Hướng dẫn Quản lý Dự án ( Ví dụ Thực tế và Lời Khuyên từ Chuyên gia)

Bạn có biết mối phụ thuộc trong quản lý dự án là gì không?

Đầu tiên, hãy hiểu rằng chúng luôn tồn tại và không thể tránh khỏi.

Nó giống như việc bạn cần đến nhân viên kế toán để quản lý tài chính,

Hoặc cần sự đồng ý từ sếp của bạn cho các quyết định.

Nói một cách đơn giản, không thể thực hiện quản lý dự án mà không có sự phụ thuộc này.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về mối phụ thuộc là gì, các loại phụ thuộc khác nhau cùng với ví dụ từ thực tế, và cách để quản lý chúng một cách thuận tiện.

Nếu bạn thích học qua hình ảnh, đừng bỏ qua video blog này về mối phụ thuộc trong quản lý dự án!

Khái niệm về Sự Phụ thuộc trong Quản lý Dự án

Sự phụ thuộc trong quản lý dự án là những công việc, sự kiện, hoặc điều kiện:

• Cần phải hoàn thành sau một công việc khác

• Hoặc là yếu tố mà công việc tiếp theo cần dựa vào để thực hiện

Những sự phụ thuộc này giúp người quản lý dự án nắm bắt được mối liên kết giữa các công việc, từ đó xác định được trình tự thực hiện chúng một cách rõ ràng.

Bạn có muốn ví dụ cụ thể để hiểu rõ hơn không?

Có rất nhiều ví dụ về sự phụ thuộc trong các dự án.

Dưới đây là một ví dụ đơn giản:

Giả sử bạn là người quản lý dự án và cần phải bàn bạc với nhóm của mình về các mục tiêu trong tháng tại một cuộc họp.

Điều này đòi hỏi trước tiên bạn phải tổ chức cuộc họp, đúng không?

Và việc tổ chức cuộc họp lại phụ thuộc vào việc bạn chuẩn bị cho nó như thế nào.

Đó chính là một ví dụ về sự phụ thuộc.

4 Thuật Ngữ Cơ Bản Liên Quan Đến Sự Phụ Thuộc

Chúng ta có thể cảm thấy việc quản lý các yếu tố phụ thuộc trong dự án khá phức tạp ngay từ đầu.

Tuy nhiên, bạn đừng lo lắng, sau đây là giải thích một số thuật ngữ liên quan đến phụ thuộc trong quản lý dự án:

• Ràng buộc: Các ràng buộc của dự án là những hạn chế, sự chậm trễ, rào cản hoặc điểm nghẽn trong quá trình làm việc.

Thường gặp nhất là ba ràng buộc chính (thời gian, chi phí và phạm vi dự án), nhưng còn có các yếu tố khác như quy định pháp luật, vấn đề môi trường làm nên tổng thể các ràng buộc.

• Đường chính: Đây là chuỗi các công việc quyết định mà bạn cần hoàn thành trong dự án để đạt được mục tiêu cuối cùng.

• Trễ: Thời gian trễ là khoảng thời gian bạn kéo dài việc bắt đầu công việc tiếp theo so với công việc trước.

Ví dụ, công việc B dự kiến sẽ bắt đầu sau khi công việc A kết thúc trong vòng năm ngày. Tuy nhiên, công việc A bị hủy bỏ, và công việc B bắt đầu sau bảy ngày. Do đó, công việc B được xem là có thời gian trễ hai ngày (5+2).

• Dẫn đầu: Thời gian dẫn đầu là khoảng thời gian bạn có thể bắt đầu sớm công việc kế tiếp so với dự kiến.

Ví dụ, công việc B dự kiến sẽ bắt đầu sau khi công việc A kết thúc trong tám ngày. Nhưng nếu công việc A hoàn thành sớm và công việc B bắt đầu chỉ sau năm ngày, thì công việc B được xem là có thời gian dẫn đầu ba ngày (8-5).

Các Loại Phụ Thuộc và Ví Dụ Mà Quản Lý Dự Án Gặp Phải

Bây giờ bạn đã biết phụ thuộc là gì... Nhưng có bao nhiêu loại phụ thuộc khác nhau?

Lưu ý: Đây là cái nhìn tổng quan về các loại phụ thuộc bạn có thể gặp phải khi quản lý dự án. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tìm hiểu cách quản lý các phụ thuộc này một cách nhanh chóng, hãy nhấp vào đây.

Các loại phụ thuộc dựa trên điều kiện

Dưới đây là một số loại phụ thuộc thông thường bạn có thể gặp:

1. Phụ thuộc logic

Phụ thuộc logic, còn được gọi là phụ thuộc nguyên nhân, là những phụ thuộc tự nhiên trong quá trình làm việc và không thể tránh khỏi.

Bạn không thể thực hiện các công việc có phụ thuộc logic cùng một lúc.

Chẳng hạn, khi may váy, bạn cần thiết kế trước rồi mới may. Hoặc khi sản xuất video truyền thông xã hội, bạn cần có kịch bản và bản dựng trước khi quay phim.

2. Phụ thuộc tài nguyên

Phụ thuộc tài nguyên xuất hiện khi hai hoặc nhiều công việc cần cùng một nguồn lực để hoàn thành. Số lượng nguồn lực này có thể bị hạn chế, có thể là một thành viên trong nhóm, một linh kiện nhập khẩu, nguồn vốn, chuyên gia có kỹ năng, v.v.

Ví dụ, bạn cần ổ cứng chứa báo cáo của tháng. Rất tiếc, bộ phận tài chính cũng cần nó. Vậy là một trong hai bên sẽ phải chờ đợi.

3. Phụ thuộc giữa các nhóm

Đây là khi các nhóm chức năng khác nhau hoặc các bộ phận khác nhau cần phối hợp với nhau để hoàn thành một dự án phức tạp hoặc một hoạt động trong dự án.

Laura Moonan, Quản lý Dự án tại Bệnh viện Cleveland Clinic, đã gặp phải loại phụ thuộc này khi làm việc cùng với các bác sĩ và đội ngũ nội dung.

“Làm quản lý dự án cho bệnh viện, việc nhóm chúng tôi áp dụng các quy trình làm việc và xác định mối phụ thuộc giữa các công việc là hết sức quan trọng để đảm bảo mọi thứ chính xác, thông tin được truyền đạt rõ ràng và duy trì sự nhất quán. Để tạo ra các bài viết y khoa chuẩn xác, phục vụ người đọc, chúng tôi cần có sự tham gia chỉnh sửa hoặc phê duyệt từ các bác sĩ. Một khó khăn chúng tôi gặp phải là không biết ai sẽ là người xem xét nội dung và vào thời điểm nào.

"Trước khi dùng phần mềm quản lý dự án, tôi phải nhờ đến một phòng ban khác để tìm bác sĩ phù hợp, sau đó mới có thể gửi email yêu cầu họ xem xét hoặc đồng ý. Nhưng từ khi sử dụng tính năng phụ thuộc của ClickUp, kế hoạch thời gian của dự án trở nên chính xác hơn và mọi người liên quan đều biết dự án đang ở giai đoạn nào - đang chờ xem xét, sẵn sàng gửi đi hay đang gặp trở ngại."

Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn Quản lý Dự án trong Ngành Y tế

4. Phụ thuộc bên ngoài

Có những yếu tố mà quản lý dự án không thể kiểm soát được trong kế hoạch dự án vì chúng nằm ngoài tầm tay của họ. Đó là các phụ thuộc bên ngoài.

Erica Tahan, Quản lý Dự án Marketing Kỹ thuật số tại WITHIN, thường xuyên phải đối mặt với các phụ thuộc bên ngoài như giao tiếp và yêu cầu từ khách hàng.

Trong lĩnh vực marketing cho các công ty, việc giao tiếp với khách hàng là rất quan trọng, đặc biệt là khi tiến độ dự án phụ thuộc vào việc khách hàng cung cấp các tài nguyên như ý tưởng sáng tạo, thương hiệu, v.v. Bằng cách kết nối khách hàng với phần mềm quản lý dự án để trao đổi thông tin và đảm bảo trách nhiệm, chúng tôi đã giảm thiểu được số lượng cuộc họp, giảm bớt giao tiếp qua email và tạo ra sự minh bạch cho các đối tác liên lạc của mình.

"Những việc như phân công nhiệm vụ, thiết lập thông báo khi hạn chót đến gần, và báo cáo tự động đã giúp chúng tôi giảm bớt các vấn đề liên quan đến phụ thuộc trước đây và cải thiện mối quan hệ giữa các đội nhóm nội bộ và đối tác khách hàng."

5. Phụ thuộc nội bộ

Phụ thuộc nội bộ là điều ngược lại với phụ thuộc bên ngoài. Các nhóm dự án có quyền kiểm soát hoàn toàn mà không cần phải phụ thuộc vào bên thứ ba.

Các công ty thường có nhiều phụ thuộc nội bộ. Christa Reed, Quản lý Sản phẩm Trẻ tại Job Searcher, đã mô tả cách nhóm của cô ấy làm cho quy trình tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới trở nên suôn sẻ hơn.

"Một trong những phụ thuộc lớn nhất của chúng tôi là quy trình logistics khi tuyển dụng nhân viên mới. Chẳng hạn, chúng tôi cần phối hợp với bộ phận IT để thiết lập máy tính và cấp quyền truy cập email cho nhân viên mới. Chúng tôi cũng cần đặt mua những vật dụng cần thiết như danh thiếp hay thẻ nhận diện công ty. Hơn nữa, chúng tôi phải thu thập và kiểm tra các thông tin chứng chỉ của nhân viên mới để đảm bảo chúng được cập nhật trước khi họ bắt đầu công việc.

"Để giải quyết những thách thức này, chúng tôi đã áp dụng nhiều chiến lược khác nhau để làm cho quy trình tuyển dụng trở nên hiệu quả hơn, ví dụ như tạo ra vị trí 'điều phối viên tuyển dụng' trong công ty. Người này có trách nhiệm theo dõi toàn bộ quy trình tuyển dụng từ đầu đến cuối, đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch, làm việc liên ngành và giữ cho mọi người cùng nhau hướng tới mục tiêu chung.

6. Phụ thuộc ưu tiên

Nói một cách đơn giản, phụ thuộc ưu tiên là những phụ thuộc bạn muốn có.

Một phụ thuộc ưu tiên không nhất thiết phải có để hoàn thành dự án. Tuy nhiên, bạn mong muốn có nó vì nó làm tăng chất lượng của sản phẩm dự án.

Hãy cùng xem một ví dụ điển hình.

Một người viết blog có thể chỉnh sửa bài viết của mình ngay sau khi hoàn thành. Tuy nhiên, họ có thể muốn chờ đợi vài giờ trước khi tiến hành chỉnh sửa để có thể nhận ra nhiều lỗi hơn. Đây là một sự ưu tiên cá nhân giúp tăng cường chất lượng của blog.

Nhưng câu chuyện chưa kết thúc ở đây!

Một số loại phụ thuộc thường gặp khác bao gồm:

• Phụ thuộc trực tiếp: khi công việc A hoàn toàn phụ thuộc vào công việc B.

• Phụ thuộc gián tiếp: những phụ thuộc mà công việc của bạn cần chỉ vì một phụ thuộc khác yêu cầu.

• Phụ thuộc không bắt buộc: những phụ thuộc chỉ xuất hiện khi có một điều kiện cụ thể hoặc một yếu tố nào đó được sử dụng trong dự án.

• Phụ thuộc ngược dòng: một tình huống mà một sự kiện cần xảy ra trước khi dự án có thể tiếp tục làm việc khác.

• Phụ thuộc bắt buộc: còn được gọi là logic cứng, đây là những công việc phụ thuộc cần thiết do tính chất của công việc và theo yêu cầu pháp lý.

• Liên kết hai chiều: Tạo mối quan hệ giữa các công việc thông qua đường dẫn đến trang, tài liệu, hoặc công việc nơi bạn chèn một liên kết tham khảo.

Mẹo bổ ích: Học cách biểu diễn phụ thuộc trong Excel!

Các loại phụ thuộc dựa trên mối quan hệ công việc

Dựa vào phân loại này, có bốn loại mối quan hệ logic.

1. Hoàn thành rồi mới bắt đầu

Đây là mối quan hệ logic đơn giản và phổ biến nhất, nơi công việc B chỉ có thể bắt đầu sau khi công việc A đã hoàn thành.

Chẳng hạn, trong một đám cưới, bạn không thể chuẩn bị thức ăn cho đến khi menu đã được quyết định.

2. Bắt đầu rồi mới hoàn thành

Mối quan hệ này hơi phức tạp hơn.

Trong phụ thuộc "bắt đầu rồi mới hoàn thành", bạn không thể hoàn thành công việc tiếp theo trừ khi công việc trước đó đã bắt đầu.

Ví dụ, nhân viên phục vụ không thể bổ sung thức ăn vào khay cho đến khi khách bắt đầu ăn.

3. Hoàn thành rồi mới hoàn thành

Trong loại phụ thuộc "hoàn thành rồi mới hoàn thành" trong quản lý dự án, công việc tiếp theo không thể hoàn thành trừ khi công việc trước đó cũng đã hoàn thành.

Ví dụ, bạn không thể thanh toán cho nhân viên phục vụ cho đến khi sự kiện đám cưới đã kết thúc.

4. Bắt đầu rồi mới bắt đầu

Cuối cùng, chúng ta có mối quan hệ "bắt đầu rồi mới bắt đầu". Ở đây, công việc tiếp theo chỉ có thể bắt đầu sau khi công việc trước đó đã được khởi động. Cả hai công việc có thể diễn ra đồng thời.

Ví dụ, bạn có thể bắt đầu trình bày món tráng miệng ngay khi món chính bắt đầu được phục vụ. Nhóm phục vụ có thể tiếp tục phục vụ món chính trong khi nhóm bếp chuẩn bị món tráng miệng.

Một số lời khuyên từ chuyên gia để tối ưu hóa các phụ thuộc của bạn

Chia nhỏ quy trình thành các phần nhỏ

Debra Hildebrand, chuyên gia Đào tạo và Tư vấn Quản lý Dự án tại Hildebrand Solutions, LLC, khuyên rằng bạn nên giới thiệu mô hình các phụ thuộc cho các thành viên trong nhóm thông qua trò chơi penny Agile.

"Trò chơi này phân tích cách mỗi cá nhân trong nhóm có thời gian xử lý khác nhau, có thể hiệu quả nhưng lại gây ra sự không hiệu quả có thể tránh được bằng cách chia nhỏ công việc và giảm bớt việc chuyển giao. Khi công việc được thực hiện theo lô lớn, người tiếp theo không thể bắt đầu hoặc hoàn thành công việc của mình cho đến khi người trước đó hoàn thành và chuyển giao công việc, thường tạo ra tình trạng ùn tắc."

Duy trì một đường dây giao tiếp hiệu quả

Kimberly Davis, quản lý dự án tự do và theo hợp đồng, tham gia vào các dự án đòi hỏi sự giao tiếp liên tục với khách hàng.

“Một trong những yếu tố có thể gây rủi ro cho dự án của bạn là việc không quản lý tốt các bên liên quan chính. Hiện tại, tôi đang làm việc với các khách hàng là chủ sở hữu doanh nghiệp nhỏ trong lĩnh vực kiểm soát côn trùng, và họ đã mời tôi đến để hỗ trợ quá trình chuyển giao quản lý. Khách hàng của tôi cần sự tư vấn chi tiết, họ dựa vào tôi để lựa chọn nền tảng CRM phù hợp nhất với nhu cầu của họ. Bên cạnh đó, họ cũng là những người rất bận rộn, vì vậy việc sắp xếp thời gian của họ sao cho hiệu quả là điều cần thiết.

"Vì không thể tiến hành công việc mà không có sự đồng ý từ họ, nên trách nhiệm của tôi là đảm bảo các cuộc họp diễn ra nhanh chóng và mang lại kết quả cho mọi người tham gia. Việc duy trì mối quan hệ tốt đẹp và khỏe mạnh với tất cả các bên liên quan là rất quan trọng, bởi vì sự đồng ý của họ là yếu tố quyết định thành công của kế hoạch."

Đặc biệt: Phần Mềm Quản Lý Dự Án Cho Người Làm Freelance!

Chuyển từ Phương Pháp Waterfall sang Agile để giảm bớt các vướng mắc và phụ thuộc

Mercy Y. Gituro, Chuyên viên Phân Tích Kinh Doanh tại KB Logistics, đã chia sẻ kinh nghiệm của mình về việc áp dụng phương pháp Waterfall đã tạo ra nhiều vướng mắc và sự phụ thuộc, và đề xuất một phương pháp khác.

"Trong một dự án mà chúng tôi áp dụng phương pháp Waterfall truyền thống, chúng tôi không kiểm tra hoặc nhận phản hồi từ khách hàng ở mỗi giai đoạn. Nhược điểm này bắt đầu lộ rõ khi dự án gần hoàn thành và chúng tôi nhận ra rằng một số yêu cầu đã bị bỏ qua và cần thêm sự thay đổi. Nhận thấy vấn đề, tôi đã đề xuất với quản lý của mình về việc chuyển sang sử dụng phương pháp Agile. Sự chấp thuận của quản lý đã giúp công ty tiết kiệm được chi phí khi nhóm của tôi nhận được phản hồi từ các bên liên quan trước khi thực hiện những thay đổi mới và quan trọng nhất là trước khi giao sản phẩm cuối cùng.

Làm Thế Nào Để Quản Lý Các Yếu Tố Phụ Thuộc Trong Quản Lý Dự Án?

Quản lý các yếu tố phụ thuộc trong dự án không phải là chuyện đùa.

Dù là nguồn lực, thời gian, chất lượng hay chi phí, một người quản lý dự án phải kiểm soát mọi thứ để đảm bảo dự án diễn ra theo đúng kế hoạch.

Nếu không, dự án có thể sẽ thất bại.

Tuy nhiên, người quản lý dự án luôn có thể làm việc này trở nên dễ dàng hơn thông qua việc lập kế hoạch cẩn thận và sử dụng phần mềm quản lý dự án phù hợp.

Hãy cùng bắt đầu quản lý!

1. Xác định các yếu tố phụ thuộc và ràng buộc

Bước đầu tiên là hiểu rõ các yếu tố phụ thuộc và ràng buộc có thể ảnh hưởng đến dự án của bạn.

Bạn cần phải suy nghĩ kỹ để biết được các yếu tố này tồn tại ở đâu.

Do đó, việc ghi chép lại mọi ràng buộc và yếu tố phụ thuộc bạn nhận ra là việc làm cần thiết.

Bạn sẽ nhận thấy một số công việc:

• Cần hoàn thành sau khi các công việc khác đã xong

• Có mối liên hệ với nhau

• Cần hoàn thành để đảm bảo quy trình làm việc không bị gián đoạn

Nhưng chỉ ghi chép lại những yếu tố phụ thuộc trong quản lý dự án thì có ích gì?

Hãy áp dụng chúng vào thực tế với một phần mềm quản lý dự án như ClickUp.

Ở đây, người quản lý dự án có thể thiết lập ba loại Yếu Tố Phụ Thuộc Công Việc:

• Chờ đợi: Tất cả các công việc cần hoàn thành trước khi công việc này bắt đầu

• Chặn đứng: Tất cả các công việc không thể bắt đầu trừ khi công việc này đã hoàn thành

• Liên kết với: Tất cả các công việc có mối liên hệ nhưng không phụ thuộc lẫn nhau

Bạn chỉ việc bấm vào menu ‘…’ để mở danh sách các tùy chọn cho Nhiệm vụ, rồi từ đó thêm vào một hoặc nhiều công việc liên quan theo loại liên kết bạn muốn thiết lập.

Bạn cũng có thể thiết lập mối quan hệ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ trong ClickUp thông qua tính năng  ClickUp Help Center.

Thêm vào đó, việc quản lý các yếu tố phụ thuộc trong dự án sẽ trở nên thuận tiện hơn nếu bạn xây dựng được biểu đồ thời gian cho các công việc của dự án.

Bạn làm như thế nào?

Có thể bạn sẽ dùng bảng trắng để vẽ biểu đồ mạng lưới. Hoặc sử dụng các công cụ phần mềm phức tạp như Python để vẽ biểu đồ phụ thuộc.

Hoặc... bạn có thể tận dụng chức năng  Add a Timeline view hoặc chế độ xem Gantt để nhận diện các phụ thuộc.

Tại đây, bạn có thể dễ dàng tạo và hiển thị các Công Việc của mình. Chỉ việc nhập ngày bắt đầu, Ngày hết hạn, và điền thêm thông tin chi tiết cho từng công việc, sau đó bạn có thể bắt đầu hình dung ra dòng thời gian của dự án.

Nhờ đó, bạn sẽ dễ dàng nhận biết được các công việc nào là phụ thuộc lẫn nhau.

Bạn muốn biết sự khác nhau giữa hai loại biểu đồ? Hãy tham khảo bài viết so sánh biểu đồ Gantt và dòng thời gian của chúng tôi.

2. Bổ sung các yếu tố phụ thuộc vào kế hoạch dự án của bạn

Bước tiếp theo là bạn cần thêm tất cả các yếu tố phụ thuộc vào kế hoạch dự án mà bạn đang xây dựng.

Nếu danh sách này không quá dài, thì quá tốt rồi.

Nhưng nếu danh sách khá dài, hãy chỉ chọn lọc và thêm vào những yếu tố thực sự quan trọng cho kế hoạch của dự án.

Hãy sử dụng Tài liệu ClickUp để soạn thảo kế hoạch dự án và ghi lại các yếu tố phụ thuộc.

Bạn có thể tận dụng vô số tính năng chỉnh sửa văn bản trong Tài liệu.

Thêm tiêu đề, biểu ngữ, danh sách có số thứ tự, kiểu chữ, bảng biểu, và nhiều hơn nữa.

Bạn còn có thể sử dụng Mẫu Tài liệu để lập dàn ý cho bản nháp, giúp bạn tiết kiệm thời gian khi chuẩn bị kế hoạch cho các dự án sau này.

Thật không may, việc xây dựng một kế hoạch dự án chất lượng có thể mất khá nhiều thời gian.

Dưới đây là giải pháp: Biểu đồ Gantt của ClickUp được thiết kế để bạn có thể nhanh chóng xác định các yếu tố phụ thuộc.

Lợi ích bổ sung: Kế hoạch Nhóm

Nhanh cỡ nào?

Chỉ cần kéo và thả để vẽ đường liên kết giữa các công việc, và hệ thống sẽ tự động thiết lập các mối phụ thuộc cho bạn.

Bạn muốn điều chỉnh lịch làm việc?

Hãy kích hoạt tính năng ‘Điều chỉnh Lịch theo Phụ thuộc,’ sau đó bạn chỉ cần kéo và thả nhiệm vụ có các yếu tố phụ thuộc vào đó.

Không cần lo lắng về những nhiệm vụ khác trong chuỗi công việc.

Chúng không bị lộn xộn đâu. Ngược lại, các nhiệm vụ sẽ được tự động cập nhật lịch mới.

Đừng quên ghi lại các  ClickUp Help Center để dễ dàng theo dõi những thành tựu đáng tự hào của bạn.

Và điều quan trọng nhất, đừng quên tổ chức một buổi tụ tập nhỏ, uống chúc mừng cùng đồng nghiệp sau giờ làm việc!

3. Tính toán lộ trình quan trọng nhất

Bạn cảm thấy có quá nhiều mối liên kết phụ thuộc trong dự án?

Đây là lúc thích hợp để xác định lộ trình quan trọng nhất.

Việc này giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc và mối quan hệ phụ thuộc, nhằm đảm bảo rằng dự án của bạn không gặp trục trặc.

Chúng tôi không ngăn cản bạn sử dụng bảng trắng để phân tích và tìm ra lộ trình quan trọng nhất.

Tuy nhiên, chúng tôi có một gợi ý khác.

Bạn có thể dùng tính năng Gantt của ClickUp để  ClickUp Help Center cũng được!

Chỉ cần thực hiện vài cú click chuột là xong.

• Mở tính năng Gantt

• Nhấp vào biểu tượng tính toán lộ trình

• Kích hoạt tùy chọn 'Lộ trình quan trọng nhất'

Và chỉ vậy thôi! Bạn đã có lộ trình quan trọng nhất của dự án.

4. Chia sẻ thông tin với các đối tác liên quan

Bạn cần luôn thông báo cho các đối tác liên quan biết về tiến trình của dự án. Khi họ được cập nhật thông tin về các yếu tố phụ thuộc và giới hạn của dự án, họ sẽ hiểu rõ hơn về cách thức bạn làm việc. Bản kế hoạch dự án có thể cung cấp những thông tin này cho các cổ đông của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng ClickUp, bạn không cần phải gửi bất kỳ tài liệu nào cho họ. Bạn chỉ cần sử dụng tính năng  ClickUp Help Center để chia sẻ Danh sách công việc, lịch trình, Sơ đồ tư duy, Biểu đồ Gantt và nhiều hơn nữa. Bạn lo ngại về vấn đề bảo mật? Hãy áp dụng Quyền Hạn Nâng Cao để thiết lập  ClickUp Help Center và điều chỉnh cài đặt quyền riêng biệt cho Khách, thành viên trong nhóm và quản trị viên.

5. Theo dõi các yếu tố phụ thuộc

Cuối cùng, với vai trò là một người quản lý dự án cần mẫn, bạn phải không ngừng theo dõi và xác định các yếu tố phụ thuộc trong dự án để đảm bảo hoàn thành công việc một cách thành công. Điều này đòi hỏi bạn phải theo sát các công việc đã hoàn thành và sự tiến triển của các đội ngũ khác nhau. Liệu đó có nghĩa là bạn phải dành hàng giờ cho email, cuộc họp và cuộc gọi không? Không hề. Bạn cần một công cụ quản lý dự án để có thể dễ dàng và chính xác theo dõi các yếu tố phụ thuộc trong dự án. Bạn còn nhớ các loại Phụ thuộc mà ClickUp cung cấp không? Việc theo dõi chúng cũng trở nên thuận tiện nhờ vào các thông báo và cảnh báo liên quan đến các công việc phụ thuộc. Vì thế, khi bạn cố gắng hoàn thành một công việc có yếu tố phụ thuộc, mọi thứ sẽ không bị xáo trộn. Thông báo  ClickUp Help Center sẽ nhắc bạn nếu công việc đó là phụ thuộc và chưa được hoàn thành, giúp lịch trình và các công việc của dự án không bị ảnh hưởng.

Bạn sẽ luôn được thông báo qua Thông báo khi có:

• Thêm hoặc loại bỏ phụ thuộc mới trong dự án

• Công việc hoặc mục tiêu công việc đã sẵn sàng để triển khai

Như vậy, không có điều gì bị sót!

Khi cần theo dõi những phụ thuộc này, bạn chỉ cần sử dụng biểu đồ Gantt, chế độ xem Dòng thời gian, hoặc Chế độ Bảng nếu bạn ưa chuộng phương pháp làm việc Kanban.

Tất cả các chế độ xem này giúp quy trình làm việc và Trạng thái Công việc được hiển thị rõ ràng, giúp bạn không cần phải mất công tìm kiếm thông tin cập nhật.

Dựa vào ClickUp để Quản lý Phụ thuộc

Phụ thuộc là một phần không thể thiếu trong mọi dự án.

Tin tốt là việc quản lý phụ thuộc không hề khó khăn.

Bạn chỉ cần quản lý chúng một cách hiệu quả để đảm bảo thành công cho dự án của mình.

Và cách đơn giản nhất để làm điều đó là sử dụng ClickUp.

Hãy quên đi việc sử dụng các tài liệu và phần mềm khác như Python Package Index bởi vì ClickUp là công cụ duy nhất bạn cần.

Từ quản lý công việc, biểu đồ Gantt đến Ước lượng Thời gian và quản lý phụ thuộc, ClickUp có thể đáp ứng tất cả nhu cầu của bạn.

Đây là giải pháp toàn diện và là chuyên gia trong việc quản lý nhiều dự án cùng lúc.

Vậy nên, hãy sử dụng ClickUp miễn phí và trở thành người quản lý phụ thuộc chuyên nghiệp, dù là những tình huống dự kiến hay bất ngờ.