Hướng Dẫn Quản Lý và Phát Triển Doanh Nghiệp Nhỏ Cùng ClickUp

Có thể là đại dịch toàn cầu đã giúp doanh nghiệp nhỏ trở thành chủ đề được quan tâm, nhưng sự quan tâm mới mẻ này không chỉ giúp nhiều doanh nghiệp tránh khỏi việc phải đóng cửa—nó còn thúc đẩy một tăng trưởng 24.6% về số lượng các doanh nghiệp nhỏ ra đời từ năm 2020.

Sự rõ ràng về các vấn đề đạo đức, xã hội và môi trường liên quan đến các công ty lớn đã giúp người tiêu dùng hiểu biết và tự quyết định hơn, khiến cho việc chọn lựa doanh nghiệp nhỏ không chỉ làm chúng ta cảm thấy tốt mà còn bởi vì chúng thường bền vững hơn, sản phẩm đạo đức, chất lượng cao và mang lại trải nghiệm mua sắm tốt hơn!

Nhưng với kinh nghiệm từng là chủ doanh nghiệp nhỏ của tôi, tôi hiểu rõ công sức gian khổ để xây dựng và phát triển một thứ gì đó từ con số không—và ước gì ClickUp đã tồn tại khi tôi còn điều hành cửa hàng áo thun một mình trong phòng ngủ của mình.

Vậy nên, hãy cùng tìm hiểu những tính năng của ClickUp giúp cuộc sống công việc trở nên dễ dàng hơn cho những người dũng cảm không có sếp, chỉ có kinh doanh!

Khi làm việc chăm chỉ không mang lại kết quả

Khi tôi mới 4 tuổi, bố mẹ tôi đã bắt đầu và phát triển một doanh nghiệp nhỏ bán vật tư y tế. Ngoài việc truyền cho tôi niềm đam mê kỳ lạ với các dụng cụ phẫu thuật (họ cũng thấy điều đó kỳ lạ), tôi đã được tiếp xúc với tinh thần kinh doanh từ bé.

Tuy nhiên, tôi hơn là một người… sáng tạo. Khi tôi bắt đầu bán áo trên Etsy ngay sau khi tốt nghiệp trường thiết kế, tôi không biết cách tổ chức kinh doanh, tài chính hay thời gian của mình ra sao. Tôi đã lịch sự từ chối lời khuyên kinh doanh từ bố mẹ và chị gái là kế toán của tôi—bởi vì áo của tôi đã nhanh chóng trở thành một hit lớn! Và tôi yêu thích việc làm chúng! Và tôi biết mình làm đúng! (🙄)

Một năm sau đó, những thiết kế mới luôn được bán hết, tôi có khách hàng là người nổi tiếng, cửa hàng của tôi xuất hiện trên trang chủ của Etsy…nhưng sự thật là, doanh nghiệp của tôi không tạo ra nhiều lợi nhuận để có thể mở rộng. Tôi không thể nghỉ ngày nào và tôi làm việc đến mức kiệt sức. Mọi người thường nói rằng có quá nhiều khách hàng là “vấn đề tốt” để có, nhưng họ không nói rằng điều đó chỉ đúng khi doanh nghiệp của bạn được tổ chức đủ tốt để xác định vấn đề chính.

Nhìn lại, vấn đề lớn nhất của tôi chính là sự thiếu tổ chức—và không có sự sáng tạo hay kỹ năng marketing nào có thể bù đắp cho điều đó. Tôi có các file thiết kế trên máy tính, bảng kê bán hàng trong sổ tay, ghi chú trên Etsy, ý tưởng trong sổ phác thảo, và kho áo phông trong hộp TV. Còn tồi tệ hơn, có những chi phí và con số tôi thậm chí không hề theo dõi.

Chính vì vậy, tôi luôn nói với mọi chủ doanh nghiệp nhỏ mà tôi gặp về ClickUp. Thực sự đấy.

Rất nhiều tính năng, trong đó có nhiều tính năng hoàn toàn miễn phí, chính xác là những gì tôi cần lúc đó để xây dựng một nền tảng vững chắc cho cửa hàng của mình—và cho kiến thức kinh doanh của bản thân. Từ việc tổ chức đơn hàng đến theo dõi mọi thứ từ tiền bạc đã chi cho đến giờ làm việc, ClickUp là công cụ toàn diện giúp bạn tiết kiệm thời gian cho công việc tẻ nhạt để bạn có thêm thời gian xây dựng cuộc sống của mình.

Ưu đãi: Phần Mềm Quản Lý Doanh Nghiệp Tốt Nhất

Cách bắt đầu sử dụng ClickUp cho doanh nghiệp nhỏ của bạn

Vì thời gian là tiền bạc, chúng ta hãy bắt đầu ngay!

1. Tạo không gian và thư mục của bạn.

Thư mục trong Không gian làm việc trên ClickUp

Khi bạn tạo một tài khoản ClickUp hoàn toàn mới, bước đầu tiên là thiết lập một Không gian làm việc; hãy tưởng tượng đây như một tòa nhà văn phòng dành riêng cho bạn.

Trong Không gian làm việc của bạn, nơi bạn sẽ dành phần lớn thời gian, là Không gian của bạn; hãy coi đây như khu vực văn phòng rộng lớn của doanh nghiệp. Đặt tên cho Không gian này theo tên công ty và tạo Thư mục bên trong Không gian đó cho mọi hạng mục có thể có - những hạng mục rộng lớn để bắt đầu có thể là Tài chính, Tiếp thị, và Sản xuất!

Bạn có thể tạo không giới hạn số lượng Thư mục, nhưng hãy cố gắng tiếp cận việc tạo Thư mục một cách cẩn trọng nhất có thể: Thư mục không cần phải quá chi tiết - đó là công việc của Danh sách!

🤑 Gói Miễn phí Mãi mãi: Bao gồm khả năng tạo 5 Không gian

🏆 Gói Không giới hạn ($5 mỗi thành viên): Bao gồm khả năng tạo không giới hạn Không gian

Psst: ClickUp University có một khóa học miễn phí về cách thiết lập Không gian làm việc của bạn!

2. Tạo Danh sách của bạn.

Xem nhiệm vụ ở dạng Danh sách

Danh sách nằm trong Thư mục và chính là nơi các nhiệm vụ được đặt. Khi tạo không gian này với cửa hàng áo cũ của tôi, tôi đã liệt kê mọi phân loại phụ mà tôi có thể nhớ, cùng với một số danh mục mới mà tôi nên theo dõi!

Trong hình trên, bạn có thể thấy rằng trong Thư mục “Marketing & Advertising” của tôi có 3 Danh sách: “Quảng cáo Tài trợ,” “Mạng Xã hội,” và “Quan hệ Đối tác Influencer.”

Khi bạn xem toàn bộ Thư mục, bạn sẽ xem tất cả các Danh sách trong Thư mục đó cùng một lúc, vì vậy hãy tạo Danh sách dựa trên những điều bạn muốn có thể tập trung một cách trực quan riêng biệt khi cần thiết.

🤑 Gói Miễn Phí Mãi Mãi: Bao gồm 100 Danh sách cho mỗi Thư mục

🏆 Gói Không Giới Hạn (5 đô la cho mỗi thành viên): Bao gồm 400 Danh sách cho mỗi Thư mục

3. Tạo nhiệm vụ với Trường Tùy chỉnh.

Các Công Việc với Trường Tùy Chỉnh được hiển thị trong Chế độ Xem Danh Sách

“Công việc” trong ClickUp không nhất thiết chỉ là các hành động, chúng còn có thể được sử dụng như những mục riêng lẻ trong một danh sách thông thường!

Trong ví dụ sử dụng của tôi ở trên, mỗi thiết kế trên sản phẩm trong cửa hàng của tôi là một công việc, và có lẽ tôi sẽ không bao giờ cần phải nhấp vào những công việc đó để xem thêm thông tin—Trường Tùy Chỉnh cho phép tôi nhìn thấy mọi chi tiết quan trọng, tất cả tập trung tại một nơi!

Cơ bản là, ClickUp cho phép bạn tạo ra bất kỳ loại cột tổ chức nào bạn cần, từ menu thả xuống, thẻ tag, hộp văn bản, số liệu, giá cả—bạn đặt tên! Một Trường Tùy Chỉnh có thể đã thay đổi cuộc sống cho cửa hàng của tôi là trường đính kèm tệp; vì tôi bán các mặt hàng in với thiết kế gốc, việc có những tệp làm việc và .jpeg tập trung tại một nơi sẽ giúp tôi tiết kiệm được hàng giờ tìm kiếm qua máy tính hay Google Drive.

🤑 Gói Miễn Phí Mãi Mãi: Bao gồm 100MB dung lượng lưu trữ tệp

🏆 Gói Không Giới Hạn ($5 mỗi thành viên): Bao gồm dung lượng lưu trữ tệp không giới hạn

4. Lập ngân sách.

Danh sách ngân sách với Trường tùy chỉnh, được tổ chức theo Trạng thái

Nếu bạn giống tôi, có lẽ bạn cũng cảm thấy khó chịu mỗi khi nghe đến từ “ngân sách”. Tôi luôn không giỏi toán và cảm thấy lo lắng trước những con số, nhưng nếu ClickUp đã tồn tại khi tôi quản lý cửa hàng áo của mình... Tôi chỉ muốn nói, có thể tôi đã học cách thực sự thích thú với việc lập kế hoạch tài chính.

Danh sách ngân sách hàng tháng của tôi được tổ chức bởi ba trạng thái đơn giản và bao gồm những Trường tùy chỉnh tuyệt vời. Trường quan trọng nhất ở đây là Trường Công thức, có thể tính toán kết quả từ hai trường tùy chỉnh mà bạn muốn kết hợp, như "giá sản phẩm cộng với giá vận chuyển" hoặc "số giờ làm việc nhân với phí theo giờ".

Trường này rất hữu ích cho các cửa hàng có nhiều sản phẩm với các mức giá cơ bản khác nhau, nhưng đối với các cửa hàng khác, tính năng tính toán cột cũng có thể giải quyết vấn đề!

🤑 Gói Miễn phí Mãi mãi: Không bao gồm tính toán cột

🏆 Gói Không giới hạn (5 đô la mỗi thành viên): Bao gồm tính toán cột không giới hạn

5. Tạo hệ thống theo dõi đơn hàng.

Sắp xếp công việc theo Trạng thái và tổ chức bằng Trường tùy chỉnh

Tin vui—bạn đã có đơn hàng! Nhưng để duy trì sự ổn định từ lúc nhận đơn cho đến khi sản phẩm được giao, điều quan trọng là phải tổ chức một cách linh hoạt và nhất quán.

Hãy nghĩ về mọi thông tin bạn cần để hoàn thành một đơn hàng, sau đó biến chúng thành Trường tùy chỉnh. Hãy nhớ rằng những trường này có thể là bất cứ thứ gì bạn nghĩ ra, vì vậy đừng lo lắng nếu sản phẩm của bạn không phải là một vật phẩm cụ thể như áo sơ mi! Nếu bạn có thể nhập nó, nó có thể trở thành Trường tùy chỉnh có thể theo dõi được.

Công việc phụ như các mục thêm trong một đơn hàng

Đối với những đơn hàng bao gồm nhiều hơn một sản phẩm độc lập, tôi đã tạo công việc phụ với tên giống hệt công việc chính (hình minh họa phía trên), sau đó điền thông tin vào các trường dữ liệu như bình thường.

🤑 Gói Miễn Phí Mãi Mãi: Bao gồm 100 lần sử dụng Trường Tùy Chỉnh

🏆 Gói Không Giới Hạn ($5 cho mỗi thành viên): Bao gồm số lần sử dụng Trường Tùy Chỉnh không giới hạn

6. Thêm các giao diện hữu ích vào Thư mục của bạn.

Tôi đã thêm chế độ xem Lịch vào Không gian làm việc của mình, giúp tôi theo dõi tất cả các hạn cuối cùng trong tháng ở một nơi.

Điều tôi yêu thích về ClickUp là số lượng chế độ xem bạn có thể thêm vào Không gian và Thư mục của mình để giúp bạn quan sát công việc theo một cách mới.

Dù bạn kinh doanh trong lĩnh vực nào, việc có cái nhìn rõ ràng về ngày giao hàng là rất quan trọng. Với chế độ xem Lịch, bạn có thể xem các nhiệm vụ được giao vào ngày, tuần hoặc tháng nào; khi bạn biết thời gian cần thiết cho mỗi nhiệm vụ, bạn có thể dễ dàng dành thời gian cá nhân cho bản thân, điều này rất quan trọng khi bạn tự làm chủ.

🤑 Gói Miễn Phí Mãi Mãi: Chế độ xem Hộp và Bảng không có sẵn

🏆 Gói Không Giới Hạn ($5 mỗi thành viên): Tất cả các chế độ xem đều có sẵn, hầu hết không giới hạn sử dụng

Tiện ích bổ sung: Công cụ AI cho doanh nghiệp nhỏ

7. Tạo ra các Tự động hóa tiết kiệm thời gian.

Tạo Automation mới trong ClickUp

Khi bạn đã quen với việc sử dụng nhiều tính năng tùy chỉnh của ClickUp, bạn chắc chắn không thể bỏ qua Automations. Hãy nghĩ về Automations như những cỗ máy tự động hóa vô hình mà bạn tạo ra để thực hiện những công việc lặp đi lặp lại mất thời gian mà không cần bạn phải động tay.

Một Automation mà tôi sẽ rất thích là có thể tự động thay đổi trạng thái của các nhiệm vụ sản phẩm khi số lượng của bất kỳ mặt hàng nào trong kho hàng của tôi chỉ còn 2 sản phẩm. Và bởi vì tôi đã thiết lập Thông báo để nhận thông tin khi có sự thay đổi trạng thái, tôi sẽ có thể kịp thời nhập hàng và tránh tình trạng khách hàng hỏi tôi khi nào có hàng trở lại!

Việc khởi nghiệp và phát triển doanh nghiệp là cực kỳ mất thời gian, nhưng quan trọng là bạn phải nhớ rằng thời gian là một nguồn lực quý giá – và việc tiết kiệm thời gian mỗi khi có thể là điều cần thiết cho thành công.

🤑 Gói Miễn Phí Mãi Mãi: Bao gồm 100 Automations mỗi tháng

🏆 Gói Không Giới Hạn ($5 mỗi thành viên): Bao gồm 1,000 Automations mỗi tháng

8. Phát triển đội ngũ của bạn.

Trường dữ liệu tùy chỉnh để theo dõi tiền lương hàng tuần của nhân viên dựa trên số giờ họ ghi chép trong ClickUp

Một trong những điều tuyệt vời nhất khi công ty phát triển là khả năng cuối cùng có thể phân chia công việc một cách đều đặn. Với ClickUp, việc tuyển dụng thực tập sinh và nhân viên trở nên thuận tiện hơn cho mọi người bởi mọi khía cạnh của doanh nghiệp bạn đều được quản lý trong một Không gian, trên một nền tảng thân thiện với người dùng.

Giao diện Chat trong Thư mục

Điều tuyệt vời hơn cả là sự dễ dàng trong giao tiếp ngay trong ClickUp; từ Bình luận đến Người được giao việc đến Giao diện Chat, ClickUp được thiết kế để hợp tác và phân công công việc một cách liền mạch, không quan trọng bạn có bao nhiêu (hoặc ít!) người trong nhóm của mình.

Mẹo: Nhập mẫu Interview Process Template miễn phí của ClickUp vào thư mục "People" của bạn để tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm nhân tài!

🤑 Gói Miễn Phí Mãi Mãi: Bao gồm 100 lần sử dụng Giao diện Chat

🏆 Gói Không Giới Hạn ($5 cho mỗi thành viên): Bao gồm sử dụng không giới hạn Giao diện Chat

Một giấc mơ lớn, nhiều bước đi nhỏ.

Một trong những điều tốt nhất khi bắt đầu một doanh nghiệp nhỏ là thành công ban đầu không phụ thuộc vào số tiền bạn có thể đầu tư trước; quan trọng hơn cả là bắt đầu với một nền tảng cho ý tưởng của bạn dựa trên tổ chức thông minh, lập kế hoạch, và theo dõi mọi thứ.

Tôi bắt đầu công việc kinh doanh của mình với $100 cho lô hàng áo thủ công đầu tiên của mình và đã kiếm được lợi nhuận đủ để sản xuất thêm trong vòng một tháng—nhưng vì tôi không có một hệ thống linh hoạt, thông minh để điều hành doanh nghiệp, tôi không thể giữ được lợi nhuận sau một mức tăng trưởng nhất định.

Nhưng tôi không tin vào việc hối tiếc trong kinh doanh: tại sao tôi phải tự trách mình cho những gì tôi đã làm khi tôi đơn giản là không biết những gì tôi biết bây giờ? ClickUp sẽ là một sự giúp đỡ lớn cho những thách thức của tôi, nhưng dù một nền tảng có hoàn hảo đến đâu, thành công thực sự bắt đầu từ chính bạn. Và đôi khi bạn chỉ cần thêm chút thời gian để phát triển. 🌱

Thật tuyệt khi có một tầm nhìn và biến nó thành hiện thực. Thật tuyệt vời khi có khách hàng và nhận được lời khen cho những gì bạn đã tạo ra. Nhưng nếu bạn muốn khám phá hết tiềm năng trong bất cứ điều gì, bạn phải sẵn lòng rời khỏi vùng an toàn của mình, chấp nhận rủi ro, làm việc chăm chỉ, và lắng nghe những người biết hơn bạn—trong khi luôn tin tưởng vào trực giác của mình.

Giờ thì ra ngoài đó và kiếm tiền nào.