làm việc (Spaces) là các thư mục (Folders), chúng giúp bạn sắp xếp các dự án một cách ngăn nắp. Việc sử dụng Folders không bắt buộc, nhưng nếu bạn thấy không gian làm việc của mình quá lộn xộn, việc tạo Folders sẽ giúp bạn gọn gàng hơn.

Tiếp theo là danh sách công việc (Lists). Tôi không cho rằng Lists thấp hơn Folders trong cấu trúc tổ chức, vì bạn có thể tạo Lists ngay trong Spaces hoặc thêm chúng vào Folders! Cơ bản thì Lists chứa các công việc liên quan đến nhau.

Bạn có thể xem Lists như là cách nhìn thông thường khi bạn muốn biết thông tin chi tiết. Có nhiều phương thức khác để hiển thị công việc, được gọi là Views, mỗi cái có những tính năng đặc trưng. Nhưng cuối cùng, chế độ xem Lists là cách toàn diện và có thể tùy chỉnh cao để quản lý công việc, và là điểm xuất phát tốt để bạn bắt đầu.

Cuối cùng, chúng ta đến với các công việc cụ thể (tasks). Dù chúng nằm ở cuối cấu trúc tổ chức (tên của chúng còn không được viết hoa!), nhưng chúng là nền tảng quan trọng của bất kỳ dự án nào và có thể được tùy chỉnh mạnh mẽ.

Bạn có thể phân công nhiều người vào một công việc cụ thể. Nếu ai đó chỉ cần theo dõi, bạn có thể thêm họ vào danh sách người theo dõi công việc. Bạn có thể đặt ngày bắt đầu và hạn hoàn thành cho công việc (hoặc thậm chí là thời gian cụ thể). Bạn có thể thêm công việc con, thực chất là công việc nhỏ trong một công việc lớn (giống như phim trong phim!). Bạn cũng có thể thêm danh sách kiểm tra vào công việc, đính kèm tài liệu, tạo và gắn kết với ClickUp Docs, và nhiều hơn nữa! Chúng ta sẽ bàn về công việc này nhiều hơn, nên bây giờ hãy tiếp tục nhé.

Giữ Mọi Thứ Trong Tầm Kiểm Soát Sử Dụng Home và Task Trays

Được rồi! Bạn đã hiểu rõ về cấu trúc tổ chức rồi. Bạn đã thiết lập xong không gian làm việc của mình. Bạn thậm chí đã được giao một số công việc! Bạn cảm thấy... hơi choáng ngợp, nếu nói thật lòng.

Bởi vì có quá nhiều Folders và Spaces, và nếu bạn là một phần của tổ chức lớn sử dụng ClickUp, hầu hết chúng có thể không liên quan đến công việc của bạn.

Đừng lo! Theo lời Glinda, bạn chỉ cần gõ nhẹ ba cái vào gót giày và tự nhủ, "Không đâu bằng nhà." Thực tế, gõ nhẹ vào gót giày không giúp ích gì, nhưng bạn có thể nhấn vào nút Home bất cứ khi nào bạn cần xem xét và tổ chức công việc của mình.

Mọi nhiệm vụ được giao cho bạn đều xuất hiện trong mục "Trang chủ" của bạn. Các bình luận mà người khác giao cho bạn cũng sẽ hiển thị ở đây, và bạn có thể xem chúng tại đây. Những lời nhắc nhở mà bạn tự đặt cho mình cũng nằm ở đây, bạn có thể tham khảo thêm thông tin về tính năng này tại đây. Wes Brumette, Phó Tổng giám đốc ClickUp, chia sẻ rằng: “Nếu bạn phân công từng công việc, đặt hạn chót cho chúng, và kiểm tra 'Trang chủ' của bạn (cũng như theo dõi trang cá nhân của người khác), thì không có công việc nào có thể bị bỏ sót!”

Việc có thể xem tất cả các công việc của bạn ngay trong "Trang chủ" rất thuận tiện.

Bạn có muốn mang theo những công việc quan trọng nhất của mình mọi lúc mọi nơi trong ClickUp không?

Điều này hoàn toàn khả thi! Với Khay Công việc, bạn chỉ cần một cú click là có thể truy cập vào các công việc cấp bách của mình.

Brandon Isaacs, một Hướng dẫn viên Sản phẩm của chúng tôi, đã chia sẻ một ví dụ đơn giản nhưng rất hiệu quả về cách sử dụng Khay Công việc: “Tôi bắt đầu ngày mới bằng việc kiểm tra 'Công việc của tôi' trong 'Trang chủ'... Tôi mở từng công việc đến hạn hoặc quá hạn, sau đó thu nhỏ chúng vào Khay Công việc. Như vậy, tôi luôn nhớ được những gì cần hoàn thành trong ngày, dù tôi đang làm gì trong ClickUp. Khi tôi hoàn thành mỗi công việc, tôi sẽ loại bỏ nó ra khỏi Khay Công việc, giúp cho khay này ngày càng gọn gàng theo thời gian."

Tuy nhiên, dù bạn đã sắp xếp công việc của mình một cách gọn gàng đến đâu, vẫn sẽ có những lúc bị phân tâm. Có thể là một đồng nghiệp nhắn tin qua Slack về một dự án, hoặc đột nhiên bạn nhớ ra một việc gì đó, từ việc "Hôm nay mình đã tưới cây chưa?" cho đến "Mình cần cập nhật số liệu trong bản trình bày cho cuộc họp sắp tới." Dù là điều gì, đừng để nó làm bạn mất tập trung khỏi công việc bạn đang làm!

Hãy sử dụng tính năng nhắc nhở—bạn có thể tạo ra chúng bằng cách nhấp vào biểu tượng cầu vồng cạnh nút “+ Công việc” hoặc sử dụng phím tắt 'r'.

Chuyên viên Hỗ trợ Khách hàng của ClickUp, anh Ben Spry, đã chia sẻ mẹo ưu tiên của mình là sử dụng tính năng nhắc nhở: “Những lời nhắc trong ClickUp giúp tôi ghi lại ngay lập tức những ý nghĩ bất chợt để không còn phải bận tâm về chúng nữa, từ đó có thể tập trung hoàn toàn vào công việc.”

Khi bạn tìm thấy khoảng trống trong lịch làm việc (hoặc vào đầu hoặc cuối ngày), bạn có thể xem tất cả lời nhắc của mình trong mục Trang chủ của ClickUp.

Tạo Tài liệu cho Mọi Thứ, Mọi Nơi

Nếu bạn hỏi 100 người dùng ClickUp rằng họ sử dụng tính năng Tài liệu của chúng tôi như thế nào, bạn sẽ nhận được 100 câu trả lời khác nhau.

Giám đốc điều hành ClickUp, ông Zeb Evans, dùng Tài liệu để phác thảo ý tưởng và suy nghĩ các vấn đề. Quản lý Sản phẩm Doanh nghiệp, ông Vincent Khadige, thì nhúng các chế độ Xem khác nhau vào Tài liệu để có thể "tương tác với chúng ngay lập tức từ mọi nơi."

Chỉ riêng hai ví dụ này đã cho thấy sự đa dạng trong cách sử dụng Tài liệu: từ việc ghi chép thông thường đến việc tạo tổng quan dự án chi tiết và nhiều hơn nữa.

Vậy, điều gì làm cho Tài liệu ClickUp trở nên linh hoạt hơn so với, chẳng hạn, một Google Doc?

Tài liệu ClickUp được tích hợp một cách mượt mà vào hệ thống ClickUp rộng lớn. Bạn có thể đề cập đến người dùng, công việc, hoặc thậm chí là một Tài liệu khác ngay trong một Tài liệu. Bạn cũng có thể nhúng các nguồn tài nguyên khác từ bên trong lẫn bên ngoài ClickUp. Bạn thậm chí có thể tạo nhiều "trang" theo ý muốn trong mỗi Tài liệu, điều này rất thuận tiện để tạo một bộ từ điển hay wiki.

Ngoài những tính năng cơ bản của phần mềm xử lý văn bản như thêm mục lục, chú thích hay bảng biểu, người dùng còn có thể chỉnh sửa hoặc đóng góp nội dung vào Tài liệu, giúp công việc hợp tác trở nên hiệu quả hơn.

Tôi rất ấn tượng với ClickUp Docs! Tôi thường dùng nó để ghi lại nội dung các cuộc họp, mỗi cuộc họp được ghi chép ngắn gọn trong mục lục, giúp tôi dễ dàng tra cứu thông tin. Điều này giúp tôi theo dõi được mọi chủ đề, công việc và phân công trong các cuộc họp mà tôi tham gia.

Bạn cũng có thể thêm một Tài liệu vào công việc dưới dạng file đính kèm. Chỉ cần nhấp vào "Thêm" ở mục "Tệp đính kèm" trong công việc và chọn "Tạo Tài liệu mới". Đây là một công cụ hữu ích khi bạn cần xử lý nhiều nội dung văn bản, ví dụ như khi viết blog.

Hoặc bạn cũng có thể thêm Tài liệu như một cách để xem trong một Danh sách hoặc Thư mục. Điều này rất tiện lợi khi bạn có thông tin mà nhiều người cần tra cứu hoặc đóng góp, ví dụ như một bảng thuật ngữ, tài liệu về cách làm việc hiệu quả, hay quy trình chuẩn.

Thực ra, nếu bạn mới bắt đầu sử dụng ClickUp, tôi khuyên bạn hãy thử tạo một vài Tài liệu và làm quen với các tính năng đã nêu ở trên. Tài liệu là một không gian thích hợp để bạn ghi chép và liên kết, cũng như biểu diễn các thông tin, từ dữ liệu trong bảng cho đến các công việc trên ClickUp.

Tiết Kiệm Thời Gian với Các Phím Tắt và Lệnh /Slash

Đến giờ, chúng ta đã tập trung vào nhiều mẹo và phương pháp tốt nhằm giúp công việc của bạn trở nên thuận tiện hơn. Những công cụ này rất hữu ích, nhưng để áp dụng và hòa nhập chúng vào quy trình làm việc hiện tại của bạn có thể cần một chút thời gian và sự luyện tập.

Bây giờ, hãy tạm gác lại mọi thứ và chú ý đến một điều dễ dàng hơn: sử dụng phím tắt. Đây là những thao tác bạn có thể áp dụng nhanh chóng nhưng lại giúp tiết kiệm hàng giờ đồng hồ cho bạn sau này!

Chắc chắn rồi, việc sử dụng các phím tắt thực sự mang lại nhiều tiện ích cho mọi người. Qua khảo sát, tôi nhận thấy rằng chúng đặc biệt được ưa chuộng bởi đội ngũ sản phẩm và phát triển của ClickUp, nơi mà tốc độ và hiệu quả là yếu tố then chốt. Scott Snider, Trưởng nhóm phát triển giao diện, đã chia sẻ một cách ngắn gọn: "Tôi càng ít dùng đến chuột càng tốt."

Một cách để giảm thiểu thời gian click chuột là bằng cách kích hoạt tính năng phím tắt ClickApp. Khi bạn đã kích hoạt, bạn có thể bắt đầu sử dụng ClickUp mà không cần click nhiều (xin lỗi vì câu chơi chữ 😅)!

Dù mỗi phím tắt đều hữu ích, dưới đây là ba phím tắt được đội ngũ ClickUp đánh giá cao nhất:

• Di chuyển chuột lên công việc và gõ 'm' sẽ tự động gán công việc đó cho bạn.

• Gõ 'r' để tạo một lời nhắc mới.

• Gõ 's' để mở cửa sổ tìm kiếm, từ đó bạn có thể tìm kiếm trong tất cả các nguồn thông tin mà bạn có quyền truy cập.

Và phím tắt chỉ là một công cụ trong số nhiều giải pháp tiết kiệm thời gian mà ClickUp cung cấp. Công cụ yêu thích của tôi là /Slash Commands.

Như cái tên đã nói lên, bạn chỉ cần gõ dấu gạch chéo '/' để kích hoạt menu /Slash Command. Bạn có thể sử dụng /Slash Commands trong công việc, Tài liệu, Trò chuyện, cũng như nhiều Chế độ xem khác.

Có hơn 60 lựa chọn /Slash Command, và những lệnh bạn thấy hữu ích nhất sẽ tùy thuộc vào công việc bạn đang thực hiện, nhưng một số lệnh tôi thường xuyên sử dụng là:

• '/tc' để tạo mục lục trong một Tài liệu.

• '/h1', '/h2', và '/h3' để tạo các tiêu đề trong Tài liệu.

• '/em' để nhúng hầu như bất cứ thứ gì vào Tài liệu hoặc công việc.

Hỗ Trợ Kịp Thời Khi Bạn Cần

Bí quyết cuối cùng từ ClickUp mà tôi muốn chia sẻ là chúng tôi không giữ kín thông tin! Nếu bạn có thắc mắc, chúng tôi luôn sẵn lòng giải đáp. Vậy nên, bạn không cần phải chờ đợi hàng ngày để nhận phản hồi từ dịch vụ khách hàng hay loay hoay tìm kiếm câu trả lời trên website nữa.

Chúng tôi có một khu vực tài liệu hướng dẫn chi tiết, nơi bạn có thể tìm thấy câu trả lời cho hầu hết mọi câu hỏi. Chỉ cần nhập từ khóa vào công cụ tìm kiếm và bạn sẽ tìm ra thông tin cần thiết.

Nếu vẫn không tìm thấy thông tin bạn cần, đừng lo lắng! Đội ngũ dịch vụ khách hàng của chúng tôi đã giành được nhiều giải thưởng và luôn sẵn sàng trả lời các câu hỏi của bạn 24/7.

Chúng ta đều biết rằng dịch vụ khách hàng thường không đáp ứng được kỳ vọng, và chúng tôi đã nỗ lực để thay đổi điều này. Hãy thử liên hệ với chúng tôi qua email help@clickup.com và bạn sẽ nhận được phản hồi ngay lập tức.

Chúng tôi cung cấp dịch vụ trò chuyện trực tiếp để bạn có thể liên hệ mọi lúc khi cần giải đáp gấp. Dịch vụ chăm sóc khách hàng của chúng tôi thực sự giúp chúng tôi khác biệt so với các đối thủ, và bạn đừng ngần ngại liên hệ nếu có bất kỳ thắc mắc nào.

Kết luận

Với những lời khuyên và mẹo đã được đội ngũ ClickUp kiểm duyệt, bạn đã sẵn sàng để khám phá nền tảng này.

Nếu bạn có thắc mắc, hãy tham khảo hướng dẫn trợ giúp của chúng tôi hoặc liên hệ với đội ngũ hỗ trợ khách hàng của chúng tôi.

Chúng tôi không giống như các đội ngũ hỗ trợ khách hàng thông thường; chúng tôi thực sự thích giúp đỡ và sẵn lòng trả lời mọi câu hỏi của bạn! Nếu bạn phát hiện ra tính năng nào đó chưa có trên ClickUp, hãy thông báo cho chúng tôi và gửi ý kiến của bạn vào bảng góp ý.

Có thể chúng tôi đã đang phát triển tính năng đó, nhưng chúng tôi luôn hoan nghênh phản hồi và muốn đảm bảo rằng nền tảng của chúng tôi đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. Chúng tôi đang nỗ lực xây dựng một nền tảng quản lý dự án lý tưởng!

Hãy thử nghiệm với các thiết lập và tùy chỉnh sao cho phù hợp nhất với đội nhóm của bạn. Khả năng tùy chỉnh của ClickUp là không giới hạn, và đây chính là điểm mạnh của chúng tôi! Hãy thoải mái sử dụng công cụ, hoàn thành công việc và liên hệ với chúng tôi nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hay góp ý nào!