8 Phương Pháp Tốt Nhất để Xây Dựng Quy Trình Làm Việc Hiệu Quả trên Mạng Xã Hội

Mạng xã hội luôn thay đổi từng ngày. Cách làm hiệu quả ngày hôm qua có thể không còn phù hợp nữa, và những gì đang áp dụng tốt hôm nay cũng có thể sẽ lỗi thời vào ngày mai. Chính vì vậy, việc xây dựng một quy trình làm việc trên mạng xã hội đáng tin cậy để quản lý chiến lược nội dung của bạn một cách có tổ chức và hiệu quả là điều cần thiết.

Không có một công thức chung nào phù hợp với tất cả các doanh nghiệp, nhưng có một số phương pháp hay mà bạn có thể áp dụng để xây dựng một quy trình làm việc trên mạng xã hội hiệu quả cho riêng mình. Dưới đây là tám bước bạn có thể thực hiện để có được một quy trình làm việc trên mạng xã hội suôn sẻ và thành công.

Quy Trình Làm Việc Trên Mạng Xã Hội Là Gì?

Quy trình làm việc trên mạng xã hội là một hệ thống giúp bạn quản lý việc tạo nội dung, đăng tải và quảng bá các bài viết trên các nền tảng mạng xã hội. Quy trình này do nhiều thành viên trong nhóm truyền thông xã hội đảm nhận và bao gồm tất cả các bước từ khi bắt đầu nghĩ ra ý tưởng cho đến khi phân tích kết quả sau khi đã đăng tải và quảng bá nội dung.

Các quy trình làm việc trên mạng xã hội hiệu quả nhất cần phải linh hoạt và có khả năng thích ứng; chúng có thể được điều chỉnh khi cần thiết để phù hợp với những thay đổi không ngừng. Chúng cũng cần dễ sử dụng và dễ hiểu, giúp đội ngũ của bạn quản lý các nhiệm vụ trên mạng xã hội một cách hiệu quả nhất.

Những Lợi Ích Khi Có Quy Trình Mạng Xã Hội Được Tối Ưu Hóa

Việc sở hữu một quy trình quản lý công việc trên mạng xã hội mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:

Làm cho quá trình sản xuất nội dung trở nên nhanh chóng hơn, giúp tiết kiệm thời gian quý giá
Bảo đảm rằng tất cả nội dung bạn tạo ra đều đạt chất lượng cao, không sai sót và có sức ảnh hưởng
Giúp bạn đánh giá kết quả của các chiến dịch truyền thông mạng xã hội một cách chính xác hơn
Việc phân bổ nguồn lực trở nên thuận tiện hơn
Ngăn ngừa sự lặp lại và trùng lắp trong công việc

Trước khi đi vào chi tiết về các bước thực hiện quy trình mạng xã hội, chúng ta cần nắm vững một số nguyên tắc cơ bản để khởi đầu:

Đơn giản hóa. Bạn không muốn tạo ra một hệ thống rối rắm và phức tạp đến nỗi không ai có thể hiểu hoặc sử dụng được. Hãy cố gắng làm cho quy trình mạng xã hội của bạn thật đơn giản để mọi thành viên trong nhóm đều có thể dễ dàng áp dụng.
Tính linh hoạt và khả năng thích ứng. Quy trình của bạn cần đủ linh hoạt để phản ánh sự biến đổi không ngừng của mạng xã hội và phù hợp với nhóm của bạn. Bạn nên có thể dễ dàng thêm bước mới hoặc loại bỏ những bước không cần thiết một cách nhanh chóng.
Tự động hóa khi có thể. Việc tự động hóa có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình quản lý mạng xã hội. Hãy tìm cách tự động hóa các công việc lặp lại như lên lịch đăng bài hay gửi nhắc nhở.
Sử dụng mẫu mạng xã hội. Sử dụng mẫu quy trình có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian trong việc tạo nội dung. Tạo ra các mẫu cho các loại nội dung thông dụng như bài viết blog hay infographics sẽ giúp bạn sản xuất nội dung nhanh hơn. Một cách hiệu quả để tạo mẫu là chỉnh sửa nền ảnh của nội dung và lưu trữ chúng để sử dụng sau này, từ đó bạn có thể dễ dàng thử nghiệm và tạo ra nhiều nội dung khác nhau.
Theo dõi tiến trình. Hãy theo dõi tiến trình công việc để biết được điều gì đang hiệu quả và điều gì không. Điều này sẽ giúp bạn điều chỉnh quy trình và chiến lược mạng xã hội của mình, đồng thời thực hiện các thay đổi cần thiết.

Giờ đây, khi bạn đã có cái nhìn tổng quan về quy trình mạng xã hội, chúng ta hãy xem xét cụ thể các bước thực hiện tốt nhất để xây dựng một quy trình phù hợp với bạn và nhóm của bạn.

8 Bước Thực Hiện Tốt Nhất để Xây Dựng Quy Trình Mạng Xã Hội Hiệu Quả

1. Phân định vai trò và trách nhiệm

Bước đầu tiên để xây dựng quy trình làm việc trên mạng xã hội là xác định những người sẽ tham gia và nhiệm vụ cụ thể của họ. Điều này giúp mọi người trong nhóm hiểu rõ vai trò và đóng góp của mình.

Dưới đây là một số vai trò chính trong quản lý mạng xã hội:

Quản lý mạng xã hội: Người này chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động hàng ngày trên các kênh mạng xã hội, xây dựng chiến lược và đảm bảo quy trình làm việc diễn ra trôi chảy.
Người tạo nội dung: Họ biến ý tưởng thành nội dung thực tế, không chỉ cho mạng xã hội mà còn có thể tái sử dụng nội dung từ các bài viết blog cho mạng xã hội.
Quản lý cộng đồng: Người này phụ trách xây dựng và duy trì mối quan hệ với cộng đồng trên mạng xã hội, từ việc trả lời bình luận đến giải quyết các vấn đề và duy trì hình ảnh tích cực của thương hiệu.
Nhà thiết kế: Họ tạo ra nội dung hình ảnh và video cho các bài đăng trên mạng xã hội, cần phải làm việc chặt chẽ với người tạo nội dung để đảm bảo tính nhất quán.
Nhà phân tích: Người này phân tích hiệu suất của các chiến dịch mạng xã hội, theo dõi số liệu và cung cấp thông tin quan trọng cho nhóm.

Không phải tất cả các vai trò này đều cần thiết cho mọi doanh nghiệp, nên bạn cần điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của công ty bạn. Khi đã xác định được nhóm người tham gia, bạn có thể bắt đầu xây dựng quy trình nội dung mạng xã hội của mình.

Hãy tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn với công cụ AI cho mạng xã hội!

Vậy trong những tình huống cụ thể thì sao?

Khi xây dựng quy trình làm việc cho mạng xã hội, bạn cần lưu ý một số tình huống đặc biệt sau:

Trong trường hợp bạn cùng làm việc với nhiều người trong nhóm, việc phân định rõ ràng trách nhiệm cho từng công việc là rất quan trọng. Điều này thường bị các nhóm làm việc trên mạng xã hội bỏ qua, nhưng lại rất cần thiết để mỗi người đều biết mình cần làm gì.
Khi bạn làm việc với các đối tác hoặc nhà thầu bên ngoài, việc đặt ra các quy định cụ thể cho công việc của họ là điều không thể thiếu - bao gồm thời hạn, kết quả công việc, và kỳ vọng. Các quy định này cũng cần phải nêu rõ giọng điệu và phong cách của thương hiệu. Việc liên tục phải chỉnh sửa và kiểm tra nội dung để đảm bảo tính nhất quán với thương hiệu có thể làm mất rất nhiều thời gian và ảnh hưởng đến năng suất làm việc.
Nếu bạn quản lý nhiều tài khoản mạng xã hội khác nhau, bạn sẽ cần thiết lập các quy trình làm việc riêng biệt cho từng tài khoản. Điều này không có nghĩa là bạn phải tạo ra một quy trình chi tiết cho mỗi tài khoản, mà là bạn cần phải xem xét đến đặc điểm riêng của từng trang. Ví dụ, một trang hỗ trợ khách hàng sẽ có yêu cầu khác so với một trang thương hiệu.

Còn về pháp lý, nhân sự và các bên liên quan khác thì sao? Họ nên tham gia vào lúc nào?

Phần này chủ yếu nói về quy trình phê duyệt hơn là quy trình làm việc trên mạng xã hội, nhưng vẫn cần được làm rõ.

Liệu nhân sự và pháp lý có cần tham gia vào quy trình làm việc của bạn không? Điều này phụ thuộc vào quy mô của tổ chức, mục tiêu chung của toàn bộ tổ chức và nội dung cần đăng tải. Nếu nội dung nhằm mục đích xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng, thì bộ phận nhân sự nên tham gia ngay từ đầu do họ có chuyên môn và hiểu biết sâu sắc về tổ chức. Bộ phận pháp lý cần tham gia để đảm bảo nội dung tuân thủ bản quyền và các quy định pháp luật.

2. Lập kế hoạch trước: Biết bạn muốn đăng gì và khi nào

Bước tiếp theo trong việc thực hành tốt là lập kế hoạch. Bạn cần có những ý tưởng ban đầu về loại nội dung bạn muốn chia sẻ và biết thời điểm thích hợp để đăng chúng. Điều này giúp bạn tổ chức công việc một cách có hệ thống, theo dõi tiến độ và chuẩn bị sẵn sàng.

Xem video hướng dẫn về Bộ Mẫu Quản lý Nội dung của ClickUp để biết cách xem các lịch cá nhân hóa trên nhiều kênh khác nhau.

Để thực hiện, bạn cần tạo một lịch nội dung. Lịch truyền thông xã hội là công cụ giúp bạn lập kế hoạch và đặt lịch cho nội dung của mình, có thể là một bảng tính hoặc công cụ trực tuyến như Google Calendar, hoặc sử dụng tính năng Xem lịch trong ClickUp.

Dùng Bộ Mẫu Quản lý Nội dung ClickUp để tạo ra các góc nhìn lịch nội dung cho đội ngũ marketing của bạn. Tạo các góc nhìn riêng biệt cho email, mạng xã hội và nhóm viết blog, nhưng cũng cho phép họ có cái nhìn tổng quan về toàn bộ lịch nội dung.

Hãy thử Bộ Mẫu Quản lý Nội dung của ClickUp

Chúng tôi sẽ đi sâu vào chi tiết sau trong bài, nhưng trước mắt, dưới đây là một số lời khuyên khi tạo lịch nội dung:

Bắt đầu từ việc nghĩ ra ý tưởng cho nội dung mạng xã hội, có thể là bài viết, hình ảnh, đồ họa thông tin, hoặc video.
Khi đã có ý tưởng, hãy lên kế hoạch thời gian và quyết định khi nào bạn muốn đăng tải chúng. Hãy cân nhắc đến chu kỳ tin tức, ngày lễ và các sự kiện khác có thể ảnh hưởng đến nội dung của bạn.
Với một kế hoạch rõ ràng, bạn có thể phân công nhiệm vụ tạo nội dung và lên lịch đăng bài trên mạng xã hội cùng với nội dung hình ảnh khác. Công việc này có thể bao gồm viết bài, thiết kế hình ảnh cho các nền tảng mạng xã hội, hoặc sản xuất video.
Đừng quên để lại chút dư địa trong lịch của bạn. Mọi thứ có thể thay đổi và bạn có thể cần điều chỉnh kế hoạch. Luôn tốt khi có không gian linh hoạt cho những sự kiện bất ngờ. Chẳng hạn, bạn phát hiện ra ngày mai là Ngày Mèo Quốc tế, nhưng lịch của bạn đã kín mít với các bài đăng mang tính thương hiệu. Bạn chắc chắn không muốn là người phải xoay xở để chen chúc hình ảnh mèo dễ thương vào giữa những bài đăng ấy, đúng không?

3. Xây dựng chiến lược mạng xã hội dựa trên quy trình làm việc của bạn

Chiến lược mạng xã hội nên được xây dựng dựa trên quy trình làm việc của nhóm bạn, chứ không phải ngược lại. Điều này quan trọng vì bạn cần xem xét đến việc tạo nội dung, phân phối và theo dõi trước khi đề ra chiến lược. Làm như vậy giúp bạn tạo ra một chiến lược phù hợp với nhu cầu, điểm mạnh và giới hạn của nhóm bạn.

Một ví dụ đơn giản nhất có thể là bạn lên kế hoạch cho một dự án nội dung chứa nhiều hình ảnh mà không có đủ "băng thông" để thực hiện. Ở đây, "băng thông" không chỉ là việc bạn cần bao nhiêu nhà thiết kế để tạo ra số lượng hình ảnh nhất định. Không có công thức cụ thể nào cho vấn đề này. Nó còn liên quan đến việc phối hợp với các nhà văn, biên tập viên, người duyệt nội dung, v.v. Bạn còn nhớ mối quan hệ giữa nhà thiết kế và nhà văn mà tôi đã nhắc đến trước đây? Nó cũng quan trọng trong trường hợp này.

Dưới đây là một số lời khuyên tổng quát khi xây dựng chiến lược truyền thông xã hội dựa trên quy trình làm việc của bạn:

Xác định mục tiêu của bạn: Bạn muốn đạt được gì với chiến lược truyền thông xã hội?
Tìm hiểu về đối tượng mục tiêu: Bạn muốn tiếp cận đối tượng nào với chiến lược của mình?
Chọn đúng nền tảng: Bạn sẽ tập trung vào kênh truyền thông xã hội nào và sử dụng chúng như thế nào cho các chiến dịch?
Tạo nội dung thu hút: Nội dung nào sẽ thu hút đối tượng của bạn và bạn sẽ tạo ra những bài đăng như thế nào?
Lên kế hoạch phân phối nội dung: Làm thế nào để bạn đưa nội dung của mình đến với khán giả?
Theo dõi và điều chỉnh: Bạn sẽ theo dõi và đánh giá thành công của các chiến dịch truyền thông xã hội như thế nào?

Để bắt đầu, hình ảnh dưới đây sẽ cho bạn thấy một số câu hỏi bạn có thể tự hỏi khi phát triển chiến lược truyền thông xã hội của mình:

4. Hiểu biết về các nền tảng mạng xã hội

Trong thế giới mạng xã hội, chúng ta có rất nhiều sự lựa chọn về nền tảng. Mỗi nền tảng lại có những ưu và nhược điểm khác nhau, do đó trước khi bạn bắt đầu sản xuất nội dung cho mạng xã hội, việc quan trọng là phải chọn được nền tảng phù hợp với chiến lược của bạn.

Dưới đây là một số yếu tố cần cân nhắc khi chọn lựa nền tảng mạng xã hội:

Mục tiêu: Bạn mong muốn đạt được gì thông qua chiến lược mạng xã hội? Tăng tỉ lệ chuyển đổi khách hàng? Nâng cao nhận thức về thương hiệu? Hay thu hút khách hàng tiềm năng? Chẳng hạn, nếu mục tiêu của bạn là tăng tỉ lệ chuyển đổi, có thể Twitter không phải là sự lựa chọn tốt nhất. Hoặc nó có thể hữu ích, tùy thuộc vào người bạn tham khảo ý kiến.
Đối tượng: Đối tượng bạn muốn hướng đến với chiến lược mạng xã hội của mình là ai? Họ thường xuyên sử dụng Twitter, LinkedIn hay Reddit?
Nội dung: Loại nội dung nào sẽ thu hút đối tượng của bạn? Đồ họa thông tin? Báo cáo chuyên đề? Bài viết trên blog? Các loại nội dung này thường được chia sẻ qua Instagram Stories.

Quá trình suy nghĩ này sẽ giúp bạn tránh được nhiều rắc rối sau này. Dù có thể bạn muốn xuất hiện trên mọi nền tảng, nhưng khả năng tạo ra nội dung chất lượng của một đội ngũ là có hạn. Đừng cố gắng làm quá nhiều việc cùng một lúc - hãy tập trung vào điểm mạnh của nhóm và những nơi bạn biết chắc chắn rằng đối tượng mục tiêu của bạn thường xuyên lui tới.

5. Sử dụng công cụ quản lý mạng xã hội để lên lịch đăng bài

Giờ đây, chúng ta đã đến với một trong những phần thú vị nhất của bài viết này liếc nhìn phía trước và nhận ra rằng còn hơn nửa bài viết nữa – đó là việc tổ chức đăng bài trên mạng xã hội!

Có thể nói rằng việc lên lịch đăng bài là một trong những yếu tố quan trọng của quy trình làm việc trên mạng xã hội, và lý do là hoàn toàn thuyết phục. Lý do chính là việc này giúp bạn đảm bảo nội dung được đăng tải một cách đều đặn và nhất quán. Điều này quả là hợp lý, đúng không?

Planable cho việc quản lý mạng xã hội

Hiện nay, mặc dù một số nền tảng đã hỗ trợ việc lên lịch đăng nội dung ngay trên chính nền tảng đó, nhưng việc sử dụng một công cụ quản lý mạng xã hội riêng biệt như Planable lại có những lợi ích đáng kể. Lý do là vì công cụ này cho phép bạn lập kế hoạch đăng bài cho tất cả các trang của mình từ một nơi duy nhất, thay vì phải đăng nhập vào từng nền tảng và thực hiện công việc một cách thủ công.

Thêm vào đó, việc lên lịch đăng bài trước giúp bạn đảm bảo nội dung được đăng đều đặn và liên tục. Tuy nhiên, điều quan trọng là bạn cũng cần chuẩn bị sẵn sàng để đăng bài một cách tức thời khi cần thiết, ví dụ như trong các sự kiện đặc biệt đưa ra câu chuyện về Ngày Quốc tế Mèo.

Vậy Planable giúp bạn xây dựng quy trình làm việc hoàn hảo như thế nào? Có nhiều cách, nhưng chúng ta chỉ nói đến hai điểm chính: Hệ thống phê duyệt và tính năng hợp tác của Planable.

Planable cung cấp 4 loại quy trình phê duyệt (Không phê duyệt, Phê duyệt Tùy chọn, Phê duyệt Bắt buộc và Phê duyệt Đa cấp) để phù hợp với mọi nhóm làm việc, từ nhỏ đến lớn.

Hệ thống này đảm bảo rằng mọi nội dung đều được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi đăng và phải được các nhà quản lý liên quan duyệt qua. Điều này giúp tránh tình trạng nội dung bị trì hoãn không đăng được hoặc đăng không đúng thời gian đã định.

Tiếp theo là các tính năng hợp tác. Planable tạo ra một trải nghiệm tương tự như khi bạn sử dụng mạng xã hội, nơi mà phản hồi và ý kiến được hiển thị ngay cạnh bài đăng cần được xem xét, thông qua các bình luận và phản hồi. Bạn có thể gắn thẻ cho các thành viên trong nhóm và khách hàng để họ cùng tham gia ý kiến và chia sẻ các tài liệu cần thiết như hình ảnh, nội dung văn bản, v.v.

ClickUp giúp bạn tổ chức hoạt động nội dung và theo dõi các chiến dịch một cách hiệu quả

Sử dụng trên 15 tính năng hiển thị của ClickUp để hình dung và lên kế hoạch cho các chiến dịch truyền thông.

Một công cụ khác cũng rất hữu ích để xây dựng quy trình làm việc nhóm mạng xã hội hiệu quả chính là ClickUp. ClickUp là một công cụ quản lý dự án giúp các đội ngũ làm việc một cách có tổ chức và hiệu suất cao. Nó tạo điều kiện cho các thành viên trong nhóm theo dõi công việc, giao tiếp và hợp tác trên các dự án.

ClickUp còn cung cấp các tính năng quản lý hạn chót, phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ công việc. Với giao diện dễ sử dụng và tính năng linh hoạt, ClickUp giúp bạn dễ dàng quản lý dự án dù lớn hay nhỏ. Bạn cũng có thể tận dụng các mẫu có sẵn và có thể tùy chỉnh của họ để cải thiện quy trình làm việc trên mạng xã hội hiện tại. Nói chung, ClickUp là công cụ rất tốt để kết hợp sử dụng cùng Planable nhằm tạo ra một quy trình làm việc chắc chắn cho nhóm của bạn.

6. Đừng bỏ qua quá trình phê duyệt

Việc thiết lập một quá trình phê duyệt trong quy trình làm việc mạng xã hội là điều cần thiết, đặc biệt khi bạn làm việc trong một nhóm. Một quy trình phê duyệt chuẩn mực sẽ giúp bạn đảm bảo rằng mọi nội dung đều đạt chất lượng cao và phản ánh đúng thương hiệu.

Khi xây dựng quá trình phê duyệt, bạn cần xem xét một số vấn đề:

Ai cần tham gia vào quá trình này?
Quá trình phê duyệt nên được thực hiện vào lúc nào?
Quá trình phê duyệt sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu như thế nào?

Ai cần tham gia vào quá trình phê duyệt?

Tùy thuộc vào đội ngũ và mục tiêu cụ thể của bạn, những người tham gia có thể khác nhau. Tuy nhiên, có một số vai trò cơ bản luôn cần có mặt:

Người tạo nội dung/biên tập viên: Họ cần tham gia để đảm bảo nội dung đáp ứng được yêu cầu đề ra.
Chuyên gia về chủ đề: Họ cung cấp phản hồi về độ chính xác của nội dung, rất quan trọng trong các chiến dịch cần sự chính xác cao hoặc khi có nhiều nội dung cần được xem xét kỹ lưỡng.
Biên tập viên nội dung: Họ đảm bảo nội dung không có lỗi và phù hợp với thương hiệu trong một số trường hợp.
Người quyết định cuối cùng (người phê duyệt): Người này chịu trách nhiệm cuối cùng để đảm bảo nội dung tuân thủ chính sách của công ty và đưa ra quyết định cuối cùng về việc phê duyệt nội dung.

Khi nói đến việc sử dụng mạng xã hội, việc thiết lập những nguyên tắc cụ thể cho việc đăng tải là điều cần thiết, nhất là khi bạn cùng làm việc với một nhóm. Những quy định này giúp chúng ta kiểm soát chất lượng nội dung, đảm bảo nó phù hợp với chính sách của công ty và phản ánh đúng phong cách của thương hiệu.

Các yếu tố cần xem xét khi xây dựng quy tắc đăng tải:

Nên sử dụng giọng điệu/phong cách nào?
Cần đề cập đến những chủ đề nào?
Nên đăng tải loại nội dung gì?
Tần suất đăng tải nội dung ra sao?

8. Cân nhắc sử dụng biểu đồ quy trình công việc

Bạn cũng có thể xem xét áp dụng một biểu đồ quy trình công việc cho mạng xã hội. Điểm nổi bật của các biểu đồ này là chúng không chỉ liệt kê các công việc trong một quá trình từ đầu đến cuối (giống như danh sách việc cần làm), mà còn giúp bạn dễ dàng hình dung ra dữ liệu, các bài đăng trên mạng xã hội, quá trình đưa ra quyết định, và cả các mốc quan trọng trong quy trình đó.

Thật tuyệt vời, đúng không?

Và việc trực quan hóa chỉ là một trong nhiều lợi ích khác. Việc này giúp mọi người tham gia dễ dàng hiểu được quy trình và có thể tham khảo bất cứ khi nào cần thiết để làm việc nhanh hơn.

Bạn đã sẵn lòng để Quy Trình Làm Việc Phục Vụ Hiệu Quả Cho Bạn Chưa?

Quy trình làm việc trên mạng xã hội rất quan trọng và nên luôn là một phần không thể thiếu trong chiến lược mạng xã hội của bạn.

Hãy nhớ xác định rõ ràng vai trò của mỗi người, đặt ra những hướng dẫn cụ thể, và luôn xây dựng chiến lược mạng xã hội dựa trên quy trình làm việc để đạt hiệu quả cao nhất. Bằng cách tuân theo những nguyên tắc này và sử dụng các công cụ hỗ trợ quy trình làm việc trên mạng xã hội, bạn sẽ đảm bảo rằng đội ngũ của mình có thể sản xuất nội dung nhanh chóng mà không làm giảm chất lượng.

Đặc biệt, Planable chú trọng vào việc quản lý mạng xã hội và cải thiện quy trình làm việc nhóm, cùng với các tính năng và mẫu quản lý dự án mạng xã hội từ ClickUp.

Chúc bạn có những giờ làm việc thật suôn sẻ!

Heading 6