Brand Right Marketing: Cách ClickUp Automations & Task Templates Nâng Cấp Quy Trình Làm Việc Của Chúng Tôi

Thật không dễ dàng gì để phát triển một doanh nghiệp cá nhân thành một công ty đầy đủ chức năng, vậy nên nếu bạn đã đi được đến đây, xin chúc mừng! 🥳

Là một chủ doanh nghiệp, việc chứng kiến công ty của mình phát triển thực sự là niềm tự hào, nhưng cùng với sự phát triển đó là những trách nhiệm và quy trình phức tạp hơn. 

Bạn cần tạo ra một quy trình làm việc trôi chảy để đảm bảo mọi người đều biết họ cần làm gì và khi nào, điều này có thể trở nên phức tạp khi có nhiều bước và nhiều người tham gia. 

Đây là lúc sử dụng một công cụ quản lý dự án linh hoạt có khả năng mở rộng cùng với sự phát triển của doanh nghiệp và cung cấp các tính năng như mẫu công việc và tự động hóa sẽ mang lại lợi ích lớn! 🙌

Hãy chuẩn bị lắng nghe từ người dùng ClickUp tiêu biểu và Chủ tịch của Brand Right Marketing Agency, Chaya Fischman. Cô ấy sẽ chia sẻ câu chuyện và kinh nghiệm chuyển đổi sang ClickUp cũng như cách các tính năng của nó đã giúp tăng tốc quy trình, giảm bối rối và tối ưu hóa quy trình làm việc của nhóm!

Được rồi, Chaya. Chúng tôi đã sẵn sàng—mời bạn! 🎙 💁‍♀️✨

Hãy kể về bản thân và công ty của bạn

Xin chào! Tôi là Chaya Fischman—tôi là một người mẹ của sáu đứa trẻ và cũng là chủ một doanh nghiệp. 👋😊

Công ty chúng tôi bắt đầu khoảng 14 năm trước, nhưng chỉ khoảng tám năm gần đây chúng tôi mới phát triển lớn và bắt đầu thuê thêm nhiều người. 

Nhanh chóng đến hôm nay, chúng tôi đã là một doanh nghiệp khoảng 25 người tạo nên Nhóm Marketing Brand Right—một đội ngũ chuyên về thiết kế web và các dịch vụ thiết kế khác. 

https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/05/Listenup_Chaya-Fischman-MOTION-1.mp4

Tại sao bạn lại chuyển từ phần mềm quản lý dự án trước đây sang ClickUp?

Khi tôi mới bắt đầu thuê nhân viên, chúng tôi có một bảng trắng khổng lồ và tôi cơ bản là dành cả ngày để viết lại bảng, sau đó xóa đi, vẽ mũi tên và viết lại, rồi nói cho mỗi người biết họ cần làm gì. 

Đó là lúc tôi nhận ra mình thực sự cần bắt đầu với một phần mềm quản lý dự án. 💡

Tôi bắt đầu sử dụng Asana và dùng nó để nhập tất cả các nhiệm vụ của chúng tôi. Công việc của chúng tôi bao gồm rất nhiều thiết kế website và các dịch vụ thiết kế khác như tờ rơi, danh thiếp, thương hiệu, và những thứ tương tự. Chúng tôi đang phát triển và có quá nhiều nhiệm vụ khác nhau cần được hoàn thành bởi nhiều người—điều này trở nên rối rắm khi cần theo dõi mọi thứ. 

Khi chúng tôi bắt đầu với Asana, chúng tôi có thể theo dõi được tình hình của mỗi dự án và tôi có thể lên lịch các nhiệm vụ vào buổi tối trước ngày làm việc của mọi người để họ biết khi bước vào văn phòng họ nên làm gì đầu tiên, thứ hai và thứ ba. 

Khi chúng tôi phát triển, chúng tôi dần vượt qua nền tảng của họ, chúng tôi phải tìm hiểu các nền tảng khác. Tôi đã xem xét monday.com một thời gian và cũng xem xét bản cập nhật mới nhất của Asana vào thời điểm đó nhưng chúng đơn giản là không đủ…

Tôi cần một thứ mạnh mẽ hơn, một thứ luôn phát triển nên chúng tôi quyết định chuyển sang ClickUp. ⭐️

Chúng tôi đã chuyển sang ClickUp một mình và thực sự nó ngay lập tức rất giống với Asana, nhưng có nhiều khả năng hơn. Tôi thực sự nhận thấy rằng một khi đã thiết lập trong ClickUp, các chế độ xem dễ dàng hơn, tôi có thể quản lý mọi thứ dễ dàng hơn. 

Nhưng phép màu thực sự chỉ diễn ra một chút sau đó và tôi nghĩ tôi sẽ kể cho bạn nghe về điều đó khi chúng ta thảo luận về các tính năng. ✨

Những lo ngại của bạn về việc chuyển từ Asana sang ClickUp là gì, và trải nghiệm tổng thể như thế nào?

Thực sự, đó là điều mà tôi thực sự lo lắng vì tôi biết rằng lý do tôi chuyển đổi là vì tôi cần tìm cách tiết kiệm thời gian (nên không phải là tôi có thời gian rảnh) nhưng tôi biết đây là điều phải xảy ra. Vì vậy, tôi thực sự đã tự thúc đẩy mình để hoàn thành nó.

Chúng tôi có thể dễ dàng nhập dữ liệu, nhưng tôi phải nói rằng việc đó thực sự quan trọng và mất của tôi vài giờ để đảm bảo mọi thứ được thiết lập đúng cách. Có thể là do tôi chưa thiết lập Asana đúng cách từ ban đầu, hoặc là vì ban đầu tôi không thiết lập ClickUp hoàn hảo 100%, điều đó có thể đã gây ra vấn đề. Vì vậy, tôi không cho rằng đó là một cơn ác mộng, nhưng tôi chắc chắn rằng nó xứng đáng với thời gian mà tôi đã đầu tư vào đó.

Một lần nữa, đó là vài giờ. Có những cách để chuyển thông tin của bạn qua. Vì vậy, tôi có thể nói rằng nó chắc chắn không quá khó khăn. Thành thật mà nói, nó đáng giá.

Chúng tôi rất vui khi nghe bạn đã chuyển đổi suôn sẻ sang ClickUp! Bạn đã tìm ra tính năng yêu thích trong ClickUp chưa?

Được, tôi có quá nhiều tính năng yêu thích để kể ra đây, nhưng tôi sẽ chỉ nêu một vài. 

Đầu tiên, thật tuyệt vời khi tôi có thể xem cùng một thông tin từ nhiều góc nhìn khác nhau nên các quản lý dự án của tôi có một góc nhìn, các nhà thiết kế web của tôi có một góc nhìn khác, các nhà phát triển web của tôi lại có một góc nhìn khác, các nhà thiết kế đồ họa của tôi có một loại góc nhìn riêng. 

Mỗi người đều có một góc nhìn hoàn hảo dành cho họ để họ có thể biết công việc nào là ưu tiên hàng đầu, thứ hai và thứ ba trong ngày của họ hoặc những trách nhiệm của họ là gì. 💻👀

Tôi có thể nhìn từ cái nhìn tổng quan để thực sự biết mỗi bộ phận đang làm việc như thế nào về mặt năng suất cũng như doanh thu. Tất cả những điều khác nhau mà chúng tôi muốn xem đều rất dễ dàng. Nó thực sự đã thay đổi cuộc chơi cho chúng tôi.

Một trong những tính năng mà chúng tôi đang sử dụng thực sự như vàng là mẫu công việc trong ClickUp.

Tùy chọn để tạo, lưu, tải và cập nhật mẫu công việc trong ClickUp

Cơ bản là khi chúng tôi thiết lập một dự án web, tất cả những gì chúng tôi cần làm là đánh dấu vào ô có ghi “website” và nó tự động điền vào khoảng 30 công việc phụ khác nhau—đó chính là quy trình mà chúng tôi thiết lập website của mình.

Vậy nên mỗi công việc phụ trở thành nhiệm vụ cho các thành viên khác nhau bởi vì cần phải thực hiện những việc khác nhau tại các bước khác nhau. Mỗi công việc phụ tự động được gán một ngày đến hạn và một thành viên trong nhóm. Nhờ vậy, khi chúng tôi tiến hành từng bước của quá trình, một trong những nhiệm vụ sẽ tự động được thêm vào danh sách việc cần làm của mỗi người.

Chẳng hạn, sau khi chúng tôi hoàn tất việc thiết lập website, tôi cần người viết nội dung viết nội dung cho website, và cô ấy chỉ nhận nhiệm vụ này sau khi một phần nào đó của website đã được phát triển.

Mọi thứ được thiết lập một cách rất chuẩn mực, vì vậy nếu chúng tôi đang làm việc trên 40 website cùng một lúc, chúng tôi đã loại bỏ việc mọi người phải la lên qua phòng khác "Đã đến lúc bạn chọn hình ảnh, hay biểu tượng, hoặc kiểm tra form có hoạt động không?"—Mọi thứ giờ đây cực kỳ trơn tru.

Ý tôi là chúng tôi khuyến khích giao tiếp trong văn phòng, nhưng không phải cho những việc có thể được tự động hóa, và chúng tôi thích mọi người chúc nhau ngày mới tốt lành, hỏi han nhau và chúc mừng sinh nhật thay vì nói với nhau những điều không cần thiết phải nói.

Một điều khác mà chúng tôi cực kỳ yêu thích, mà gần đây chúng tôi mới bắt đầu áp dụng, đó là tự động hóa. Nếu chúng tôi thiết lập trạng thái cho việc thanh toán, ví dụ, người làm sổ sách của chúng tôi sẽ tự động tạo một hóa đơn trong QuickBooks và sau đó tất cả những gì chúng tôi cần làm là nhấn nút gửi và hóa đơn sẽ được gửi đi. Điều này thực sự đã tiết kiệm hàng giờ đồng hồ. 🙌

Thiết lập các kích hoạt và điều kiện để tiết kiệm thời gian và giảm công việc thủ công trong ClickUp

Thêm vào đó, khi nhà văn của chúng tôi hoàn thành bài viết, cô ấy sẽ chuyển nhiệm vụ sang một tùy chọn nhất định, tự động chuyển nó cho người tiếp theo phụ trách việc xem xét. 

Người này sau đó sẽ tự động nhận được email thông báo rằng nội dung này đã sẵn sàng để được xem xét và họ sẽ nhận được link dẫn đến trang web mà chúng tôi đang viết cho, cùng với link đến nhiệm vụ trong ClickUp, giúp chúng tôi dễ dàng theo dõi công việc. 

Tôi mới bắt đầu sử dụng tính năng tự động mà tôi thiết lập cho bộ phận kinh doanh để hỗ trợ chúng tôi khi liên hệ với ai đó nếu họ quan tâm đến việc hợp tác với chúng tôi trên một trang web hoặc gói thương hiệu. 

Chúng tôi đã thiết lập để họ nhận được tám email theo dõi tự động được gửi đi theo các ngày đã được thiết lập—đó là một tự động hóa mới mà tôi mong chờ xem nó sẽ mang lại kết quả như thế nào cho chúng tôi. 😊🙏

Cài đặt tự động hóa trong ClickUp để giảm công việc thủ công và tạo sự nhất quán

Bạn có khuyên người ít hiểu biết về công nghệ sử dụng phần mềm này không?

Tôi hiểu rằng điều đó có thể khiến người ta cảm thấy e ngại, nhưng một khi ai đó đã được hướng dẫn cụ thể những gì họ cần làm trong giao diện của họ, tôi nghĩ họ sẽ sử dụng nó một cách thuần thục. 

Đối với những người không thông thạo công nghệ, chúng tôi đã thiết lập giao diện cho họ và tạo ra một số phím tắt để hỗ trợ họ. Ví dụ, chúng tôi đã tạo ra một quy trình tự động hóa mà tự động chèn một bình luận theo mẫu sau khi họ hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể. Thực sự không phức tạp hơn bất kỳ phần mềm đơn giản nào khác mà bạn biết.

Bạn tự thiết lập ClickUp hay có người hỗ trợ bạn?

Tôi đã cố gắng tự thiết lập nó và chúng tôi đã sử dụng nó như vậy khoảng hai năm nhưng sau đó chúng tôi nhận ra rằng có rất nhiều điều chúng tôi không biết. 

Chúng tôi biết rằng có nhiều tính năng trong đó mà chúng tôi không biết cách sử dụng, cuối cùng tôi đã thuê một người tư vấn rất hiểu về ClickUp, người đã có thể ngồi cùng tôi và thực sự tìm ra chính xác những gì chúng tôi cần và cách thiết lập nó như thế nào. 

Chúng tôi có lẽ đã dành khoảng 10 giờ cùng nhau và tại thời điểm này, tôi biết rất rõ cách tự thiết lập mọi thứ với các Không gian, Danh sách, dự án và tự động hóa. 

Đôi khi tôi vẫn gặp một số câu hỏi nhưng tất cả đều đáng đồng tiền bát gạo. Tôi thực sự tiết kiệm được một ngày làm việc mỗi tuần nhờ vào phần mềm và tôi đã đầu tư rất nhiều thời gian để mọi thứ diễn ra trôi chảy hơn tại văn phòng.

Nhưng, tôi muốn nói một điều—ClickUp chỉ thông minh bằng quy trình của bạn. Bạn không thể mong đợi bắt đầu với ClickUp hay bất kỳ phần mềm nào khác và kỳ vọng nó sẽ thay đổi doanh nghiệp của bạn ngay lập tức.

Trước hết, bạn cần phải ngồi xuống và xác định liệu quy trình làm việc trong văn phòng của bạn đã được thiết lập hay chưa. Khi một website mới được yêu cầu, chúng ta sẽ làm gì? Điều này buộc chúng tôi phải suy nghĩ về quy trình hiện tại và sau đó phát triển quy trình mới để không cần phải tăng hiệu quả công việc.

Có vẻ như ClickUp thực sự đã tạo ra bước ngoặt cho công ty của bạn. ClickUp đã giúp công ty bạn phát triển như thế nào và bạn đang chuẩn bị triển khai điều gì tiếp theo trong ClickUp?

Đúng vậy, chúng tôi luôn tìm kiếm những tính năng mới để thiết lập trong ClickUp của mình. Tôi không biết mình có bao giờ hoàn thành việc thiết lập ClickUp không. Nó giống như khi doanh nghiệp phát triển thì cấu hình ClickUp của tôi cũng phát triển theo.

Tôi có thể nói rằng đúng, nó đã là bước ngoặt cho công ty của tôi và đã giúp tôi phát triển. Nó thực sự đã giúp tôi phát triển và theo dõi dữ liệu theo cách mà trước đây tôi không thể làm được.

✅ Tôi có thể thấy được cái nào mang lại lợi nhuận và cái nào không.

✅ Tôi có thể biết được liệu một bộ phận cụ thể có cần thêm nhân viên hay không vì chúng tôi có X lượng công việc và trước đây đó chỉ là một trò đoán mò. Và bây giờ tôi thực sự có thông tin đó trước mắt.

Cảm ơn Chaya đã chia sẻ câu chuyện của bạn, và chúng tôi rất vui vì việc chuyển sang ClickUp đã thành công cho bạn! 💜

Để tìm hiểu thêm về Brand Right Marketing Agency và kết nối với Chaya, hãy truy cập website và LinkedIn.

Lượt của bạn: Chuyển toàn bộ công việc từ Asana sang ClickUp (chỉ trong vài phút!) ⚡️

Quá trình bắt đầu nhập khẩu thường mất từ hai đến mười phút.

Sau khi bạn xác nhận việc nhập khẩu, thời gian thực sự để nhập khẩu có thể thay đổi từ một phút đến vài giờ. Điều này hoàn toàn phụ thuộc vào lượng dữ liệu bạn có trong Asana cũng như giới hạn tốc độ của Asana.

Vì Asana có giới hạn tốc độ nhập khẩu, chúng tôi phải điều chỉnh tốc độ để đảm bảo không vượt quá giới hạn, đó là lý do tại sao nó có thể mất đến vài giờ (hoặc hơn) nếu bạn có nhiều tệp đính kèm.

Khi quá trình nhập khẩu hoàn tất, chúng tôi sẽ gửi email để thông báo tin vui cho bạn! 🥳

Và nếu bạn gặp sự cố hoặc có câu hỏi cho chúng tôi, đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ Hỗ trợ Khách hàng của chúng tôi. Chúng tôi luôn sẵn lòng giúp đỡ 24/7! 🙌

📌 Để tìm hiểu thêm về cách nhập dữ liệu từ các công cụ khác, bao gồm Asana, hãy tham khảo Tài liệu Hướng dẫn và xem video dưới đây để biết cách thực hiện nhập dữ liệu!