Cyber-Duck Hỗ trợ Quy Trình Agile thông qua ClickUp

Chào mọi người, chúng tôi là Cyber-Duck, một công ty cung cấp các dịch vụ kỹ thuật số toàn diện có trụ sở tại London và phục vụ khách hàng cùng đội ngũ nhân viên rải rác khắp thế giới. Mới đây chúng tôi đã chuyển sang sử dụng ClickUp làm nền tảng quản lý dự án, và quả thực chúng tôi cảm thấy rất hài lòng với quyết định này.

Dưới đây là cách chúng tôi áp dụng quy trình Agile linh hoạt thông qua việc sử dụng ClickUp.

Những Khó Khăn Khi Áp Dụng Agile tại Công Ty Chúng Tôi

Chúng tôi đã tìm kiếm một công cụ có khả năng quản lý toàn bộ dự án trong một không gian duy nhất. Những công cụ mà chúng tôi từng dùng – bao gồm Teamwork, Jira và Trello – đều khá hữu ích, nhưng chúng tôi nhận ra rằng một nền tảng thống nhất sẽ mang lại trải nghiệm tốt hơn, nhất là đối với khách hàng của chúng tôi.

Sau đó, chúng tôi biết đến ClickUp. Chúng tôi ấn tượng với khả năng thúc đẩy sự cộng tác mà ClickUp mang lại. Chúng tôi cũng đánh giá cao việc ClickUp có thể tích hợp được với nhiều công cụ khác như InVision, Airtable, Bitbucket và nhiều công cụ hữu ích khác.

ClickUp: Giải pháp chúng tôi đang tìm kiếm.

Chúng tôi mong muốn khai thác hết các chức năng nâng cao của ClickUp, do đó, việc chuyển đổi phương pháp làm việc nhanh nhẹn của mình sang nền tảng ClickUp là điều cần thiết.

Cụ thể, công việc của chúng tôi bao gồm:

Xây dựng cấu trúc và nguyên lý cho quy trình Agile

Chúng tôi cần sắp xếp các nhiệm vụ vào các kỳ sprints và danh sách công việc tồn đọng (backlogs).

Sắp xếp cấp bậc công việc

Chúng tôi cần thiết lập cấu trúc cho các nhiệm vụ từ những dự án lớn (epics) xuống đến các công việc con, để đảm bảo mối liên kết giữa các công việc con với dự án lớn mà chúng thuộc về.

Những Phương Án

Trong ClickUp, mọi thứ đều được coi là một nhiệm vụ hoặc nhiệm vụ phụ. ClickUp cung cấp hai phương án mà chúng tôi có thể áp dụng để tổ chức các nhiệm vụ này:

1. Danh Sách Nhiệm Vụ

Chúng tôi có thể tạo ra một Danh Sách bao gồm tất cả các nhiệm vụ mà chúng tôi cần hoàn thành.

Danh sách công việc của bạn chia nhỏ thành các bước cá nhân.

2. Trường Dữ Liệu Tùy Biến

Trường Dữ Liệu Tùy Biến giúp chúng ta có thể nhập thêm thông tin cần thiết vào mỗi nhiệm vụ, từ đó giúp chúng ta theo dõi các dữ liệu quan trọng và phân loại nhiệm vụ dựa trên các tiêu chí tùy biến đã đặt ra.

Các trường dữ liệu tùy chỉnh giúp bạn phân loại công việc theo nhu cầu của mình.

Chúng Tôi Đã Làm Gì

Sau một số thử nghiệm, chúng tôi đã kết hợp chức năng của cả Danh sách Công việc và Trường Dữ liệu Tùy chỉnh để tạo ra một giải pháp phù hợp với chúng tôi và khách hàng.

Dưới đây là cách chúng tôi thiết lập:

1. Danh Sách Công Việc

Chúng tôi sử dụng danh sách công việc như một cách tự nhiên để bắt đầu quá trình lập kế hoạch sprint với khách hàng. Việc kéo và thả công việc từ danh sách chờ vào sprint rất đơn giản. Chúng tôi đã tùy chỉnh giao diện danh sách chờ để hiển thị công việc theo nhóm ưu tiên, và giao diện sprint để hiển thị công việc theo nhóm trạng thái.

2. Loại Công Việc

Chúng tôi đã tạo một trường dữ liệu tùy chỉnh để xác định loại công việc - epic, câu chuyện người dùng, công việc, lỗi, hoặc điều tra. Nhờ đó, chúng tôi có thể lọc theo loại và nhanh chóng xem tất cả các epic hoặc lỗi, chẳng hạn.

3. Liên Kết Epic

Chúng tôi cũng thiết lập một Trường Dữ liệu Tùy chỉnh để xác định công việc nào thuộc về epic nào. Điều này giúp liên kết tất cả các câu chuyện người dùng, công việc, công việc phụ và lỗi trong cùng một epic.

Điều này đã tạo ra sự kết hợp hoàn hảo giữa quản lý công việc đơn giản và khả năng lọc cũng như sắp xếp dễ dàng theo loại công việc và epic. Chúng tôi rất thích việc các Trường Dữ liệu Tùy chỉnh được mã màu, giúp chúng tôi dễ dàng quan sát Danh sách và Bảng công việc chỉ qua một cái nhìn. Hơn nữa, chúng tôi vẫn duy trì được tính chi tiết của các công việc phụ.

Tất cả những điều này được ClickUp hỗ trợ thông qua khả năng giao tiếp cải tiến, bao gồm phản hồi theo chuỗi và một hệ thống hỗ trợ khách hàng thống nhất.

Các Giao Diện Chúng Tôi Sử Dụng

Chúng tôi sử dụng hai giao diện chính (Giao diện Danh sách và Giao diện Bảng) khi lập kế hoạch cho các sprint, sau đó thêm các giao diện khác khi cần trong quá trình sprint. Dưới đây là các giao diện chúng tôi hay sử dụng nhất!

1. Giao Diện Danh Sách

Chúng tôi dùng giao diện này cho việc lập kế hoạch sprint và quản lý danh sách chờ. Việc di chuyển công việc từ danh sách chờ sang sprint hoặc giữa các sprint rất dễ dàng.

2. Giao Diện Bảng Kanban

Trong quá trình sprint, chúng tôi sử dụng giao diện này để nhóm và di chuyển công việc dựa trên trạng thái của chúng.

3. Giao Diện Box

Chúng tôi sử dụng giao diện này trong sprint để ngay lập tức thấy được khối lượng công việc của đội ngũ, tức là biết được mỗi thành viên đang có bao nhiêu giờ công việc được giao.

4. Giao Diện Nhúng

Chúng tôi cũng sử dụng giao diện nhúng cho InVision và Airtable, cũng như các tích hợp khác như Bitbucket và Harvest – xem thêm về cách thiết lập ClickUp của công ty chúng tôi.

Xem thêm: 9 Cách Giảm Thiểu Rủi Ro An Ninh Mạng

Chúng Tôi Kết Hợp Agile Và Lập Kế Hoạch Dài Hạn Như Thế Nào

Chúng tôi không chỉ sử dụng ClickUp để quản lý các sprint hàng tuần. Chúng tôi còn sử dụng nó để quản lý lộ trình sản phẩm và theo dõi mục tiêu hàng năm so với kế hoạch kinh doanh của mình. Các Trường Dữ liệu Tùy chỉnh của ClickUp linh hoạt đến mức có thể thích ứng với nhiều loại dự án khác nhau và giúp ưu tiên cũng như theo dõi mục tiêu kinh doanh dài hạn.

Linh hoạt để phù hợp với mọi nhu cầu

Chúng tôi cũng đã áp dụng ClickUp để tạo ra các công cụ như sổ đăng ký rủi ro mà chúng tôi áp dụng cho mọi dự án. Mỗi rủi ro được ghi nhận như một công việc trong ClickUp. Chúng tôi dùng các Trường Tùy chỉnh để đánh giá khả năng xảy ra và ảnh hưởng của rủi ro theo thang điểm từ 1 đến 5.

Hệ thống này được phân loại theo màu sắc để dễ theo dõi, và trạng thái của công việc được đặt là Đang theo dõi, Đã kích hoạt (khi rủi ro xảy ra) và Đã đóng.

Cũng rất đơn giản để tạo ra các mẫu biểu mẫu riêng biệt như sổ đăng ký rủi ro này.

Kết luận: ClickUp + Agile Là Sự Kết Hợp Tuyệt Vời

Chúng tôi rất ấn tượng với khả năng mạnh mẽ, tính linh hoạt và khả năng kết hợp với những công cụ khác quan trọng của ClickUp. Nó đã trở thành công cụ trung tâm không thể thiếu trong việc theo dõi các công việc, câu chuyện người dùng, và các dự án lớn cũng như làm điểm tụ hợp cho tất cả thông tin liên quan đến dự án.

Đó là lý do vì sao chúng tôi chọn ClickUp là công cụ chủ chốt để hỗ trợ phương pháp Agile, và cũng là lý do chúng tôi đang chuyển toàn bộ các dự án Agile của mình vào sử dụng nó.

ClickUp, chúng tôi yêu bạn

Mời bạn tham gia cùng chúng tôi để tìm hiểu về những công cụ khác mà chúng tôi đang sử dụng cho việc làm việc nhóm từ xa qua buổi webinar không mất phí của chúng tôi. Bạn sẽ có cơ hội khám phá những kinh nghiệm và phương pháp làm việc hiệu quả mà chúng tôi áp dụng với đối tác và đội ngũ làm việc trên toàn thế giới.