7 Lợi Ích của Phần Mềm Quản Lý Dự Án Tự Động
Bạn sẽ thấy thế nào nếu có người tự động làm hộ bạn những công việc lặp đi lặp lại?
Hoặc tự động điền giờ làm của bạn mà không cần bạn phải nhắc?
Có vẻ như chỉ là một giấc mơ quá đẹp để trở thành hiện thực, đúng không?
Nhưng thực tế, có ba từ thần kỳ có thể biến giấc mơ này thành sự thật:
Quản lý dự án tự động.
Tự động hóa sẽ giúp bạn thoát khỏi những công việc tẻ nhạt, đơn điệu và mang lại sự ổn định cho cuộc sống hàng ngày của bạn.
Bạn không tin ư?
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu quản lý dự án tự động là gì, tại sao nó lại quan trọng, và điểm qua bảy lợi ích của nó.
Bạn đã sẵn sàng để khám phá thế giới tự động hóa chưa? Hãy cùng bắt đầu.
Quản Lý Dự Án Tự Động Là Gì?
Nói một cách đơn giản, tự động hóa là việc dùng máy móc và công nghệ để thay thế con người trong việc thực hiện các công việc.
Quản lý dự án tự động là việc áp dụng phần mềm để tự động hoàn thành các nhiệm vụ quản lý dự án cơ bản mà không cần đến sự can thiệp của con người.
Vì Sao Tự Động Hóa Lại Quan Trọng Trong Quản Lý Dự Án?
Có hai lý do chính khiến tự động hóa trong quản lý dự án trở nên quan trọng:
Nó giúp tiết kiệm thời gian và giảm bớt công việc thủ công
Nó giảm thiểu sai sót bằng cách chuyển giao công việc từ con người sang máy móc
Nhờ vậy, bạn có thể giảm bớt thời gian cho những công việc không quan trọng và dành nhiều thời gian hơn cho những công việc có giá trị cao hơn.
Ứng dụng tự động hóa trong phần mềm quản lý dự án ở những điểm nào?
Để biết được nên áp dụng tự động hóa ở đâu trong quản lý dự án, bạn cần xem xét:
Những công việc nào bạn thường xuyên làm đi làm lại mà không cần thay đổi nhiều?
Công việc hành chính dự án nào chiếm nhiều thời gian và công sức nhất của bạn?
Quy trình nào trong dự án của bạn đã được ghi chép đầy đủ, chi tiết?
Phần mềm quản lý dự án của bạn có khả năng tự động hóa các quy trình này mà không cần bạn can thiệp không?
Dưới đây là một số tình huống thường gặp mà bạn có thể áp dụng tự động hóa:
Nhận diện sự thay đổi trong đường dẫn quan trọng của dự án
Thông báo khi có sự chậm trễ trong việc giao hàng hoặc không đáp ứng kịp thời hạn
Tự động hóa các quy trình làm việc như phân công nhiệm vụ
Tự động hóa việc xuất hóa đơn
Tuy nhiên, đây chỉ là một số ví dụ.
Giờ đây, chúng ta hãy xem qua những lợi ích mà quản lý dự án tự động mang lại.
Chắc chắn sau khi bạn đọc xong, bạn sẽ nhận ra rất nhiều cách để áp dụng tự động hóa vào quy trình làm việc của mình. 🥂
7 Lợi ích của việc tự động hóa quản lý dự án
Điểm đặc biệt của việc tự động hóa dự án là:
Bạn có thể tăng hiệu suất công việc mà không cần phải tăng số lượng nhân viên!
Có phải bạn đang ngạc nhiên không?
Hãy chuẩn bị sẵn sàng, vì bạn mới chỉ thấy được một phần nhỏ của những lợi ích tuyệt vời từ việc áp dụng quản lý dự án tự động.
1. Giảm tải công việc thường nhật
Bạn cảm thấy một số công việc quá đơn giản hoặc lặp đi lặp lại không?
Vậy thì bạn không cần phải làm nữa! Hãy để chúng được tự động hóa.
Việc tự động hóa các nhiệm vụ sẽ giúp nhóm dự án của bạn không còn phải làm những công việc sản xuất đơn giản nhưng tốn thời gian. Điều này có thể thực hiện mà không cần biết lập trình.
Bạn hãy để ứng dụng quản lý dự án lo liệu các công việc hàng ngày như phân công công việc, gửi thông báo cập nhật tình hình, đăng bình luận, và nhiều thứ khác, để bạn cùng đội ngũ có thể tập trung vào những công việc quan trọng hơn.
Chẳng hạn, ClickUp là một công cụ không yêu cầu kỹ năng lập trình trong việc Tự động hóa và cũng là một trong những công cụ quản lý dự án được đánh giá cao nhất trên toàn cầu.
Dưới đây là một số ví dụ về quản lý dự án để bạn thấy được sức mạnh của tính năng Tự động hóa trong ClickUp:
Tự động đăng bình luận khi có sự thay đổi về Trạng thái hoặc người được giao việc
Tự động phân công công việc cho thành viên
Thay đổi Trạng thái công việc khi đến Ngày Đáo Hạn
Đây chỉ là một số ví dụ về việc tự động hóa.
Chúng tôi luôn muốn đáp ứng theo ý muốn của bạn, vì vậy bạn có thể tự thiết lập một quy trình làm việc tự động hóa theo cách của riêng mình!
Bạn làm như thế nào?
Xác định ba yếu tố sau:
Kích hoạt: Sự kiện nào cần xảy ra để bắt đầu quá trình tự động hóa
Điều kiện: Điều kiện nào cần đáp ứng để tiếp tục quá trình tự động hóa
Hành động: Việc gì sẽ được thực hiện sau khi Kích hoạt và Điều kiện đã được đáp ứng
Tạo ra các quy trình tự động hóa theo ý muốn của bạn, dựa trên các điều kiện và sự kiện kích hoạt trong ClickUp
2. Tăng cường năng suất và bảo đảm chất lượng công việc
Việc áp dụng tự động hóa giúp tăng năng suất làm việc, cho phép bạn hoàn thành nhiều công việc hơn trong thời gian ngắn.
Chẳng hạn, khi sử dụng các công cụ tự động như mẫu công việc tự động, bạn có thể nhanh chóng sao chép công việc cho nhiều dự án cùng một lúc mà không cần phải thiết lập từ đầu.
Như vậy, bạn không mất sức vào những công việc mà máy móc có thể giúp bạn làm.
Một công cụ quản lý dự án tốt sẽ cung cấp cho bạn rất nhiều mẫu sẵn có để sử dụng.
Ví dụ, ClickUp cho phép bạn triển khai kế hoạch dự án ngay lập tức với nhiều mẫu dự án đã được chuẩn bị sẵn. Một số lựa chọn bao gồm:
Và nhiều lĩnh vực khác
Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo ra một quy trình làm việc riêng biệt với Các Trường Tùy chỉnh và sau đó lưu lại toàn bộ mẫu Danh sách, Không gian, hoặc Thư mục để áp dụng cho các dự án sau này.
Tạo ra một quy trình làm việc riêng biệt trong ClickUp và lưu lại dưới dạng mẫu cho List, Space hoặc Folder để sử dụng sau này
Tuy nhiên, ClickUp còn cho phép bạn tạo mẫu cho nhiều thứ khác nữa:
Khi nói đến nhiệm vụ, bạn có thể quản lý các nhiệm vụ cần thực hiện định kỳ với tính năng Nhiệm vụ Định kỳ của ClickUp. Bạn có thể lên lịch cho chúng theo ngày, tuần, tháng, năm hoặc theo chu kỳ tùy chỉnh.
3. Hỗ trợ tích hợp với các ứng dụng khác
Có thể bạn cần dùng nhiều ứng dụng hoặc công cụ khác nhau mỗi ngày cho công việc.
Có thể là ứng dụng theo dõi thời gian? Một ứng dụng ghi chú? Hay một công cụ quản lý dự án?
Việc sử dụng quá nhiều công cụ hoặc phần mềm có thể khiến bạn cảm thấy quá tải và giảm hiệu suất làm việc của nhân viên.
Thêm vào đó, hãy tưởng tượng việc bạn phải lục lọi qua hàng đống ứng dụng chỉ để tìm một thông tin nhỏ.
Những ghi chú bạn từng chăm chỉ ghi lại giờ đây có thể trở thành nỗi ám ảnh. 👻
Chính vì vậy, bạn cần một giải pháp tích hợp giúp các phần mềm của bạn có thể "nói chuyện" với nhau một cách hiệu quả.
Bạn sẽ đối mặt với hai lựa chọn:
Hoặc tìm các công cụ có khả năng tích hợp với nhau
Hoặc chọn một công cụ đa năng có thể thực hiện tất cả
Với ClickUp, bạn có cả hai lựa chọn này.
ClickUp cho phép bạn kết nối nhiều công cụ với nhau để chúng có thể đồng bộ thông tin và tự động cập nhật dữ liệu.
Bạn có thể tích hợp ClickUp với các loại phần mềm sau:
Phần mềm theo dõi thời gian làm việc như Time Doctor và Toggl
Phần mềm liên lạc như Slack và Google Hangouts Chat
Nếu bạn muốn liên kết tất cả các công cụ làm việc lại với nhau, chỉ cần kết nối Integromat với ClickUp! Việc tích hợp này giúp bạn tự động hóa các chuỗi công việc với email, lịch, ứng dụng nhắn tin và nhiều hơn nữa, giúp việc quản lý công việc trở nên dễ dàng hơn.
Nhưng tin tốt là: ClickUp là một giải pháp toàn diện, bạn không cần phải dùng đến các tích hợp khác. Nó là một công cụ quản lý dự án có sẵn Notepad, Theo dõi Thời Gian Tích hợp, Chức năng Chat để trò chuyện, Docs để tạo wiki...
Chúng ta có thể làm được mọi thứ!
4. Làm cho giao tiếp trở nên hiệu quả hơn
Khoảng cách trong giao tiếp thường gây ra nhiều rắc rối. 🙄
Có thể bạn đã từng gặp phải những vấn đề như:
Tin nhắn bị lạc giữa hàng loạt thông báo
Các bên liên quan không biết công việc nào đang chờ họ phê duyệt
Cùng một chủ đề nhưng có quá nhiều chuỗi email khác nhau
Điều này làm chậm trình tự xem xét và phê duyệt công việc.
Bạn không muốn điều này xảy ra chứ?
Hệ thống quản lý dự án của bạn cần có khả năng hợp tác để giảm thiểu khoảng cách giao tiếp này.
Nó sẽ giúp quy trình trở nên hiệu quả hơn khi tất cả người phê duyệt và các bên liên quan đều nhận được thông báo khi cần xem xét một vấn đề nào đó.
Thêm vào đó, mọi người có thể nhanh chóng kiểm tra trạng thái của dự án!
Bạn chỉ cần sử dụng Trạng Thái Tùy Chỉnh của ClickUp.
Sau khi hoàn thành công việc, bạn chỉ cần cập nhật trạng thái thành 'hoàn thành', và mọi người trong nhóm sẽ biết được tiến độ của dự án.
Hãy đặt tên cho các Trạng Thái theo nhu cầu của nhóm bạn.
Ví dụ, chúng có thể là 'cần làm', 'đang thực hiện', 'đang xem xét', 'chờ phê duyệt', v.v.
Tạo ra các trạng thái công việc theo yêu cầu riêng của nhóm bạn trong ClickUp
Hãy thường xuyên cập nhật trạng thái nhiệm vụ để tăng cường sự rõ ràng trong công việc.
Bạn muốn được thông báo mỗi khi có sự thay đổi trạng thái của nhiệm vụ?
ClickUp có thể gửi thông báo cho bạn qua tính năng Thông báo đặc biệt của họ.
Bạn có quyền lựa chọn nhận thông báo qua điện thoại di động, trình duyệt web, ứng dụng web, hoặc email theo ý muốn.
Hãy cài đặt thông báo của bạn để chúng tự động thông báo khi có sự thay đổi về trạng thái công việc trong ClickUp.
Cuối cùng, hãy lưu giữ mọi thảo luận liên quan đến nhiệm vụ dự án trong phần Bình luận.
Tính năng Bình luận được giao giúp bạn biến một bình luận thành công việc cụ thể, đảm bảo rằng không có điều gì bị bỏ qua.
Hãy giữ mọi cuộc trò chuyện liên quan đến công việc ngay trong nhiệm vụ và phân công nhận xét để biến ý tưởng của bạn thành các hành động cụ thể.
5. Nhận diện điểm nghẽn
Khi tự mình cố gắng tìm ra điểm nghẽn, có thể bạn sẽ bỏ sót một số.
Đó là điều bình thường của con người. 🤷
Tuy nhiên, bạn sẽ phải tham gia cuộc họp Zoom căng thẳng với khách hàng để giải thích, "Điều gì đang khiến dự án bị chậm trễ?"”
Không, Ron. Bạn chưa cần lo lắng.
Bởi vì bạn vẫn còn công cụ tự động hóa dự án!
Nó sẽ giúp bạn nhận diện trước những điểm nghẽn để bạn luôn đi trước một bước.
Nhưng không chỉ có thế.
Một giải pháp quản lý dự án tự động hóa hiệu quả cũng cần hỗ trợ bạn trong việc xác định các công việc cốt yếu - những công việc bạn bắt buộc phải hoàn thành để dự án được đưa vào hoạt động.
ClickUp có thể giúp bạn tính toán Con Đường Quan Trọng (Critical Path) chỉ với vài thao tác đơn giản.
Truy cập vào một Không gian làm việc, Thư mục, hoặc Danh sách
Tạo một biểu đồ Gantt (Gantt Chart view)
Nhấp vào biểu tượng Tính toán Đường đi (Path Calculations)
Kích hoạt tùy chọn Con Đường Quan Trọng (Critical Path)
Xem lượng công việc của bạn qua các nhiệm vụ còn lại trên dự án quan trọng chỉ bằng một thao tác đơn giản trong ClickUp!
Một tính năng khác của ClickUp giúp bạn phát hiện điểm nghẽn là Thời Gian Trong Mỗi Trạng Thái.
Cái này là gì nhỉ?
Thời Gian Trong Mỗi Trạng Thái sẽ cho bạn biết một nhiệm vụ đã ở trong một trạng thái cụ thể bao lâu rồi.
Nó giống như khi Netflix hỏi bạn "Bạn có còn xem không?" khi bạn đã ngủ quên trên ghế sofa.
Sự yên lặng sẽ làm bạn tỉnh giấc. 👀
Nếu bạn thấy một nhiệm vụ thường chỉ mất ba giờ để hoàn thành nhưng đã trôi qua chín giờ vẫn chưa xong, thì đó chính là điểm nghẽn.
Và thông báo từ ClickUp sẽ là tiếng chuông cảnh báo cho bạn.🔔
Sử dụng tính năng "Thời gian ở từng Trạng thái" để nhận diện các điểm tắc nghẽn và tự động nhận thông báo liên quan trong ClickUp
6. Báo cáo tự động và thông tin chi tiết
Một ưu điểm nữa khi quản lý dự án bằng cách tự động hóa là khả năng tạo báo cáo một cách tự động.
Nghĩa là, nếu bạn là người quản lý dự án, bạn không cần phải dành thời gian uống cốc cà phê Starbucks Venti ☕ để có đủ năng lượng làm việc với những bảng số liệu một mình nữa.
Bạn có thể thử sử dụng tính năng Bảng điều khiển của ClickUp để theo dõi thông tin về các dự án, công việc, người được phân công, các chỉ số KPI, và nhiều hơn nữa. Bạn chỉ mất vài phút để thiết lập và có thể nhìn thấy toàn bộ sự kiện trong Không gian làm việc của mình một cách trực quan.
Cách thực hiện như sau:
Chọn biểu tượng Bảng điều khiển ở thanh công cụ bên trái.
Nhấp vào nút + và đặt tên cho Bảng điều khiển mới của bạn.
Chọn + Thêm tiện ích để nhập dữ liệu vào.
Tìm kiếm dữ liệu một cách nhanh chóng với các công cụ Widgets trên Bảng điều khiển của ClickUp
Trong Bảng điều khiển của bạn, các Widget sẽ được đặt ngay vị trí trung tâm, giúp hiển thị mọi dữ liệu bạn cần.
Dưới đây là một số loại Widget có sẵn:
Và nhiều loại khác
7. Phù hợp với phương pháp Agile
Các phương pháp Agile như kanban đã trở nên phổ biến với nhiều đội ngũ làm việc trong lĩnh vực sản phẩm và phát triển phần mềm.
Phần mềm quản lý dự án tự động sẽ hỗ trợ bạn áp dụng phương pháp Agile thông qua việc:
Quản lý quy trình và hoạt động để đảm bảo tiến độ
Cân đối công việc trong từng giai đoạn của dự án
Với việc phần mềm ghi lại từng hoạt động, bạn sẽ luôn được cập nhật với công việc cần thực hiện.
Minh bạch là chìa khóa!
Và bạn có biết phần mềm nào hỗ trợ quy trình làm việc theo phương pháp Agile không?
Chính xác, đó là ClickUp.
Chúng tôi cung cấp tính năng Xem dạng bảng cho kanban, giúp quản lý công việc một cách dễ dàng.
Giống như bất kỳ bảng kanban nào khác, bạn có thể dễ dàng di chuyển các nhiệm vụ từ trạng thái này sang trạng thái khác chỉ bằng thao tác kéo và thả.
Ngoài ra, tính năng ClickApp Tiến độ Công việc sẽ giúp bạn không bị quá tải công việc ở bất kỳ trạng thái nhiệm vụ cụ thể nào, thông qua việc hiển thị rõ ràng liệu bạn đang vượt quá, đúng mức, hay thấp hơn giới hạn công việc, đảm bảo đội ngũ Agile của bạn không bị kiệt sức.
Chỉ cần kéo và thả công việc vào cột kế bên, trạng thái công việc sẽ được cập nhật tự động theo kiểu bảng Kanban trong ClickUp.
Chờ đã nhé! Bạn đã biết ClickUp cung cấp nhiều tiện ích hơn cho công việc của bạn chưa?
Hãy xem qua một số tính năng khác của ClickUp để thấy rõ hơn:
Thiết lập các Mục Tiêu và Cột Mốc dự án để theo dõi sự tiến triển
Gửi và nhận email ngay trong ClickUp với Email ClickApp
Làm việc mọi lúc mọi nơi với ứng dụng di động của ClickUp, có sẵn cho cả Android và iOS
Trải nghiệm khả năng chỉnh sửa văn bản phong phú và chỉnh sửa văn bản trực tiếp
Chia sẻ thông tin và nhiệm vụ với người ngoài tổ chức của bạn qua Chia Sẻ Công Khai
Làm việc offline không cần kết nối internet với Chế Độ Ngoại Tuyến
Làm Ít Hơn, Đạt Được Nhiều Hơn 💪😎
Với việc tự động hóa, bạn sẽ không còn phải làm những công việc lặp đi lặp lại mất thời gian nữa.
Như vậy, bạn có thêm thời gian cho những công việc quan trọng không thể tự động hóa được, như sáng tạo và đổi mới. 💡
Để làm được điều này, bạn cần tìm kiếm một phần mềm quản lý dự án có khả năng tự động hóa một cách dễ dàng.
ClickUp chính là giải pháp!
Phần mềm này giúp bạn quản lý các dự án từ đơn giản đến phức tạp một cách hiệu quả.
Hãy tận dụng để tạo ra các quy trình tự động Automations, bảng Kanban kanban boards, cài đặt nhắc nhở Reminders, quản lý tài liệu, phát hiện điểm nghẽn trong công việc, cải thiện sự cộng tác trong nhóm và nhiều hơn thế nữa.
Quả là một ưu đãi hấp dẫn, đúng không?
Đừng chần chừ, hãy gia nhập ClickUp ngay hôm nay để biến những ý tưởng tự động hóa của bạn thành hiện thực!
.jpeg){kind=small}
Similar Articles