Các Quản Lý Thường Quá Dựa Vào Niềm Tin Bởi Họ Thiếu Hệ Thống

Bạn đã bao giờ chứng kiến một quản lý cấp cao mới vào công ty và không lâu sau đó, ông ta đưa theo một số người của mình vào công ty?

Điều này xảy ra khá thường xuyên, nhất là với những vị trí cấp cao.

Và thường thì những người mà ông ta hay bà ta mang theo thay thế cho những người đã có mặt trong công ty.

Tại sao lại như vậy? Phải chăng là vì nhóm người mà ông ta 'thừa hưởng' trong công ty không tốt?

Đôi khi... nhưng qua kinh nghiệm của tôi, thường thì không phải vậy.

Ông ta thường không có thời gian để thử nghiệm mọi người và hy vọng rằng họ là những người phù hợp.

Bởi vì nếu họ không phải, ông ta sẽ mất hàng tháng để tìm người thay thế... và ông ta có thể không có nhiều thời gian đến mức đó trước khi chính ông ta bị thay thế.

Do đó, vì thiếu niềm tin, ông ta sẽ tìm cách đưa 'người của mình' vào và loại bỏ một phần lớn đội ngũ hiện tại.

Xét về hệ thống mà quản lý này dựa vào... điều này thực sự rất hợp lý. Ông ta đang tạo cho mình cơ hội tốt nhất để thành công.

Nhưng nếu ông ta có những hệ thống không dựa vào kiểu hành xử này? Những hệ thống cho phép ông ta kiểm tra và đào tạo mọi người một cách nhanh chóng?

Thì theo quan điểm của tôi, ông ta sẽ không cần phải dựa vào việc đưa nhiều người của mình vào công ty.

Bây giờ, hãy quay lại và cung cấp thêm bối cảnh.

Tôi sử dụng một hệ thống 'quản lý micromanage' người làm việc và tôi thấy đó là điều tốt

Tôi đã nói về hệ thống của mình rất nhiều trong quá khứ, nên tôi sẽ không đi vào chi tiết.

Nhưng cách tổng quan là:

• Bất kỳ công việc nào mất hơn 20 phút đều được ghi lại như một nhiệm vụ trong ClickUp. Nếu không có nhiệm vụ, thì không nên làm. Đối với tôi, nó không tồn tại.

• Mọi nhiệm vụ đều có người được giao, trạng thái, cập nhật bình luận và hạn chót (nếu đã bắt đầu).

• Mọi công việc được thực hiện đều phải được phản ánh qua cập nhật nhiệm vụ (ví dụ: thay đổi trạng thái, bình luận, v.v.).

• Mọi người trong nhóm cần xóa hết thông báo ClickUp mỗi vài giờ (điều này dẫn đến sự phản hồi cực kỳ nhanh chóng).

• Không có cuộc họp định kỳ. Nhưng họ có thể tổ chức các cuộc gọi nhanh khi cần thiết. Và vì không ai tham gia cuộc họp định kỳ, không có lý do gì để người khác không sẵn lòng ngay lập tức giúp giải quyết vấn đề.

Tôi đã sử dụng hệ thống này hơn ba năm nay. Tôi đã giúp khởi nghiệp nhiều công ty với nó, tôi đã điều hành nhiều dự án phụ, và đã áp dụng các biến thể của nó trong nhiều tổ chức lớn hơn.

Tôi yêu thích nó.

Và Ken, sau khi áp dụng hệ thống này, có lẽ hiệu suất làm việc của anh ấy cao gấp 2-3 lần so với trước đây.

Tôi chỉ làm được nhiều việc hơn một cách đáng kinh ngạc.

Và tôi tin chắc rằng bất kỳ ai sử dụng hệ thống này một cách đúng đắn cũng sẽ nói như vậy

Với hệ thống này, tôi không cần phải dựa vào những người mà tôi 'tin tưởng'

Trong những năm qua, tôi đã hoàn thành nhiều dự án mà trong đó tôi thuê các nhà thầu tự do mà trước đây tôi chưa từng làm việc cùng. Tuy nhiên, tôi vẫn cần phải đảm bảo kết quả công việc được thực hiện nhanh chóng.

Tôi phát hiện ra rằng hệ thống này hỗ trợ rất tốt cho việc đó.

Tôi có thể thuê freelancer từ Upwork và rất nhanh chóng biết được họ có đủ năng lực hay không. Thường thì tôi sẽ thuê 2-3 người cho một phạm vi công việc ngắn hạn với mục tiêu chỉ giữ lại người giỏi nhất.

Nghĩa là tôi sẽ giao nhiệm vụ cho họ... họ sẽ cập nhật những nhiệm vụ đó... và tôi sẽ đưa ra phản hồi nhanh chóng và thường xuyên.

Rất nhanh chóng, tôi đã có một cái nhìn khá rõ ràng về khả năng của họ và liệu họ có đủ năng lực hay không. Nếu họ không đủ năng lực, tôi sẽ nhanh chóng loại bỏ họ, thường là trong vòng một tuần sau khi thuê họ qua Upwork.

Liệu tôi có thể làm điều này theo cách làm việc cũ của tôi không?

Câu trả lời: Không thể!

Bởi vì thông thường tôi sẽ cho mọi người 1-2 tuần để làm quen với công việc và sau đó có thể tôi sẽ có cuộc gặp mặt riêng với họ hàng tuần.

Thường thì tôi mất vài tháng để biết họ có thực sự đủ năng lực hay không.

Vài tháng (Ken cũ) so với vài ngày (Ken mới)….

…tiếng trống vang lên….

Ken mới chiến thắng! Haha

Hãy cùng xem xét một nghiên cứu điển hình về phương pháp 'tin tưởng truyền thống' so với phương pháp của tôi

Tôi đã làm việc theo hợp đồng ở Nga vào giữa năm 2018 cho một công ty gọi là Ozon, một trong hai nhà bán lẻ thương mại điện tử hàng đầu tại đất nước này. Một CEO mới đã được bổ nhiệm vào năm trước đó với tên là Alex.

Anh ta là một người khá quyết đoán và biết mình muốn gì từ đội ngũ mới thừa kế.

Một năm sau, tôi nghĩ khoảng 90% đội ngũ quản lý cấp cao đã được thay thế. Hơn 20 người đã bị sa thải hoặc buộc phải rời đi... và Alex đã đưa người mới vào thay thế họ.

Tại sao? Bởi vì theo quan điểm của anh ta, họ không phù hợp.

Liệu những người quản lý mới mà anh ta đưa vào có tốt hơn không? Có thể là không.

Vậy những người quản lý cũ đã làm sai điều gì? Tôi có thể kể cho bạn nghe từ kinh nghiệm của mình…

• đôi khi họ có thể đã hiểu lầm về những gì được mong đợi từ họ

• họ đi sai hướng bởi vì họ nhận được phản hồi không thường xuyên

• tính cách/phong cách của họ có thể không hợp với Alex

Nhưng hầu hết họ, thực sự, đang cố gắng bảo vệ công việc của chính mình… vậy nếu họ nhận được hướng dẫn và phản hồi nhiều hơn, họ có thể thành công không?

Tôi biết một số họ cá nhân… và biết câu trả lời cho câu hỏi đó là có.

Tình huống này sẽ như thế nào nếu sử dụng phương pháp của tôi?

Đầu tiên… chúng ta sẽ lấy tất cả những gì mỗi quản lý đang làm và phân chia nó thành một cấu trúc cây của các thư mục & nhiệm vụ trong ClickUp, giống như ví dụ mà tôi đã đề cập ở trên về một trong những dự án tôi đang làm.

Chúng ta sẽ đảm bảo rằng có một nhiệm vụ cho mỗi trách nhiệm của họ và mỗi nhiệm vụ được viết với một 'định nghĩa của sự hoàn thành' rõ ràng. Để họ biết mục tiêu cuối cùng trông như thế nào.

Sau đó, người quản lý của họ, 'Alex' trong trường hợp này, sẽ theo dõi tất cả những nhiệm vụ này và phản hồi các bình luận được đưa ra. Anh ta sẽ làm rõ liệu họ có đang đi đúng hướng, liệu sản phẩm đầu ra có đủ chất lượng hay không, v.v.

Trong khi đó, anh ta sẽ dọn dẹp lịch làm việc của mình khỏi hầu hết các cuộc họp định kỳ để có đủ thời gian làm việc này.

Khá sớm, anh ta sẽ biết ai là người giỏi, ai không giỏi, ai có thể cải thiện nhanh chóng. Và vì thế, anh ta chỉ cần loại bỏ những người không giỏi và không thể cải thiện nhanh chóng.

Kết quả cuối cùng?

• Nhiều quản lý trong đội ngũ cũ giữ được công việc của họ

• Công ty tiết kiệm được nhiều thời gian & tiền bạc mà có thể đã lãng phí trong việc thay thế họ

• Alex vẫn đạt được kết quả mà anh ta cần. Có thể là kết quả còn tốt hơn.

Tôi có nghĩ rằng tình huống trên là không thực tế không??

Không. Tôi đã thực hiện những phiên bản nhỏ hơn của điều này nhiều lần rồi.

Nếu các nhà quản lý làm việc theo cách này… Tôi thực sự nghĩ rằng đó sẽ là điều tốt lành cho thế giới

Hãy suy ngẫm về những gì tôi đã nói ở trên... Cơ bản là tôi đang nói rằng các nhà quản lý mới sẽ không cần phải dựa dẫm nhiều vào việc đưa 'người của họ' theo.

Điều này có nghĩa là sẽ có ít việc sa thải hơn.

Bởi vì chúng ta hãy thành thật mà nói... việc các nhà quản lý mới vào và loại bỏ phần lớn đội ngũ trước đó DIỄN RA RẤT THƯỜNG XUYÊN.

Và tôi đang nói rằng điều đó không nhất thiết phải xảy ra.

Nhưng... điều đó đòi hỏi các nhà quản lý phải áp dụng một phương pháp tiếp cận khác.

Một phương pháp đòi hỏi họ phải thực sự 'chú ý đến chi tiết' và nhanh nhạy hơn trong phản ứng.

Hãy cùng tạo ra một thế giới tốt đẹp hơn! 🙂