Hành Trình Tìm Phần Mềm Quản Lý Dự Án Cho Công Ty Digital Marketing
Bài viết này được chia sẻ bởi Ericka Marett, một quản lý dự án của Adhere Creative. Cô ấy sẽ kể về quá trình tìm kiếm phần mềm quản lý dự án phù hợp cho công ty digital marketing. Để biết ClickUp có thể giúp ích như thế nào cho công ty digital marketing của bạn, hãy xem thông tin tại đây.
Bất cứ ai đã từng làm việc trong ngành digital marketing đều biết rằng một hệ thống quản lý dự án digital marketing tốt có thể quyết định thành công hay thất bại của một dự án. Mặc dù các công ty digital marketing thường gặp phải những vấn đề tương tự khi quản lý khách hàng, nhưng giải pháp tối ưu lại phụ thuộc vào nhu cầu riêng biệt của từng công ty.
Trải qua nhiều năm, nhu cầu của chúng tôi ngày càng thay đổi và phát triển, điều này khiến chúng tôi cảm thấy không hài lòng với những hạn chế từ những công cụ mà chúng tôi đã sử dụng từ trước. Vì vậy, chúng tôi quyết định bắt đầu tìm kiếm: chúng tôi chuẩn bị sẵn sàng và bắt đầu cuộc tìm kiếm phần mềm quản lý dự án hoàn hảo.
Khởi Đầu Cuộc Hành Trình
Công ty của chúng tôi, Adhere Creative, đã sử dụng Basecamp trong khoảng 8 năm và chúng tôi rất hài lòng với nó! Nó giúp chúng tôi giao tiếp với khách hàng một cách dễ dàng, cùng nhau làm việc trên các dự án và theo dõi các hạn chót một cách chính xác. Tuy nhiên, chúng tôi dần nhận ra rằng công cụ này không còn phù hợp nữa. Dù đã có ý định thay đổi từ lâu, nhưng bước ngoặt thực sự đến khi chúng tôi bắt đầu áp dụng phương pháp quản lý dự án linh hoạt.
Chúng tôi đã tạm ngừng hoạt động cửa hàng trong khoảng một tuần để tập trung nghiên cứu kỹ lưỡng về các phương pháp làm việc như sprints, bảng Kanban, tổng kết sau mỗi giai đoạn và nhiều hơn thế nữa. Sau khóa học tuần luyện tập chuyên sâu, chúng tôi đã trở thành một đội ngũ làm việc hiệu quả, dưới sự dẫn dắt của tôi - người điều phối scrum (hãy tưởng tượng tiếng cười ma quái ở đây). Mặc dù hiệu suất công việc của chúng tôi tăng lên đáng kể sau khi áp dụng phương pháp Agile, chúng tôi nhanh chóng nhận ra rằng Basecamp không thích hợp với quy trình mới của mình.
Vấn đề đầu tiên xuất hiện liên quan đến Kanban. Nếu bạn chưa biết Kanban là gì, hãy hình dung một bảng được chia thành nhiều cột, mỗi cột đại diện cho một giai đoạn của dự án như đang thực hiện, đang được khách hàng xem xét, và đã hoàn thành. Tất cả các dự án được di chuyển trên bảng này để thể hiện rõ ràng tiến độ công việc của toàn bộ công ty.
Tuy nhiên, Basecamp không thể hỗ trợ loại cấu trúc này, do đó trong khi chúng tôi sử dụng Basecamp cho các dự án, chúng tôi lại phải "di chuyển" dự án trên một bảng Kanban tạm thời được tạo ra trong Excel. Bạn có thể tưởng tượng, điều này đã tạo ra một tình trạng hỗn loạn.
Nói một cách đơn giản, chúng tôi đã phát triển vượt qua khả năng của Basecamp. Dù nền tảng này dễ sử dụng và tiết kiệm chi phí cho một công ty mới nhưng khi chúng tôi phát triển, nó lại trở thành rào cản. Khi Basecamp gây ra nhiều vấn đề hơn là giải quyết, mọi người trong đội nhóm đều thấy rõ rằng chúng tôi cần một nền tảng quản lý dự án mới và cần phải nhanh chóng.
Lập Danh Sách, Kiểm Tra Cẩn Thận
Có hàng trăm nền tảng quản lý dự án trên thị trường, và việc phải xem xét từng cái một để tìm ra cái phù hợp nhất thật sự là một thách thức lớn. Vậy nên, như một người quản lý dự án thực thụ, tôi đã bắt đầu bằng việc lập ra một danh sách kiểm tra.
Trong vài tuần, tôi đã theo dõi và ghi chép lại tất cả các vấn đề liên quan đến quản lý dự án mà tôi nhận thấy. Dần dần, một mô hình nhất quán đã hiện ra. Tôi đã xác định được khoảng 15 vấn đề chính và tìm ra các giải pháp quản lý dự án phù hợp. Nhìn lại, những điều này có vẻ hiển nhiên, nhưng trong nhiều tháng, chúng tôi chỉ thấy vấn đề mà không nhìn ra giải pháp. Dưới đây là một số điểm chính trong danh sách của tôi:
Lưu trữ file trên nền tảng
Thông báo qua email
Tích hợp với khách hàng
Tìm kiếm công việc theo khách hàng, người được giao, và ngày tháng
Khả năng tạo biểu đồ Gantt
Họp nhanh
Sau khi đã tạo và chấp nhận danh sách, tôi bắt đầu tìm kiếm các ứng cử viên phần mềm quản lý dự án - hoặc còn gọi là "hẹn hò nhanh". Với hàng trăm lựa chọn, những nền tảng này chỉ có vài phút để thu hút sự quan tâm của tôi trước khi bị loại khỏi danh sách.
Tôi bắt đầu quá trình bằng cách tìm kiếm "các nền tảng quản lý dự án cho công ty." Những lựa chọn bị loại ngay lập tức là bất kỳ phần mềm nào yêu cầu quá trình tùy chỉnh dài và tốn kém, như JIRA và Kantata (trước đây là Mavenlink). Tiếp theo, tôi loại bỏ các nền tảng khỏi danh sách nếu chúng không đạt được các tính năng mà Basecamp cung cấp vì điều đó cảm thấy như một bước lùi.
Sau vài ngày, tôi có một danh sách khoảng 10 nền tảng, vẫn quá lớn. Vì vậy, từ đó, tôi lục tung internet để tìm mọi blog, podcast và thông tin liên quan đến các công ty khác chia sẻ kinh nghiệm với nền tảng quản lý dự án của họ.
Không ngạc nhiên, tôi thấy rất nhiều người khác thất vọng với Basecamp, nhưng tôi đã có thể thu hẹp danh sách xuống còn một nhóm triển vọng gồm năm nền tảng: ClickUp, Asana, DoInbound, TeamWork, và Flow.
Năm Cuối Cùng
Với danh sách trong tay và cốc cà phê trong tay kia, tôi bắt đầu lên lịch demos. Mỗi nền tảng đều cho tôi biết về sản phẩm của họ, nhưng cuối cùng, quyết định dựa vào nhà cung cấp dịch vụ nào sẽ đáp ứng được danh sách 15 yêu cầu ban đầu của tôi.
DoInbound bị loại nhanh chóng. Ban đầu, nền tảng này nghe có vẻ phù hợp hoàn hảo. Họ đã tạo ra một nền tảng quản lý dự án dành riêng cho quy trình marketing inbound của HubSpot, và với tư cách là một công ty inbound, chúng tôi đã quyết định. Tuy nhiên, do thiếu tính linh hoạt để tích hợp các thành phần Agile vào nền tảng, nó không thể chấp nhận được.
Tôi háo hức tìm hiểu thêm về Asana vì họ có những đánh giá tuyệt vời. Tuy nhiên, điều tôi không háo hức là bị từ chối. Sau khi gửi email và gọi điện một số lần mà không có câu trả lời, họ cuối cùng thông báo rằng công ty của chúng tôi quá nhỏ để có một demo trực tiếp và đẩy tôi vào trung tâm tài nguyên của họ thay vì vậy. Nếu trải nghiệm demo là dấu hiệu cho thấy hỗ trợ khách hàng sẽ như thế nào, tôi rời đi.
TeamWork và Flow là những lựa chọn tuyệt vời. Chúng đáp ứng hầu hết các mục trên danh sách của tôi, nhưng có một ứng cử viên vượt trội hơn hẳn so với những người khác: ClickUp.
Thưởng: Phần Mềm Công Ty Marketing
Tại Sao Chọn ClickUp?
Nếu ClickUp là một người, chúng ta sẽ là bạn tốt nhất. Tôi có thể viết hàng trang về ClickUp. Tuy nhiên, vì bạn có lẽ không phải là một người nghiện quản lý dự án như tôi, nên tôi sẽ không làm bạn chán. Tôi rất khuyến khích sử dụng ClickUp nếu bạn là một công ty, đang phát triển ra khỏi nền tảng hiện tại của mình, hoặc quản lý dự án bằng cách sử dụng Agile.
Đây là lý do:
Một trong những lý do lớn nhất mà chúng tôi yêu thích ClickUp là khả năng sắp xếp, lọc và nhóm không giới hạn. Chúng tôi có một danh sách khách hàng luôn thay đổi, và mỗi khách hàng có một danh sách dự án dài đến không tưởng với nhiều công việc. ClickUp cho phép bạn sắp xếp theo khách hàng, dự án, công việc, công việc phụ, người được giao, ngày đáo hạn và trạng thái.
2. Chúng ta đã có bảng Kanban rồi đấy! ClickUp cung cấp tính năng xem dưới dạng "Bảng", và chúng tôi đã tùy chỉnh nó để thể hiện các giai đoạn công việc. Giờ đây, mỗi buổi sáng trong cuộc họp kiểm tra, chúng ta có thể dễ dàng kéo thả công việc trên bảng Kanban để theo dõi tiến độ. Việc quản lý dự án của chúng ta đã được nâng lên một tầm cao mới.
3. ClickUp được cập nhật thường xuyên hơn cả thuật toán của Google. Điều này, lần này, lại là một tin tốt. Trong quá trình giới thiệu sản phẩm, tôi được biết ClickUp có đội ngũ phát triển rải rác khắp các múi giờ để có thể nhanh chóng khắc phục sự cố, cập nhật và nâng cấp nền tảng. Nếu bạn có ý kiến hay tính năng nào muốn ClickUp bổ sung, họ sẽ rất sẵn lòng ghi nhận và xem xét.
4. Giao diện công việc trong ClickUp là điều mà bất kỳ quản lý dự án nào cũng mong ước. Mọi thứ từ hướng dẫn công việc, tài liệu, trao đổi thông tin, ngày bắt đầu và kết thúc, dự toán thời gian, theo dõi thời gian, cho đến các mối quan hệ phụ thuộc đều được sắp xếp gọn gàng, giúp việc quản lý dự án trở nên hiệu quả hơn.
Bắt Đầu Như Thế Nào?
Khi bạn tìm kiếm một công cụ quản lý dự án mới, tôi khuyên bạn nên làm theo cách mà tôi đã thực hiện: hãy lập ra một danh sách những gì bạn mong muốn. Sau khi có danh sách ban đầu, hãy phân chia chúng thành hai nhóm: những điều bắt buộc phải có và những điều chỉ là thêm vào cho tốt. Trong một lĩnh vực có quá nhiều sự lựa chọn, những yếu tố bắt buộc sẽ giúp bạn loại bỏ các công cụ không phù hợp một cách nhanh chóng.
Nhưng quan trọng nhất, để có thể quyết định chính xác, bạn cần trải nghiệm thực tế. Hãy cố gắng tìm phiên bản dùng thử miễn phí trước khi quyết định ký hợp đồng dài hạn và tiến hành kiểm tra công cụ đó. Trong quá trình này, hãy tự hỏi mình một số câu hỏi:
Công cụ này có phù hợp với quy trình làm việc hiện tại của chúng ta không? Hay chúng ta cần phải thay đổi?
Liệu nó có gây ra nhiều rắc rối hơn là giải quyết vấn đề không?
Toàn bộ đội ngũ của tôi có thể nhanh chóng làm quen và sử dụng nó không?
Công cụ có dễ sử dụng hay chúng ta cần một hướng dẫn dài lê thê?
Dịch vụ hỗ trợ khách hàng có phản hồi nhanh không?
Công cụ này có đáp ứng được nhu cầu của toàn bộ công ty hay chỉ một phòng ban cụ thể?
Công cụ này cập nhật hoặc cải thiện thường xuyên đến mức nào?
Các câu trả lời cho những câu hỏi trên sẽ rất hữu ích cho quyết định của bạn. Tôi cũng khuyên bạn nên thử nghiệm với một khách hàng cụ thể trước khi chuyển tất cả các dự án sang công cụ mới. Kiểm tra quá trình làm việc giữa các nhóm quản lý dự án, thiết kế, nội dung và quản lý tài khoản cũng quan trọng để xác định liệu công cụ quản lý dự án hàng ngày có thực sự phù hợp với nhu cầu của bạn hay không.
.jpg){kind=small}
Similar Articles