Cách Đón Nhận Thành Viên Mới Làm Việc Từ Xa

Thông Tin Thú Vị: chỉ có khoảng 12% các tổ chức triển khai quy trình đào tạo và hội nhập (onboarding) cho nhân viên mới mà không làm họ cảm thấy quá tệ.

Dưới đây là cách để bạn củng cố quy trình đào tạo từ xa của mình, bởi vì như bạn sẽ thấy, việc đào tạo hội nhập đúng cách mang lại sự khác biệt lớn cho môi trường làm việc của bạn (và kết quả kinh doanh).

Chào bạn, tôi là Mandy, và đây là hai điều sự thật và một điều không phải sự thật:

• Tôi mới bắt đầu quá trình đào tạo hội nhập tại ClickUp.

• Tôi, giống như nhiều người mới khác, mong muốn không bao giờ phải tham gia trò "Hai Sự Thật và Một Lời Nói Dối" trong ngày đầu tiên đi làm.

• Thực ra tôi là một sinh vật từ hành tinh Sao Thổ.

May mắn thay, tôi và các đồng nghiệp mới tại ClickUp đã không phải trải qua cảm giác bối rối khi phải chia sẻ một "Thông Tin Thú Vị" về bản thân tại nơi làm việc, cũng như không phải lo lắng về việc phân định ranh giới giữa "sự thật" và "khoe khoang khiêm tốn".

Thay vào đó, tôi chỉ cần giới thiệu tên, vị trí công việc và bộ phim Disney yêu thích của mình. Quả thực, đó là một trải nghiệm hoàn toàn mới mẻ.

Nhưng những gợi ý nhẹ nhàng cho cá nhân chỉ là phần nổi của tảng băng. Hãy để một người mới có nhiều kinh nghiệm đào tạo từ xa chỉ dẫn bạn cách thức làm cho các thành viên mới của đội ngũ cảm thấy thoải mái và thân thiện (dù họ đang làm việc tại nhà!)

1. Đánh giá lại quá trình đào tạo nhân viên hiện hành

Theo một nghiên cứu của Gallup, có đến 88% các tổ chức không thực hiện tốt quá trình đào tạo và hòa nhập (onboarding) cho nhân viên mới, điều này rất đáng tiếc bởi vì những tổ chức làm tốt việc này lại có thể cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân viên mới lên đến 82% (và chúng ta đã có chứng cứ cho thấy việc giữ chân nhân viên tốt sẽ mang lại lợi nhuận cao nhất)!

Vậy một công ty công nghệ phát triển nhanh và mong muốn tối đa hóa lợi nhuận như ClickUp thì tiếp cận quá trình onboarding như thế nào? Dựa vào kinh nghiệm thực tế của tôi, họ tiếp cận nó như cách mà ai cũng nên áp dụng khi điều hành doanh nghiệp: bạn cần phải không ngừng phát triển theo sự lớn mạnh của công ty hoặc bạn sẽ bị tụt hậu.

Kathryn Recchia, người quản lý Đào tạo và Phát triển tận tâm và yêu thích con người của ClickUp, chỉ ra rằng đây là những phần quan trọng nhất trong danh sách kiểm tra onboarding để đảm bảo mỗi nhân viên mới cảm thấy hạnh phúc, tự tin và được khích lệ:

• Mẹo 1: Đảm bảo mọi thứ được tự động hóa và tối ưu. 🗃️

Cần có các quy trình cụ thể cho việc như cách cung cấp thiết bị cho nhân viên làm việc từ xa, nội dung cần có trong email chào mừng trước ngày đầu tiên làm việc, hoặc thời điểm cấp quyền truy cập vào công cụ onboarding cần thiết cho thành viên mới. Bạn càng đào tạo nhiều người cùng lúc, bạn càng cần phải quản lý mọi chi tiết một cách chặt chẽ.

• Mẹo 2: Tương tác trực tiếp! 👋

Chỉ đưa cho nhân viên mới một số tài liệu để đọc và vài giờ để tìm hiểu về công ty hay công cụ làm việc không đủ. Hãy bổ sung các nhiệm vụ thực hành thú vị vào quá trình onboarding để nhân viên mới có thể thể hiện sự hiểu biết của họ về các quy trình, phần mềm và nhiều hơn nữa.

• Mẹo 3: Thực hiện khảo sát ý kiến từ nhân viên hiện tại. ✅

Bạn cần biết những điểm không hài lòng mà đa số nhân viên gặp phải trong quá trình onboarding để có thể giải quyết chúng. Vậy nên, hãy lắng nghe họ! Liệu họ có cảm thấy bối rối không khi sử dụng công nghệ và công cụ mới? Họ có muốn tất cả tài nguyên mới được tập trung tại một nơi thay vì phải tìm kiếm trong hàng loạt email không? Hãy hỏi họ! Xem qua Lịch của tôi trong tuần đầu tiên của quá trình onboarding để thấy cách mọi thứ được sắp xếp khoa học, với đủ thời gian giữa các cuộc họp để chúng tôi có thể khám phá, bắt đầu công việc và quan trọng nhất là thở.

Bài học: Quy trình đào tạo của công ty cần phải thích nghi theo sự phát triển của công ty.

2. Tạo điều kiện cho các cuộc gặp mặt kèm cặp

Việc bắt đầu công việc mới và làm quen với môi trường làm việc mới có thể khiến bạn cảm thấy quá tải, nhất là khi bạn phải tiếp xúc với rất nhiều người mới cùng lúc—đặc biệt qua môi trường trực tuyến! Thực tế đã cho thấy việc tăng cường các buổi gặp mặt kèm cặp, thông qua chương trình đồng hành trong quá trình đào tạo hoặc các cuộc họp video giữa hai người, là một phương pháp được 87% các tổ chức đánh giá cao vì nó giúp nâng cao nhanh chóng khả năng làm việc của nhân viên mới.

Một trong những công việc đầu tiên khi tôi gia nhập ClickUp là liên hệ với từng thành viên trong nhóm để tổ chức các cuộc gặp mặt 1:1 ngắn nhằm chào hỏi và đặt một số câu hỏi. Điều này rất tự nhiên khi bạn làm việc trực tiếp tại văn phòng, nhưng khi làm việc từ xa, việc giới thiệu bản thân có thể bị lãng quên, dẫn đến cảm giác xa cách. Việc được giao nhiệm vụ trò chuyện riêng với đội ngũ làm việc từ xa đã trở thành bước đệm hoàn hảo cho tôi trước khi lao vào công việc nhóm: Giờ đây tôi có thể hiểu rõ hơn về tính cách, cách giao tiếp và trách nhiệm của từng người, từ đó giúp tôi có khởi đầu thuận lợi để đóng góp.

Hơn nữa, tôi cũng kết bạn với một số người mới, họ đã giúp đỡ tôi rất nhiều trong việc thích nghi với công việc mới! 😊

Bài học: Đừng cho rằng tất cả nhân viên mới đều là người hướng ngoại.

3. Chú trọng giáo dục về công ty trước, vai trò sau

Nhìn lại quá trình đào tạo ban đầu của tôi ở các công việc trước (kể cả đào tạo từ xa), tôi cảm thấy như mình chỉ được xem qua loa một bản trình bày về tầm nhìn của công ty mà CEO dành cho những người quản lý cấp cao, chứ không phải cho một thành viên mới. Mình thích nghe về câu chuyện khởi nghiệp từ garage hay việc đi bộ hàng dặm để mua dụng cụ văn phòng, nhưng mình cũng muốn biết những điều làm nên công ty ngày nay và lý do mình được tuyển dụng để gìn giữ những giá trị đó!

Theo một nghiên cứu năm 2020 của Robert Walters, có đến 69% nhân viên sẽ gắn bó với công ty ít nhất ba năm nếu họ có trải nghiệm đào tạo ban đầu tốt. Biết được điều này, ClickUp đã giúp tôi, như một nhân viên mới làm việc từ xa, hiểu rõ từng chi tiết của công ty, từ đó tôi có cái nhìn tổng quan và nguồn cảm hứng để không chỉ hoàn thành công việc hàng ngày mà còn có thể chủ động hơn trong công việc từ xa của mình.

Cùng xem một trong những nhiệm vụ của tôi để làm quen với nền tảng ClickUp:

Nữ hoàng Kathryn đã tái cấu trúc quá trình đào tạo nhân viên mới của ClickUp bằng cách chắc chắn rằng phần lớn quy trình được thực hiện ngay trên nền tảng ClickUp, giúp những người mới như tôi vừa làm quen với sản phẩm vừa học về lịch sử và hiện trạng của nó. Điều này khiến tôi nhớ lại thời gian làm việc ở các công ty quảng cáo, nơi mà công ty tựa như một khối cồng kềnh và tôi chỉ là một trong số những người cố gắng hiểu biết và sử dụng nó. Đây cũng là lý do tại sao tôi thường xuyên chuyển việc từ công ty này sang công ty khác: nếu có được đào tạo ban đầu, tôi không bao giờ được chỉ rõ điều gì làm nên sự khác biệt của nơi này, hay được trang bị những công cụ để hiểu làm thế nào để vượt trội trong công việc cụ thể của mình tại đây. Vì thế, tôi đã không ngần ngại thay đổi.

Bài học: Mọi người cần hiểu rõ về doanh nghiệp trước khi họ có thể trở thành một tài sản quý giá cho doanh nghiệp.

3. Dành nhiều hơn một tuần cho quá trình đào tạo nhân viên mới.

Các đồng nghiệp của chúng ta tại The Human Capital Institute đã thực hiện một nghiên cứu chỉ ra rằng hầu hết các công ty chỉ chú trọng đến tuần đầu tiên của quá trình đào tạo nhân viên mới, điều này khiến tôi nhớ lại những công việc trước đây, nơi mà một tuần đào tạo đã được coi là quá đủ. Tôi vẫn còn nhớ cảm giác lo lắng và tự ti bắt đầu len lỏi vào tuần thứ hai, khi tôi cảm thấy mình như bị ném vào một môi trường và đội ngũ làm việc mà cảm giác giống như lạc vào một lớp học không quen thuộc trong ngày đầu tiên đến trường hơn là bắt đầu một công việc mới (tiếc là giờ đây chúng ta không còn đi làm như trước nữa).

Tôi không phải là người duy nhất cảm thấy như vậy: đa số nhân viên chỉ trải qua một tuần đào tạo tích cực thường cảm thấy lúng túng, chán nản và không hòa nhập được với văn hóa công ty. Ấn tượng ban đầu gấp gáp này đối với những người mới vào làm đã dẫn đến việc các công ty chỉ tổ chức một tuần đào tạo lại mất đi 20% nhân sự mới trong vòng 45 ngày đầu tiên.

Vậy giải pháp là gì? Tôi đã hỏi ý kiến của Kathryn và đây là câu trả lời của cô ấy: 🔥

Đến tuần thứ ba của quá trình đào tạo tại ClickUp, tôi đã chuẩn bị kỹ lưỡng để bắt đầu công việc và thực sự tôi đã làm rất tốt - tất cả những điều này tôi làm được mà không cần đến văn phòng mới của mình. 💅

Bài học: Đầu tư thời gian cho quá trình đào tạo và nhân viên của bạn sẽ đền đáp lại gấp đôi.

4. Chuẩn bị khi cảm giác mới mẻ phai nhạt

Cảm giác hào hứng với một món đồ chơi mới vào buổi sáng Giáng Sinh thường nhanh chóng biến mất sau Tết Nguyên Đán, chúng ta thấy điều này lặp đi lặp lại rằng sự mới mẻ không kéo dài mãi mãi. Hãy coi quá trình đào tạo như một kế hoạch không chỉ huấn luyện nhân viên mới ngay lập tức, mà còn để thể hiện sự ổn định ngay từ đầu và tiềm năng phát triển lâu dài. Nhân viên của bạn sẽ cảm thấy hạnh phúc hơn, và doanh thu của bạn cũng vậy.

Trong ngày thứ tư của quá trình đào tạo, giữa những buổi kiểm tra nhóm thân thiện và cuộc họp với người quản lý mới của tôi, CEO ClickUp Zeb Evans đã tổ chức một bài thuyết trình qua Zoom cho nhân viên mới về các giá trị cốt lõi của ClickUp. Ông bắt đầu bằng việc nhắc nhở chúng tôi rằng chỉ có ít hơn 10% ứng viên được chọn để tiến tới giai đoạn đề xuất trong quá trình tuyển dụng của công ty; đây là thông tin đơn giản nhưng đã ngay lập tức thay đổi cách tôi nhìn nhận về bản thân mình tại ClickUp: "Tôi ở đây vì tôi có những gì mà người khác không có, và tôi sẽ chứng minh điều đó."

Đừng lo lắng khi nghĩ rằng nhân viên mới sẽ làm việc kém hiệu quả khi được đào tạo từ xa: nếu họ đã chuẩn bị tâm thế cho một hành trình dài hạn, vị trí họ làm việc từ đâu không còn quan trọng nữa.

Bài học: Quá trình nhập môn nên được xem là một dấu mốc quan trọng trong sự nghiệp, không phải chỉ là một giai đoạn tập sự.

5. Xây dựng một môi trường làm việc thân thiện

Cuối cùng, điều khiến mọi người cảm thấy thoải mái và chào đón khi bước vào một môi trường mới là sự hiện diện của những đồng nghiệp khiêm nhường, thân thiện và luôn sẵn lòng hỗ trợ - và môi trường làm việc cũng không nên là ngoại lệ. Thực tế, theo một báo cáo từ Forbes, có tới 96% số nhân viên tin rằng việc biểu hiện sự cảm thông là yếu tố quan trọng giúp nâng cao khả năng giữ chân nhân viên. Forbes đã phát biểu điều này!

Trong buổi giới thiệu ban đầu với Zeb, anh ấy đã nói rằng một trong số chín giá trị cốt lõi của ClickUp là "Những Hành Động Tốt Lành Bất Ngờ", và anh ấy cũng kể lại những ví dụ cụ thể về cách ClickUp thực hiện điều này với khách hàng, nhân viên và toàn bộ thế giới. Rất tuyệt khi được nghe về lý thuyết đó, nhưng điều khiến tôi thực sự cảm động là thái độ ân cần của các sếp và đồng nghiệp trong suốt quá trình đào tạo nhập công ty của tôi. Minh chứng cho điều đó chính là những hành động tốt bụng mà tôi đã được nhận.

Dù tôi là một người đã có nhiều kinh nghiệm trong nghề và không bao giờ quên rằng cuối cùng, một công ty vẫn chỉ là công ty, không phải là gia đình. Điều đó hoàn toàn chấp nhận được. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là những người lãnh đạo công ty có thể bỏ qua việc sự tôn trọng, lòng tốt và sự hỗ trợ có thể là yếu tố quyết định việc nhân viên mới làm việc từ xa quyết định ở lại hay rời bỏ công ty.

Bài học: Đừng quên cảm giác khi bạn là người mới.

Tóm tắt; Nếu bạn muốn tiết kiệm chi phí và tăng thu nhập, đừng xem nhẹ việc đào tạo nhân viên mới một cách chu đáo.

Quá trình đào tạo nhân viên mới là bước đầu tiên để họ có cái nhìn về công việc tại một tổ chức mới, và câu nói về ấn tượng đầu tiên luôn đúng: nó rất quan trọng và sẽ gây dấu ấn lâu dài. Hãy chắc chắn rằng bộ phận nhân sự của bạn thực hiện quá trình này một cách nghiêm túc.

Một trong những việc ClickUp làm cho nhân viên mới là gửi đến họ một túi quà to đùng ngay tại cửa nhà, chứa đầy các sản phẩm và quà tặng đặc biệt - một hành động đã khiến tôi ngay lập tức cảm thấy phấn khích, biết ơn và cảm thấy thực sự được hoan nghênh tại nơi làm việc mới của mình. Cùng xem những gì tôi đã nhận được nhé:

Tôi không nói rằng mọi công ty đều cần phải quá chú trọng vào việc khoe khả năng tặng quà của mình, nhưng mỗi công ty nên nhận thức được rằng những hành động hào phóng dù nhỏ cũng có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong việc nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên. Hơn nữa, việc có những nhân viên hạnh phúc mang logo của công ty bạn đi khắp nơi là một chiến lược thông minh.

Cuối cùng, tôi muốn chia sẻ một số lời khuyên từ Kathryn khi trả lời câu hỏi cuối cùng của tôi: "Bạn ước gì mọi công ty đều hiểu về quá trình đào tạo nhân viên mới thành công?"

Đó là hoàn hảo, Kathryn.

Đăng ký ClickUp ngay hôm nay để khám phá làm thế nào bạn có thể làm cho tổ chức của mình (và bản thân bạn) trở nên hiệu quả hơn!