Hướng dẫn quản lý cuộc họp thông qua ClickUp

Liệu trí tuệ nhân tạo (AI) có đang dần kiểm soát thế giới không? Câu trả lời là có.

Vậy, AI có thể ghi chép và tổng hợp biên bản cuộc họp hay không? Có thể là sẽ xảy ra.

Trước khi mọi người bắt đầu sử dụng trợ lý AI qua tai nghe, chúng ta cần một phương pháp hiệu quả để biến những thông tin trao đổi trong cuộc sống thành các nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện.

Hãy cùng nhìn qua 4 phương pháp để nâng cao hiệu quả của các cuộc họp và trao đổi giữa các thành viên trong nhóm.

1. Chấm dứt chuỗi "cuộc họp chỉ để bàn về cuộc họp"

Bạn đã từng bao nhiêu lần tham gia một cuộc họp chỉ để thảo luận lại những điều mà bạn đã biết hoặc đã thông báo trước đó? Nếu câu trả lời không phải là "không bao giờ", thì đã đến lúc bạn cần phải thay đổi cách tiếp cận.

Việc hiểu rõ mục đích của các cuộc họp là chìa khóa để tách biệt những công việc cần thực hiện ra khỏi cuộc thảo luận.

Liệu cuộc họp có mục đích là đánh giá các chỉ số hiệu suất của một nhóm không? Hay bạn đang bàn luận về một chiến dịch quảng cáo mới cùng đồng nghiệp? Hoặc có thể bạn đang bổ sung một tính năng đột phá vào sản phẩm chủ lực của mình?

Dù cho mục đích là gì, khi bạn đã hiểu rõ được điều đó, các nhiệm vụ cần theo sau sẽ được đặt trong một bối cảnh cụ thể.

Điều này sẽ giúp bạn tránh phải làm lại công việc một cách không cần thiết trong tương lai.

Trong thực tế, bạn có thể tổ chức những cuộc họp hiệu quả bằng cách lên kế hoạch cho các nội dung ưu tiên cần thảo luận. ClickUp giúp việc này trở nên dễ dàng thông qua phần mô tả trong Giao diện Công việc. Với các công cụ chỉnh sửa đa dạng, bạn có thể tạo danh sách có dấu đầu dòng hoặc số thứ tự, làm nổi bật các điểm quan trọng và ghi lại nhanh các ý chính từ cuộc thảo luận. Chỉ sau một thời gian ngắn, mọi người sẽ nhận ra rằng họ đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi không cần phải họp lại nhiều lần về cùng một vấn đề. Nếu bạn là người chủ trì việc ghi chép, rất có thể bạn sẽ được nhận một chiếc bánh có in tên và hình ảnh của mình sau vài cuộc họp nhóm.

LƯU Ý: Để biết thêm các mẹo về tăng cường năng suất, hãy tham khảo hướng dẫn cực kỳ hữu ích này!

2. Tạo ra hành động ngay lập tức

Bạn đã bao giờ nghe một ý tưởng hay đến nỗi nó làm bạn nghĩ "wow, điều này có thể thay đổi cả thế giới!" chưa? Nếu có, bạn không phải là người duy nhất. Nhiều sản phẩm thông dụng ngày nay ban đầu chỉ là những ý tưởng sáng tạo nhỏ bé. Điều quan trọng nhất khi chúng ta nghe được điều gì đó đáng chú ý là phải ghi lại ngay lập tức. Không có thời điểm nào tốt hơn để biến một ý tưởng thành hiện thực hơn là lúc ý tưởng ấy mới xuất hiện, kể cả khi bạn chỉ kịp ghi lại nó qua một vài dòng ghi chú nhanh. Trong các cuộc họp, việc ghi lại ngay lập tức những ý tưởng quan trọng là cách bạn biến những ý tưởng đó thành hành động cụ thể.

Hoàn thành công việc đúng lúc bằng cách tận dụng các công cụ bạn có. ClickUp giúp bạn nắm bắt ý tưởng và biến chúng thành hành động chỉ trong thời gian bạn ghi chép suy nghĩ của mình.

Sử dụng bảng tin hoạt động, bạn có thể lưu lại những ghi chú quan trọng để chuyển thành công việc cần làm.

Bạn có thể dùng bình luận được giao làm nhiệm vụ theo dõi cho các thành viên trong nhóm, kể cả khi họ vắng mặt tại cuộc họp.

Với tính năng đề cập người dùng, bạn có thể làm nổi bật một bình luận và gửi thông báo tới người được tag.

Nếu nhiệm vụ cần theo dõi có phạm vi rộng hơn một bình luận được giao, bạn có thể thêm công việc phụ để chi tiết hóa hành động của mình.

Một trong những lợi ích của việc tạo công việc phụ trong hoặc sau cuộc họp là tăng cường trách nhiệm cá nhân.

Dùng ClickApps, bạn có thể thiết lập: người được giao việc, ngày bắt đầu, hạn cuối, thời gian hạn cuối, và nhiều hơn nữa.

Với những công cụ đúng đắn, bạn sẽ luôn nhớ được những ý tưởng sáng tạo bất chợt!

Gợi ý thêm: Quy tắc ứng xử trong Cuộc họp ảo

3. Loại bỏ điều không cần thiết

Trong tác phẩm Hoàng Tử Bé của Antoine de Saint-Exupéry, nhân vật chính (Hoàng Tử Bé) trải qua một hành trình dài và sâu sắc để tìm lại tình yêu đã mất.

Trên đường đi, một nhân vật khác (Cáo) giúp chỉ lối cho Hoàng Tử. Trong một lần hướng dẫn Hoàng Tử, Cáo đã chia sẻ triết lý:

Chỉ với trái tim, ta mới nhìn thấy được sự thật; những điều thiết yếu thì không thể nhìn thấy bằng mắt thường.

Khi loại bỏ những thứ không cần thiết khỏi cuộc sống, những gì chúng ta sở hữu trở nên càng quý giá hơn. Nguyên tắc này cũng áp dụng được trong công việc; khi tham gia một cuộc họp, chỉ những điều quan trọng nhất mới để lại dấu ấn trong chúng ta.

Bạn có hay mất tập trung hoặc lạc hướng trong các cuộc họp không?

Hãy tận dụng các nguồn lực bạn có để giữ mình không lạc hướng trong cuộc họp.

Bằng việc chú trọng vào những việc cần ưu tiên, danh sách công việc cần làm và ghi lại những điểm quan trọng, bạn sẽ hoàn thành được nhiều việc hơn mà không cần phải bận tâm đến những chi tiết không cần thiết.

Những chi tiết không cần thiết hãy để dành cho việc khác. Cuộc họp là để hoàn thành công việc.

4. Nâng cao hiệu quả của cuộc họp

Cuộc họp có thể khiến bạn cảm thấy mệt mỏi. Việc ghi chép, lắng nghe, đôi khi là không lắng nghe, hay vẽ lại hình bạn bè tưởng tượng từ thời thơ ấu lần thứ nghìn.

Tại sao bạn phải cảm thấy chán chường khi bạn hoàn toàn có thể tạo ra tiến triển?

Khi công việc bạn làm trong cuộc họp mang lại kết quả tích cực, ví dụ như đảm bảo rằng đội nhóm của bạn có những bước tiếp theo sau cuộc thảo luận, điều này sẽ khiến mọi người cảm thấy hài lòng hơn.

Thời gian của bạn đã được sử dụng một cách hiệu quả và các đồng nghiệp sẽ biết ơn vì đã có những hành động cụ thể đang chờ họ sau cuộc họp.

Với ClickUp, bạn có thể tăng cường khả năng tận dụng tối đa từng cuộc họp.

Bằng cách sử dụng tính năng đề cập đến công việc, bạn có thể dễ dàng tham chiếu đến các công việc mà nhóm của bạn đang thực hiện ở nơi khác trong một không gian làm việc.

Còn tốt hơn, trình soạn thảo giàu tính năng trong mỗi mô tả công việc cho phép bạn liên kết các bài thuyết trình và ghi âm âm thanh hoặc video của cuộc họp nhóm bạn.

Chúng tôi mở rộng khả năng của ClickUp bằng cách sử dụng Loom để chia sẻ các cuộc họp với các thành viên trong đội ngũ làm việc từ xa.

Điều tuyệt vời nhất là bạn có thể chia sẻ các tệp tin liên quan đến cuộc họp hoặc các công việc được nhắc đến!

Nếu bạn đang làm việc cùng một đội ngũ phân tán, những tính năng này rất quan trọng để đảm bảo mọi người đều cập nhật và hiểu rõ công việc.

Không chỉ giúp ích cho đồng nghiệp, việc xác định các công việc cần làm còn mang lại mục tiêu và hướng đi rõ ràng. Những thay đổi này có thể được thực hiện và trở thành hiện thực. Từ đó, chúng ta có thể cảm thấy thỏa mãn và đóng góp theo những cách mà chúng ta không ngờ tới.

Liệu một hệ thống tốt hơn trong việc tạo ra sự thay đổi tích cực có khiến bạn cảm thấy thoải mái hơn không?

Hãy quên đi những công việc tồn đọng không cần thiết, bỏ qua những dòng công việc ngày càng mở rộng.. hành động có mục đích sẽ dẫn đến thành công, và có thể là cơ hội thăng tiến mà bạn đã nỗ lực không ngừng!

Hít một hơi thật sâu Ahh...

Hít một hơi thật sâu Phew...

Nói ngắn gọn là: cuộc họp luôn có thể luôn đạt được hiệu quả. Điều này phụ thuộc vào việc bạn và đội nhóm của mình có tạo điều kiện để chúng trở nên như vậy hay không. Khi bạn trang bị đầy đủ công cụ cần thiết cho công việc, bạn đã chuẩn bị sẵn sàng cho thành công của mọi người.

Cái bánh ở văn phòng nghe có vẻ rất hấp dẫn đấy nhỉ...

Cuộc họp có thể đạt được hiệu quả cao — điều này không phải là nói dối.