Diggs: Cách Chúng Tôi Theo Dõi Dự Án và Tăng Cường Phối Hợp Nhóm Nhờ ClickUp

Một công cụ quản lý dự án hiệu quả là yếu tố quan trọng đối với thành công của mỗi tổ chức. Nó giúp mọi người liên quan đến dự án được thông tin đồng bộ và thúc đẩy sự phát triển kinh doanh.

Là người quản lý dự án của bất kỳ công ty nào, nhất là các công ty khởi nghiệp đang phát triển nhanh, bạn cần phải chọn một công cụ mà toàn bộ đội ngũ và tổ chức có thể sử dụng để hỗ trợ việc thực hiện các dự án phức tạp và đáp ứng nhu cầu khi công ty ngày càng lớn mạnh.

Vấn đề ở đây là:

"Chúng tôi không có một tiêu chuẩn cụ thể nào, đội ngũ của chúng tôi đang tăng trưởng nhanh và chúng tôi không có thời gian để đưa vào sử dụng một hệ thống mới mà lại cần phải qua quá trình đào tạo từ bên ngoài.

Samantha Dengate, Trưởng Bộ Phận Dự Án tại Diggs

Làm thế nào để bạn có thể dành thời gian học cách sử dụng công cụ quản lý dự án, đồng thời hướng dẫn mọi thành viên trong nhóm, quản lý các dự án, nguồn lực và đội ngũ một cách hiệu quả, cùng lúc với việc phát triển doanh nghiệp của mình? 🤔

Đây chính là khó khăn mà Diggs đã từng trải qua. Khi công ty ngày càng lớn mạnh, họ cần một công cụ dễ sử dụng, hỗ trợ làm việc không cần phải cùng một lúc và giúp họ theo dõi dự án một cách hiệu quả. Rốt cuộc, đó không phải là lý do chúng ta sử dụng công cụ quản lý dự án hay sao?

Giờ đây, chúng tôi rất muốn nghe câu chuyện của bạn, Samantha!

Hãy kể về bản thân bạn và về Diggs

Chào mọi người, tôi là Samantha Dengate—Trưởng Bộ Phận Dự Án tại Diggs! 👋

Tôi yêu thú cưng và các sản phẩm dành cho gia đình, và lòng tò mò của tôi đã dẫn dắt tôi đến với công việc quản lý dự án trong lĩnh vực hàng tiêu dùng. Tôi thích quá trình đưa một sản phẩm tốt ra thị trường, sản phẩm đó không chỉ đáp ứng nhu cầu mà còn thực sự làm tăng chất lượng cuộc sống. Đó là điều mà Diggs luôn hướng đến và còn nhiều hơn thế nữa!

Diggs là một công ty sản xuất đồ dùng cho thú cưng đầy sáng tạo, có trụ sở tại Long Island City, New York. Câu chuyện của họ bắt đầu với chiếc chuồng chó Revol, được thiết kế nhằm mang lại trải nghiệm huấn luyện chuồng an toàn và tích cực hơn. Với sự thiết kế tỉ mỉ và không ngừng đổi mới, công ty mong muốn nâng cao sự an toàn, niềm vui và sức khỏe cho thú cưng cũng như chủ nhân của chúng. Chiếc chuồng Revol của chúng tôi đã được giới thiệu trên Apartment Therapy, Forbes, Rover.com, và nhiều nơi khác. Chúng tôi đã tái định hình trải nghiệm huấn luyện chuồng và chúng tôi mới chỉ bắt đầu mà thôi. 🚀

T

ôi lập tức biết rằng mình muốn tham gia tổ chức này khi nhìn thấy sự nỗ lực và tâm huyết mà đội ngũ đã dành cho việc phát triển các sản phẩm, điều này hoàn toàn phù hợp với quan điểm của tôi. Bản thân tôi luôn hướng về tương lai, và chúng tôi - Diggs và tôi - luôn không ngừng lập kế hoạch cho thành công của mình trong tương lai.

Khi chiếc laptop đóng lại, chúng ta có thể thấy bạn đang làm gì?

Khi tôi gấp chiếc laptop lại, đó là lúc nhà bếp của tôi bắt đầu nhộn nhịp! 👩‍🍳

Tôi đam mê việc nấu ăn và luôn cố gắng tự chuẩn bị bữa tối ba lần mỗi tuần. Khi không thử nghiệm công thức mới, tôi thích dắt chó Roux (Roo) đi dạo quanh khu phố, khám phá những nhà hàng mới mở hoặc thả lỏng mình trên ghế sofa bên cạnh chồng, và cùng nhau "đua trí" với các thí sinh trong chương trình Jeopardy.

Trở lại công việc: Nhóm của bạn đã gặp những thách thức gì khi đang phát triển?

Dù số lượng thành viên trong nhóm của chúng tôi không nhiều so với các công ty khác, nhưng trách nhiệm và mục tiêu của chúng tôi lại không hề nhỏ, và càng trở nên phức tạp hơn khi công ty tiếp tục lớn mạnh. Chúng tôi đang nỗ lực mở rộng quy mô kinh doanh, tăng cường nhân sự để hỗ trợ cho các mục tiêu, và đa dạng hóa sản phẩm, điều này làm tăng độ phức tạp trong quản lý các dự án cũ và mới.

Chúng tôi tự hỏi:

"Làm sao để tạo ra sản phẩm dành cho thú cưng an toàn và tốt hơn nếu chúng ta không chú trọng tìm kiếm cơ hội cải thiện và phát triển quy trình làm việc từ bên trong?"

Vậy nên, để quản lý các dự án, chúng tôi đã sử dụng các ứng dụng của Google như Google Sheets, Docs và Slides cho công tác chuẩn bị, lập kế hoạch và theo dõi tiến độ công việc.

Vấn đề là gì?

Chúng tôi không có một tiêu chuẩn cụ thể nào, và nhóm của chúng tôi đang phát triển rất nhanh. Công cụ quản lý dự án đã được áp dụng trước đây, nhưng cũng không có người chịu trách nhiệm cố định cho việc này.

Khi nhóm của chúng tôi mở rộng nhanh chóng, chúng tôi không có đủ thời gian để đưa vào sử dụng một hệ thống mới mà yêu cầu quá nhiều thời gian đào tạo. Chúng tôi cần một hệ thống có tổ chức, hiệu quả và dễ dàng sử dụng. Chúng tôi đã thử nghiệm với một số thành viên trong nhóm để đảm bảo họ có thể làm quen nhanh chóng và quan trọng nhất là họ cảm thấy thoải mái khi sử dụng!

Sau khi thử qua một số hệ thống, cuối cùng chúng tôi đã chọn được ClickUp.

Lý do chúng tôi chuyển sang ClickUp là vì tính dễ sử dụng và không cần nhiều thời gian đào tạo, điều này rất phù hợp với nhu cầu của một công ty khởi nghiệp đang trong giai đoạn phát triển.

Thật tuyệt khi bạn đã chọn ClickUp - Trải nghiệm của bạn ra sao sau khi áp dụng nó vào quản lý công việc hàng ngày?

Hai thay đổi lớn nhất mà chúng tôi cảm nhận được sau khi áp dụng ClickUp là việc giảm bớt các cuộc họp cập nhật và quy trình phê duyệt được làm gọn lẹ hơn.

1. Cuộc họp

Toàn bộ công ty Diggs đã cố gắng tìm kiếm phương pháp để làm cho việc giao tiếp của chúng tôi trở nên hiệu quả hơn. Do phần lớn công việc được thực hiện qua mạng, chúng tôi đã phải dành nhiều thời gian cho các cuộc gọi trực tuyến, ảnh hưởng đến thời gian và sự tập trung của chúng tôi.

Nhưng kể từ khi sử dụng ClickUp, cả cá nhân lẫn nhóm, chúng tôi đã lấy lại được thời gian, giảm thiểu các cuộc họp không cần thiết và việc hợp tác không cùng một thời điểm trở nên thuận tiện hơn. Việc mỗi người có thể kiểm tra tình trạng dự án và công việc bất cứ lúc nào đã tạo ra sự minh bạch trong công việc của nhau, giảm bớt nhu cầu cho các cuộc trao đổi thường xuyên và mang lại thêm thời gian cho mọi người.

Và khi chúng tôi tổ chức cuộc họp, chúng tôi thấy rằng mình làm việc hiệu quả và năng suất hơn vì phần lớn thông tin cập nhật và công việc chuẩn bị đã được xử lý qua ClickUp.

2. Quy trình Đánh giá và Phê duyệt

Một quy trình làm thay đổi cách chơi game là việc xem xét và phê duyệt các sản phẩm sáng tạo một cách cộng tác.

Trước khi có ClickUp, các cuộc họp và giao tiếp qua email qua lại khiến nhiều công việc bị bỏ lỡ và không được chú ý đến. Kết quả là các nhiệm vụ không được kiểm tra kịp thời và không ai biết quá trình phát triển sản phẩm sáng tạo đang tiến triển ra sao.

Giờ đây, mọi thành viên trong nhóm đều có thể theo dõi rõ ràng thời hạn của các công việc cần làm, trò chuyện và hợp tác ngay trong các nhiệm vụ. Mọi người đều biết ai là người chịu trách nhiệm và thời hạn hoàn thành sản phẩm cần giao là khi nào, việc này làm cho công việc tạo ra và xem xét các sản phẩm sáng tạo trở nên dễ dàng hơn. Nhóm có thể thêm bình luận và sau đó nhận được thông báo khi có sự thay đổi hoặc hoàn thành các bản sửa đổi.

Gán một hoặc nhiều người thực hiện cho một công việc, trò chuyện ngay trong phần bình luận hoặc sử dụng tính năng Chat được tích hợp sẵn, và cùng nhau hợp tác trên Tài liệu một cách đồng bộ

Tính năng của ClickUp nào đã hỗ trợ công việc của bạn hiệu quả nhất?

Tính năng tôi yêu thích nhất là Bảng điều khiển có thể tùy chỉnh trong ClickUp, cụ thể là góc nhìn tổng quan về dự án, giúp tôi nhanh chóng xác định những phần công việc mà chúng tôi có thể đang chậm trễ. Tiện ích Góc nhìn tổng quan về dự án là một ClickUp Help Center cho phép bạn phân loại và theo dõi tiến độ của ClickUp Help Center trong không gian làm việc của mình.

Nhận cái nhìn tổng quan về cách các sáng kiến đã được điều chỉnh tiến triển thông qua tiện ích Portfolio trong ClickUp

Các danh mục là trung tâm chỉ huy cho mọi thứ bạn cần theo dõi trong kinh doanh của mình - từ việc lập kế hoạch đến triển khai thực tế.

Khám phá Bảng điều khiển ClickUp

Lời khuyên nào dành cho người mới bắt đầu với ClickUp?

• Hãy sử dụng các nguồn thông tin hướng dẫn mà ClickUp cung cấp.

• Tạo một dự án "giả" để thử nghiệm các tính năng, giao diện và thẻ mới hoặc cách tổ chức.

• Trao đổi với đồng nghiệp trong công ty để biết họ sử dụng ClickUp như thế nào. Tôi đã học được rất nhiều chỉ qua việc quan sát cách mọi người trong tổ chức của chúng tôi tùy chỉnh và áp dụng nó vào công việc.

Bạn muốn nhanh chóng nắm bắt và sử dụng thành thạo ClickUp, từ đó cải thiện quy trình làm việc và quản lý kinh doanh của mình không?

Hãy đăng ký ClickUp University ngay hôm nay để tiếp cận các khóa học giúp bạn nâng cao kỹ năng sử dụng ClickUp - hoàn toàn miễn phí. 🙌