Hướng Dẫn Áp Dụng Phương Pháp Scrum Cho Dự Án Cá Nhân
Scrum là một phương pháp quản lý công việc được thiết kế để giúp các hoạt động trong doanh nghiệp diễn ra mượt mà hơn. Theo trang Scrum.org, Scrum cung cấp một khung làm việc giúp mọi người có thể giải quyết những vấn đề phức tạp, đồng thời tạo ra sản phẩm có giá trị cao một cách hiệu quả và sáng tạo.
Có vẻ như Scrum chỉ là một thuật ngữ thời thượng, nhưng thực chất nó mang lại những lợi ích thiết thực.
Hiện nay, có hơn 12 triệu doanh nghiệp trên toàn thế giới áp dụng Scrum vào công việc hàng ngày của họ. Scrum không chỉ giúp các nhóm làm việc hiệu quả khi đưa sản phẩm ra thị trường mà còn có thể được điều chỉnh để cá nhân và gia đình sử dụng nhằm lập kế hoạch và đạt được mục tiêu riêng của họ.
Scrum Là Gì?
Scrum là một quy trình giúp các doanh nghiệp thực hiện các dự án một cách nhanh chóng hơn.
Trong môi trường kinh doanh, một nhóm Scrum thường bao gồm:
Một người chủ sở hữu sản phẩm, người này chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng của sản phẩm.
Nhóm Scrum, gồm những người trực tiếp tham gia vào việc tạo ra sản phẩm.
Một Scrum master, người giữ vai trò đảm bảo quy trình làm việc theo đúng phương pháp Scrum.
Tìm hiểu thêm về các vai trò trong Scrum.
Các thành viên trong nhóm sẽ cùng nhau xác định mục tiêu rõ ràng và làm việc theo các bước sau:
Người chủ sở hữu sản phẩm mô tả công việc cần làm một cách chi tiết và cụ thể.
Người chủ sở hữu sản phẩm và Scrum master chọn lựa các thành viên cho nhóm.
Nhóm tổ chức cuộc họp để lên kế hoạch cho một Sprint, thời gian làm việc từ một đến bốn tuần. Nếu công việc cần nhiều thời gian hơn, họ sẽ chia nhỏ ra thành các phần có thể hoàn thành trong khoảng thời gian đó.
Đối với mỗi công việc, nhóm sẽ xác định bước tiếp theo và người chịu trách nhiệm hoàn thành nó.
Mọi người bắt đầu làm việc.
Hàng ngày, nhóm sẽ họp nhanh trong khoảng 10 đến 15 phút để cập nhật tiến độ, chỉ ra những vấn đề cản trở và quyết định bước tiếp theo sau khi hoàn thành một công việc nào đó.
Quy trình này tiếp tục cho đến khi Sprint kết thúc. Sau đó, nhóm sẽ tổ chức Đánh Giá Sprint và Phản Hồi Sprint để xem xét lại quá trình làm việc, những gì đã làm tốt, những gì chưa đạt và cách cải thiện trong Sprint tiếp theo.
Đó là bản chất của Scrum.
Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về Scrum, hãy đọc Hướng dẫn toàn diện về Scrum của ClickUp tại đây!
Scrum đã được chứng minh là hiệu quả với hàng triệu doanh nghiệp trên khắp thế giới, và chỉ cần một số điều chỉnh nhỏ, bạn cũng có thể áp dụng nó cho cuộc sống gia đình và cá nhân của mình.
Áp Dụng Scrum Trong Cuộc Sống
Khi bạn muốn áp dụng phương pháp Scrum vào đời sống cá nhân, điều đầu tiên là xác định ai sẽ là người chủ sở hữu sản phẩm và ai sẽ là Scrum master. Thông thường, cả hai vai trò này đều do bạn đảm nhiệm vì đây là việc của gia đình bạn và mục tiêu cá nhân bạn đặt ra.
Tiếp theo, bạn cần xác định thành viên trong nhóm của mình. Đôi khi chỉ có một mình bạn, lúc khác có thể là bạn cùng với vợ/chồng hoặc bạn bè, con cái. Có thể bạn cũng cần sự giúp đỡ từ bên ngoài. Dù nhóm của bạn gồm những ai, hãy giữ số lượng thành viên ở mức nhỏ và đảm bảo mọi người đều hiểu và cam kết tham gia từ đầu.
Sau khi đã xác định được những người chủ chốt, bạn sẽ bắt đầu với các bước của Scrum để quản lý công việc nhà và mục tiêu cá nhân.
Bước 1: Định Nghĩa Công Việc
Bạn cần xác định công việc cần hoàn thành, bắt đầu từ việc mô tả kết quả cuối cùng. Hãy mô tả càng chi tiết càng tốt. Ví dụ, "Lấy lại vóc dáng" không rõ ràng, thay vào đó hãy nói "Giảm 13.6 kg và giảm thời gian đi bộ từ 20 phút cho mỗi dặm xuống còn 15 phút."
Mục tiêu cần rõ ràng và dễ kiểm tra, để mỗi bước bạn thực hiện có thể đánh giá xem có thực sự hỗ trợ mục tiêu bạn đặt ra hay không. Ví dụ:
Công Việc Kinh Doanh: Tạo giao diện người dùng cho một nền tảng phần mềm mới
Công Việc Nhà: Dọn dẹp và tổ chức garage
Mục Tiêu Cá Nhân: Trả hết nợ thẻ tín dụng 2,500 USD
Bước 2: Lập Danh Sách Công Việc Phải Làm (Backlog)
Trong quản lý dự án, bạn cần chia nhỏ kết quả cuối cùng thành các công việc và dự án nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Trong Scrum, đây là danh sách công việc phải làm.
Liệt kê tất cả những gì bạn và nhóm của bạn cần làm để đạt được kết quả mong muốn. Hãy liệt kê đầy đủ, kể cả khi danh sách trở nên dài và có vẻ khó khăn. Quy trình Scrum sẽ giúp bạn tiếp cận từng công việc một cách có hệ thống.
Công Việc Kinh Doanh: Phát triển giao diện người dùng có thể bao gồm hàng chục công việc nhỏ, từ dự án thuê ngoài đến việc liên hệ với các phòng ban khác
Công Việc Nhà: Bạn có thể chia việc dọn dẹp garage thành các bước nhỏ hơn như phân loại đồ đạc, loại bỏ rác, xây dựng kệ mới, mua hộp đựng đồ, sắp xếp và lau chùi tỉ mỉ
Mục Tiêu Cá Nhân: Trả nợ đòi hỏi phải lập ngân sách hàng tuần, theo dõi tiến độ và thực hiện thanh toán. Có thể bạn cần làm thêm giờ ở công việc phụ để kiếm thêm thu nhập
Bước 3: Lập Kế Hoạch Sprint
Lập kế hoạch Sprint gồm hai bước. Bước đầu tiên, bạn xác định công việc nào sẽ thực hiện trong khoảng từ một đến bốn tuần tới. Nếu có công việc nào không thể hoàn thành trong thời gian này, bạn sẽ chia nhỏ nó ra để hoàn thành trong kỳ Sprint này.
Bước thứ hai là xác định ai sẽ chịu trách nhiệm hoàn thành từng công việc. Thường thì đó sẽ là bạn hoặc người bạn đời của bạn, nhưng đôi khi cả trẻ em và các nhà cung cấp dịch vụ cũng sẽ tham gia vào nhóm lúc này.
Công Việc Kinh Doanh: Một Sprint cho việc phát triển giao diện người dùng có thể là đặt ra các mục tiêu cụ thể cho từng bước phát triển và phân công cho người phù hợp nhất trong nhóm
Công Việc Nhà: Bạn có thể lên kế hoạch một Sprint một tuần để chia garage thành bảy khu vực và mỗi ngày dọn dẹp một khu vực. Một nhóm bạn cùng phòng hoặc gia đình có thể phân công mỗi người một khu vực hoặc mỗi người một phần việc trong mỗi khu vực
Mục Tiêu Cá Nhân: Bạn có thể đặt mục tiêu Sprint một tháng và lên kế hoạch cho việc hoàn thành nó. Có thể là lái xe cho Uber Eats năm giờ mỗi tuần, cắt giảm chi tiêu mua sắm và giải trí 100 USD mỗi tuần, và mỗi thứ Tư tổng kết số tiền tiết kiệm và thu nhập thêm, sau đó thực hiện thanh toán qua trang web của ngân hàng. Vì bạn không thể trả hết 2,500 USD trong một tháng, bạn sẽ đặt mục tiêu giảm số dư 800 USD.
Bước 4: Họp Scrum Mỗi Ngày
Họp Scrum mỗi ngày là cuộc họp ngắn gọn, không cần quá trang trọng nhưng phải có tổ chức, nơi mà mỗi thành viên trong nhóm sẽ báo cáo tiến độ công việc của mình. Nếu họ đang theo đúng kế hoạch thì tốt rồi. Còn nếu không, họ cần chỉ ra vấn đề cản trở và cả nhóm sẽ cùng nhau suy nghĩ giải pháp.
Việc Công ty: Cuộc họp này diễn ra nhanh chóng, mọi người đứng xung quanh bảng trắng, trao đổi thông tin trong khoảng 10-15 phút rồi lại tiếp tục công việc.
Việc Nhà: Có thể tổ chức họp Scrum vào buổi tối để mỗi người trình bày những gì đã làm được hoặc vấn đề gì đã gặp phải. Nếu ai đó chưa hoàn thành, cả nhóm có thể giúp đỡ ngay lập tức.
Việc Cá Nhân: Bạn tự họp với bản thân mình, kiểm tra xem mục tiêu hàng ngày đã đạt được chưa và lên kế hoạch cho ngày tiếp theo nếu có việc chưa xong.
Bước 5: Đánh Giá Sprint
Khi Sprint kết thúc, hãy xem lại những gì đã làm được. So sánh với kế hoạch đã đặt ra từ đầu và tự thưởng cho những điều đã làm tốt.
Sau đó, phân tích những điểm chưa tốt, tìm hiểu nguyên nhân và nghĩ cách khắc phục cho Sprint sau.
Việc Công ty: Ví dụ khi xây dựng giao diện người dùng mới, có thể cần những cuộc họp dài hơn và chia thành hai giai đoạn. Nhưng với việc nhà và cá nhân, bạn không cần phải chi tiết hay trang trọng như vậy.
Việc Nhà: Có thể kết thúc tuần bằng việc mọi người tụ họp lại xác nhận công việc đã hoàn thành. Nếu tất cả mọi thứ đều ổn, thì mừng thôi. Nếu chưa, cần xác định xem phần nào chưa xong, ai chịu trách nhiệm và cần thay đổi gì cho lần sau.
Việc Cá Nhân: Kiểm tra xem bạn đã giảm được số dư $800 như dự định chưa. Nếu đã làm được, hãy tự mừng và điều chỉnh kế hoạch cho Sprint tiếp theo. Nếu chưa, hãy xem lại các họp Scrum hàng ngày để tìm ra phần nào của kế hoạch cần cải thiện.
Bước 6: Lặp Lại Quy Trình
Sau khi đánh giá Sprint, bạn sẽ có hai lựa chọn:
Nếu Sprint kết thúc và công việc đã hoàn thành, hãy chọn một công việc mới và áp dụng phương pháp Scrum để hoàn thành nó.
Nếu Sprint kết thúc mà công việc chưa xong, hãy quay lại bước lập kế hoạch để chuẩn bị kỹ lưỡng hơn cho lần thử tiếp theo.
Cuối Cùng: Các Giá Trị Cốt Lõi của Scrum
Scrum sẽ phát huy hiệu quả tối đa khi bạn không chỉ áp dụng quy trình mà còn tuân theo năm giá trị chủ chốt. Việc suy ngẫm và nỗ lực thực hiện theo những giá trị này sẽ giúp bạn và các thành viên trong nhóm có thể hoàn thành trách nhiệm của mình trong từng giai đoạn công việc (sprint). Các giá trị đó bao gồm:
Dũng cảm để nhận diện những điểm yếu, đánh giá kết quả công việc một cách chân thực và luôn nỗ lực làm việc.
Tập trung để tránh xa những xao lãng và luôn hướng về mục tiêu cuối cùng, nhìn vào những lợi ích mà việc đạt được mục tiêu mang lại cho cuộc sống của bạn.
Cam kết với chính mình rằng bạn sẽ hoàn thành mục tiêu đã đặt ra và hưởng thụ thành quả.
Tôn trọng bản thân và đồng nghiệp, đặc biệt là không tự ti hoặc thuyết phục bản thân rằng bạn không thể thành công.
Cởi mở với những ý tưởng mới, cơ hội mới và phương pháp làm việc mới.
Tìm hiểu thêm về các giá trị của Scrum.
Bạn có muốn thử áp dụng quy trình scrum cho các dự án cá nhân không? Hãy thử sử dụng một công cụ quản lý dự án như ClickUp để giúp bạn tổ chức công việc một cách hiệu quả. Tìm hiểu thêm về cách sử dụng ClickUp cho Scrum!
Và đừng quên, bạn có thể đăng ký sử dụng miễn phí ngay hôm nay!
Similar Articles