Cách Đội Ngũ Kỹ Thuật Giải Pháp tại ClickUp Áp Dụng ClickUp vào Công Việc

Trong lĩnh vực kỹ thuật giải pháp, bạn có thể gặp nhiều chức danh như Kỹ sư Giải pháp, Kỹ sư Hỗ trợ Bán hàng, Tư vấn Giải pháp và Tư vấn Bán hàng.

Những người làm việc ở các vị trí này cùng làm việc với đội ngũ bán hàng, họ dùng kiến thức kỹ thuật của mình để giới thiệu và chứng minh lợi ích của sản phẩm công nghệ tới khách hàng tiềm năng.

Họ không chỉ phối hợp với đội bán hàng và quản lý sản phẩm, mà còn phải xử lý các yêu cầu đề xuất từ khách hàng (RFPs), chuẩn bị các bài thuyết trình giải pháp theo yêu cầu, và phát triển các giải pháp kỹ thuật mới. Công việc này đòi hỏi họ phải rất tỉ mỉ và có trật tự trong công việc.

Nền tảng ClickUp giúp đội ngũ quản lý dự án kỹ thuật giải pháp của chúng tôi giữ mọi thứ được ngăn nắp và cải thiện khả năng làm việc nhóm với các bộ phận khác trong ClickUp như quản lý sản phẩm và marketing.

Bài viết này sẽ giới thiệu một số tính năng của ClickUp giúp chúng tôi làm việc hiệu quả hơn.

Tính Năng ClickUp Được Đội Ngũ Kỹ Sư Giải Pháp Yêu Thích

1. Tích hợp Salesforce

Giống như khi bạn nghĩ về son dưỡng môi, bạn sẽ nghĩ ngay đến ChapStick, khi nhắc đến CRM, bạn sẽ liên tưởng ngay đến Salesforce.

Salesforce nổi tiếng vì khả năng quản lý mối quan hệ với khách hàng. ClickUp là một công cụ hỗ trợ công việc, mang lại những lợi ích cho việc hợp tác mà CRM thông thường không thể cung cấp.

Một phần quan trọng của công việc kỹ sư giải pháp là hỗ trợ đội ngũ bán hàng, do đó việc chúng tôi và đồng nghiệp bán hàng cần phải luôn cập nhật và đồng lòng trong mọi giao dịch với khách hàng là rất cần thiết.

Chúng tôi đã kết nối ClickUp với Salesforce để đảm bảo điều này.

Đội ngũ bán hàng sử dụng Salesforce để theo dõi thông tin liên hệ và các hoạt động của họ. Khi một cơ hội kinh doanh cần sự can thiệp của kỹ sư giải pháp, hệ thống sẽ tự động tạo ra một công việc liên quan trong ClickUp và đính kèm một liên kết đến công việc đó trong Salesforce ở trường ClickUp Task URL.

Cũng như vậy, đường link đến cơ hội kinh doanh trong Salesforce cũng được lưu trữ trong ClickUp để đội ngũ bán hàng có thể dễ dàng tra cứu!🤝

Các thông tin từ Salesforce sẽ tự động cập nhật vào các công việc của bộ phận kỹ thuật giải pháp trong ClickUp

Nhờ có khả năng tích hợp hai chiều, việc cập nhật thông tin về cơ hội kinh doanh như giai đoạn phát triển, dự kiến doanh thu, ngày kết thúc dự kiến và các ghi chú có thể được thực hiện trên cả hai hệ thống Salesforce và ClickUp. Điều này giúp cho toàn bộ đội ngũ làm việc tại ClickUp có thể cùng cập nhật thông tin một cách nhất quán. Nó còn giúp giảm bớt công việc nhập liệu thủ công của chúng tôi và đảm bảo rằng không có thông tin nào bị sót qua, từ đó mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

Kevin Schmidt, Chức vụ: Chuyên viên Cấp cao tại ClickUp

Tất cả những thành tựu này không thể thiếu được API mạnh mẽ của ClickUp, nền tảng đã giúp chúng tôi xây dựng tích hợp đáp ứng chính xác nhu cầu của mình. Nó còn mang lại khả năng linh hoạt để chúng tôi có thể tiếp tục cải thiện tích hợp này theo thời gian khi nhận ra thêm các điểm cần hoàn thiện trong quy trình làm việc.

2. Tự Động Hóa

Có người thích lái xe số sàn vì cảm giác tự hào, nhưng chắc chắn không ai muốn xử lý công việc một cách thủ công!

Tại ClickUp, chúng tôi luôn áp dụng các công cụ tự động hóa để giảm bớt công việc phải làm thủ công cho đội ngũ của mình.

Một ví dụ cụ thể là khi một cơ hội kinh doanh được xác nhận thành công, hệ thống sẽ tự động kích hoạt và tạo ra một tài liệu theo mẫu chuẩn, giúp chúng tôi chuẩn hóa quy trình chuyển giao từ giai đoạn trước bán hàng sang sau bán hàng.

Nhờ vào việc tự động hóa này, chúng tôi không chỉ tiết kiệm được thời gian trước đây phải dành để soạn thảo tài liệu thủ công, mà còn tạo ra một quy trình trải nghiệm khách hàng liền mạch từ đầu đến cuối.

Với giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng, các quản lý của chúng tôi có thể dễ dàng cập nhật các cài đặt tự động hóa mỗi khi cần thiết! 🕺

Automation được dùng để tự động hóa các kết quả khi có một hành động nào đó diễn ra. Chẳng hạn, khi sử dụng tính năng tự động "khi trạng thái thay đổi", chúng tôi áp dụng một bản mẫu vào công việc nhằm đảm bảo rằng không có thông tin quan trọng nào bị lọt lúc chuyển giao khách hàng.

Nhờ tiết kiệm được thời gian từ việc tự động hóa các công việc quản lý mà trước đây phải làm thủ công, giờ đây các quản lý của chúng tôi có nhiều thời gian hơn để hỗ trợ chiến lược kinh doanh, hỗ trợ trực tiếp trong các cuộc gọi và phát triển các tài liệu đào tạo để cải thiện kỹ năng cho cả nhóm.

Đó chỉ là một ví dụ điển hình, nhưng thực tế là không có giới hạn cho những gì bạn có thể tự động hóa với ClickUp!

3. Giao Diện Cá Nhân Hóa

Mỗi người thường có cách riêng để xem và quản lý công việc của mình.

ClickUp cho phép mỗi Kỹ Sư Giải Pháp quản lý các thương vụ của họ theo cách hiệu quả nhất theo ý họ! Bằng cách kết hợp bộ lọc và nhóm thông tin, chúng tôi có thể nhanh chóng tập trung vào những chi tiết quan trọng và loại bỏ những thông tin không cần thiết như các thương vụ đang tạm hoãn.

Chế độ xem dạng danh sách giúp nhóm giải pháp có thể nhìn thấy thông tin cần thiết một cách chính xác.

Tôi tạo ra một giao diện xem riêng biệt để dễ dàng theo dõi tất cả các hoạt động hợp tác của tôi với đội ngũ bán hàng.

Chúng tôi có khả năng sắp xếp theo từng người quản lý kinh doanh và cập nhật thông tin cho từng yêu cầu của kỹ sư giải pháp trực tiếp trong danh sách.

Ngoài ra, tôi còn có thể thu nhỏ thông tin của các người quản lý kinh doanh khác để chỉ hiển thị thông tin liên quan đến khách hàng của một người cụ thể trên màn hình. Tôi có thể mở nhanh cửa sổ chi tiết công việc cho mỗi khách hàng, cập nhật ghi chú hay các bước tiếp theo, rồi lại đóng cửa sổ để trở lại giao diện xem của mình.

Patrick Wise, Kỹ Sư Giải Pháp tại ClickUp

4. Mẫu Tài Liệu Tiêu Chuẩn

Trong ClickUp, bạn có thể tạo ra các mẫu tài liệu kỹ thuật cho hầu như mọi nhu cầu!

Chúng tôi luôn tạo sẵn một Tài Liệu khi bắt đầu làm việc với một cơ hội kinh doanh, để ghi chép mọi thông tin liên quan đến khách hàng mà đội ngũ của chúng tôi đang phục vụ.

Các mẫu tài liệu Doc được thiết kế riêng giúp chúng tôi đơn giản hóa các quy trình thường xuyên và lưu lại những thông tin cần thiết nhất.

Nhờ có một bản mẫu ghi chú ổn định, đội ngũ của chúng tôi không mất nhiều thời gian chuẩn bị cho cuộc họp với khách hàng, mọi thứ đã được sắp xếp sẵn từ trước!

Hơn nữa, khi một thành viên trong nhóm hoặc các đồng nghiệp trong ClickUp cần xem lại ghi chú, họ biết chính xác phải tìm ở đâu.

Sau khi gặp gỡ khách hàng, việc theo dõi các công việc tiếp theo thường là cần thiết, như các công việc cần thực hiện, v.v. Để đảm bảo những công việc này được hoàn thành kịp thời, chúng tôi chỉ cần chọn ghi chú liên quan trong tài liệu và chuyển nó thành một bình luận được giao.

Ghi chú được gán đảm bảo rằng các công việc cần làm không bị lãng quên, bất kể chúng xuất hiện ở đâu.

Nghề kỹ sư giải pháp thường xuyên đòi hỏi sự hợp tác và có thể liên quan đến từ ba đến năm phòng ban khác nhau trong một ngày. Việc có thể gán ghi chú cho phép chúng tôi làm việc cùng các nhóm và nguồn lực khác khi cần thiết mà không lo những thông tin này sẽ bị chìm trong đống thông báo cá nhân của mình.

Khả năng tạo ra một cấu trúc thống nhất để ghi lại những ghi chép khi tìm hiểu thông tin và thử nghiệm sản phẩm trong một Tài liệu ClickUp thực sự làm thay đổi cách làm việc của tôi.

Tôi có thể chuẩn bị cho cuộc gọi với khách hàng, cộng tác với các điều phối viên tài khoản của mình, và cập nhật thông tin về cơ hội kinh doanh tất cả trong một nơi.

Mike Slaby, Chuyên viên Giải pháp Cao cấp tại ClickUp

5. Theo dõi Thời gian

Việc nắm bắt được bạn dành thời gian cho công việc nào là rất quan trọng, nhất là đối với những người làm công tác Giải pháp. Thời gian quả thực là tiền bạc!

Khi đội ngũ của chúng ta không ngừng lớn mạnh và phát triển, việc tăng cường hiệu suất làm việc là điều cần thiết, do đó chúng ta muốn biết mình dùng thời gian vào việc gì và làm như thế nào.

Công cụ theo dõi thời gian sẽ giúp ích trong trường hợp này.

Mỗi khi Chuyên viên Giải pháp bắt tay vào một công việc, họ sẽ ghi lại thời gian làm việc của mình. Từ khâu nghiên cứu, thuyết minh sản phẩm cho đến việc soạn thảo ghi chú sau cuộc họp, mọi khoảng thời gian đều được ghi chép và báo cáo cụ thể.

Nhưng không chỉ có vậy, việc theo dõi thời gian còn giúp chúng ta hiểu rõ hơn về cách thức chúng ta sử dụng thời gian của mình. Thông qua việc sử dụng công cụ theo dõi thời gian, chúng ta có thể thấy rõ mình đã làm gì hoặc chưa làm gì - tất cả trong số thời gian mà trước kia chúng ta đã dành cho các tài khoản được phân công.

Nhãn theo dõi thời gian giúp nhóm có cái nhìn chi tiết về việc thời gian được sử dụng như thế nào, từ đó giúp cải thiện quy trình làm việc một cách không ngừng.

Việc ghi chép và phân loại thời gian đã giúp các quản lý của chúng tôi xác định được những giai đoạn nào trong quy trình tiêu tốn nhiều thời gian nhất và tìm ra những điểm cần được cải thiện.

Trước kia, tôi rất không thích việc ghi chép thời gian khi làm việc ở các công ty khác.

Thường thì việc này cần phải tích hợp riêng biệt với Salesforce và tôi hay phải nhờ đến quản lý để chỉnh sửa tài khoản cho phù hợp với việc theo dõi thời gian.

Công cụ theo dõi thời gian của ClickUp lại rất thuận tiện vì nó nằm ngay tại nơi tôi làm việc.

Jennifer Hale,, Kỹ Sư Giải Pháp tại ClickUp

Chúng tôi luôn nỗ lực để thực hiện giá trị cốt lõi hàng đầu của mình: mang lại trải nghiệm tuyệt vời nhất cho khách hàng, không chỉ cho đội ngũ bán hàng là đối tác của chúng tôi mà còn cho cả những khách hàng tiềm năng.

Ứng Dụng ClickUp Để Cải Thiện Khả Năng Hợp Tác Và Duy Trì Sự Ngăn Nắp Cho Đội Nhóm

Đội ngũ giải pháp của ClickUp luôn áp dụng những gì chúng tôi khuyến nghị. Chúng tôi quản lý toàn bộ quy trình làm việc thông qua nền tảng ClickUp!

Là người đứng đầu đội ngũ kỹ sư giải pháp, việc sử dụng ClickUp trong công việc hàng ngày giúp tôi có cái nhìn tổng quan và cập nhật liên tục về các thương vụ và dự án mà đội của tôi đang xử lý.

Kelsey Frost, Quản lý Kỹ thuật Giải pháp tại ClickUp

Chúng tôi rất hứng thú với việc làm việc giữa các phòng ban trên nền tảng này, bởi vì nó giúp chúng tôi có thể hợp tác một cách hiệu quả với khách hàng của mình.

Với lịch trình cập nhật sản phẩm hàng tuần, có thể nói rằng đội ngũ kỹ thuật, sản phẩm và thiết kế của chúng tôi hoạt động rất nhanh nhẹn. Việc sử dụng nền tảng này mỗi ngày giúp chúng tôi dễ dàng tiếp nhận các tính năng mới. 🌬️

Toàn bộ đội ngũ giải pháp đều nhất trí: ClickUp là nguồn thông tin chính xác và đầy đủ cho mọi công việc của chúng tôi!

Giờ đây, bạn cũng có thể thử xem: bạn sẽ áp dụng ClickUp vào quy trình bán hàng của mình như thế nào? 😉

Bài viết liên quan:

• Cách dịch vụ khách hàng của ClickUp sử dụng ClickUp

• Làm thế nào để tăng cường hiệu suất làm việc nhóm với ClickUp

• Cách đội ngũ marketing của ClickUp sử dụng ClickUp

• Cách đội ngũ đảm bảo chất lượng của ClickUp sử dụng ClickUp

• Cách đội ngũ đào tạo khách hàng mới của ClickUp sử dụng ClickUp